Статьи и обзоры

Автоматизация HR: тренд или необходимость?


8 сентября 2020

Автоматизация HR: тренд или необходимость?

Автоматизация процессов облегчает работу HR-команды, освобождает время на поиск талантов, работу над повышением лояльности сотрудников и развитие HR-бренда. Давайте посмотрим, что автоматизировать в первую очередь, что делегировать чат-боту и какие цифровые навыки стоит для этого развивать.

HR! Нет времени объяснять – диджитализируй!

Благодаря технологиям excel-таблицы, обязательные офлайн-коммуникации и «бумажная» работа уходят в прошлое. Чтобы оставаться конкурентоспособными и повышать результативность работы, компаниям важно автоматизировать бизнес-задачи, в том числе задачи HR-подразделений.

В каждой третьей компании оцифрован расчёт зарплаты и кадровый учёт

В первую очередь бизнес автоматизирует процессы, которые влияют на прибыль: финансовое управление, производство, продажи, закупки. В период карантина началось внедрение корпоративных баз знаний, чтобы обучать и отслеживать успехи сотрудников. Компании частично оптимизировали время HR-команд. Но говорить о полной автоматизации сферы управления персоналом в Украине ещё рано. Несмотря на то, что HR-процессы – подбор, адаптация, оценка работы, обучение и формирование индивидуальных планов развития сотрудников – ощутимо влияют на бизнес, сфера HR остается наименее автоматизированной.

С чего начать? Первые HR-процессы в очереди на автоматизацию

Долой рутину!

Внесение данных кандидата, отправка приглашений на интервью и подготовка предложений о работе – рутинные задачи, которые стоит делегировать системе, чтобы освободить время HR-специалистов для решения стратегических задач компании. Вспомните, сколько времени уходит у T&D-менеджера (Training & Development) на модерацию офлайн-обучения: отправку приглашений, распечатку материалов, поиск лекционного зала, оформление командировок для тренеров, сбор обратной связи и другие вопросы? А ведь среди его задач также составление планов развития для сотрудников, согласование учебного графика, контроль знаний и эскалация результатов для принятия управленческих решений. Это повышенные трудовые затраты. Цифровые технологии влияют на многократный рост продуктивности. Но результативная комбинация — это «инновации + человек», который контролирует, модерирует и оптимизирует технологии под конкретный запрос компании. HR-специалисты необходимы для принятия стратегических решений, формирования KPI и поиска талантов, а система автоматизации HR-процессов – для диджитализации рутинных задач и механической работы.

Зрелый HR. 4 фазы зрелости цифрового HR

Понятие «цифровая зрелость» сегодня касается и жизни, и бизнеса. Адаптация к дистанционному режиму работы завершилась, следующий вызов — сохранить и повысить результативность работы в новых условиях. По словам Дэйва Ульриха, самого влиятельного HR-эксперта мира, цифровой HR-путь компании включает четыре фазы зрелости:

  1. Эффективность управления персоналом. Компании инвестируют в технологические платформы, которые управляют кадровыми процессами.
  2. Результативность HR. Технологии используются для модернизации конкретных HR-процессов: подбора, адаптации, обучения, управления результативностью, коммуникации.
  3. Информация. Внутренние и внешние данные объединяются, становятся доступными для анализа. Результаты анализа используются, чтобы делать выводы для бизнеса и принимать решения. 
  4. Связь и опыт. Цифровой HR используется для создания ощущения связи и принадлежности между людьми.

Технологии позволяют оптимизировать любой бизнес-процесс

Чтобы получить результат от диджитализации управления человеческим капиталом, учитывайте 4 шага: 

  1. определите и примите решение, какие бизнес-процессы нужно автоматизировать, 
  2. опишите выбранные бизнес-процессы, 
  3. перечислите операции, которые выполняются в каждом из них, 
  4. расставьте приоритеты: какие процессы самые трудозатратные и неэффективные?

Цифровой HR-помощник. Что делегировать чат-боту? 

Рекрутинг, который работает сам по себе 

Технологии сами по себе не являются целью. Они помогают реализовать задачи HR-команды и оптимизировать время сотрудников. IT-решения для HR позволяют автоматизировать сразу несколько бизнес-процессов, которые комплексно влияют на взаимосвязь «HR > кандидат> сотрудник > компания». Удачный пример использования технологий ― чат-бот. Это интерактивный и более информативный способ взаимодействия с кандидатом, чем страница на сайте компании с часто задаваемыми вопросами (FAQ). Чат-бот знакомит соискателя со списком вакансий и помогает в один клик откликнуться на выбранную. Совершенствуя внутренние коммуникации, чат-бот упрощает консолидацию заявок на отсутствие, регистрацию на мероприятия и заполнение анкет обратной связи. Команда HR не обрабатывает заявки вручную, снижается риск потерять информацию или совершить механическую ошибку. Крайне важно понимать конечную цель использования технологий, то есть – создать цифровую HR-стратегию. Когда вы понимаете бизнес-цель, инструмент достижения — второстепенная задача.

Цифровые навыки HR

Цифровая трансформация — непрерывный процесс, и скорость развития технологий опережает их адаптацию человеком. Цифровое преобразование возможно, если технологии будут интуитивно понятны пользователям и иметь ценность для сотрудника и компании.

40% рабочих мест требуют повышения квалификации в области цифровых навыков, а 5% работников требуют полного переобучения, чтобы иметь возможность перейти на новые рабочие места в ближайшие 10 лет.

— как показало нидерландское исследование
Labor In Transition – How Man And Technology Can Work Together

Программы и технологии обновляются ежедневно, им нужна постоянная техническая поддержка. Чтобы ее обеспечить, специалистам важно развивать цифровые навыки.

Чтобы оставаться востребованными, HR-специалистам важно развивать цифровое мышление и навыки, уметь пользоваться HR-системами и получать результат от взаимодействия с функциональными модулями. Среди таких навыков выделяют знание основ кибербезопасности, понимание цифровых трендов, владение мессенджерами, умение пользоваться таск-трекерами, умение управлять проектами. Но список дополняется и трансформируется каждый день.

7 преимуществ автоматизации HR-процессов

Переходить к автоматизации нужно поэтапно, поскольку есть риск, что хаотичный процесс не упростит работу HR, а усугубит ситуацию. В то же время грамотная диджитализация управления персоналом экономит не только время и финансы, но и другие ресурсы.

7 преимуществ автоматизации HR-процессов:   

  1. Организованный массовый рекрутинг благодаря системе управления откликами: сохранение и обработка обращений, пополнение базы кандидатов, ускоренный поиск и привлечение соискателей.
  2. Оптимизированный процесс адаптации новичков с помощью онлайн чек-листа и напоминаний.
  3. Снижение трудозатрат на операционную деятельность: обработка входящей документации, подготовка исходящих справок. В результате – положительная репутация HR-команды.
  4. Обучение сотрудников в удобном месте, в удобное время и с помощью удобного мобильного интерфейса.
  5. Повышение качества внутренних коммуникаций. Благодаря системе учёта кадров и базе данных сотрудники могут оперативно получать необходимую информацию.
  6. Минимизация ошибок в HR-отчётах: система самостоятельно генерирует отчеты по заданным фильтрам и дает возможность вести учёт рабочего времени, заработной платы, налоговых отчислений.
  7. Следование стратегии компании, не отвлекаясь на рутинные процессы. Видение HR-стратегии в перспективе и последовательное выполнение KPI.

 Автоматизация процессов облегчает работу HR-менеджеров, освобождает время на поиск талантов, работу над повышением лояльности сотрудников и развитие HR-бренда. Кроме этого, больше нет необходимости работать в 2-3х программах – вся информация хранится в единой системе, а данные не нужно дублировать. 

Цифровая трансформация не всегда проходит гладко. Но сопротивляться новому — это естественно. Меняйте подход к работе и HR-мышление, осознавайте масштаб долгосрочных выгод и эволюцию решений, которые включают в себя использование облачных технологий, мобильных приложений, корпоративных социальных сетей, аналитику, платформы для найма, адаптации и обучения персонала! 

Share:
8 сентября 2020

Автоматизация HR: тренд или необходимость?

