«¿Lucharías por este empleado?» es la pregunta que los líderes de equipo de Netflix tienen que responder cada año sobre cada uno de los miembros de su equipo. Así es como se crea un dream team, conocido no sólo como un equipo de grandes estrellas, sino como una comunidad de verdaderos embajadores de la marca.
Según los expertos, esto se consigue principalmente gracias a unas prácticas avanzadas de rendimiento basadas en una cultura de feedback objetivo.
Al final, los estudios de Forbes confirman que el reconocimiento objetivo de los logros aumenta el compromiso de los empleados en un 30%.
Sin embargo, ¿cómo puede un gestor determinar objetivamente si un empleado ha conseguido algo y compararlo con los resultados de los demás? Para ello, la mayoría de los profesionales de RRHH de las principales empresas utilizan la Performance Review.
Objetivos y tareas de una Performance Review
¿Qué es una Performance Review?
Performance Review (se traduce como evaluación del rendimiento) es un proceso sistemático y estructurado de evaluación de la eficacia de los empleados durante un determinado periodo de tiempo. Se basa en la obtención de la retroalimentación de los compañeros y la dirección.
Las tareas principales la Performance Review son:
- determinar la eficacia del desempeño de las funciones del empleado;
- establecer la conformidad entre los resultados obtenidos y los estándares, así como determinar la contribución a la consecución de los objetivos empresariales;
- identificar áreas de crecimiento y elaborar una hoja de ruta para el avance profesional del empleado.
El método es una herramienta importante para optimizar el flujo de trabajo, aumentar la productividad y el desarrollo de la empresa como una estructura holística.
A qué se debe la popularidad de la Performance Review
En Internet hay mucho debate sobre qué tipo de la Performance Review elegir y con qué frecuencia llevarla a cabo. Sin embargo, su popularidad es indiscutible, y cada vez son más los expertos que lo califican de herramienta potente para crear una filosofía de gestión empresarial moderna.
¿Por qué? En primer lugar, porque la práctica de la Evaluación del Rendimiento es igualmente valiosa tanto para los empresarios como para los empleados.
Permite a los empleados comprender sus puntos fuertes y débiles y darse cuenta de cómo mejorar su propio valor profesional. Mientras que para el empresario es una oportunidad para formar una opinión razonada sobre la promoción de un empleado, su incentivación financiera o su participación en los programas de upskilling o reskilling.
Además, es una potente herramienta para identificar a los empleados cuya contribución a la consecución de los objetivos es mayor, y para fomentar su desarrollo y motivación.
Así pues, la Performance Review es una oportunidad para:
- Comprender objetivamente el valor del empleado para la empresa «tal como es» y determinar su potencial;
- Proporcionar un feedback de calidad sobre los resultados;
- Comprender las áreas de interés profesional del empleado, identificar las áreas de crecimiento y entender en qué dirección deben desarrollarse;
- Elaborar recomendaciones de calidad para la dirección sobre el desarrollo e implementación de las políticas destinadas a aumentar el compromiso y la lealtad del personal.
La Performance Review es una forma de comunicación entre la alta dirección y los empleados, que permite aumentar la eficacia y la lealtad y compromiso del personal.
Desventajas del método de la Performance Review
No obstante, los expertos también señalan aspectos que deben ser cuidadosamente analizados en la metodología. A saber:
- Subjetividad de la evaluación. El factor humano puede distorsionar considerablemente la imagen real de la eficiencia. Para minimizarlo, se recomienda ampliar el abanico de los encuestados. En particular, si procede, implicar a los clientes y socios de la empresa en el proceso de evaluación. Además, hay que trabajar para mejorar la cultura corporativa de la retroalimentación.
- Objetivos y expectativas incomprensibles y, como resultado – un alto nivel de estrés para los empleados. Si una empresa practica recortes de bonificaciones o despidos basados en los resultados de la Performance Review, puede crear una atmósfera tóxica. Para evitarlo, es conveniente establecer criterios de evaluación claros y crear una atmósfera en la que los empleados se sientan seguros, inicien la retroalimentación y la discutan.
- Concentración en el pasado y no en el desarrollo. Si la Performance Review se centra exclusivamente en lo que se ha hecho – y con el hincapié en los errores – y no incluye la planificación de la carrera profesional, se corre el riesgo de perder su efecto motivador. Otro ejemplo digno de mencionar es la transformación de los procesos de Performance Management en Microsoft: se utiliza una evaluación objetiva del rendimiento pasado de un empleado para determinar su valor para el desarrollo empresarial.
- Demasiada burocracia. El proceso no debe ser excesivamente formal y los empleados no deben dedicar mucho tiempo a prepararse para la evaluación. La experiencia de transformación del sistema de Gestión del rendimiento de Deloitte es interesante. De escuchar los engorrosos informes anuales de los empleados a las continuas comprobaciones y conversaciones amistosas sobre objetivos, motivos y resultados.
- Formalidad. Según los resultados de la evaluación, los empleados no reciben un feedback detallado ni recomendaciones sobre la dirección y las vías de crecimiento. Según el estudio de Gallup, los equipos cuyos líderes recibían una retroalimentación motivadora basada en los resultados de la Performance Review mostraron un 12,5% más de productividad en el periodo siguiente que los dirigidos por líderes desmotivados.
- La sobrestimación de los logros individuales puede reducir la motivación para el trabajo en equipo y crear una competencia malsana.
Tipos principales de la Performance Review
Se conocen muchas variedades de la Performance Review. Las empresas eligen las que les resultan relevantes en función de su misión, tareas principales, estrategia y políticas empresariales. Veamos las principales.
Evaluación anual tradicional o Annual Performance Review
El método implica una evaluación anual detallada de los logros de un empleado. Se centra en la identificación de los puntos fuertes y débiles y en el establecimiento de objetivos futuros. La principal desventaja es el significativo intervalo entre las evaluaciones.
Retroalimentación continua
Reuniones periódicas mensuales o trimestrales con los empleados para analizar los resultados de trabajo y las perspectivas de desarrollo. Se centra en los logros actuales y en los ajustes de los programas de desarrollo personal en tiempo real. Proporciona una reacción rápida a los problemas identificados. Según el estudio de Forbes, el 96% de los empleados encuestados prefiere este tipo de evaluación frente a la Annual Performance Review.
Retroalimentación de 360 grados
Se trata de recopilar el mayor feedback posible de distintas fuentes: no sólo del director, sino también de los colegas, los subordinados, clientes y partes interesadas. Permite obtener una visión global de las competencias. Sin embargo, para garantizar la objetividad, requiere una cultura empresarial desarrollada.
Autoevaluación de rendimiento
Se le propone al empleado a identificar sus puntos fuertes y débiles y a sugerir formas de mejorar los resultados. La principal desventaja es el riesgo de subestimación o sobreestimación subjetiva. Por eso se utiliza a menudo en combinación con otros métodos.
Evaluación por OKR/KPI (Objective&Key Results/Key Performance Indicators)
Se establecen objetivos claros y mensurables (OKR y/o KPI) según los cuales se evalúa el rendimiento de un empleado. El método es popular en las empresas tecnológicas y minoristas. Su principal ventaja es la transparencia y claridad de los criterios de evaluación.
Método de МВО (Management by Objectives)
El gestor y el empleado definen conjuntamente los objetivos personales conforme a los objetivos generales de la empresa. Es eficaz para los especialistas que tienen unos KPI claros.
Evaluación basada en competencias
Además de los resultados de trabajo, aquí se evalúan las competencias profesionales, el comportamiento y la conformidad con los valores corporativos. Se utiliza en las empresas donde la cultura corporativa y el liderazgo son importantes. Su desventaja es que no todas las competencias pueden ser cuantificadas.
Performance Review de proyecto
Lo utilizan las empresas basadas en proyectos tras la finalización de grandes proyectos. Se evalúa la contribución del empleado al resultado del equipo. Es popular en la consultoría, TI e industrias creativas. Su desventaja es que no ofrece una imagen completa del desarrollo a largo plazo de un empleado.
Cómo llevar a cabo una Performance Review eficaz
La clave del éxito de la Performance Review es la cuidadosa elaboración de cada una de sus etapas, centrándose en los objetivos estratégicos empresariales.
A pesar de la diversidad de prácticas de evaluación, las principales etapas de la Performance Review son la preparación, recopilación de feedback y análisis de los resultados.
La etapa preparatoria implica definir los objetivos y criterios de evaluación, preparar los cuestionarios y determinar el abanico de encuestados. Mientras que el análisis de los resultados incluye no sólo la revisión de los datos y la identificación de los éxitos y problemas, sino también la elaboración de un plan de desarrollo para el empleado.
Qué indicadores se evalúan durante la Performance Review
Hoy en día no existen criterios universales, ya que se adaptan a funciones y responsabilidades específicas. Sin embargo, la mayoría de los expertos creen que una evaluación exhaustiva implica obtener el feedback tanto sobre las habilidades duras (competencias necesarias para desempeñar los deberes oficiales) como sobre las habilidades blandas de un empleado.
Las habilidades blandas que se evalúan con más frecuencia son: la eficacia del empleado en la comunicación con sus compañeros, clientes y consumidores; su participación en los procesos internos empresariales; la independencia en la resolución de los problemas de su área de responsabilidad; la creatividad y el enfoque poco convencional.
Es muy importante definir métricas claras siempre que sea posible. En particular, cuando se trata de:
- Indicadores cuantitativos de rendimiento (KPI): Para los empleados del departamento de ventas, puede ser la cantidad de operaciones cerradas o sus volúmenes; para los profesionales del marketing puede ser el crecimiento del CTR o de los leads cualificados;
- Consecución de objetivos (OKR): es un indicador del grado de realización del potencial de un empleado mientras trabaja para alcanzar los objetivos empresariales. En particular, para el gestor de proyectos esto significa cumplir el presupuesto, fechas límite y satisfacción del cliente;
- Desarrollo profesional y formación: participación en diversos cursos profesionales y sesiones de formación destinados a mejorar las competencias;
- Liderazgo y contribución al espíritu de equipo. También puede incluir una evaluación de la motivación para alcanzar los objetivos establecidos.
Performance Review: recomendaciones prácticas
En la etapa preparatoria, es importante definir los objetivos de la evaluación y las competencias que se evalúan. A menudo se trata de una matriz de competencias elaborada por LEAD/HEAD. Suele consistir en un conjunto de competencias duras y blandas.
Dentro de la matriz de competencias, se pueden utilizar varios tipos de evaluación, como la autoevaluación y la evaluación de los compañeros. Es decir, un empleado evalúa cada una de sus competencias o habilidades en la escala propuesta. Y sus compañeros y directivos hacen lo mismo.
A menudo se utiliza una herramienta de gestión del talento de 9 casillas para identificar el potencial de un empleado (el eje X (abscisas) es el rendimiento del empleado, y el eje Y (ordenadas) es su potencial). La herramienta permite evaluar las aspiraciones de desarrollo de un empleado: adquirir nuevos conocimientos, mejorar sus competencias y progresar en su carrera. Y, por lo tanto, identificar a los futuros líderes
Las respuestas a preguntas abiertas deben formar parte integrante de la Performance Review. Es importante que los evaluadores tengan la oportunidad de justificar la evaluación, respondiendo a las preguntas abiertas sobre el trabajo del evaluado en los proyectos y en el equipo. Se agradece la ilustración de lo expuesto con ejemplos concretos para evitar la subjetividad.
Es importante trabajar en el desarrollo de una cultura de retroalimentación: los empleados deben ser conscientes de que proporcionar un feedback objetivo a su colega es una de sus propias competencias.
Se puede proponer a los empleados que preparen una autopresentación para la Performance Review. Se trata de una revisión retrospectiva de los logros que han afectado directamente a los resultados del trabajo.
También se puede proponer al empleado que evalúe su preparación para ascender a un puesto superior mediante una Roadmap. Es un documento en el que se describe el nivel de experiencia necesario para ocupar determinados puestos. Muchas empresas utilizan la Roadmap para elaborar planes claros y estructurados de promoción de los empleados.
Cómo analizar el feedback recibido
Para clasificar las puntuaciones se utiliza una escala aprobada por la empresa. Puede ser numérica (1, 2, 3…), alfabética (A, B, C…) o verbal (Topperformer, Lowperformer, ABC-Player, donde la letra caracteriza el nivel de motivación del empleado).
El procesamiento del feedback implica el cálculo de indicadores promedios y la identificación de puntos fuertes y débiles. Para obtener una evaluación objetiva, hay que:
- Utilizar criterios claros;
- Evaluar los logros a lo largo de todo el periodo, y no sólo los acontecimientos recientes o de gran resonancia;
- Evaluar el rendimiento general analizando todas las competencias clave;
- Evitar los prejuicios y evaluar al empleado como tal, y no en comparación con otros.
Recomendaciones útiles en cuanto a la entrevista
La clave de una Performance Review eficaz es una preparación de calidad, tanto por parte del gestor como del empleado a evaluar.
Cómo un empleado puede prepararse para una Performance Review
Para el empleado, la Performance Review es, ante todo, una oportunidad para demostrar sus logros, recibir una retroalimentación constructiva y planificar su desarrollo futuro. Por eso es importante:
- Comprender el formato. Es una reunión oficial, una encuesta o una conversación informal;
- Prepararse para un diálogo abierto;
- Analizar los logros. Identificar los resultados clave y los objetivos alcanzados. Hay que destacar aquellos de los que se siente especialmente orgulloso y cómo han repercutido en los indicadores del equipo.
- Prepararse para un feedback constructivo. Analizar si ha habido situaciones en las que no se han logrado los resultados esperados y, si es así, por qué y qué ayudaría a evitarlas en el futuro;
- Pensar en preguntas para el jefe. Por ejemplo, cuáles son los resultados que se esperan de usted en el próximo período y cuáles son las oportunidades de desarrollo (cursos, sesiones de formación, nuevos proyectos). Qué hay que hacer para conseguir un ascenso profesional;
- Evaluar el propio trabajo de forma independiente. Incluso si la empresa no utiliza la autoevaluación, conviene hacerlo para poder comunicarse de forma argumentada. En particular, si se tiene la intención de negociar un aumento de salario o conseguir un nuevo puesto, conviene justificar qué resultados confirman su valor para la empresa y cómo ha cambiado su función desde la última revisión salarial.
Cómo prepararse como gestor para una reunión con un empleado
Para RRHH, la Performance Review no es un procedimiento formal, sino una herramienta para desarrollar el equipo y aumentar su eficacia. Por eso es importante:
- Familiarizarse bien con la información: informe o autoevaluación del empleado, feedback recopilado, puntos importantes de las actas de reuniones anteriores, resultados de evaluaciones previas;
- Crear un espacio para el diálogo abierto: es importante estar dispuesto a escuchar y preparar preguntas que mantengan la conversación en el tono adecuado y en el formato de diálogo amistoso y constructivo;
- Anotar la información obtenida durante la revisión y sus conclusiones;
- Finalizar la reunión con unos acuerdos claros: en las conclusiones, indique claramente los principales logros y puntos de crecimiento; exponga un plan de desarrollo concreto con fechas límite y regístrelo en el sistema de RRHH o en el archivo personal del empleado.
Qué hay que hacer después de la Performance Review
Es importante percibir la Performance Review como un punto de partida para el desarrollo futuro.
El empleado debe analizar detenidamente el feedback recibido, el plan de desarrollo y establecer para sí mismo pasos concretos con plazos y métricas de éxito. Es importante realizar un seguimiento regular del progreso y, si es necesario, solicitar feedback a los compañeros y/o al jefe, sin esperar a la siguiente evaluación. Si surgen dificultades, conviene discutirlas.
El jefe debe ayudar al empleado en todo lo posible a cumplir los acuerdos alcanzados, buscar un mentor si es necesario, supervisar regularmente el progreso (pero sin ejercer un control excesivo) y proporcionar feedback. Si se observa que el empleado se está desviando del plan, hay que buscar la manera de corregirlo.
Y lo más importante es mantener una comunicación regular.
Automatizamos el proceso de evaluación con ayuda de la plataforma HRM SMART HCM & LMS
El desarrollo de una cultura corporativa orientada al perfeccionamiento continuo y al crecimiento profesional de los empleados requiere herramientas modernas para automatizar la evaluación y optimizar los procesos de desarrollo del personal.
SMART HCM & LMS es una solución integral basada en Microsoft para construir un ecosistema de RRHH moderno. Combina todas las herramientas de RRHH necesarias, en particular para la automatización de la evaluación de competencias de los empleados, estabelecimiento de objetivos y desarrollo de habilidades y competencias.
Documentación y seguimiento del progreso de los empleados
El seguimiento del progreso de los empleados es una parte integrante del proceso de desarrollo del personal. Abarca:
- Documentación de los resultados de la Performance Review. Todos los datos de la evaluación se guardan en el perfil personal del empleado. El sistema genera automáticamente informes y los refleja en la analítica de RRHH. Por ejemplo, el jefe registra los resultados de la evaluación en el sistema HRM y, a continuación, el empleado recibe una lista comprobatoria con las tareas para el siguiente periodo.
- Seguimiento del progreso en tiempo real. Por ejemplo, se asigna a un empleado un curso de formación como parte de su upskilling. El sistema registra el hecho de la inscripción, realiza un seguimiento de su progreso y actualiza el estado de competencia en el perfil del empleado.
Plan de implementación gradual de la Performance Review con SMART HCM & LMS
A pesar de que la Performance Review es una herramienta eficaz para optimizar los procesos de gestión de personal, su implementación puede suponer un verdadero desafío para la empresa. Principalmente, debido a la falta de confianza en la objetividad de las conclusiones obtenidas en base a ella. Para una implementación «indolora», es importante:
- Definir los objetivos que desea alcanzar; establecer criterios de evaluación; seleccionar los tipos de cuestionarios y determinar las funciones y responsabilidades de los participantes del proceso.
- Involucrar a expertos de cada área en el desarrollo de los criterios de evaluación.
- Preparar al personal para los cambios, ofreciendo materiales de formación y cursos que ayuden a comprender la esencia del proceso de evaluación y sus procedimientos.
La automatización de la evaluación del personal con la solución SMART HCM & LMS permite eliminar la rutina innecesaria del proceso de evaluación y hacerlo lo más transparente y eficaz posible. En particular, se trata de:
- Automatización de la configuración de diferentes formatos de evaluación (90, 180, 270, 360 grados);
- Creación de plantillas de cuestionarios adaptadas a los puestos y objetivos empresariales;
- Envío automático de solicitudes de evaluación;
- Configuración flexible de las funciones de los evaluadores y su acceso a los resultados;
- Envío de recordatorios automáticos sobre el inicio de la evaluación;
- Acceso a videotutoriales sobre el procedimiento en el portal corporativo;
- Control del estado de cumplimentación del feedback en tiempo real;
- Generación de informes automáticos y análisis de los resultados de la evaluación;
- Comparación de los resultados con evaluaciones anteriores y seguimiento de la dinámica;
- Asignación automática (gracias a la integración con LMS) de cursos basados en planes de desarrollo elaborados;
- Control del progreso de la formación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con qué frecuencia se debe realizar una Performance Review?
Todo depende del tipo de evaluación periódica que haya elegido la empresa: son Performance Review tradicionales anuales o semestrales; sin vincular a un plazo determinado, tras la finalización del proyecto (para aquellos que realizan evaluaciones por proyectos) o trimestrales para las empresas que han optado por una retroalimentación continua. Es importante que cada una de las etapas esté cuidadosamente preparada y se lleve a cabo con calidad.
- ¿Qué es la autoevaluación de la eficacia?
El empleado, de acuerdo con la escala aprobada en la empresa, evalúa sus competencias, identifica sus puntos fuertes y débiles y propone su visión de crecimiento personal para obtener mejores resultados.
- ¿Qué tan eficaces son las Performance Review?
Según los datos de Forbes, el 83 % de los empleados se mostraron a favor de obtener un feedback, independientemente de si es positivo o negativo. Y cuatro de cada diez encuestados pierden la motivación si no reciben un feedback sobre su trabajo o si este es formal.
- ¿Qué es 5 performance ratings?
Existen muchos enfoques para la expresión cuantitativa o cualitativa del nivel de competencias de los empleados. La escala de cinco puntos más común tiene el siguiente aspecto:
- Excelente/Supera ampliamente las expectativas;
- Supera las expectativas/Ejemplar/Muy bueno;
- Cumple con las expectativas/Profesional/Bueno;
- Necesita mejorar/En desarrollo/Cumple parcialmente con las expectativas;
- Insatisfactorio/No cumple con las expectativas.
- ¿Qué hay que evitar en una conversación sobre la evaluación de la eficacia?
- Críticas sin ejemplos ni hechos;
- Comparar los resultados de la persona evaluada con los logros de otros empleados;
- Difundir rumores;
- Usar palabras como «siempre» y «nunca», porque desmotivan;
- Usar expresiones como «se necesita un poco más de tiempo, más tiempo…». En cambio, hay que definir claramente los plazos para completar tareas específicas.
- ¿Qué problemas están relacionados con la evaluación de la eficacia?
- Subjetividad;
- Objetivos y expectativas incomprensibles. A menudo, la causa es una labor explicativa insuficiente por parte de RRHH;
- Concentración en los errores del pasado, y no en el desarrollo;
- Demasiada burocracia: los empleados tienen que dedicar mucho tiempo a prepararse para la evaluación y esperar mucho tiempo para recibir el feedback general;
- Enfoque formal;
- Falta de equilibrio entre la evaluación de los logros individuales y las cualidades del equipo. La presencia de uno o varios de estos factores puede provocar un aumento del estrés en torno al proceso de evaluación.
- ¿Qué hacer si no estoy satisfecho con mi evaluación?
Es importante considerar la Performance Review como una oportunidad para comprender sus puntos fuertes y débiles y trazar un plan de crecimiento. Por lo tanto, si no está de acuerdo con los resultados de la evaluación, es necesario
- Dedicar tiempo para analizar en detalle el feedback recibido;
- Analizar basándose exclusivamente en los hechos: separar las deficiencias objetivas de la posible subestimación subjetiva;
- Si hay ejemplos concretos de su eficacia que hayan sido ignorados, iniciar una reunión para volver a discutirlos;
- Evitar las valoraciones emocionales durante la reunión y, en su lugar, presentar argumentos;
- Solicitar criterios de evaluación claros y expectativas para el futuro.
- ¿Cómo mejorar la evaluación de eficacia?
La introducción por parte de la empresa de métodos progresivos de evaluación de los empleados, como la Performance Review, demuestra su interés en el desarrollo profesional del personal y su disposición para invertir en él.
Por lo tanto, para mejorar su propia evaluación de la eficacia, el especialista debe demostrar a la dirección que trabaja de forma consciente y decidida en sus resultados, su comportamiento y sus habilidades profesionales. A continuación, ofrecemos algunos pasos prácticos:
- Familiarícese con los criterios de evaluación en la empresa y, si es necesario, pregunte a la dirección qué significa una excelente evaluación en su puesto;
- Elabore un plan de desarrollo individual para alcanzar el nivel de competencias necesario (con unas claras métricas de éxito) y realice un seguimiento de su propio progreso. Comparta sus logros con la dirección;
- Solicite el feedback con regularidad, sin esperar a la Performance Review;
- Trabaje para mejorar las habilidades blandas importantes;
- Prepárese con antelación para la evaluación, registrando regularmente sus logros, por ejemplo, en un dashboard personal de resultados.
¿Desea conocer cómo optimizar los procesos de gestión de personal en su empresa? Solicite una consulta gratuita aquí.
