Статті та огляди

Автоматизація HR: тренд чи необхідність?


8 Вересня 2020

Автоматизація HR: тренд чи необхідність?

Автоматизація процесів полегшує роботу HR-команди, звільняє час на пошук талантів, роботу над підвищенням лояльності персоналу і розвиток HR-бренду. Давайте поглянемо, що автоматизувати в першу чергу, що делегувати чат-боту і які цифрові навички варто для цього розвивати.

HR! Немає часу пояснювати – диджиталізуй!

Завдяки технологіям excel-таблиці, обов’язкові офлайн-комунікації та «паперова» робота відходять у минуле. Щоб залишатися конкурентоспроможними і підвищувати результативність роботи, компаніям важливо автоматизувати бізнес-задачі, в тому числі – задачі HR-підрозділів.

У кожній третій компанії оцифрований розрахунок зарплати і кадровий облік

В першу чергу бізнес автоматизує процеси, які впливають на прибуток: фінансове управління, виробництво, продажі, закупівлі. Кожна третя компанія вже оцифрувала розрахунок зарплати і кадровий облік. У період карантину почалося впровадження корпоративних баз знань, щоб навчати та відстежувати успіхи співробітників. Компанії частково оптимізували час HR-команд. Але говорити про повну автоматизацію управління персоналом в Україні зарано. Незважаючи на те, що HR-процеси – підбір, адаптація, оцінка роботи, навчання та формування індивідуальних планів розвитку співробітників – відчутно впливають на бізнес, сфера HR залишається найменш автоматизованою.

З чого почати? Перші HR-процеси в черзі на автоматизацію

Рутину геть!

Внесення даних кандидата, надсилання запрошень на інтерв’ю та підготовка пропозицій про роботу – рутинні завдання, які варто делегувати системі, щоб звільнити час HR-фахівців для вирішення стратегічних завдань компанії.

Згадайте, скільки часу витрачає T&D-менеджер (Training & Development) на модерацію офлайн-навчання: надсилання запрошень, друк матеріалів, пошук лекційної зали, оформлення відряджень для тренерів, збір зворотного зв’язку та інші питання? Але ж серед його завдань також складання планів розвитку для співробітників, узгодження навчального графіка, контроль знань та ескалація результатів для прийняття управлінських рішень. Це понаднормове трудове навантаження.

Цифрові технології впливають на кількаразове зростання продуктивності. Але результативна комбінація – це «інновації + людина, яка контролює, модерує та оптимізує технології під конкретний запит компанії». HR-фахівці необхідні для прийняття стратегічних рішень, формування KPI та пошуку талантів, а система автоматизації HR-процесів – для диджиталізаціі рутинних завдань і механічної роботи.

Зрілий HR. 4 фази зрілості цифрового HR

Поняття «цифрова зрілість» сьогодні стосується і життя, і бізнесу. Адаптація до дистанційного режиму роботи завершилася, наступний виклик – зберегти та підвищити результативність роботи в нових умовах. За словами Дейва Ульріха, найвпливовішого HR-експерта світу, цифровий HR-шлях компанії включає чотири фази зрілості:

  1. Ефективність управління персоналом. Компанії інвестують в технологічні платформи, які керують кадровими процесами.
  2. Результативність HR. Технології використовуються для модернізації конкретних HR-процесів: підбору, адаптації, навчання, управління результативністю, комунікації.
  3. Інформація. Внутрішні та зовнішні дані об’єднуються, стають доступними для аналізу. Результати аналізу використовуються, щоб робити висновки для бізнесу та приймати рішення.
  4. Зв’язок та досвід. Цифровий HR використовується для створення відчуття зв’язку та приналежності між людьми.

Технології дозволяють оптимізувати будь-який бізнес-процес

Аби отримати результат від диджиталізації управління людським капіталом, враховуйте 4 кроки: 

  1. визначте та прийміть рішення, які бізнес-процеси потрібно автоматизувати,
  2. опишіть обрані бізнес-процеси,
  3. перелічіть операції, які виконуються в кожному з них,
  4. визначте пріоритети: які процеси найбільш трудовитратні та неефективні?

Цифровий HR-помічник. Що делегувати чат-боту? 

