Qué es ATS para el reclutamiento y cómo la automatización y la IA están transformando el enfoque de la adquisición de talento

En la lucha por el talento ganan aquellas empresas que saben combinar un enfoque estratégico y las tecnologías.

Un estudio de McKinsey & Company reveló que, en muchas organizaciones, hasta un 30 % de los puestos críticos siguen sin cubrirse con los especialistas adecuados, lo que afecta directamente a los resultados del negocio.

Sin sistemas modernos de gestión de reclutamiento, las empresas corren el riesgo de perder el talento, mientras que los sistemas automatizados permiten encontrar con mayor rapidez y precisión a los candidatos que necesitan, lo que refuerza la eficacia de los equipos de RRHH gracias al análisis, la IA y la optimización de los procesos.

Según las estimaciones del mismo McKinsey, la automatización es capaz de asumir más del 21 % de las horas laborales en la economía de Estados Unidos ya para el año 2030, y esta tendencia se refleja también en los mercados europeos. Las empresas ya no se conforman con los métodos tradicionales de la búsqueda de personal: necesitan sistemas que les permitan encontrar, seleccionar y contratar rápidamente a los mejores especialistas. La tecnología ATS (Applicant Tracking System) es una herramienta que transforma el reclutamiento de un proceso largo y, a veces, caótico, en una estrategia de búsqueda de talento claramente gestionada y eficaz.

¿Qué es un ATS en reclutamiento?

ATS es un software especializado creado para automatizar y optimizar todo el proceso de selección de personal: desde la recepción de los currículos hasta la contratación definitiva del candidato. Este sistema de seguimiento de candidatos estructura un gran flujo de respuestas, selecciona automáticamente a los candidatos relevantes según los criterios establecidos, garantiza una comunicación cómoda entre todos los participantes en el proceso y proporciona analíticas en tiempo real. Gracias a ello, la contratación se convierte en una función empresarial transparente, medible y gestionable que influye directamente en la competitividad de la empresa, ya que permite cubrir las vacantes con mayor rapidez, reducir los costes de reclutamiento y captar candidatos que cumplan los requisitos establecidos.

¿Qué es un ATS en la nube?

El ATS en la nube es un sistema ATS online que funciona como SaaS (Software as a Service), es decir, se proporciona en formato de una suscripción a través de Internet sin necesidad de instalarlo en los servidores locales. Los usuarios obtienen acceso a todas las funciones de reclutamiento en cualquier momento y desde cualquier lugar del mundo, obtienen actualizaciones automáticas, integraciones con otras soluciones empresariales y almacenamiento seguro de datos. Este enfoque hace que el proceso de selección de personal sea flexible, ampliable y económicamente rentable.

Tareas de los sistemas ATS para el seguimiento de candidatos: cómo funcionan y comparación entre el ciclo de contratación en modo manual y automatizado

Los ATS modernos (Applicant Tracking System) realizan una serie de tareas clave que garantizan la eficacia de todas las fases del proceso de reclutamiento:

• Centralización del proceso de selección de personal. Toda la información sobre vacantes, candidatos y estados de selección se almacena en una sola plataforma, lo que permite evitar la confusión en las tablas y la correspondencia.
• Automatización de tareas rutinarias. El envío de correos electrónicos, recordatorios, la planificación de entrevistas y otras operaciones repetitivas se llevan a cabo automáticamente, lo que libera el tiempo de los reclutadores para las tareas estratégicas y la comunicación directa con los candidatos.
• Comunicación transparente entre los participantes en el proceso. El ATS proporciona acceso compartido a la información para los reclutadores, los directores de RRHH y los responsables de contratación, lo que agiliza la toma de decisiones.
• Análisis y evaluación de la eficacia. El sistema de seguimiento de candidatos proporciona los datos sobre la velocidad de cierre de las vacantes, las fuentes de los candidatos más eficaces, los índices de rechazo, etc., lo que permite tomar decisiones de gestión basadas en hechos y no en la intuición.
• Cumplimiento de las normas de seguridad. El ATS para en reclutamiento almacena los datos personales de los candidatos de forma segura y garantiza el cumplimiento de los estándares internacionales, como el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos). Esto significa que la empresa se protege contra la fuga de datos, las multas y los riesgos para su reputación, y los candidatos sienten confianza desde la fase de contratación.

