¿Ha pensado alguna vez que los procesos de RRHH se pueden comparar con un cúmulo estelar: un grupo de estrellas que se mantienen juntas debido a las interacciones gravitatorias, formando estructuras estables? En estos cúmulos, las estrellas intercambian materia y energía, y los campos gravitatorios afectan a la velocidad de giro de las estrellas y a su evolución, durante la cual las estrellas cambian su composición, o se fusionan en nuevos cuerpos cósmicos. Así, las estrellas interactúan de una manera compleja y dinámica, de la misma manera que los empleados de una empresa se influyen mutuamente al desempeñar funciones en su propio sistema. La automatización combina diferentes procesos de RRHH. Garantiza un trabajo en equipo bien coordinado y reduce el “caos” en la organización, permitiendo a cada empleado producir su propia porción de luz en el camino hacia los objetivos clave de la empresa. Al igual que los cúmulos estelares forman sistemas estables en el espacio, la automatización de los procesos de RRHH crea un entorno armonioso para el crecimiento y el desarrollo de negocio. A continuación, se analizan los resultados que cabe esperar de este tipo de transformación y las métricas que deben utilizarse para medir la eficacia de la implantación.
Ventajas de la automatización de los procesos de RRHH a modo de ejemplo de los casos de éxito de empresas conocidas en todo el mundo.
La automatización del sector de RRHH hoy día no es sólo una tendencia, sino una necesidad respaldada por las demandas y los resultados específicos. Así, Mastercard ha automatizado una serie de procesos de RRHH para crear una interacción más continua tanto para los candidatos como para los equipos internos.
Los resultados hablan por sí solos. La implementación implicó el uso de herramientas de análisis en tiempo real y tecnologías de inteligencia artificial.
Gracias a ello, Mastercard ha automatizado el proceso de programación de entrevistas, ya que anteriormente este proceso se llevaba a cabo manualmente y requería mucha mano de obra. La automatización ha permitido programar las entrevistas mucho más rápido: según los datos indicados por Forbes, el tiempo necesario para organizar las entrevistas se ha reducido en un 85%. La automatización ha minimizado la carga administrativa de los equipos de RRHH y ha creado un entorno cómodo para centrarse en los objetivos estratégicos de la empresa.
Además, Mastercard ha creado un portal de empleo integrado que interactúa con el sistema CRM de la empresa. Esta implementación ha permitido automatizar la recopilación y el procesamiento de la información sobre los candidatos, proporcionando un panorama completo de su experiencia. Gracias a que el sistema consolidaba más de 75 sitios web de empleo locales en uno solo, la retención de visitantes del portal ha aumentado un 60% y el nivel de fidelidad de los candidatos ha aumentado un 27%.
Al mismo tiempo, las campañas de reclutamiento automatizadas han ayudado a Mastercard a crear una interacción más personalizada y concreta con sus candidatos, lo que ha acelerado el proceso de captación y contratación, a saber: ha pasado de menos de 200 contrataciones en el año 2021 a casi 2000 en el año 2023.
Gracias a las herramientas de análisis de los talentos, la empresa ha podido recopilar y analizar los datos de todo el camino de un candidato en tiempo real, lo que ha permitido a la marca adaptarse fácilmente a los cambios en el mercado laboral. Como resultado, en sólo un año, la empresa ha ampliado su comunidad de talentos de menos de 100 mil a más de 1 millón de perfiles. Impresionante, ¿verdad?
Otra compañía que no solamente se identifica como iniciadora de tendencias internacionales de innovación, sino que también implementa soluciones automatizadas en sus propios procesos empresariales, es Microsoft. La compañía utiliza activamente la inteligencia artificial para automatizar sus procesos de RRHH para hacerlos más eficientes y cómodos para los empleados. El empleo de tecnologías de inteligencia artificial permite a Microsoft encontrar y contratar los talentos con mayor rapidez, automatizar los procesos de selección de currículos, programación de entrevistas y análisis preliminar de los candidatos. Este enfoque reduce el tiempo de contratación y asegura una selección más precisa. En efecto, los algoritmos de IA pueden analizar enormes volúmenes de datos y predecir eficazmente la idoneidad de los candidatos a los puestos vacantes.
Gracias a la automatización de onboarding, los nuevos empleados reciben planes de adaptación individuales basados en el análisis de sus necesidades y recomendaciones para integración exitosa en la empresa. Las tecnologías basadas en IA permiten analizar los patrones de comportamiento de los empleados, su actividad y su compromiso. Con estas herramientas, los profesionales de RRHH de Microsoft pueden prever más fácilmente posibles riesgos de despido o de reducción de la productividad. Esto permite a los equipos de RRHH tomar decisiones estratégicas pertinentes oportunamente. Además, el uso de chatbots permite responder más rápidamente a las solicitudes de los empleados y resolver problemas sin intervención humana. Este nivel de automatización reduce considerablemente la carga de trabajo de los profesionales de RRHH, permitiéndoles concentrarse en el trabajo directo con los talentos.
Microsoft también presta mucha atención al uso ético de la IA en el sector de RRHH. En efecto, es importante para la empresa garantizar la seguridad de los datos y evitar posibles prejuicios en los procesos de RRHH. Por esta razón, la empresa desarrolla sus modelos teniendo en cuenta la privacidad y cuidando por «la sostenibilidad ecológica» y la seguridad de los procesos empresariales.
Otro ejemplo de automatización eficaz son los casos de Google. Los procesos de RRHH de la compañía están orientados a facilitar el desempeño de las tareas rutinarias, permitiendo a las personas concentrarse en el trabajo creativo y estratégico. En sus enfoques, Google busca reducir la carga administrativa y crear condiciones favorables para la autorrealización de los empleados. Es decir, el principio clave es encontrar un equilibrio entre la automatización de los procesos rutinarios y la creación de oportunidades para que las personas se concentren en tareas más importantes y relevantes.
Google utiliza una plataforma especial para desempeñar tareas repetitivas y rutinarias, como la programación de reuniones, rellenado de formularios y administración. Esto permite a los empleados dedicar más tiempo a las tareas más importantes, como el desarrollo de estrategias y proyectos creativos. Google optimiza sus procesos de tal manera que la automatización favorezca la ejecución de las tareas periféricas, dejando a los profesionales tiempo suficiente para realizar un trabajo inteligente y complejo.
La compañía utiliza sus propias soluciones para analizar un gran número de candidatos, lo que le permite encontrar a los profesionales más relevantes para los puestos vacantes. Antes esto requería mucho tiempo, pero ahora el proceso dura sólo unos minutos. Así, el sistema proporciona a los reclutadores más tiempo para la interacción personal con los candidatos. Además, la solución ayuda a recopilar y sintetizar los comentarios sobre los candidatos de otros empleados, lo que facilita el proceso de onboarding. La automatización acelera la incorporación de nuevos empleados, proporcionándoles la información que necesitan para ponerse al día más rápidamente y alinear sus habilidades y experiencia con los respectivos objetivos profesionales.
Como podemos ver, el reforzamiento tecnológico de los procesos de RRHH es la clave para mejorar la eficacia de gestión del capital humano, optimizar el tiempo dedicado a las tareas rutinarias y garantizar un enfoque más personalizado al desarrollo de los empleados. SMART HCM & LMS es exactamente aquella solución que combina todas las herramientas indispensables para lograr las ventajas citadas en un ecosistema de RRHH.
¿Qué métricas se ven afectadas por la implementación de las soluciones de automatización de procesos de RRHH?
La automatización de los procesos de RRHH tiene un impacto significativo en las métricas clave que determinan el rendimiento de la empresa. Vamos a analizarlas más detenidamente.
- Time-to-Fill: es la reducción del tiempo necesario para cerrar una vacante. Este indicador mide el tiempo que transcurre desde la apertura de una vacante hasta que se cierra. La automatización ahorra hasta un 26% de las horas de trabajo de los profesionales de RRHH, agilizando las tareas rutinarias como el procesamiento de los currículos, programación de entrevistas, gestión de la documentación, etc. Posiblemente esto se debe al uso de herramientas en línea para seleccionar currículos, automatizar la comunicación con los candidatos, etc.
- Cost-per-Hire: es una métrica que refleja los gastos globales relacionados con la contratación de un nuevo empleado, tales como los anuncios de empleo, costes de las entrevistas, uso de portales de empleo, etc. Por ejemplo, en la solución SMART HCM & LMS hay un módulo de reclutamiento que ofrece la contratación masiva a través de chatbots, análisis rápido de currículos en diversos recursos, cómoda gestión del embudo de contratación, automatización de los envíos por correo electrónico y herramientas para campañas de marketing de RRHH. Como resultado, puede ahorrar en anuncios de vacantes, servicios de reclutadores, entrevistas y otros costes relacionados con la contratación. Según los datos de Financesonline, la automatización de la gestión de talentos permite a las empresas reducir los costes de contratación hasta un 17%.
- Time-to-Productivity: indica cuánto tiempo se necesita para que nuevos empleados logren la máxima productividad. Gracias al módulo de onboarding en la solución SMART HCM & LMS, este indicador puede ser reducido significativamente. El módulo automatiza la asignación de los planes de adaptación, pruebas en línea, herramientas de seguimiento del progreso de formación y la inmersión en los procesos empresariales sin intervención de RRHH.
- Employee Turnover Rate: es una métrica que mide el porcentaje de despido de los empleados durante cierto período de tiempo. El estudio de MCKinsey ha indicado que las empresas que utilizan activamente el análisis de personal observan la mejora de eficiencia de la contratación de personal a un 80%, productividad de negocio a un 25%, y la rotación de personal se reduce a un 50%. La solución SMART HCM & LMS facilita unas potentes herramientas para la automatización de análisis empresarial sobre la base de Microsoft Power BI, lo que permite crear eficientes flujos de trabajo en base de los datos precisos.
- Training Effectiveness: esta métrica permite entender la eficacia de los programas de formación, por ejemplo, a través del porcentaje de pruebas superadas y la reducción del tiempo hasta la finalización de la formación. En general, el desarrollo de talentos es una importante inversión en el futuro éxito de una empresa. Las habilidades que una persona adquiere mientras trabaja, tienen un impacto significativo en el avance de su carrera y en sus ingresos a lo largo de su vida. MCKinsey calcula que el 46% de los ingresos de una persona a lo largo de su vida se deben a las habilidades adquiridas durante el trabajo. Al mismo tiempo, los resultados de la encuesta publicados en este estudio han mostrado que un 46% de los encuestados afirman la carencia de tiempo para el desarrollo de su potencial y habilidades. Otros 20% sienten la falta de apoyo de la empresa en este respecto. Otros 20% se quejan de la carencia de recursos para un aprendizaje y desarrollo eficiente.
La implementación de la solución SMART HCM & LMS ayuda a nivelar los factores negativos arriba mencionados. El sistema permite organizar el proceso de aprendizaje de tal manera que los empelados tengan acceso a los materiales educativos desde cualquier punto en el momento cómodo para ellos. Además, las herramientas para controlar el avance y estimar los resultados permiten a los gestores hacer el seguimiento de desarrollo de los empleados y gestionar eficientemente los talentos de la empresa. La solución reduce los costes de la formación externa y proporciona el acceso a las tecnologías educativas modernas en un entorno digital.
Y no son todas las métricas que reflejan visualmente la eficacia de la automatización de procesos de RRHH. Esto incluye la reducción de los costes laborales de las tareas operativas, la disminución de la rotación de personal y el aumento de la satisfacción de los empleados en general.
Existen otras métricas más específicas y precisas que ayudan a estimar más detalladamente el efecto de la automatización en la gestión de personal humano:
- First Contact Resolution Rate: es una métrica que se encuentra más frecuentemente en el análisis de servicio de atención al cliente, pero también es bastante relevante para evaluar los procesos de RRHH. Al igual que los clientes esperan la solución de sus problemas de una vez que se comuniquen con el servicio de atención al cliente, los empleados de una empresa esperan una asistencia rápida y precisa por parte de RRHH. Los sistemas automatizados de autoservicio ayudan al departamento de RRHH a responder más rápidamente a las consultas de los empleados (sobre salarios, vacaciones, pluses y otras cuestiones organizativas), resolviéndolas de una vez.
- Employee Engagement Index: este índice mide el nivel de compromiso y satisfacción de los empleados con su trabajo. Los sistemas automatizados de aprendizaje, portales de autoservicio o herramientas de ludificación de procesos mejoran el compromiso de los especialistas a través de la comodidad de uso, comunicación oportuna y posibilidades interactivas de motivar a los empleados.
- Recruitment Funnel Conversion Rate: esta métrica mide la eficacia con la que los candidatos avanzan por las fases de contratación de la empresa: desde la entrega de solicitud hasta la incorporación en el trabajo. La automatización de procesos puede mejorar significativamente este índice gracias a más precisión y rapidez en la selección de candidatos relevantes.
En las condiciones de incertidumbre actual, muchas empresas pueden sentir una fuerte presión debido a la discrepancia entre los modelos establecidos de gestión de procesos empresariales y las realidades del mercado.
Según la encuesta de Gartner, 56% de los gestores de RRHH reconocen que sus estrategias de gestión de personal no reúnen con los requisitos actuales y futuros de negocio. El espacio para errores se reduce, al igual que el tiempo para la toma de decisiones importantes. Por tanto, es importante que los líderes se concentren en la mejora de eficiencia, optimización de los procesos clave y automatización de los recursos de gestión, incluido el capital humano.
En efecto, las personas son el motor de todos los ciclos vitales de una organización. Por lo tanto, la transición de los métodos tradicionales de gestión de talentos a los sistemas modernos automatizados, como SMART HCM & LMS, puede resultar un «salto cualitativo» que llevará a su empresa a nuevas cotas de éxito.
