La gestión del capital humano en una gran empresa logística de nivel internacional requiere procesos claramente estructurados que combinen rapidez y calidad constante. Nova Poshta no solo garantiza una entrega rápida y de buena calidad, sino que también se centra en el servicio tanto para los clientes como para sus empleados. Entre las prioridades de la empresa se encuentran los procesos comprensibles, la infraestructura accesible y el apoyo en todos los niveles de interacción, lo que se refiere no solo al servicio externo, sino también a las prácticas de administración internas. Hoy en día el grupo NOVA incluye Nova Poshta en Ucrania, Nova Post Europe, Nova Global, la aerolínea Supernova Airlines, la empresa financiera NovaPay y la empresa de TI Nova Digital. Por consiguiente, Nova Poshta trabaja con un equipo enorme, cuyo desarrollo requiere un enfoque sistemático. Por eso la empresa invierte regularmente en las personas: en su formación, desarrollo, apoyo y seguridad. Cada año Nova Poshta realiza iniciativas sociales, apoya la educación, el medio ambiente, la atención médica, y ayuda al ejército y a la sociedad civil en el marco del proyecto social «Correo Humanitario», que desde el 24 de febrero de 2022 se ha transformado en una división humanitaria particular de la empresa. Esto confirma que la responsabilidad social y las inversiones en las personas son una prioridad máxima para Nova Poshta.
El proyecto de implementación de la solución SMART HCM & LMS fue un paso lógico para reforzar la gestión del capital humano de Nova Poshta. La evaluación transparente, la formación eficaz de la reserva de personal y el desarrollo de los empleados dentro de un sistema unificado son parte de un gran objetivo: crecer junto con las personas. En el nuevo caso práctico de SMART business y Nova Poshta, explicamos en detalle cómo las herramientas digitales refuerzan la gestión del capital humano – desde la formación y la evaluación hasta la automatización del reclutamiento.
¿Cuáles fueron los antecedentes y los objetivos clave de la empresa que motivaron la búsqueda de una solución unificada para la gestión del capital humano?
En una empresa que cuenta con más de 30 mil profesionales, la gestión del capital humano no solo debe ser ampliable, sino también cómoda para cada uno, desde el reclutador hasta el director. Este fue el punto de partida para buscar una solución digital unificada que combinara y optimizara las tareas clave de RRHH. Nova Poshta tenía un requisito claro: encontrar una solución lista para usar que, «desde la caja» (es decir, con una funcionalidad estándar), permitiera cubrir varias áreas a la vez: formación, selección de personal, evaluación de empleados, creación de una reserva de personal y desarrollo de talentos.
Nova Poshta buscaba evitar modificaciones excesivas y necesitaba una solución que funcionara de inmediato, según el principio «lo arrancas y listo». Sin embargo, la empresa entendía que, al igual que con un coche nuevo, incluso con un alto nivel de equipamiento del sistema, algunos ajustes (como el volante, los espejos o los asientos del mismo coche) deben adaptarse a las necesidades individuales del «conductor». Por lo tanto, la flexibilidad de las posibles adaptaciones del futuro producto de software a las especificidades de la empresa también fue un criterio importante en la búsqueda de una solución adecuada.
Además, los procesos de RRHH de la empresa estaban distribuidos entre diferentes sistemas: algunas solicitudes se registraban en tablas, la evaluación del personal se realizaba mediante herramientas separadas y las encuestas se llevaban a cabo mediante otras soluciones internas. Por lo tanto, uno de los objetivos era encontrar un producto de software que tuviera todos los módulos necesarios en un solo entorno de trabajo, con la posibilidad de integrarse con otros sistemas de la empresa para una cómoda consolidación de datos.
Otro impulsor clave de los cambios fue la necesidad de no solo automatizar, sino de crear un ecosistema completo para gestionar los procesos de crecimiento del personal. La empresa realiza cada seis meses una encuesta a gran escala entre sus empleados: quién quiere crecer, quién se ve en nuevas funciones, quién está listo para dar el siguiente paso en su carrera, etc. A partir de los resultados de estas pruebas, se crea una reserva de personal para la empresa. Pero incluso si un empleado no entró en la reserva de inmediato, se le da un tiempo para que comprenda dónde debe esforzarse más o qué formación debe completar para mejorar sus posibilidades. Este proceso se aplica a todos los especialistas, por lo que la empresa buscaba un sistema diseñado para un equipo de más de 30 mil usuarios. Por lo tanto, se necesitaba una solución potente y fiable en cuanto a la protección de los datos corporativos.
El argumento a favor de los cambios fue también el deseo de renovar la plataforma para la formación. La empresa ya contaba con un sistema LMSsistema LMS, pero con el tiempo, debido al rápido crecimiento de Nova Poshta, el sistema dejó de cumplir con los requisitos actuales: no era compatible con dispositivos móviles, tenía una funcionalidad limitada y no podía garantizar un acceso cómodo a los conocimientos «sobre la marcha», a través de un smartphone o una tableta, cuando un empleado estaba de viaje o en camino. Esto es de vital importancia para el sector logístico, donde parte de los especialistas están constantemente en movimiento.
Por lo tanto, cuando llegó el momento de elegir un sistema relevante, Nova Poshta optó por la solución integral SMART HCM & LMS de SMART business. En primer lugar, satisfacía inmediatamente la mayoría de las expectativas del cliente, ofreciendo módulos para la formación, reclutamiento, evaluación y desarrollo de los empleados. En segundo lugar, la solución se podía implementar gradualmente, integrando nuevos módulos en los procesos ya existentes sin perder la productividad. Y, en tercer lugar, SMART HCM & LMS se podía adaptar a los escenarios reales de la empresa, teniendo en cuenta las especificidades de los roles, las áreas funcionales y las expectativas de los usuarios finales con un mínimo de modificaciones personalizadas.
Nuestra gente es el principal valor de Nova Poshta. Ningún producto funcionará sin personas. Por eso, nuestro objetivo clave es garantizar el crecimiento de nuestros propios especialistas, proporcionándoles el mejor servicio posible dentro de la empresa, que es precisamente el objetivo del proyecto de implementación de SMART HCM & LMS.
¿Cómo se implementó la solución SMART HCM & LMS: qué ajustes personalizados se realizaron en el sistema y con qué retos se enfrentaron ustedes?
El proyecto de implementación de SMART HCM & LMS en Nova Poshta se llevó a cabo por fases, con énfasis en un lanzamiento rápido, la formación paralela de los usuarios y la adaptación flexible de la funcionalidad a las necesidades actuales de la empresa.
El equipo de implementación de Nova Poshta estaba formado por especialistas en aprendizaje que crean el contenido, lo introducen en el sistema y gestionan los cursos de formación, gestores de proyectos del sector digital, especialistas en integración, así como representantes de los departamentos de reclutamiento y evaluación de personal. Esta composición del equipo del proyecto permitió hablar desde el principio un mismo idioma: sobre los procesos, las necesidades y las expectativas.
Primero, el equipo de Nova Poshta realizó una auditoría interna y un análisis de sus procesos de RRHH y describió al proveedor cuál era su aspecto y cómo debían funcionar en la futura solución. Este trabajo preparatorio permitió formular unos requisitos técnicos claros para el equipo de SMART business, lo que garantizó una adaptación y configuración eficaces del sistema de acuerdo con las características específicas de la empresa.
Después vino la fase de análisis conjunto: una serie de reuniones permitió coordinar claramente la visión del proyecto y evitar confusiones. Junto con el cliente, el proveedor aclaró cómo configurar mejor el sistema para evitar personalizaciones innecesarias. Fue un intercambio acordado: lo que el cliente podía cambiar por su parte y lo que el equipo de SMART business configuraría en la solución por su parte. Al final, se crearon listas de deficiencias con un listado de los cambios que había que realizar y se establecieron las prioridades: los críticos para el lanzamiento y los menos urgentes para las siguientes fases de automatización.
La fase de integración incluía pruebas funcionales y la adaptación de la solución a la infraestructura técnica del cliente. Se prestó una atención especial a la integración personalizada. Se perfeccionó la autorización en el sistema a través de Google y se realizó la integración con el sistema maestro interno de RRHH y nóminas. Con el tiempo, Nova Poshta planea combinar todas las soluciones en un solo ecosistema basado en Microsoft Dynamics 365, y aquí una gran ventaja es que SMART HCM & LMS está diseñado sobre la base de tecnologías de Microsoft y se integra fácilmente con toda la gama de productos del desarrollador. Este enfoque proporciona una base tecnológica sobre la que las empresas pueden seguir ampliándose sin preocuparse por el soporte tecnológico de los procesos.
Nova Poshta está organizando actualmente los procesos para evitar la transferencia manual innecesaria de datos entre las fases, preservando la integridad y la calidad de los datos en cada paso. Por ejemplo, en el reclutamiento, esto significa que los datos en cada fase deben ser procesados por completo: se recopila la información sobre los requisitos de la vacante, los candidatos, el puesto, y todo esto debe transferirse al siguiente sistema ya en formato final «con valor añadido». Posteriormente, se aplicará el mismo principio al proceso de evaluación del personal: cada fase no debe limitarse a transferir datos, sino completarlos. Por ejemplo, si al principio hay requisitos para el puesto, entonces al final se obtiene un perfil completo del empleado con los resultados de la evaluación, lo que permite tomar decisiones inmediatas sobre el desarrollo o la rotación sin aclaraciones adicionales.