Ventajas de empleo de ATS en comparación con el reclutamiento manual:

La eficacia en cifras: cómo el ATS ahorra el tiempo, optimiza el trabajo del reclutador y ahorra el dinero de la empresa

Cuanto más tiempo permanezca el puesto vacante, más le puede costar a la empresa, y estos son los motivos:

• Oportunidades Los proyectos pueden demorarse, las ventas y el lanzamiento de productos se posponen y la empresa pierde beneficios potenciales.
• Sobrecarga de los El equipo realiza tareas adicionales, lo que reduce la productividad y aumenta el riesgo de errores y agotamiento.
• Gastos financieros directos. Son gastos adicionales en la búsqueda de candidatos, plataformas de reclutamiento o agencias.
• Pérdida de la ventaja competitiva. La lentitud en cubrir las vacantes permite a los competidores lanzar productos al mercado más rápidamente y atraer talento.

Los sistemas modernos de ATS RRHH potenciados con la inteligencia artificial permiten minimizar estas pérdidas. Según los datos de Talento Business Partners (una plataforma internacional especializada en el fomento de la confianza y la transparencia en el sector de reclutamiento y RRHH), las empresas que han integrado ATS en el reclutamiento reducen los ciclos de contratación en un promedio del 85 %. Esto significa que las vacantes que antes tardaban semanas en cubrirse, ahora se cubren en unos pocos días. Además, el tiempo medio de cobertura de los puestos se reduce en un 25 %, lo que es especialmente importante en un entorno de alta competencia por los profesionales cualificados.

Sin embargo, la velocidad no es el único indicador de éxito. ATS es una herramienta que ayuda a aumentar la retención de los empleados durante el primer año en un 30 %, ya que los algoritmos de IA del sistema ayudan a seleccionar con mayor precisión a los candidatos que realmente se ajustan a la cultura corporativa y a los requisitos del puesto.

Otra herramienta clave de ATS RRHH es la analítica predictiva, que permite analizar los datos de contrataciones anteriores exitosas, identificar tendencias y determinar los candidatos con el mayor potencial. Según los expertos del sector, esto permite:

1. Reducir el tiempo de cierre de las vacantes hasta un 50 %;
2. Reducir los gastos de contratación hasta un 30 % gracias a:

• automatización de los procesos rutinarios (envío de correos electrónicos, planificación de entrevistas, recordatorios, etc.), lo que reduce la necesidad de gastar en recursos adicionales de RRHH;
• optimización de las fuentes de candidatos y la orientación de los recursos a los canales más eficaces: el sistema de automatización de reclutamiento analiza qué plataformas atraen a los candidatos de mayor calidad y concentra los presupuestos y los esfuerzos precisamente allí, reduciendo los gastos en los anuncios de empleo pagados y las agencias de reclutamiento;
• selección más precisa de candidatos desde el primer momento, lo que reduce las contrataciones repetidas y los gastos en selecciones ineficaces.

3. Mejorar la calidad de los candidatos y ampliar su diversidad. Los algoritmos de IA analizan no solo la experiencia y las habilidades, sino también el rendimiento de los candidatos en puestos similares, lo que permite seleccionar a aquellos que realmente pueden realizar el trabajo. Además, los sistemas ayudan a eliminar los prejuicios en la selección, buscando candidatos con diferentes experiencias, lo que contribuye a una composición más equitativa y diversa del equipo.

Así, el sistema ATS deja de ser una simple herramienta de automatización para las empresas. Se convierte en un activo que influye directamente en la rentabilidad de la empresa, refuerza la marca del empleador y garantiza un crecimiento ininterrumpido.

Funcionalidad del sistema ATS moderno en el ejemplo de la plataforma SMART HCM & LMS

La plataforma SMART HCM & LMS, que contiene módulos correspondientes para gestionar el reclutamiento y todos los procesos de RRHH, puede asumir por completo la función de un sistema ATS moderno. Se trata de una solución integral de la empresa SMART business basada en tecnologías de Microsoft, que combina las herramientas para la selección, evaluación y retención del talento en un solo sistema, lo que garantiza una selección de personal rápida, transparente y controlada.

Proponemos ver más detalladamente hoy el módulo de reclutamiento, el que ofrece:

• Cierre de una mayor cantidad de vacantes en menos tiempo. La integración con los portales de empleo (Indeed, robota.ua, grc.ua, WORK.ua, OLX) permite acelerar la publicación de vacantes y el procesamiento de respuestas, lo que aumenta la productividad del departamento de RRHH.
• Seguimiento transparente de los resultados de la contratación en cada fase. El embudo automatizado de selección de empleados visualiza el progreso de los candidatos en tiempo real. El software de seguimiento de candidatos proporciona a la dirección de RRHH una imagen clara de la eficacia del proceso.
• Toma de decisiones basada en análisis en tiempo real. Las herramientas de análisis de RRHH permiten evaluar la productividad de reclutamiento, identificar rápidamente los puntos débiles y tomar decisiones estratégicas basadas en datos actualizados.

Principales capacidades funcionales del módulo de reclutamiento SMART HCM & LMS:

1. Gestión de vacantes y respuestas. Todas las vacantes, solicitudes y estados de selección se almacenan en un solo lugar. Esto permite encontrar rápidamente la información, realizar un seguimiento del progreso de los candidatos y evitar la duplicación de datos, lo que hace que el proceso de selección sea transparente y controlable.
2. Reclutamiento masivo. Trabajar con una gran cantidad de candidatos al mismo tiempo ahorra el tiempo a los reclutadores y garantiza una rápida adquisición inicial de talento sin tener que introducir manualmente cada contacto.
3. Base de datos de candidatos potenciales. Almacena especialistas verificados y prometedores para su uso repetido en futuras selecciones, lo que reduce el tiempo dedicado a la búsqueda y evaluación de nuevos candidatos.
4. Análisis de currículos en recursos especializados y no especializados. El sistema de reclutamiento recopila y ordena automáticamente los currículos de diferentes plataformas, separando rápidamente las respuestas relevantes de las menos adecuadas.
5. Creación del perfil del candidato ideal para cada puesto. SMART HCM & LMS permite determinar con precisión las competencias clave, la experiencia y las habilidades necesarias para un puesto específico, lo que mejora la calidad de la selección.
6. Gestión del embudo de selección de empleados y registro de resultados. El sistema ayuda a realizar un seguimiento de los candidatos en cada fase, almacena los resultados de las evaluaciones y las entrevistas, lo que garantiza la transparencia y un mayor control de los procesos de reclutamiento.
7. Automatización del envío de notificaciones e invitaciones a los candidatos. La plataforma permite informar rápidamente a los candidatos sobre el estado de su solicitud o concertar entrevistas, lo que ahorra el tiempo de trabajo de los reclutadores.
8. Almacenamiento del historial completo de comunicaciones. Todos los contactos y correspondencia con los candidatos se almacenan en el sistema, lo que permite recuperar fácilmente la información y mantener un contacto profesional con los candidatos.
9. Visualización de los resultados de la contratación. Los paneles interactivos y los informes ayudan a analizar rápidamente la eficacia de reclutamiento, identificar los puntos débiles en el proceso y optimizar el trabajo del equipo de RRHH.
10. Análisis de los canales de adquisición de talento. El sistema muestra qué fuentes de candidatos son más eficaces, lo que permite optimizar el presupuesto y los esfuerzos del equipo de RRHH.

Más información sobre el módulo de analítica de RRHH

El módulo de analítica de RRHH en SMART HCM & LMS permite crear una cultura de gestión basada en datos:

• Visualización y automatización de informes. Los dashboards interactivos basados en Microsoft Power BI permiten ver todos los datos en forma visual, generar informes automáticamente y reducir el tiempo dedicado a la analítica rutinaria.
• Filtrado flexible y desglose. Los usuarios pueden ordenar rápidamente la información por departamentos, puestos, edad, nivel de formación o capacitación, así como examinar los detalles en cualquier nivel directamente en un dashboard sin necesidad de realizar consultas adicionales al departamento de TI.
• Seguimiento de la rotación de personal. La plataforma permite realizar un seguimiento de los indicadores de rotación de personal por períodos y segmentos seleccionados, lo que ayuda a pronosticar los riesgos y determinar a tiempo las causas de la rotación de empleados.
• Presentación única de los indicadores empresariales en tiempo real. Los directivos obtienen un acceso rápido a los KPI clave y a los indicadores de eficacia de los procesos de RRHH en cualquier momento y desde cualquier lugar.
• Amplias posibilidades de integración. El módulo se conecta a diferentes fuentes de datos: SMART HCM & LMS, ERP, Excel, MS SQL, PostgreSQL, Oracle DB, etc. Además, las API REST abiertas y estandarizadas garantizan una fácil integración con otros sistemas corporativos.

Por lo tanto, SMART HCM & LMS hace que el reclutamiento sea rápido, transparente y controlable. Ya no es solo un ATS, sino una herramienta estratégica para crear unos equipos fuertes y un negocio competitivo.

El papel de IA en ATS y las ventajas de los sistemas inteligentes para el reclutamiento

Los sistemas ATS modernos están evolucionando desde la simple automatización de procesos hacia el apoyo intelectual en la toma de decisiones. La inteligencia artificial (IA) se está convirtiendo en una herramienta necesaria en la lucha por el talento, ya que proporciona:

• Aceleración de la verificación de candidatos. Los estudios demuestran que el uso de la IA reduce el tiempo de revisión detallada de los currículos hasta un 75%. Esto significa una formación más rápida de las listas cortas y menores gastos para cerrar las vacantes.
• Reducción significativa del tiempo de contratación. Una encuesta realizada en 2025 revela que el 78 % de las empresas que habían implementado la IA en sus procesos de búsqueda de talento han reducido el tiempo de cierre de vacantes en un promedio de 40 %, y algunas organizaciones incluso en un 85 %.
• Beneficios financieros. Una vacante con un salario anual de 76 336,81 € le cuesta a la empresa aproximadamente 290 € diarios en tiempo de inactividad. Gracias a las tecnologías de IA, que reducen el tiempo de contratación de 45 a 25 días, las empresas ahorran más de 5700 € por cada puesto.
• Aumento de la rentabilidad de la inversión. Talent Business Partners, refiriéndose al estudio de Deloitte en su artículo, señala que la analítica predictiva, en la que se utiliza ampliamente la tecnología de IA, aumenta la rentabilidad de las inversiones en la selección de talento en un 79 % en comparación con los métodos tradicionales.

Cómo está implementada la IA en SMART HCM & LMS

En la versión 26 de la plataforma SMART HCM & LMS se implementaron una serie de nuevas funciones basadas en la inteligencia artificial que cambian radicalmente el enfoque de la selección de personal:

1. Análisis inteligente del currículum. La IA integrada evalúa automáticamente el CV según el perfil del puesto vacante, le asigna una puntuación de 0 a 100 y ofrece preguntas personalizadas para la entrevista, orientadas a las deficiencias reales en las competencias del candidato.
2. Reconocimiento automático y cumplimentación de El sistema lee la información clave del currículum (contactos, experiencia, formación, habilidades) y rellena automáticamente los campos, minimizando el trabajo manual y la posibilidad de errores debidos al factor humano.
3. Objetividad y unificación de la evaluación. La IA ayuda a eliminar el subjetivismo, proporcionando criterios unificados para todos los candidatos y transparencia en las decisiones tomadas.
4. Apoyo a la contratación masiva. Con ayuda de herramientas de IA, los reclutadores pueden trabajar simultáneamente con un gran volumen de candidatos, descartando rápidamente a los que no son relevantes y centrándose en los especialistas apropiados.

SMART HCM & LMS responde a las tendencias globales de implementación de la inteligencia artificial en el reclutamiento, combinando la eficiencia tecnológica con la experiencia humana y el valor del enfoque personalizado para cada candidato.

Quién trabaja en el sistema ATS y cómo se lleva a cabo el trabajo conjunto del equipo de RRHH

Los ATS RRHH, como SMART HCM & LMS, están diseñados para la colaboración de todos los participantes en el proceso de selección de personal. En el sistema pueden trabajar simultáneamente diferentes roles, cada uno de los cuales puede tener derechos y accesos claramente definidos:

• Los reclutadores se encargan de la búsqueda y selección de candidatos, el procesamiento de las respuestas y la comunicación inicial. SMART HCM & LMS les permite gestionar de forma centralizada todas las solicitudes, automatizar las tareas rutinarias y realizar un seguimiento del progreso de cada candidato.
• Los especialistas en búsqueda de talento (Talent Sourcers) utilizan el sistema para hacer un seguimiento de las fuentes de candidatos, analizar currículos y crear una base de datos de profesionales prometedores. ATS ayuda a evaluar rápidamente la relevancia de los candidatos y a remitirlos a los reclutadores para su selección posterior.
• Los responsables de contratación. Los jefes de departamentos obtienen acceso a los candidatos para sus puestos vacantes abiertos, pueden evaluar los currículos, concertar entrevistas y dejar sus comentarios en el sistema. Esto permite acelerar la toma de decisiones y reducir el tiempo de cierre de las vacantes.
• El director de RRHH y los responsables del departamento de RR HH tienen un panorama completa de los procesos de reclutamiento, pueden controlar la eficacia del equipo, analizar las métricas e implementar las mejoras basadas en la analítica de SMART HCM & LMS.
• Los administradores del sistema configuran los derechos de acceso, la integración con los portales de empleo y otros sistemas, y también supervisan el correcto funcionamiento de la plataforma. En SMART HCM & LMS esta función no requiere obligatoriamente un técnico especializado, ya que, gracias a su interfaz intuitiva y fácil de usar, la administración puede recaer en cualquier miembro del equipo de RRHH o incluso en un jefe de equipo.

Cómo entender que su empresa necesita un ATS y cómo elegir correctamente el sistema

Los retrasos en la contratación, candidatos perdidos, tablas interminables y desorden en las comunicaciones con los candidatos y entre los participantes en el proceso — todo esto señala que el reclutamiento necesita una automatización con la ayuda de Applicant Tracking System (ATS).

Señales clave de que es hora de implementar un ATS:

• su empresa está creciendo rápidamente y la cantidad de los puestos vacantes aumenta constantemente;
• el reclutamiento lleva demasiado tiempo debido a los procesos manuales;
• no hay analítica clara ni informes transparentes sobre la eficacia de la contratación;
• la información sobre los candidatos está dispersa en diferentes canales e instrumentos;
• es difícil garantizar una buena comunicación entre los reclutadores, RRHH y los gestores de contratación.

Cómo elegir el sistema más adecuado:

• evalúe el alcance y las especificidades de su negocio — si el sistema ATS admite la selección masiva, las vacantes especializadas y la integración con otras soluciones de RRHH y empresariales;
• preste atención a la simplicidad de la interfaz — el sistema debe ser comprensible tanto para el reclutador como para el jefe del equipo;
• compruebe las posibilidades de analítica y personalización de los informes;
• evalúe las posibilidades de integración — si el sistema ATS es capaz de integrarse fácilmente con sus herramientas existentes (ERP, CRM, sistemas de pagos y contabilidad, portales de empleo) para crear un entorno de trabajo único;
• infórmese sobre el soporte y el desarrollo del producto — es importante que el proveedor le acompañe después de la implementación.

SMART HCM & LMS combina todos los criterios importantes: herramientas modernas de reclutamiento, inteligencia artificial, analítica flexible, integración con portales de empleo y una interfaz sencilla que se adapta a todo su equipo.

¿Desea implementar un sistema ATS que tenga en cuenta las necesidades específicas de su empresa? ¡Deje su solicitud y los expertos de SMART business seleccionarán la solución más adecuada para su negocio!