Cuando estábamos pensando en la introducción de este artículo, que explicaría de inmediato qué es la metodología de OKR y qué importancia tiene para construir una estrategia empresarial eficaz, buscábamos un buen ejemplo de cómo funciona en la práctica el modelo de “Objetivos y Resultados Clave”. Por eso nos acordamos de la primera temporada de la serie británica «Miracle Workers», basada en la novela «What in God’s Name» de Simon Rich, donde se cuenta la vida de la «oficina celestial» representada por la gran empresa Heaven Inc. Pero no pretendemos estropear la trama aquí, sólo queremos llamar la atención al trabajo de un importante departamento de esta compañía, que se encarga del cumplimiento de las peticiones terrenales de la humanidad. En la serie, este departamento en concreto no es muy productivo. Las peticiones son procesadas por un ángel experimentado, Craig, que ama su trabajo y se siente en el lugar adecuado. Entonces, ¿por qué hay tantas peticiones sin respuesta en la Tierra?
Lo que pasa es que, si le pregunta a Craig en qué consiste su trabajo, le dirá que simplemente está procesando las solicitudes terrenales de 9:00 a 18:00 horas. Craig trabaja solo en el departamento, y no tiene ni idea de lo que hacen los demás equipos de Heaven Inc. ni en qué proyectos están trabajando. Pero llega el día cuando un especialista en RRHH envía a la ambiciosa Eliza, que siempre ha soñado con hacer algo realmente significativo, a ayudar a Craig. Si le pregunta a Eliza a qué se dedica exactamente, la chica responderá que a hacer felices a los clientes de Heaven Inc. Luego resulta que el destino de todo el planeta depende del cumplimiento puntual y de alta calidad de una petición terrenal especial, y hasta Craig se da cuenta de que su trabajo es mucho más que realizar tareas rutinarias. Resulta que está contribuyendo en gran medida a la consecución del objetivo estratégico más importante de la empresa – la preservación de la vida en la Tierra, algo que ni siquiera sabía que estaba haciendo.
La situación descrita demuestra que incluso cuando se trabaja para una gran empresa que cambia el mundo o influye en muchos procesos importantes, la mayoría de los empleados no saben qué objetivos globales hay más allá de sus tareas y en qué medida contribuyen a su consecución. Es decir, cuando las personas saben para qué se emplean sus recursos intelectuales, físicos y mentales, se sienten importantes y, por tanto, se refuerza el compromiso, la cohesión y el interés personal en alcanzar un objetivo común. Es la metodología de OKR (Objetivos y Resultados Clave) el que ayuda a cambiar y ampliar la percepción de los empleados de su trabajo diario. Así, si Heaven Inc. aplicara los OKR en el departamento de procesamiento de peticiones terrenales de Craig, quedaría así:
Objective 1 – mejorar el nivel de la conciencia de los empleados sobre la importancia de su contribución a la felicidad de las personas, con el propósito de aumentar el compromiso y la eficacia del departamento de procesamientos de peticiones terrenales.
Key Results: El 100% de los empleados conoce el objetivo estratégico de la empresa y comprenden su papel en su consecución.
Initiatives: realizar sesiones de motivación de personal sobre la importancia de su rol en cumplimiento de las peticiones de la humanidad; implementar un sistema de mensajes diarios sobre los comentarios positivos y nivel de contribución individual al cumplimiento de los deseos; realizar una encuesta entre los empleados para determinar el indicador de conciencia de su propia importancia y motivación.
Objective 2 – mejorar la eficacia de las peticiones terrenales y asegurar la calidad de cumplimiento de los deseos de personas.
Key Results: el tiempo de procesamiento de la petición se ha reducido a un 20% en comparación con el periodo anterior; el porcentaje de las peticiones cumplidas con éxito se ha aumentado a un 15% en comparación con el trimestre anterior.
Initiatives: realizar sesiones de formación para mejorar las habilidades del personal en el trabajo con las peticiones más complicadas y no típicas; sistematizar las peticiones frecuentes y típicas para automatizar su procesamiento en base de los casos exitosos.
Objective 3 – mejorar el nivel de satisfacción de los ciudadanos con el cumplimiento de sus peticiones.
Key Results: aumentar la cantidad de los comentarios positivos a un 25% en comparación con el periodo anterior.
Initiatives: recopilar y analizar los comentarios de los clientes sobre el cumplimiento de sus peticiones; implementar el programa de comunicación permanente con los clientes para la obtención puntual de los comentarios adicionales y consideración de los deseos.
Ahora que está un poco más claro, veamos con más detalle la metodología de OKR.
Los principios básicos de los OKR, o «¡Mida lo que importa!»
Los OKR incluyen un concepto sencillo pero eficaz para crear un objetivo estratégico, así como los métodos para centrarse en los objetivos clave y cómo alcanzarlos de una forma mensurable.
El sistema de OKR, ampliamente utilizado por las empresas modernas, fue creado por John Doerr, y fue basado en los primeros conceptos de establecimiento de objetivos de Andrew Grove, que nacieron durante su trabajo conjunto en Intel. Más tarde, en el año 1999, Doerr presentó la metodología de OKR a los líderes de Google, donde en la mesa de ping-pong, que se utilizaba paralelamente para las reuniones de la empresa, John compartió su filosofía definitiva del vínculo indisoluble entre los objetivos y los resultados clave. Los propietarios de Google reaccionaron positivamente al marco de OKR presentado por Doerr y lo aplicaron para poner en marcha nuevos casos de éxito, y aún hoy en día lo siguen utilizando. Con el tiempo, cada vez más empresas famosas empezaron a utilizar la fórmula de OKR, entre ellas: LinkedIn, Netflix, Facebook y Microsoft.
Los principales componentes de OKR son el «objetivo» y los «resultados clave». En este contexto, una meta es aquel objetivo ambicioso pero realista que una empresa, o un equipo, o incluso un individuo quiere alcanzar. En este caso, los resultados clave no están representados por una lista de tareas, sino que son los cambios que constituyen un indicador mensurable de la consecución de un objetivo estratégico o de la aproximación al mismo. Aquí también podemos añadir el concepto de la iniciativa clave – un término que, aunque no está incluido en el acrónimo de OKR, es un factor integral en la aplicación del método, ya que se refiere a todas las acciones que los participantes en OKR llevan a cabo para alcanzar los objetivos y resultados clave.
La implementación del uso regular de OKR crea una costumbre positiva en la empresa de identificar y consensuar los objetivos de los proyectos, haciendo que el objetivo sea transparente, común y comprensible para todos. Este patrón dirigirá el trabajo hacia la realización de algo realmente significativo, en vez de la realización banal de tareas más allá de las cuales desaparece la zona de interés y compromiso.
A lo largo de la evaluación de ORK fueron creados viarios patrones de este método, pero todos ellos tienen las orientaciones generales, sobre las cuales es importante hablar:
- Manténgase centrado en lo que más importa, dentro de un plazo determinado, o, como dice John Doerr en su libro «Mida lo que importa», es decir, no establezca más de 2-3 objetivos estratégicos por trimestre y centre los esfuerzos de todos los participantes en alcanzarlos.
- Establezca siempre un plazo para alcanzar los OKR que no sea ni demasiado corto ni demasiado largo: lo ideal es establecer los objetivos y revisarlos trimestralmente.
- Los OKR requieren control y rendición de cuentas – cree un equipo encabezado por un líder, donde cada uno será responsable de su iniciativa clave.
- Establezca sus objetivos ligeramente por encima de lo esperado. Cuando consiga incluso un 60% de éxito, el porcentaje de éxito real será mayor y adquirirá más conocimientos y experiencia que si se hubiera fijado un listón más bajo.
¿Por qué la metodología de OKR se ha convertido en una parte integrante de los procesos de un modelo empresarial exitoso en la realidad actual?
Las empresas modernas se enfrentan a muchos desafíos relacionados con la unión de equipos en torno de los objetivos comunes, pero la mayor dificultad está en que los empleados de una empresa a menudo trabajan en distintas oficinas, ciudades e incluso países. También es una norma ya el formato híbrido de trabajo, cuando los especialistas prefieren trabajar desde sus casas y se reúnen con menos frecuencia a tomar un café en la oficina o en team buildings de los viernes. Como consecuencia se reduce significativamente la comunicación dirigida al intercambio de la información sobre los acontecimientos “vivos” de trabajo: las personas se enteran menos de qué están haciendo sus colegas, qué problemas de proyecto están solucionando en este momento, y se limitan estrictamente a los asuntos de su departamento.
Con el propósito de optimizar los procesos, las empresas contratan cierto número de los empleados subcontratados, que a menudo están motivados únicamente por la remuneración por realizar las tareas diarias, ya que típicamente no tienen acceso a los privilegios de primas de los colegas que trabajan a tiempo completo, lo que afecta a la motivación y el compromiso sincero de dicho personal.
Los factores arriba mencionados afectan no solamente a la calidad del trabajo, sino también a la retención de los talentos, ya que hay muchos menos factores que refuercen el apego de un especialista a una empresa en un formato de trabajo híbrido. En resumen, es más fácil que un especialista rompa esta débil relación, y se traslade a un lugar que le ofrezca una interacción corporativa más sólida.
Entonces, ¿cómo el método OKR ayuda a afrontar estos desafíos?
- Las tareas organizan al empleado dentro de su área de responsabilidad, y los objetivos coordinan el trabajo de todos los equipos, donde cada uno entiende que su contribución es un peldaño, sin el cual será más difícil para todos alcanzar cierto objetivo;
- Los OKR cambian la mentalidad de los empleados, transformándolos de ejecutivos en socios fieles empresariales que tratan la negocio como si fuera suyo. Esto significa que las personas no se centran en los KPI de su trabajo diario, sino en los logros que se derivan de la consecución de estos indicadores. Este enfoque intensifica la concentración en la consecución de los objetivos estratégicos, relegando a un segundo plano los objetivos no prioritarios. Fomenta la concentración en la calidad del trabajo más que en la cantidad de actividades;
- Los OKR perfilan claramente las áreas comunes en la interacción de equipos que antes ni siquiera sabían que trabajaban en lo mismo. La metodología refuerza los lazos sociales corporativos, donde los especialistas no son unidades separadas, sino un verdadero equipo.
Implementación de OKR y el papel de RRHH en la realización de los objetivos empresariales
La integración de la métodología de OKR en el ADNde la empresa requiere un enfoque complejo, sin embargo, puede convertirse en su «varita de saúco», la llave mágica de la sostenibilidad de su negocio.
No se precipite a implementar los OKR sin averiguar antes la verdadera razón por la que necesita implementar este sistema. Los líderes deben preguntarse si han identificado todas las áreas problemáticas y formular una respuesta clara basada en los datos analíticos auténticos. Con eso, debe ser honesto consigo, porque una evaluación objetiva de sus deficiencias le permitirá formular con mayor precisión los objetivos y los resultados clave.
A continuación, recomendamos llevar a cabo una campaña de recogida de datos para evaluar el nivel de comprensión de los objetivos de sus proyectos clave por parte de los empleados. En esta fase, sería bueno involucrar a sus profesionales de RRHH, como expertos que conocen a las personas y disponen de las herramientas necesarias para revelar la imagen real de cómo ven los empleados la empresa en este momento.
Comience a implementar los OKR no inmediatamente para toda la organización, sino escalándolos gradualmente, ya que será más fácil aprender a trabajar con la metodología en un pequeño «campo» que cubrir toda el área de sus procesos a la vez. Para ello, implemente primero los OKR para un determinado equipo y luego añada gradualmente nuevos proyectos. Este es el enfoque que Omar Shaheen, Vicepresidente Corporativo de Microsoft, eligió en su día cuando la empresa empezó a utilizar los OKR, y funcionó, así que ¿por qué no adoptar esta exitosa experiencia de ingeniería gradual de su organización?
Los OKR deben convertirse en un faro que parpadee constantemente para guiarle cada día. No se puede hablar de OKR al principio del trimestre y no recordarlo más. Ni siquiera basta con recordar los OKR cada semana: tiene que convertirse en un hábito diario inspirador y mantener ese faro en su campo de vista. Al mismo tiempo, no debe exigir a todo el equipo que siga la luz del faro, porque cuando todos son responsables de algo importante, no hay nadie responsable de manera efectiva. Elige a un farero: un líder de OKR que dirija la luz de la torre para que las tripulaciones de los barcos -miembros de sus equipos- no se desvíen de su rumbo hacia el objetivo estratégico.
A menudo, los profesionales de RRHH son elegidos para desempeñar el papel de tales líderes. No es sorprendente, ya que las personas que transmiten los valores de la empresa y ponen muchos esfuerzos en construir una estrategia de RRHH y un verdadero dream team no sólo tienen la llave de los empleados, sino que también tienen en su arsenal un montón de llaves que abren las puertas de los pasillos secretos que conectan entre sí los departamentos. Por lo tanto, es muy importante que los profesionales de RRHH comprendan los OKR, aprendan las metodologías y dominen los sistemas especiales para implementar los objetivos y resultados clave y, lo que es más importante, que no tengan miedo de asumir el papel de líder.
Conozca la moderna solución para el establecimiento de objetivos en la empresa, que se convertirá en una herramienta fácil y eficaz en manos de los especialistas en RRHH.
Uno de los modelos y metodologías más eficientes para establecer los objetivos
También, al implementar los OKR de manera continua, será muy importante definir un modelo general para establecer objetivos clave, desde el momento en que se forma el objetivo hasta su entrada en el marco de trabajo. Hemos identificado dos modelos principales de establecimiento de objetivos e intentaremos explicar en qué se diferencian sus metodologías.
El primer modelo «de arriba hacia abajo» es típico para las empresas en las que el establecimiento de objetivos es una iniciativa de la alta dirección, son ellos quienes formulan un objetivo clave y lo comunican a los jefes de departamentos, ellos a su vez promueven el objetivo por toda la empresa. La ventaja de este modelo es que la principal responsabilidad del riesgo se retira de los hombros de los ejecutivos y éstos pueden centrarse tranquilamente en la consecución del objetivo, confiando en el vector elegido. Con eso, el método funciona mejor cuando la alta dirección discute primero sus decisiones con todo el equipo e identifica los objetivos, considerando las opiniones de los empleados, porque sin puntos de contacto personales, los especialistas se separarán de los OKR, pensando que están cumpliendo un objetivo ajeno, en vez de contribuir a un objetivo común aceptado por todos.
A modo de comparación, examinemos el modelo radicalmente contrario «de abajo hacia arriba», donde el establecimiento de objetivos es iniciativa de las personas que trabajan directamente «sobre el terreno». La metodología consiste en que el objetivo lo forman los empleados que serán responsables de las iniciativas clave pertinentes, ya que son los especialistas que conocen mejor que nadie los procesos diarios. A continuación, los objetivos propuestos se aprueban por la estructura jerárquica superior, se presentan a la alta dirección y se aprueban por todos los participantes de OKR. Este es el modelo preferido por Microsoft, ya que no limita el componente creativo en la consecución de los objetivos, sino que crea un valor adicional para los empleados, aumenta su compromiso y «desata las manos» para la creatividad y las soluciones innovadoras.
Para aquellos que buscan una opción de compromiso, se aconseja equilibrar los dos modelos, donde el 50% de OKR se forma «de arriba hacia abajo» y el otro 50% se forma «de abajo hacia arriba» para encontrar un equilibrio que sea cómodo para todos.
Herramientas eficaces para la creación de OKR y la gestión flexible de objetivos estratégicos
Es mejor confiar la creación de una jerarquía de roles en su sistema de OKR a los especialistas que se dedican principalmente a la creación de equipos y al establecimiento de relaciones con la empresa, es decir, a los especialistas en RRHH. Si los procesos de su departamento de RRHH están orientados a las personas, no habrá problemas de comunicación. Además, los especialistas en RRHH suelen contar ya con unas prácticas eficaces que ayudarán a implementar la metodología de OKR de forma más eficaz. Esto incluye un sistema experimentado de encuestas, cuestionarios, formación y desarrollo de los empleados.
Una solución exitosa que contiene patrones listos para usar y herramientas cómodas para trabajar con los participantes de OKR puede ser SMART HCM & LMS, un sistema desarrollado por SMART business basado en tecnologías Microsoft. La ventaja del sistema es que abarca muchas de las tareas del departamento de RRHH relacionadas con la creación de equipos, ya que cuenta con soluciones automatizadas para la contratación, incorporación, formación y analíticas. Puedes crear de forma rápida y sencilla una base de datos con los participantes de OKR y definir sus roles en el sistema, y luego introducir fácilmente los cambios necesarios.
Por lo tanto, si su especialista en RRHH también desempeña la función de líder de OKR, SMART HCM & LMS se encargará de las tareas habituales, permitiendo al especialista centrarse en lo principal: las personas. Además, los módulos de formación ya preparados pueden adaptarse fácilmente para familiarizar rápidamente a los empleados con los detalles de la implementación y los detalles de trabajo con los OKR. Podrá evaluar el nivel de aceptación de la innovación en los equipos, analizar las actitudes hacia un objetivo estratégico elegido o recopilar opiniones para ayudar a establecer los objetivos clave.
Los OKR aman el carácter sistemático, por lo que requieren un control permanente, y SMART HCM & LMS se encargará de algunas de estas responsabilidades. Por ejemplo, en los días en los que tenga menos tiempo para comunicarse con sus equipos, utilice la amplia funcionalidad de las herramientas y configure los recordatorios automáticos de objetivos clave para los participantes.
Aumente la motivación adicional de los participantes de OKR creando su propio sistema de premios interactivo a través de unas mecánicas de juego interesantes. Esto fomentará una competencia sana, aumentará el compromiso y animará a los participantes a alcanzar los objetivos clave sin estar atados a recompensas monetarias, lo que también es un principio importante de OKR de John Doerr.
El sistema SMART HCM & LMS cuenta con una interfaz sencilla e intuitiva, la que permite desempeñar fácilmente tareas de gran complejidad, como la generación y carga de datos analíticos relacionados con los indicadores clave de rendimiento de los empleados. Y como ya hemos tocado el tema del análisis de los resultados de OKR, cabe señalar que este método también es conveniente para evaluar y resumir los resultados. Uno de los fundadores del método, Andrew Grove, aconseja un enfoque simple de «sí o no», en el que simplemente respondemos «sí» o «no» a cada uno de nuestros KR1, KR2, KR3, dependiendo de si hemos alcanzado el objetivo. Y este análisis, o cualquier otra alternativa, puede realizarse fácilmente en SMART HCM & LMS.
No malgaste su energía en tareas rutinarias, invierta sus recursos en el logro de los objetivos
Resumiendo, nos gustaría transmitir que los OKR consisten principalmente en encontrar el punto de vista correcto en lo que hace, no solo en su vida profesional, sino también en su vida personal. Digamos que últimamente se siente estresado o sospecha que está cerca del agotamiento. Imagine que su sistema nervioso es una gran corporación responsable de las emociones e intente afrontar la situación aplicando la fórmula de OKR:
Objective: mejorar su salud emocional.
Key Results: el tiempo dedicado al adormecimiento disminuyó en un 20%. Se ha podido identificar una de las causas de la ansiedad frecuente y empezar a trabajar sobre su solución al elaborar un plan individual con un psicólogo.
Initiatives: visitar a un psicólogo una vez a la semana durante 3 meses; practicar la meditación zen antes de acostarse a las 21:30 durante 3 meses; llevar un diario de «sentimientos y agradecimientos» y cada día escribir allí los momentos positivos y palabras de gratitud por ellos.
Por supuesto, usted puede tener cualquier objetivo y resultados clave deseados, lo importante es trabajarlos con ayuda de este sistema y asegurarse de que está funcionando.
Comience a construir su «Heaven Inc.» – la empresa de sus sueños – implementando la estrategia de establecimiento de objetivos según la metodología de OKR ahora mismo, y la plataforma SMART HCM & LMS será una herramienta útil que le ayudará a implementar sus planes más rápido y más fácilmente.