Рекрутинг, який працює сам по собі

Технології самі по собі не є метою. Вони допомагають реалізувати завдання HR-команди та оптимізувати час співробітників. IT-рішення для HR дозволяють автоматизувати одразу кілька бізнес-процесів, які комплексно впливають на взаємозв’язок «HR > кандидат > співробітник > компанія».

Вдалий приклад використання технологій – чат-бот.

Це інтерактивний та більш інформативний спосіб взаємодії з кандидатом, ніж сторінка на сайті компанії з частими запитаннями (FAQ). Чат-бот знайомить кандидата зі списком вакансій і допомагає в один клік відгукнутися на обрану.

Удосконалюючи внутрішні комунікації, чат-бот спрощує консолідацію заявок на відсутність, реєстрацію на заходи і заповнення анкет зворотного зв’язку. Команда HR не обробляє жодні заявки вручну, тому знижується ризик втратити інформацію або зробити механічну помилку.

Вкрай важливо розуміти кінцеву мету використання технологій, тобто – створити цифрову HR-стратегію. Коли ви розумієте бізнес-мету, інструмент досягнення – другорядне завдання.

Цифрові навички HR

Цифрова трансформація – безперервний процес, і швидкість розвитку технологій випереджає їх адаптацію людиною. Цифрове перетворення можливе, якщо технології будуть інтуїтивно зрозумілі користувачам і нести цінність для співробітника і компанії.

40% робочих місць вимагають підвищення кваліфікації в області цифрових навичок, а 5% працівників вимагають повного перенавчання, аби мати можливість перейти на нові робочі місця протягом найближчих 10 років.

— як показало нідерландське дослідження
Labor In Transition – How Man And Technology Can Work Together

Програми та технології оновлюються щодня, їм потрібна постійна технічна підтримка. Щоб її забезпечити, фахівцям важливо розвивати цифрові навички.

Щоб залишатися затребуваними, HR-фахівцям важливо розвивати цифрове мислення та навички, вміти користуватися HR-системами та отримувати результат від взаємодії з функціональними модулями. Серед таких навичок виділяють знання основ кібербезпеки, розуміння цифрових трендів, володіння месенджерами, вміння користуватися таск-трекерами, вміння управляти проєктами. Але список доповнюється і трансформується щодня.

7 переваг автоматизації HR-процесів

Переходити до автоматизації потрібно поетапно, оскільки є ризик, що хаотичний процес не спростить роботу HR, а погіршить ситуацію. У той же час, грамотна диджиталізація управління персоналом економить не тільки час і фінанси, а й інші ресурси.
7 переваг автоматизації HR-процесів:

  1. Організований масовий рекрутинг завдяки системі управління відгуками: збереження та обробка звернень, поповнення бази кандидатів, пришвидшений пошук та залучення пошукачів.
  2. Оптимізований процес адаптації новачків за допомогою онлайн чек-листів та нагадувань.
  3. Зниження трудовитрат на операційну діяльність: обробка вхідної документації, підготовка вихідних довідок. В результаті – позитивна репутація HR-команди.
  4. Навчання співробітників у зручному місці, у зручний час та за допомогою зручного мобільного інтерфейсу.
  5. Підвищення якості внутрішніх комунікацій.Завдяки системі обліку кадрів та базі даних співробітники можуть оперативно отримувати необхідну інформацію.
  6. Мінімізація помилок у HR-звітах: система самостійно генерує звіти за заданими фільтрами та дає можливість вести облік робочого часу, заробітної плати та податкових відрахувань.
  7. Слідування стратегії компанії, не відволікаючись на рутинні процеси. Бачення HR-стратегії в перспективі та послідовне виконання KPI.

Автоматизація процесів полегшує роботу HR-менеджерів, звільняє час на пошук талантів, роботу над підвищенням лояльності співробітників та розвиток HR-бренду. Крім цього, більше немає необхідності працювати в 2-3х програмах – вся інформація зберігається в єдиній системі, а дані не потрібно дублювати.

Цифрова трансформація не завжди проходить безпроблемно. Але опір новому – природна реакція. Змінюйте підхід до роботи та HR-мислення, усвідомлюйте масштаб довгострокових переваг та еволюцію рішень, які включають в себе використання хмарних технологій, мобільних додатків, корпоративних соціальних мереж, аналітику, платформи для найму, адаптації та навчання персоналу!

Share:
8 Вересня 2020

Автоматизація HR: тренд чи необхідність?

Автоматизація процесів полегшує роботу HR-команди, звільняє час на пошук талантів, роботу над підвищенням лояльності персоналу і розвиток HR-бренду.

Share:
Автор:
Mariia Matsulevych

Автоматизація HR: тренд чи необхідність?

Автоматизація процесів полегшує роботу HR-команди, звільняє час на пошук талантів, роботу над підвищенням лояльності персоналу і розвиток HR-бренду. Давайте поглянемо, що автоматизувати в першу чергу, що делегувати чат-боту і які цифрові навички варто для цього розвивати.

HR! Немає часу пояснювати – диджиталізуй!

Завдяки технологіям excel-таблиці, обов’язкові офлайн-комунікації та «паперова» робота відходять у минуле. Щоб залишатися конкурентоспроможними і підвищувати результативність роботи, компаніям важливо автоматизувати бізнес-задачі, в тому числі – задачі HR-підрозділів.

У кожній третій компанії оцифрований розрахунок зарплати і кадровий облік

В першу чергу бізнес автоматизує процеси, які впливають на прибуток: фінансове управління, виробництво, продажі, закупівлі. Кожна третя компанія вже оцифрувала розрахунок зарплати і кадровий облік. У період карантину почалося впровадження корпоративних баз знань, щоб навчати та відстежувати успіхи співробітників. Компанії частково оптимізували час HR-команд. Але говорити про повну автоматизацію управління персоналом в Україні зарано. Незважаючи на те, що HR-процеси – підбір, адаптація, оцінка роботи, навчання та формування індивідуальних планів розвитку співробітників – відчутно впливають на бізнес, сфера HR залишається найменш автоматизованою.

З чого почати? Перші HR-процеси в черзі на автоматизацію

Рутину геть!

Внесення даних кандидата, надсилання запрошень на інтерв’ю та підготовка пропозицій про роботу – рутинні завдання, які варто делегувати системі, щоб звільнити час HR-фахівців для вирішення стратегічних завдань компанії.

Згадайте, скільки часу витрачає T&D-менеджер (Training & Development) на модерацію офлайн-навчання: надсилання запрошень, друк матеріалів, пошук лекційної зали, оформлення відряджень для тренерів, збір зворотного зв’язку та інші питання? Але ж серед його завдань також складання планів розвитку для співробітників, узгодження навчального графіка, контроль знань та ескалація результатів для прийняття управлінських рішень. Це понаднормове трудове навантаження.

Цифрові технології впливають на кількаразове зростання продуктивності. Але результативна комбінація – це «інновації + людина, яка контролює, модерує та оптимізує технології під конкретний запит компанії». HR-фахівці необхідні для прийняття стратегічних рішень, формування KPI та пошуку талантів, а система автоматизації HR-процесів – для диджиталізаціі рутинних завдань і механічної роботи.

Зрілий HR. 4 фази зрілості цифрового HR

Поняття «цифрова зрілість» сьогодні стосується і життя, і бізнесу. Адаптація до дистанційного режиму роботи завершилася, наступний виклик – зберегти та підвищити результативність роботи в нових умовах. За словами Дейва Ульріха, найвпливовішого HR-експерта світу, цифровий HR-шлях компанії включає чотири фази зрілості:

  1. Ефективність управління персоналом. Компанії інвестують в технологічні платформи, які керують кадровими процесами.
  2. Результативність HR. Технології використовуються для модернізації конкретних HR-процесів: підбору, адаптації, навчання, управління результативністю, комунікації.
  3. Інформація. Внутрішні та зовнішні дані об’єднуються, стають доступними для аналізу. Результати аналізу використовуються, щоб робити висновки для бізнесу та приймати рішення.
  4. Зв’язок та досвід. Цифровий HR використовується для створення відчуття зв’язку та приналежності між людьми.

Технології дозволяють оптимізувати будь-який бізнес-процес

Аби отримати результат від диджиталізації управління людським капіталом, враховуйте 4 кроки: 

  1. визначте та прийміть рішення, які бізнес-процеси потрібно автоматизувати,
  2. опишіть обрані бізнес-процеси,
  3. перелічіть операції, які виконуються в кожному з них,
  4. визначте пріоритети: які процеси найбільш трудовитратні та неефективні?

Цифровий HR-помічник. Що делегувати чат-боту? 

Рекрутинг, який працює сам по собі

Технології самі по собі не є метою. Вони допомагають реалізувати завдання HR-команди та оптимізувати час співробітників. IT-рішення для HR дозволяють автоматизувати одразу кілька бізнес-процесів, які комплексно впливають на взаємозв’язок «HR > кандидат > співробітник > компанія».

Вдалий приклад використання технологій – чат-бот.

Це інтерактивний та більш інформативний спосіб взаємодії з кандидатом, ніж сторінка на сайті компанії з частими запитаннями (FAQ). Чат-бот знайомить кандидата зі списком вакансій і допомагає в один клік відгукнутися на обрану.

Удосконалюючи внутрішні комунікації, чат-бот спрощує консолідацію заявок на відсутність, реєстрацію на заходи і заповнення анкет зворотного зв’язку. Команда HR не обробляє жодні заявки вручну, тому знижується ризик втратити інформацію або зробити механічну помилку.

Вкрай важливо розуміти кінцеву мету використання технологій, тобто – створити цифрову HR-стратегію. Коли ви розумієте бізнес-мету, інструмент досягнення – другорядне завдання.

Цифрові навички HR

Цифрова трансформація – безперервний процес, і швидкість розвитку технологій випереджає їх адаптацію людиною. Цифрове перетворення можливе, якщо технології будуть інтуїтивно зрозумілі користувачам і нести цінність для співробітника і компанії.

40% робочих місць вимагають підвищення кваліфікації в області цифрових навичок, а 5% працівників вимагають повного перенавчання, аби мати можливість перейти на нові робочі місця протягом найближчих 10 років.

— як показало нідерландське дослідження
Labor In Transition – How Man And Technology Can Work Together

Програми та технології оновлюються щодня, їм потрібна постійна технічна підтримка. Щоб її забезпечити, фахівцям важливо розвивати цифрові навички.

Щоб залишатися затребуваними, HR-фахівцям важливо розвивати цифрове мислення та навички, вміти користуватися HR-системами та отримувати результат від взаємодії з функціональними модулями. Серед таких навичок виділяють знання основ кібербезпеки, розуміння цифрових трендів, володіння месенджерами, вміння користуватися таск-трекерами, вміння управляти проєктами. Але список доповнюється і трансформується щодня.

7 переваг автоматизації HR-процесів

Переходити до автоматизації потрібно поетапно, оскільки є ризик, що хаотичний процес не спростить роботу HR, а погіршить ситуацію. У той же час, грамотна диджиталізація управління персоналом економить не тільки час і фінанси, а й інші ресурси.
7 переваг автоматизації HR-процесів:

  1. Організований масовий рекрутинг завдяки системі управління відгуками: збереження та обробка звернень, поповнення бази кандидатів, пришвидшений пошук та залучення пошукачів.
  2. Оптимізований процес адаптації новачків за допомогою онлайн чек-листів та нагадувань.
  3. Зниження трудовитрат на операційну діяльність: обробка вхідної документації, підготовка вихідних довідок. В результаті – позитивна репутація HR-команди.
  4. Навчання співробітників у зручному місці, у зручний час та за допомогою зручного мобільного інтерфейсу.
  5. Підвищення якості внутрішніх комунікацій.Завдяки системі обліку кадрів та базі даних співробітники можуть оперативно отримувати необхідну інформацію.
  6. Мінімізація помилок у HR-звітах: система самостійно генерує звіти за заданими фільтрами та дає можливість вести облік робочого часу, заробітної плати та податкових відрахувань.
  7. Слідування стратегії компанії, не відволікаючись на рутинні процеси. Бачення HR-стратегії в перспективі та послідовне виконання KPI.

Автоматизація процесів полегшує роботу HR-менеджерів, звільняє час на пошук талантів, роботу над підвищенням лояльності співробітників та розвиток HR-бренду. Крім цього, більше немає необхідності працювати в 2-3х програмах – вся інформація зберігається в єдиній системі, а дані не потрібно дублювати.

Цифрова трансформація не завжди проходить безпроблемно. Але опір новому – природна реакція. Змінюйте підхід до роботи та HR-мислення, усвідомлюйте масштаб довгострокових переваг та еволюцію рішень, які включають в себе використання хмарних технологій, мобільних додатків, корпоративних соціальних мереж, аналітику, платформи для найму, адаптації та навчання персоналу!

Share: