SMART HCM & LMS Release 25

Autorización vía Google, cambios en la funcionalidad del módulo “Objetivos” y mejora de los procesos de gestión de la formación.

Tenemos el placer de informar sobre el lanzamiento de unas actualizaciones que mejorarán considerablemente su experiencia de usuario de nuestro producto. Gracias a las nuevas funciones, como autorización vía Google, filtros e interfaz actualizados en el catálogo de Eventos, así como la mejora de los procesos de gestión de la formación, el trabajo en SMART HCM & LMS le permitirá desempeñar sus tareas de forma más rápida y cómoda. A continuación, contamos en detalle sobre cada actualización.

Mejora del Portal de autoservicios

Autorización vía Google en el Portal de autoservicios

¿Qué se ha hecho?
Se ha añadido la opción de autorización vía Google en el Portal de autoservicio del empleado. Al mismo tiempo se ha realizado el rediseño de la página de entrada, incluyendo la creación de botones para seleccionar el modo de autorización: Google, Facebook, Microsoft. Esta actualización hace que el proceso de autorización sea más cómodo y moderno para los usuarios, y permite obtener el acceso al portal de forma rápida. La autorización vía Google es un acceso cómodo y rápido a las funciones del Portal de autoservicio, lo que le permite dedicar menos tiempo a cuestiones técnicas y más tiempo a su trabajo productivo.

¿Cómo funciona?

• Al entrar en el portal, el usuario puede seleccionar la opción «Iniciar sesión vía Google».
• Al hacer clic en el botón, se abre la ventana de inicio de sesión estándar de Google.
• Una autorización exitosa permite acceder al Portal sin necesidad de introducir nombres de usuario o contraseñas adicionales.

¿Quién se beneficiará?

• Las empresas que utilizan Google Workspace: Acceso simplificado de los empleados al Portal con las credenciales de Google, sin necesidad de utilizar cuentas adicionales.

• Todos los empleados: Acceso cómodo al sistema con las credenciales de Google.

• Nuevos usuarios: Conexión simple al Portal sin ajustes complicados.

• Administradores: Reducción de la cantidad de solicitudes de reestablecer las contraseñas.

¿Qué es lo conveniente?

• Se emplean mecanismos protegidos de la autorización de Google.
• Posibilidad de entrar desde cualquier dispositivo, donde el usuario ya está autorizado en Google.

Filtros e interfaz actualizados en el catálogo de Eventos

¿Qué se ha hecho?

Se ha actualizado el diseño de la página “Catálogo de eventos” con una nueva lógica de filtrado, nuevo panel de filtros e interfaz moderno. Los filtros ayudan a encontrar de forma sencilla los eventos requeridos según los criterios seleccionados.

¿Cómo funciona?

• Filtros:

• Filtro de fechas: Hemos simplificado la selección del periodo arbitrario: busque los eventos en un periodo de tiempo específico al seleccionar las fechas de inicio y fin. Por defecto, se muestran los eventos de la semana en curso.

• Filtro de habilidades: refleja los eventos enfocados en el desarrollo de habilidades, indicando la cantidad de eventos entre paréntesis.

• Filtro de categorías: Permite seleccionar temas de eventos para realizar las búsquedas más precisas.

• Interacción:

• Gestión sencilla de los filtros mediante el botón «Borrar filtros» y una interfaz intuitiva para configurar los parámetros.

• La opción de ampliar la lista completa de eventos o contraer los eventos corporativos para una vista más compacta.

¿Quién se beneficiará?

• Todos los empleados: Para encontrar rápidamente los eventos en función de sus intereses.

• Organizadores de eventos: Para facilitar la comunicación y la gestión de eventos.
• Directivos: Para monitorear la participación de los equipos en los eventos.

¿Qué es lo conveniente?

• Rapidez y sencillez: Los filtros ayudan a encontrar inmediatamente los eventos que corresponden a sus criterios.

• Localización: Todos los parámetros clave representados en seis idiomas, con la opción de la personalización.

• Relevancia: Por defecto se reflejan los eventos a celebrarse esta semana, lo que ayuda a no perder eventos importantes.

• Simplificación de trabajo a través de interfaces móviles: El diseño optimizado y los filtros ayudan a usar la funcionalidad cómodamente en cualquier dispositivo.

Filtro de materiales didácticos por rating

¿Qué se ha hecho?

Se ha añadido un filtro por rating de los módulos de formación, cursos y planes, que ahora está disponible no sólo en el catálogo, sino también en las secciones de cursos asignados y completados. Los usuarios pueden orientarse a la experiencia de sus colegas y seleccionar aquellos materiales que realmente corresponden a sus necesidades.

¿Cómo funciona?

• El filtro por rating permite ordenar los materiales didácticos según las calificaciones recibidas por módulos, cursos o planes.

• En la sección Catálogo se puede encontrar rápidamente los materiales didácticos más populares y con mayor calificación.
• En la sección Asignados y Completados el filtro permite visualizar los materiales completados o en curso con las mejores calificaciones.

¿Quién se beneficiará?

• Empleados: Para seleccionar materiales didácticos más útiles y altamente calificados.

• Responsables de la formación: Para monitorear los cursos populares y planificar su uso para el desarrollo de equipo.

• Directivos: Para analizar y recomendar a los empleados los planes de formación relevantes.

• Administradores de formación y desarrollo: Para recopilar y analizar la retroalimentación de los usuarios acerca de los materiales y cursos de aprendizaje.

¿Qué es lo conveniente?

• Selección prioritaria: Los usuarios pueden seleccionar fácilmente los materiales que corresponden a sus necesidades según las calificaciones.
• Ahorro de tiempo: La clasificación le ayuda a encontrar con más rapidez los materiales didácticos más relevantes y de mejor calidad.

• Interfaz intuitivo: El filtro intuitivo funciona igual en todas las secciones.

Filtro de objetivos según los procedimientos de evaluación

¿Qué se ha hecho?

Se ha añadido el filtro «Periodo de evaluación» en la página «Objetivos de equipo», el que permite a los directivos a filtrar las listas de objetivos subordinados al Procedimiento de evaluación específico. El filtro le permite cambiar cómodamente entre diferentes periodos de evaluación. Es especialmente útil en el cruce de períodos, cuando surge la necesidad de revisar tanto el periodo corriente como el periodo programado. Esto proporciona a los directivos una vista completa de los objetivos y ayuda a evitar las omisiones en el proceso de la evaluación.

¿Cómo funciona?

• Filtro «Periodo de evaluación»:
  • Muestra automáticamente el procedimiento de evaluación más reciente, si está disponible.
  • A falta de procedimiento de evaluación específico, muestra todas las listas de objetivos.

• Tabla «Objetivos de equipo»:
  • Se ha añadido la columna «Periodo de evaluación», la que muestra a qué Procedimiento pertenece la lista de objetivos de cada subordinado.
  • La columna se queda vacía si el subordinado no tiene la Lista de objetivos activa.

¿Quién se beneficiará?

• Directivos:
  Para acceso rápido a los objetivos del equipo, ordenados en grupos según los periodos de evaluación.

• Empleados:
  Para comprender claramente a qué periodo pertenecen sus objetivos.

¿Qué es lo conveniente?

• Transparencia:
  La estructura transparente de datos permite orientarse fácilmente en los objetivos del equipo.

• Simplicidad de empleo:
  La selección automática del último Procedimiento de evaluación simplifica el trabajo.

• Flexibilidad:
  Posibilidad de revisar los objetivos tanto para todos periodos como para uno específico.

Mejora de los procesos de gestión de la formación

Asignación de la formación

¿Qué se ha hecho?

Se ha mejorado el proceso de asignación de la formación para hacerlo más transparente y cómodo para los usuarios. Ahora la asignación está dividida por fases, lo que permite evitar la duplicación de las anotaciones, realizar un seguimiento preciso del estado de cada asignación y gestionar el proceso de forma más eficiente. Esto es especialmente útil para grandes empresas que suelen asignar la formación a un gran número de empleados. Ahora es más fácil hacer un seguimiento de cada fase del proceso, lo que minimiza los riesgos y aumenta la comodidad.

¿Cómo funciona?

• Asignación de la formación:
  • El botón “Asignar la formación” es accesible solo en el estado de asignación “Nueva” y desaparece al iniciar el proceso.
  • La confirmación de la asignación se realiza a través de una ventana modal con la opción de cancelar o continuar la acción.
  • Al iniciar el proceso, el estado se cambia por “En curso”, el registro se queda bloqueado para los cambios hasta la finalización del proceso.

• Al finalizar el proceso:
  • El estado se actualiza automáticamente al “Asignado”.
  • El usuario recibe un mensaje con el enlace al registro.

• Prevención de duplicaciones:
  • El proceso de asignación se inicia sólo una vez, así se evita el riesgo de creación del duplicado de registros.

¿Quién se beneficiará?

• Especialistas de L&D:
  • Para evitar las duplicaciones y simplificar la gestión de proceso de asignación de la formación.
  • Para garantizar un firme control de los estados y evitar acciones erróneas.

• Empleados:
  • Para un acceso transparente a los materiales relevantes didácticos sin confusión debida a los registros duplicados.

¿Qué es lo conveniente?

• Control: Evita el lanzamiento repetido de procesos durante la ejecución.

• Transparencia: Los usuarios reciben una clara información sobre los estados a través de una ventana modal y mensajes.

• Eficiencia: El proceso está organizado y excluye errores debidos a la duplicación.

¿Por qué es importante?

Esta solución ordena el proceso de asignación de la formación, excluye la duplicación y garantiza la transparencia en cada fase. El sistema se hace más fiable, intuitivo y cómodo para todos los usuarios.

Administración de las pruebas

Capacidad de añadir intentos adicionales durante las pruebas

¿Qué se ha hecho? 

Se ha implementado la opción de añadir unos intentos adicionales para completar módulos educativos tipo “Prueba”. La opción está destinada a garantizar un enfoque flexible y cualitativo a la formación, permitiendo al administrador a apoyar a los usuarios que necesitan una oportunidad adicional para pasar la prueba con éxito.

¿Por qué es importante?

La experiencia práctica muestra que los empleados no siempre superan la prueba al primer intento disponible. Esta función permite a los administradores no solamente añadir la cantidad necesaria de los intentos, sino también monitorear:

• Cantidad de intentos asignada inicialmente para cada empleado;

• Cantidad de intentos adicionales proporcionados para la pasar la prueba con éxito.

Esto permite a apoyar a los empleados, analizar la eficacia de la formación y optimizar los procesos de pruebas.

¿Cómo funciona?

• Administrador del sistema:
  • Puede añadir intentos adicionales para usuarios o grupos particulares, los que ya han pasado el módulo de prueba con el resultado “infructuoso”.
  • Determina la cantidad de intentos adicionales y los suma a la cantidad total de intentos disponibles.
  • La interfaz administrativa tiene una vista separada para las pruebas, lo que permite revisar rápidamente la información sobre las pruebas y añadir los intentos.

• Usuarios:
  • Pueden volver a completar los módulos educativos sin necesidad de asignarlos de nuevo;
  • Pueden ver en el portal la cantidad de las pruebas disponibles, incluyendo los intentos iniciales y adicionales, pero no están divididas por categorías separadas.

¿Quién se beneficiará?

• Empleados: Para obtener una oportunidad adicional a pasar la prueba con éxito en caso de problemas técnicos, tiempo limitado o resultado sin éxito.

• Administradores: Para una gestión eficiente del proceso de la formación, sin necesidad de reasignar los módulos.

• Responsables de la formación: Para apoyar los empleados a lograr los objetivos educativos.

¿Qué es lo conveniente?

• Flexibilidad: Permite añadir rápidamente unos intentos adicionales sin cambiar la configuración general de la prueba.

• Ahorro de tiempo: Elimina la necesidad de reasignar los módulos.

• Transparencia: Los usuarios siempre ven la cantidad actual de los intentos disponibles.

• Exactitud de datos:  La información sobre los intentos usados y disponibles se actualiza durante cada intento de pasar la prueba.

Opciones y funciones adicionales:

• Automatización: Una vez añadidos los intentos, el sistema actualiza automáticamente los estados de módulos y cursos.

• Notificaciones: Los usuarios reciben mensajes sobre los cambios de cantidad de las pruebas disponibles.

Recálculo automático de los puntos de pruebas

¿Qué se ha hecho?

Se ha implementado una herramienta para introducir cambios en las pruebas una vez lanzadas y recalcular automáticamente los resultados de los empleados. Esto permite reaccionar rápidamente ante los errores o cambios en los procesos empresariales, garantizando que la evaluación esté actualizada y sea correcta.

¿Cómo funciona?

• Introducción de cambios en los textos:
  Los especialistas de RRHH pueden actualizar rápidamente los materiales de prueba, por ejemplo, modificar respuestas correctas o corregir la formulación de preguntas.

• Recálculo automático:
  El sistema recalcula automáticamente los resultados de empleados, los que ya han pasado las pruebas, teniendo en cuenta los cambios introducidos.

• Transparencia:
  Los empleados obtienen los resultados actualizados, lo que garantiza una evaluación justa de sus conocimientos.

¿Quién se beneficiará?

• Directores de RRHH:
  Para reacción rápida ante los errores o cambios en los procesos empresariales, manteniendo la relevancia de las pruebas y resultados.

• Responsables de la formación:
  Para introducir los cambios sin necesidad de suspender o relanzar la prueba.

• Empleados:
  Para obtener resultados sinceros y relevantes, los que consideran cambios reales en los requerimientos.

¿Qué es lo conveniente?

• Rapidez: La actualización de pruebas y el recálculo de resultados se realizan con rapidez y sin acciones adicionales.

• Equidad: Los resultados de empleados se adaptan automáticamente a los requerimientos empresariales actuales.

• Transparencia: El proceso de corrección de pruebas y sus resultados es comprensible tanto para los empleados como para los especialistas de RRHH.

¿Por qué es importante?

La herramienta ayuda a evitar la evaluación incorrecta en la situación cuando las pruebas ya están distribuidas, pero requieren una elaboración definitiva. Esto ayuda a mantener la confianza en el sistema de formación, garantiza su eficiencia y cumple los requisitos empresariales actuales.

Recálculo automático de la cantidad máxima de los puntos (TotalPoints) para las pruebas.

¿Qué se ha hecho?

Se ha implementado el recálculo automático de la cantidad máxima de puntos (TotalPoints) para las pruebas. Esto garantiza la visualización de datos correcta en el portal y evita confusiones debidas a las preguntas desactivadas.

¿Cómo funciona?

• Si la pregunta está desactivada, el sistema excluye sus puntos de la cantidad total.

• Cuando se activa una pregunta, los puntos se agregan automáticamente a TotalPoints.

• En el portal sólo se muestra la cantidad actual máxima de los puntos.

¿Quién se beneficiará?

• Usuarios del portal: Para comprender exactamente la cantidad máxima de los puntos de prueba.

• Administradores: Para configurar correctamente las pruebas.

¿Qué es lo conveniente?

• Exactitud: Se reflejan sólo los puntos de las preguntas activas.

• Transparencia: Los usuarios ven los datos actuales en todas las fases.

Bloqueo de desplazamiento por los materiales didácticos

¿Qué se ha hecho?

Se ha implementado la funcionalidad de bloqueo de desplazamiento por los materiales didácticos tipo “Video” y “YouTube”. Esto garantiza la equidad en el avance por los elementos de formación.

¿Cómo funciona?

• Restricción de desplazamiento:
  • Durante la primera reproducción, el usuario no puede desplazarse por los segmentos de vídeo que aún no se han visto, no obstante, el empleado puede seleccionar la velocidad de la reproducción.
  • Sólo se permite desplazarse por las partes del vídeo que ya se han visto.

• Revisión repetida:

Si el usuario ha visto todo el vídeo y ha completado el módulo de formación, las restricciones de desplazamiento se desbloquean durante la siguiente reproducción.

¿Quién se beneficiará?

• Usuarios del sistema: Garantiza la honestidad y aumenta el valor de los certificados otorgados por el cumplimiento de los módulos de formación.

• Directivos: Garantiza que los empleados vean realmente los materiales de formación y no se los omitan.

¿Qué es lo conveniente?

• Equidad: el módulo se considera completo sólo cuando se ha completado la reproducción de vídeo.

• Simplicidad: Los usuarios pueden continuar la reproducción desde aquel momento donde han parado.

• Eficacia de la formación: Se garantiza que el material se reproduzca realmente y no se omita.

Cambios en la funcionalidad del módulo “Objetivos”

Revisión y actualización de objetivos

¿Qué se ha hecho?

Se ha añadido la funcionalidad para un proceso cómodo de revisión y actualización de objetivos, el que permite a los empleados y directivos a revisar, redactar y aprobar conjuntamente los objetivos.

Según la metodología clásica de los KPI, la fase de revisión es un elemento importante de la gestión eficaz de objetivos. Esta fase se ha formalizado, proporcionando una estructura y herramientas para la ejecución clara y organizada.

Esto ayuda a las empresas a mantener la relevancia de los objetivos, adaptándolos a las necesidades actuales de la empresa y de los empleados.

¿Cómo funciona?

• El administrador lanza la fase de revisión de objetivos y el sistema cambia automáticamente el estado para todas las listas de objetivos. Esto permite proporcionar rápidamente el acceso a los empleados al trabajo con sus objetivos sin necesidad de redactar cada lista por separado.

• En el estado “En revisión por el empleado” el empleado puede confirmar la relevancia de los objetivos, introducir los cambios, añadir los nuevos o cancelar los existentes, dejando un comentario, así como enviar los objetivos al director para la aprobación.

• En el estado «En revisión por el director» el director también puede introducir los cambios, añadir o cancelar los objetivos, dejando un comentario. En esta fase el director puede aprobar los objetivos o enviarlos para la elaboración definitiva al empleado.

¿Quién se beneficiará?

• Empleados: Para actualizar los objetivos de conformidad con la situación real.

• Directivos: Para la aprobación eficaz y actualización de objetivos.

• Administradores: Para el lanzamiento centralizado y control del proceso de revisión.

¿Qué es lo conveniente?

• Transparencia: Los empleados y los directivos tienen un claro proceso de revisión.

• Flexibilidad: Se puede cambiar los objetivos conforme a las condiciones actuales.

• Comodidad: Es fácil realizar los cambios a través del Portal de autoservicio.

Opciones y funciones adicionales:

• Dependiendo de si el objetivo se ha creado, redactado o cancelado, se marcará con un color diferente, lo que facilitará al director a hacer el seguimiento de los cambios.

• El administrador/RRHH recibe un mensaje cuando:
  • Se ha creado una nueva Lista de objetivos para el empleado;
  • La lista de objetivos ha sido aprobada por el director;
  • El director ha sido despedido/trasladado, y el nuevo todavía no está nombrado;
  • Se ha cambiado el director en la Lista de objetivos.

Eficacia en términos de objetivos estratégicos: Empleado, Director

¿Qué se ha hecho?

Se ha añadido la funcionalidad para la revisión de objetivos estratégicos de la empresa en la sección “Objetivos”. Esta funcionalidad marca el aporte de cada empleado en el éxito global de la empresa, permitiendo a los empleados a ver cómo sus objetivos personales están vinculados con los objetivos estratégicos de la organización.

¿Cómo funciona?

• En la pestaña «Objetivos personales» se ha añadido el botón «Objetivos estratégicos».

• Al hacer clic en el botón se abre una ventana modal con una tabla:
  • Objetivos estratégicos: Título del objetivo.
  • Periodo: Fecha inicio y fecha fin.
  • % de ejecución: Progreso actual del objetivo.

¿Quién se beneficiará?

• Empleados:
  Para revisar los objetivos personales con referencia a los objetivos estratégicos.

¿Qué es lo conveniente?

• Simplicidad: La información está disponible en un solo clic en un formato conveniente.

• Visibilidad: Los empleados ven cómo sus tareas contribuyen al logro de los objetivos empresariales.

• Visualización del progreso: El indicador de progreso permite a los empleados a evaluar su estado corriente dentro del periodo global del objetivo. Esto permite a los empleados a reaccionar oportunamente ante los riesgos, corregir sus acciones y mantener el ritmo de consecución de objetivos.

Aprobación de los resultados por el director

¿Qué se ha hecho?

Según la metodología de los KPI, la fase de finalización es el elemento clave del proceso de evaluación, lo que asegura la finalización del ciclo de gestión de objetivos. Esta fase permite evaluar con precisión los logros, resumir los resultados y determinar oportunidades de mejoramiento en el futuro.

A partir de ahora, se ha formalizado el proceso de Finalización de objetivos, el que permite a los empleados y a los directivos a finalizar el trabajo con objetivos: introducir indicadores reales, dejar comentarios, aprobar o enviar para la elaboración definitiva.

¿Cómo funciona?

• El administrador traslada todas las listas de objetivos en el estado de “Finalización”, brindando a los empleados la oportunidad de introducir los indicadores reales y aprobarlos con el director.

• En el estado de “Finalización de resultados” el empleado puede introducir los indicadores reales, dejar comentarios o adjuntar unos archivos, luego enviar los objetivos para la aprobación por el director.
• En el estado de “Aprobación de resultados” el director también tiene la posibilidad de redactar los indicadores reales. El director aprueba los objetivos, o puede devolver la lista al empleador para la elaboración definitiva.

• Una vez aprobados todos los objetivos pasan en el estado de “Completados”, y la lista de objetivos obtiene el estado de “Resultados aprobados”.

¿Quién se beneficiará?

• Empleados:
  Para una introducción transparente de los resultados y una retroalimentación con el director.

• Directivos:
  Para evaluar los resultados, redacción y aprobación de objetivos finalizados.

• Administradores:
  Para un lanzamiento centralizado de finalización de objetivos y cumplimiento del proceso.

¿Qué es lo conveniente?

• Simplicidad: Todas las acciones están accesibles a través de una interfaz intuitiva del Portal de autoservicio.

• Transparencia: Los empleados y los directivos tienen unos estados claros y etapas comprensibles del proceso.

Control: Una vez aprobadas todas las listas de objetivos pasan automáticamente en el estado completado.

Ajustes adicionales para la distribución de Objetivos

¿Qué se ha hecho?

Se ha añadido la capacidad de filtrar automáticamente los puestos para crear las listas de objetivos conforme a las configuraciones del Procedimiento de evaluación seleccionada. Esto brinda la oportunidad al Administrador a crear objetivos para los empleados que están involucrados en los puestos con ocupación parcial o incompleta.

¿Cómo funciona?

• Selección de puestos:
  En función de la configuración del Procedimiento de evaluación, el sistema determina automáticamente para qué puestos se crearán las listas de objetivos.

• Capacidades adicionales de filtrado:
  • Seleccionar sólo los puestos principales.
  • Considerar el nivel de ocupación (FTE) para los puestos.

¿Quién se beneficiará?

• Directivos:
  Para un manejo eficiente de los objetivos que corresponden a los puestos actuales en la estructura de la empresa.

• Administradores:
  Para una configuración rápida y precisa de los Procedimientos de evaluación sin correr el riesgo de crear las listas de objetivos innecesarias.

¿Qué es lo conveniente?

• Simplicidad de uso: Todos los puestos se seleccionan conforme a los parámetros programados, minimizando el trabajo manual.

• Precisión: Se crean sólo las listas de objetivos relevantes.

• Flexibilidad: Soporte de diferentes opciones de selección de puestos conforme a las necesidades de la empresa.

Nuevo informe de Power BI

¿Qué se ha hecho?

Se ha implementado el informe de Power BI «Organizational Structure Metrics», el que ayuda a comprobar la integridad y exactitud de los datos sobre la estructura organizativa de la empresa.

¿Cómo funciona?

• El informe contiene 5 pestañas con entidades clave de la estructura organizativa, como subdivisiones, perfiles de cargos, puestos, empleados y sus funciones.

• Para cada entidad se refleja la información ausente en la estructura organizativa para que el sistema funcione correctamente, por ejemplo:
  • Subdivisiones activas no vinculados con la organización;
  • Subdivisiones activas con una subdivisión parental inactiva;
  • Subdivisiones sin puestos activos.

• Al hacer clic en un bloque, se abre una tabla con la lista de registros que requieren atención.

• El usuario puede navegar hasta el registro correspondiente en la interfaz administrativa para realizar cambios.

¿Quién se beneficiará?

• Administradores:
  Para revisar y corregir los datos de la estructura organizativa que afectan a los procesos en el sistema.

¿Qué es lo conveniente?

• Transparencia:
  Todos los datos incorrectos se visualizan claramente en el informe.

• Eficacia:
  Capacidad de encontrar rápidamente registros problemáticos y acudir a ellos para corregirlos.

• Impacto:
  Los datos correctos garantizan la precisión de procesos, como la distribución de objetivos.

Aplicación en Teams para celebrar reuniones

Se ha implementado SMART 1-on-1 Tool, una extensión para Microsoft Teams, la que permite organizar y guardar cómodamente la información sobre reuniones 1-1. Con ayuda de esta herramienta, el equipo de RRHH puede manejar las plantillas con preguntas de la reunión, monitorear el historial de la comunicación con el empleado, proporcionar su retroalimentación directamente en Teams.

¿Cómo funciona?

Página principal

• Contiene 4 botones de acceso rápido:
  • Create 1-on-1 — creación de una nueva reunión.
  • Review the history — revisión de historial de las reuniones anteriores.
  • 1-on-1 templates — gestión de las plantillas de reuniones.
  • Send feedback — posibilidad de dejar una retroalimentación o informar sobre un error.

Creación de 1-1 (Create 1-on-1)

• Relleno de datos sobre la reunión con ayuda de formulario:
  • Se selecciona una plantilla de reunión (creada anteriormente).
  • Selección de empleado de la lista corporativa.
  • Relleno automático de la información sobre el entrevistador.
  • Adición de respuestas a las preguntas de la plantilla.

• Posibilidad de guardar borradores y actualizarlos hasta el almacenamiento final.

Revisión del historial (Review the history)

• Todas las reuniones se guardan en orden cronológico.

• El usuario puede revisar los detalles de cada reunión:
  • Fecha, empleado, entrevistador, temas a tratar y sus respuestas.

Plantillas de reuniones (1-on-1 templates)

• Creación, redacción, copiado o eliminación de las plantillas 1-1.

• Adición de las preguntas a tratar.

• Las plantillas se utilizan durante la creación de nuevas reuniones.

Envío de retroalimentación (Send feedback)

• El usuario puede informar sobre un error o proponer mejoras.

• La retroalimentación se envía a un canal especial para el análisis.

¿Quién se beneficiará?

• Directivos:
  Para una organización cómoda de las reuniones con empleados y almacenamiento de registros.

• Equipo de RRHH:
  Para controlar el proceso 1-1, analizar preguntas y respuestas, así como para elaborar plantillas.

• Empleados:
  Para proporcionar una retroalimentación mediante los comentarios y participación en los debates durante las reuniones.

• Empresas: puede utilizarse junto con el producto principal o por separado y aparte del producto principal.

¿Qué es lo conveniente?

• Integración: La herramienta funciona directamente en Microsoft Teams.

• Simplicidad: Interfaz intuitiva y una clara separación de funciones.

• Flexibilidad: Capacidad de guardar borradores y revisar registros anteriores.

• Automatización: Relleno automático de los datos del portal corporativo para la comodidad de usuarios.

SMART 1-on-1 Tool ayuda a optimizar el proceso de celebración de reuniones y garantiza un acceso seguro a toda la información necesaria en un solo lugar.