No obstante, la parte técnica es solo uno de los componentes de una implementación exitosa. El principal reto no fue tanto configurar la solución como reestructurar los viejos hábitos de los empleados. Esto lo sintieron especialmente los reclutadores, a quienes al principio les resultaba un poco difícil visualizar cómo se podían implementar los procesos habituales en el nuevo sistema. Era necesario no solo enseñar, sino también mostrar en la práctica cómo exactamente la solución garantizaría la automatización del trabajo.
Las sesiones de demostración del equipo de SMART business nos ayudaron enormemente, ya que cada una de nuestras consultas o escenarios se procesaban en una interfaz real, demostrando cómo el sistema «guía» al usuario paso a paso. Se dio un papel importante al entorno de prueba, en el que los usuarios podían «vivir» literalmente el proceso antes de ponerlo en marcha con los datos reales. Este enfoque práctico, junto con la interfaz intuitiva de SMART HCM & LMS, facilitó mucho el proceso de adaptación de los empleados a la solución.
El cliente destacó muy positivamente el enfoque del equipo de SMART business: su apertura al diálogo, su rápida reacción a las consultas y su flexibilidad en el trabajo con las peticiones. No hubo un enfoque formal del tipo «aquí tiene el producto – úselo», sino una construcción viva, en la que cada propuesta o aclaración se discutía, se explicaba y se adaptaba. Esto no solo mejoró la interacción, sino que también aceleró el lanzamiento del proyecto. Porque cuando hay comprensión y confianza mutua, los procesos avanzan mucho más rápido y de manera más eficiente.
Los resultados del proyecto de implementación y los planes de Nova Poshta con respecto a la automatización de los procesos comerciales
El proyecto de implementación de la solución SMART HCM & LMS en los procesos empresariales de Nova Poshta se inició en mayo de 2024. En 2025 se ha automatizado una serie de procesos clave de la empresa mediante los siguientes módulos del sistema:
- Módulo para la formación. Se lanzó en diciembre de 2024 y uno de los resultados más tangibles fue la posibilidad de realizar la formación no solo desde un ordenador, sino también desde дщі dispositivos móviles. Ahora los empleados pueden escuchar los cursos de camino al trabajo o a casa, lo que resulta muy cómodo. Además, el equipo de Nova Poshta ha comenzado a crear cursos interactivos adaptados a dispositivos móviles. El formato de estos cursos, en lugar de las clases tradicionales y diapositivas, prevé la interacción con el contenido a través de diversos tipos de actividades interactivas. Gracias a ello, el proceso de aprendizaje no se percibe como una rutina obligatoria, sino como una actividad fácil e interesante. Este formato aumenta la motivación de los empleados y su implicación en el desarrollo. El equipo de L&D también ha notado los cambios positivos y ha señalado que ahora resulta mucho más fácil involucrar a los empleados, ya que ahora es muy sencillo encontrar o liberar el tiempo para la formación gracias a la movilidad de la solución.
- Módulo para evaluar a los empleados. Actualmente en desarrollo. Nova Poshta integrará el módulo en sus procesos con algunas modificaciones individuales para garantizar un sistema transparente de desarrollo de los especialistas. Así, cada empleado podrá ver su estado en la reserva de personal, su plan de formación individual, su progreso y otra información importante. Esto ayudará a comprender de forma más transparente en qué dirección hay que desarrollarse, qué habilidades hay que reforzar y qué pasos hay que dar para avanzar en la carrera profesional.
- Módulo C&B (Compensation & Benefits). Se planea implementarlo en su versión final que ofrece una solución. El módulo permite estructurar el sistema de remuneraciones, almacenar los datos sobre salarios, bonificaciones y compensaciones en un solo lugar, así como gestionar de forma transparente los programas de motivación. Actualmente se está llevando a cabo la integración del módulo con los sistemas internos de la empresa.
- Módulo para automatizar el reclutamiento. Actualmente en desarrollo. Todos los requisitos están aprobados, la arquitectura está consensuada y está prevista su implementación gradual en los procesos de la empresa. Este módulo abrirá un amplio abanico de nuevas posibilidades para el equipo de RRHH de Nova Poshta. Permite automatizar y estructurar por completo el proceso de contratación, desde la creación de las vacantes hasta el análisis de la eficacia de los canales de captación. El módulo permite gestionar el embudo de reclutamiento, guardar el historial de comunicaciones con los candidatos, enviar automáticamente invitaciones o mensajes, así como crear un perfil del «candidato ideal» para cada puesto. Todo ello permite al equipo de RRHH centrarse en el trabajo estratégico, en lugar de realizar tareas rutinarias.
Cabe señalar que el equipo de Nova Poshta presta mucha atención a la creación de una experiencia «sin fisuras» para los empleados. La empresa cuenta con un portal interno – Nova Workspace – un espacio personal donde los empleados pueden obtener información corporativa útil, noticias y todo lo relacionado con su vida no laboral, pero vinculado al trabajo. La idea es que Nova Workspace se convierta en un punto único de acceso a todos los servicios, incluido SMART HCM & LMS. Por ejemplo, en la cuenta personal del especialista hay una pestaña «Formación», al hacer clic en la cual puede pasar al módulo de formación de la solución, sin necesidad de abrir unos programas adicionales y sin notar este traspaso, como si el usuario trabajara en un solo sistema. El cliente ya ha remitido su solicitud a SMART business y el proveedor ha proporcionado una solución API que permite realizar dicha integración.
Procuramos que todos los procesos sean lo más intuitivos posible para los empleados. Las personas deben poder obtener rápidamente y sin esfuerzo la información que necesitan o realizar una acción sin perder el tiempo en aprender nuevos sistemas. Y la solución SMART HCM & LMS se ajusta a nuestra visión de que todo esté reunido en un solo entorno digital y accesible con solo unos clics.
La empresa tiene previsto ampliar este mismo enfoque al módulo de Evaluación del personal. La integración con Nova Workspace permitirá a los empleados ver rápidamente y en cualquier momento su posición actual en la reserva de personal, realizar un seguimiento de las actividades de formación completadas, revisar su plan de desarrollo individual y comprender qué pasos deben dar para crecer profesionalmente. Este enfoque crea una sensación de transparencia y apertura en cuanto a las perspectivas de desarrollo profesional dentro de la empresa y convierte el proceso de evaluación en una herramienta real de desarrollo, en lugar de una mera formalidad.
Además, la integración del módulo Compensation & Benefits (C&B) con Nova Workspace será una solución cómoda para implementar motivaciones no materiales adicionales. Así, en el perfil personal del empleado aparecerá una pestaña adicional, por ejemplo, «Descuentos para socios», donde los empleados podrán obtener bonificaciones personalizadas en forma de los códigos QR para ofertas especiales de los socios de Nova Poshta. Y todo ello sin acciones adicionales, a través de una interfaz familiar y con la misma filosofía: un mínimo de clics y un máximo de utilidad. Técnicamente, esta posibilidad ya es compatible con la plataforma SMART HCM & LMS, solo queda implementar una integración fluida para materializar completamente la idea. En otras palabras, C&B es una base a la que se puede «colgar» no solo la motivación financiera, sino también el sentido de valor, pertenencia, reconocimiento de los logros de los empleados y acceso a privilegios internos de la empresa.
La empresa ya tiene una visión estratégica para el uso completo de todos los módulos SMART HCM & LMS y para el establecimiento de objetivos, el plan de desarrollo individual de los empleados, etc. Sin embargo, las prioridades más cercanas hasta finales de 2025 siguen siendo los módulos de reclutamiento, evaluación de personal y despliegue del módulo Compensation & Benefits para el lanzamiento de herramientas de motivación no material. Todos los demás módulos de la solución se considerarán e implementarán gradualmente, teniendo en cuenta la finalización de las fases programadas.
En tiempos de la incertidumbre global, con presupuestos reducidos, inversiones congeladas y el rápido auge de la inteligencia artificial, el enfoque de Nova Post en el desarrollo de los empleados refleja un profundo conocimiento de lo que realmente importa: las personas, su crecimiento y su motivación.
Lo que resulta especialmente inspirador es que una empresa que ya lidera su sector, e incluso se considera como una empresa que contribuye a la construcción de la nación, siga invirtiendo en la mejora de la experiencia de los empleados. Mediante la introducción de soluciones digitales integrales, Nova Post garantiza una comunicación en línea transparente, cómoda y fluida, al tiempo que crea un espacio para el crecimiento personal y profesional. El resultado es un entorno de trabajo en el que los objetivos de los empleados y de la empresa avanzan juntos.
Estamos orgullosos de apoyar a Nova Post en la puesta en práctica de este enfoque integrado a través de nuestra solución SMART HCM & LMS
