Описание
Как технологии делают дистанционную работу более эффективной и инновационной?
Мировая пандемия COVID-19 обусловила фундаментальные изменения в функционировании компаний. Прежде всего, речь идет о дистанционном режим работы. Он требует не только адаптации к новым условиям от работников, но также цифрового управления командой от руководителей. Бизнес-среда меняется, и для достижения успеха в долгосрочной перспективе необходим инновационный целостный подход и инвестиции в цифровые технологии для удобной и эффективной командной работы.
Эра виртуального управления командой
Весомость цифровых коммуникаций выросла независимо от сферы занятости отдельного человека. Еще год назад многие компании предполагали, что удаленная работа негативно повлияет на результаты команды, но тенденция оказалась противоположной. 82% руководителей сообщили, что уровень производительности или остаётся стабильным, или даже растёт.
В то же время новое исследование Microsoft демонстрирует, что удаленная работа команды может мешать творческому мышлению, препятствовать инновационным идеям. Без правильной организации управления талантами сотрудники чувствуют себя все более оторванными от своей компании, без работы бок о бок мозговой штурм становится сложнее, реже возникают новые мощные идеи, а их реализация отходит на второй план.
Когда вы теряете связь, вы перестаете думать инновационно. Вы не производите новые идеи, и групповое мышление становится серьёзной проблемой
— считает доктор Нэнси Байм,
старший главный научный сотрудник Microsoft
То есть одной лишь продуктивности сотрудников уже недостаточно для того, чтобы бизнес оставался инновационным.
Дистанционная работа как часть культуры компании
Полный или частичный отказ от работы в офисе – новый мировой тренд. Следующим эволюционным этапом в управлении командой станет гибридный формат работы. В отчете Work Trend Index предлагается пять стратегических шагов для перехода в такой режим.
- Инвестировать в пространство и технологии для объединения возможностей физического и цифрового мира.
- Инициировать проекты, которые будут предотвращать цифровое выгорание сотрудников.
- Создать план расширения возможностей команды для обеспечения большей гибкости.
- Определить приоритетом социальный климат и корпоративную культуру.
- Переосмыслить подходы к взаимодействию с командой для повышения конкурентоспособности бизнеса и привлечения лучших талантов в команду.
Приоритетом становится поиск и внедрение цифровых решений, которые помогут реорганизовать работу в компаниях, ответить на вызовы «новой нормальности» и создать удобные условия для командного сотрудничества и творческих проектов.
Внутренний корпоративный портал – единая точка доступа ко всем информационным ресурсам компании и пространство для виртуального командного взаимодействия
Сегодня люди редко работают над задачами, которые можно выполнить абсолютно самостоятельно. Мы делимся информацией и документами, совместно инициируем проекты, собираем данные, делаем выводы и принимаем решения. В дистанционном режиме сохранить и поддержать традиционные и необходимые для эффективной работы процессы помогает внутренний корпоративный портал.
Интранет-сеть – это не ноу-хау, а хорошо знакомый канал коммуникации. Сегодня – самый удачный момент трансформировать её в виртуальный офис. Это поможет упростить коммуникацию между сотрудниками, быстрее решать рабочие вопросы, оперативно знакомиться с новостями и предоставить каждому доступ к рабочим документам.
Эффективно информировать, общаться, выполнять рабочие задачи – вот главное предназначение корпоративного портала.
- Информация
В течение дня сотрудник тратит до 20% рабочего времени на поиск информации «в ручном режиме» – на серверах компании, на рабочем столе или спрашивая коллег. Внутренний портал позволяет консолидировать всю корпоративную информацию в одном месте, мгновенно публиковать и распространять новости, отчеты и документы для работы. Политики безопасности и управляемый ролевой доступ обеспечивают надежность хранения информации. Каждое подразделение или проектная команда могут иметь собственный сайт и библиотеку документов, а доступ с любого устройства и в любое время позволяет создать единое информационное пространство для всей команды, способствует усилению вовлеченности сотрудников и активному участию в жизни компании.
- Коммуникация
Ранее быстрее и удобнее было получить информацию «из рук в руки» или неформально пообщаться с коллегами в офисе. В remote-режиме это стало не только сложно, но и неэффективно.
Корпоративный портал позволяет быстро найти контакты коллег, которые помогают решить конкретные рабочие вопросы и задачи. Возможность совместного использования и редактирования документов в онлайн-режиме ускоряет процесс согласований и принятия решений, нивелирует необходимость длинных писем или митингов, экономит время на поиске нужных файлов. Работа в единой интранет-сети упрощает работу подразделений и проектных команд, которые имеют мгновенный доступ к необходимым документам, могут обмениваться релевантной информацией и общаться вживую с помощью защищенных чатов, каналов и на платформах для видеосвязи.
Внедрение портала решает вопрос прозрачной обратной связи и, благодаря анкетированию, помогает «держать руку на пульсе» – проводить опросы сотрудников, чтобы вовремя реагировать на идеи и комментарии, поддерживать культуру доверия и открытости.
- Выполнение задач
Имея личный кабинет на Корпоративном портале, сотрудник может отслеживать статус своих задач и проектов, а также ставить задачи или отправлять запросы коллегам. В зависимости от функциональных особенностей платформы, на которой построен портал, сотрудник может формировать заявки, видеть остаток дней отпуска и т.д.
Цифровое рабочее место как основа трансформации компаний
Диджитализация привычного рабочего пространства способствует повышению гибкости рабочих процессов.
Новые реалии работы требуют пересмотра традиционных подходов к организации рабочего места. Умные, продуманные Digital Workplace способствуют инновациям и повышению эффективности команды.
Концепция Digital Workplace позволяет сотрудникам оставаться включенными в рабочие коммуникации с любого устройства в любом месте и в любое время. Для этого необходима единая точка доступа в экосистему информации и коммуникаций компании.
Что сегодня объединяет эта экосистема? Пользователи Microsoft (Office) 365 хорошо знакомы с её компонентами. Это почта Outlook, встречи, чаты и звонки в Teams, планы в Planner, программы для любого рабочего процесса в Power Apps, аналитика в Power BI, документы всех форматов на SharePoint. Точкой входа в такой виртуальный офис может стать решение для экономии времени, секьюрности, объединения всех коммуникаций и информации – Microsoft Teams.
Имея защищенный доступ к необходимым бизнес-приложениям из одной программы, сотрудники могут редактировать документы, общаться с коллегами, проводить встречи и просматривать аналитику. Новости компании, дни рождения коллег, оргструктура и всё, что есть на корпоративном портале – тоже здесь, на расстоянии одного клика.
Следовательно, организация цифрового рабочего места обеспечивает один из главных факторов успеха компании в «новой нормальности» – бесперебойную совместную работу команды. Оптимизированные рабочие процессы приходят на смену рутине, способствуют созданию креативных идей и повышают эффективность каждого сотрудника и всей команды в целом.