Автоматизация процессов облегчает работу HR-команды, освобождает время на поиск талантов, работу над повышением лояльности сотрудников и развитие HR-бренда.

Share:
Автор:
Mariia Matsulevych

Автоматизация HR: тренд или необходимость?

Автоматизация процессов облегчает работу HR-команды, освобождает время на поиск талантов, работу над повышением лояльности сотрудников и развитие HR-бренда. Давайте посмотрим, что автоматизировать в первую очередь, что делегировать чат-боту и какие цифровые навыки стоит для этого развивать.

HR! Нет времени объяснять – диджитализируй!

Благодаря технологиям excel-таблицы, обязательные офлайн-коммуникации и «бумажная» работа уходят в прошлое. Чтобы оставаться конкурентоспособными и повышать результативность работы, компаниям важно автоматизировать бизнес-задачи, в том числе задачи HR-подразделений.

В каждой третьей компании оцифрован расчёт зарплаты и кадровый учёт

В первую очередь бизнес автоматизирует процессы, которые влияют на прибыль: финансовое управление, производство, продажи, закупки. В период карантина началось внедрение корпоративных баз знаний, чтобы обучать и отслеживать успехи сотрудников. Компании частично оптимизировали время HR-команд. Но говорить о полной автоматизации сферы управления персоналом в Украине ещё рано. Несмотря на то, что HR-процессы – подбор, адаптация, оценка работы, обучение и формирование индивидуальных планов развития сотрудников – ощутимо влияют на бизнес, сфера HR остается наименее автоматизированной.

С чего начать? Первые HR-процессы в очереди на автоматизацию

Долой рутину!

Внесение данных кандидата, отправка приглашений на интервью и подготовка предложений о работе – рутинные задачи, которые стоит делегировать системе, чтобы освободить время HR-специалистов для решения стратегических задач компании. Вспомните, сколько времени уходит у T&D-менеджера (Training & Development) на модерацию офлайн-обучения: отправку приглашений, распечатку материалов, поиск лекционного зала, оформление командировок для тренеров, сбор обратной связи и другие вопросы? А ведь среди его задач также составление планов развития для сотрудников, согласование учебного графика, контроль знаний и эскалация результатов для принятия управленческих решений. Это повышенные трудовые затраты. Цифровые технологии влияют на многократный рост продуктивности. Но результативная комбинация — это «инновации + человек», который контролирует, модерирует и оптимизирует технологии под конкретный запрос компании. HR-специалисты необходимы для принятия стратегических решений, формирования KPI и поиска талантов, а система автоматизации HR-процессов – для диджитализации рутинных задач и механической работы.

Зрелый HR. 4 фазы зрелости цифрового HR

Понятие «цифровая зрелость» сегодня касается и жизни, и бизнеса. Адаптация к дистанционному режиму работы завершилась, следующий вызов — сохранить и повысить результативность работы в новых условиях. По словам Дэйва Ульриха, самого влиятельного HR-эксперта мира, цифровой HR-путь компании включает четыре фазы зрелости:

  1. Эффективность управления персоналом. Компании инвестируют в технологические платформы, которые управляют кадровыми процессами.
  2. Результативность HR. Технологии используются для модернизации конкретных HR-процессов: подбора, адаптации, обучения, управления результативностью, коммуникации.
  3. Информация. Внутренние и внешние данные объединяются, становятся доступными для анализа. Результаты анализа используются, чтобы делать выводы для бизнеса и принимать решения. 
  4. Связь и опыт. Цифровой HR используется для создания ощущения связи и принадлежности между людьми.

Технологии позволяют оптимизировать любой бизнес-процесс

Чтобы получить результат от диджитализации управления человеческим капиталом, учитывайте 4 шага: 

  1. определите и примите решение, какие бизнес-процессы нужно автоматизировать, 
  2. опишите выбранные бизнес-процессы, 
  3. перечислите операции, которые выполняются в каждом из них, 
  4. расставьте приоритеты: какие процессы самые трудозатратные и неэффективные?

Цифровой HR-помощник. Что делегировать чат-боту? 

Рекрутинг, который работает сам по себе 

Технологии сами по себе не являются целью. Они помогают реализовать задачи HR-команды и оптимизировать время сотрудников. IT-решения для HR позволяют автоматизировать сразу несколько бизнес-процессов, которые комплексно влияют на взаимосвязь «HR > кандидат> сотрудник > компания». Удачный пример использования технологий ― чат-бот. Это интерактивный и более информативный способ взаимодействия с кандидатом, чем страница на сайте компании с часто задаваемыми вопросами (FAQ). Чат-бот знакомит соискателя со списком вакансий и помогает в один клик откликнуться на выбранную. Совершенствуя внутренние коммуникации, чат-бот упрощает консолидацию заявок на отсутствие, регистрацию на мероприятия и заполнение анкет обратной связи. Команда HR не обрабатывает заявки вручную, снижается риск потерять информацию или совершить механическую ошибку. Крайне важно понимать конечную цель использования технологий, то есть – создать цифровую HR-стратегию. Когда вы понимаете бизнес-цель, инструмент достижения — второстепенная задача.

Цифровые навыки HR

Цифровая трансформация — непрерывный процесс, и скорость развития технологий опережает их адаптацию человеком. Цифровое преобразование возможно, если технологии будут интуитивно понятны пользователям и иметь ценность для сотрудника и компании.

40% рабочих мест требуют повышения квалификации в области цифровых навыков, а 5% работников требуют полного переобучения, чтобы иметь возможность перейти на новые рабочие места в ближайшие 10 лет.

— как показало нидерландское исследование
Labor In Transition – How Man And Technology Can Work Together

Программы и технологии обновляются ежедневно, им нужна постоянная техническая поддержка. Чтобы ее обеспечить, специалистам важно развивать цифровые навыки.

Чтобы оставаться востребованными, HR-специалистам важно развивать цифровое мышление и навыки, уметь пользоваться HR-системами и получать результат от взаимодействия с функциональными модулями. Среди таких навыков выделяют знание основ кибербезопасности, понимание цифровых трендов, владение мессенджерами, умение пользоваться таск-трекерами, умение управлять проектами. Но список дополняется и трансформируется каждый день.

7 преимуществ автоматизации HR-процессов

Переходить к автоматизации нужно поэтапно, поскольку есть риск, что хаотичный процесс не упростит работу HR, а усугубит ситуацию. В то же время грамотная диджитализация управления персоналом экономит не только время и финансы, но и другие ресурсы.

7 преимуществ автоматизации HR-процессов:   

  1. Организованный массовый рекрутинг благодаря системе управления откликами: сохранение и обработка обращений, пополнение базы кандидатов, ускоренный поиск и привлечение соискателей.
  2. Оптимизированный процесс адаптации новичков с помощью онлайн чек-листа и напоминаний.
  3. Снижение трудозатрат на операционную деятельность: обработка входящей документации, подготовка исходящих справок. В результате – положительная репутация HR-команды.
  4. Обучение сотрудников в удобном месте, в удобное время и с помощью удобного мобильного интерфейса.
  5. Повышение качества внутренних коммуникаций. Благодаря системе учёта кадров и базе данных сотрудники могут оперативно получать необходимую информацию.
  6. Минимизация ошибок в HR-отчётах: система самостоятельно генерирует отчеты по заданным фильтрам и дает возможность вести учёт рабочего времени, заработной платы, налоговых отчислений.
  7. Следование стратегии компании, не отвлекаясь на рутинные процессы. Видение HR-стратегии в перспективе и последовательное выполнение KPI.

 Автоматизация процессов облегчает работу HR-менеджеров, освобождает время на поиск талантов, работу над повышением лояльности сотрудников и развитие HR-бренда. Кроме этого, больше нет необходимости работать в 2-3х программах – вся информация хранится в единой системе, а данные не нужно дублировать. 

Цифровая трансформация не всегда проходит гладко. Но сопротивляться новому — это естественно. Меняйте подход к работе и HR-мышление, осознавайте масштаб долгосрочных выгод и эволюцию решений, которые включают в себя использование облачных технологий, мобильных приложений, корпоративных социальных сетей, аналитику, платформы для найма, адаптации и обучения персонала! 

Share: