Metodología OKR: de los objetivos estratégicos a los resultados tangibles con ayuda de herramientas modernas

Un sistema eficaz de establecimiento de objetivos comienza con un pensamiento disciplinado en el más alto nivel, con los líderes que eligen conscientemente lo más importante.

John Doerr, “Measure What

Para construir un negocio exitoso y competitivo, hay que tener un plan «arquitectónico» claro de este proceso. Este plan es el sistema de establecimiento de objetivos OKR. Se trata de un «diseño» del negocio, un esquema gradual que no solo define cuál debe ser el resultado final, sino que también ayuda a seleccionar los materiales adecuados, la secuencia de trabajos y los puntos de control para que el proceso de construcción sea fiable y eficaz.

OKR (Objectives and Key Results) es una metodología de establecimiento de objetivos y resultados clave deseados que ayuda a las organizaciones, equipos y empleados individuales a definir sus objetivos empresariales y a realizar un seguimiento de los avances en su consecución. La metodología proporciona a la empresa una dirección clara de desarrollo, ayuda a distribuir eficazmente los recursos y a coordinar el trabajo del equipo.

A diferencia del sistema KPI ya conocido en el mundo empresarial, cuyas métricas se utilizan para monitorear el avance actual, los OKR se centran en la creación de una estrategia completa de establecimiento de objetivos, teniendo en cuenta el contexto de las tareas y la definición de la estrategia más relevante para su ejecución. Esto no significa que los OKR deben contraponerse a los KPI; más bien, la mejor solución es utilizarlos juntos, teniendo en cuenta los puntos fuertes de cada metodología.

Los OKR se definen por tres componentes básicos:

1. Objective (Objetivo): objetivo concreto, significativo y claramente definido que debe inspirar a la organización, al equipo o al empleado individual. (¿Qué tengo que hacer?)
2. Key Results (Resultados clave): criterios de éxito medibles (normalmente de 3 a 5) que permiten evaluar el avance hacia la consecución del objetivo establecido. (¿Cómo voy a saber si estoy en el correcto camino?)
3. Initiatives (Iniciativas): tareas y estrategias que permitirán alcanzar el progreso deseado en la consecución de los objetivos clave. (¿Qué pasos concretos debo dar para alcanzar el objetivo?)

Los OKR pueden considerarse como una base universal para el sistema de establecimiento de objetivos, ya que cuentan con herramientas para mejorar la eficiencia de cada uno de los departamentos de la empresa, desde la producción hasta el marketing. La correcta implementación de los OKR puede ayudar a las empresas a:

• Identificar prioridades: Una restricción de la cantidad de objetivos y resultados clave ayuda a centrarse en las tareas prioritarias, lo que contribuye a un uso más eficiente de los recursos.
• Aumentar el nivel de flexibilidad y adaptabilidad: Una revisión y evaluación regulares del progreso permiten reaccionar con rapidez a los cambios en el entorno empresarial y ajustar la estrategia de acuerdo con las nuevas condiciones. Esta estrategia permite a la empresa seguir siendo competitiva en el mercado.
• Mejorar la comunicación en el equipo: Una discusión abierta sobre los objetivos y los resultados clave garantiza la transparencia y la sincronización de las acciones entre los distintos niveles de la organización. Si todos y cada uno de los empleados de la empresa comprenden hacia qué objetivo se están dirigiendo, esto aumenta considerablemente su participación y, a menudo, fomenta las propuestas innovadoras por parte del equipo.

No hay que subestimar las ventajas que ofrecen los OKR para reforzar la comunicación dentro del equipo y aumentar la participación de los empleados. Este punto a menudo se pierde a la hora de elaborar el plan de desarrollo deseado para la empresa, pero, en realidad, según los datos de Gallup, el 80 % de los empleados de todo el mundo están insuficientemente involucrados en los procesos empresariales. Esta carencia de compromiso emocional y profesional les cuesta a las empresas 8,1 billones de dólares, es decir, unos 10 % del PIB anual. Entonces, ¿cómo evitarlo? Creando un sistema de establecimiento de objetivos abierto, transparente y sencillo en la empresa, procurando que todos los empleados se impliquen en su desarrollo y expresen el interés en su propio progreso.

Sin embargo, la implementación completa de un nuevo sistema de establecimiento de objetivos puede ser un proceso amplio y complicado. ¿Cómo implementar correctamente el sistema OKR para optimizar al máximo sus procesos empresariales? Vamos a averiguarlo juntos.

Veo el objetivo – no veo obstáculos: cómo implementar correctamente el sistema OKR para su negocio

Establecer un objetivo y cumplirlo – parece que no hay nada complicado en ello. Sin embargo, no es así – tan pronto como se inicia el proceso de establecimiento de objetivos, pueden surgir un montón de pequeñas preguntas. ¿Cómo formular exactamente el resultado final deseado? ¿Cómo construir una estrategia para alcanzar el objetivo, no solo en teoría, sino creando tareas graduales para el equipo? Por supuesto, no existe una respuesta universal que convenga a todos – cada empresa determina su propio camino hacia el objetivo. Sin embargo, hay algunos consejos básicos que ayudarán a definir la base de su estrategia de establecimiento de objetivos, y es precisamente lo que proponemos analizar:

1. Formule claramente los objetivos estratégicos. Recuerde que los objetivos deben inspirar y guiar el equipo. Concéntrese en los puntos de crecimiento de la empresa que necesitan mejores resultados. Después, identifique las oportunidades para crecer y no tenga miedo de establecer objetivos grandes y ambiciosos, como «convertirse en líder del mercado en el suministro de nuestro producto» en vez de «aumentar el alcance de ventas». Cuando formule un objetivo intermedio, sea preciso y utilice cifras reales, por ejemplo, «aumentar las ventas en un 30 % durante el próximo año calendario».
2. Identifique los resultados clave medibles. Los resultados claves deben ser claros a alcanzables, limitados en tiempo y contener una acción específica. Por ejemplo, si su objetivo es «aumentar las ventas en un 30 % durante el próximo año calendario», los resultados clave deben ser aproximadamente así: Aumentar Sales Revenue en un X % cada mes; para ello, dedicar cada semana X horas adicionales para analizar el mercado; desarrollar X estrategias de marketing más, etc. De esta manera, podrá realizar un seguimiento claro de su avance.
3. Céntrense en el resultado. Durante la formulación del objetivo final, céntrese no en la lista de tareas necesarias para alcanzarlo, sino en el efecto que desea lograr. Por ejemplo, en lugar de «Generar X nuevos leads cada semana» establezca el objetivo «Aumentar la tasa de conversión en un X % hasta el Q4». De esta manera, su equipo podrá centrarse en el resultado final y determinar precisamente cómo quiere alcanzarlo.
4. Armonice los objetivos específicos con los objetivos empresariales. Todos los resultados clave y los objetivos intermedios de la estrategia OKR deben conducir al equipo hacia un objetivo común definido por el mismo. Este objetivo debe resonar con el objetivo principal de la empresa, estar claramente formulado y comunicado a todos los empleados. Esta unidad y coherencia de tareas es la base del sistema OKR.
5. Organice las tareas según el método en cascada. Cada tarea debe servir de apoyo y paso intermedio para el siguiente objetivo, más amplio. Sin embargo, la estrategia debe construirse desde el nivel más alto, es decir, el objetivo principal de la empresa, y luego «descender» hacia abajo, definiendo tareas más pequeñas (resultados clave) – primero para los departamentos, luego para los equipos y, finalmente, para cada empleado.
6. Procure establecer una comunicación transparente con el equipo. Proporcione acceso a todos los objetivos no confidenciales de la empresa y no tenga miedo de dedicar tiempo a explicar su importancia. Una comprensión clara de hacia dónde se dirigen y por qué, mejora la motivación y la eficiencia de los empleados. Como todas las etapas de los OKR están interrelacionadas y alineadas, la comunicación abierta es clave para lograr resultados exitosos.
7. Recopile los comentarios y adapte las estrategias. Los OKR son una estrategia flexible que se puede adaptar fácilmente a los cambios del mercado. Sin embargo, para ello es importante recopilar periódicamente los comentarios, realizar controles semanales/ mensuales y analizar el progreso. Utilice las métricas descritas anteriormente para controlar el ritmo del equipo y tenga planes de contingencia. Escucha los comentarios de sus empleados: en primer lugar, pueden aportar ideas valiosas, en segundo lugar, el fomento de la iniciativa le ayudará a formar un equipo eficaz.
8. Registre y reconozca su avance personal. Documentar los objetivos y los resultados en una base de datos unificada ayuda a monitorear claramente el avance e identificar los logros individuales de los empleados, aumentando su motivación y compromiso. Por supuesto, es imposible recordar todos los resultados clave. De hecho, no es necesario, ya que las herramientas OKR están ahora automatizadas y optimizadas en soluciones integrales en la mayoría de los casos.

Actualmente, el mercado ofrece muchas soluciones para automatizar los procesos de establecimiento de objetivos, como la herramienta de Microsoft Viva Goals, que, sin embargo, será eliminada el 31 de diciembre de 2025. Si está buscando un sistema de establecimiento de objetivos que se adapte a las necesidades específicas de su empresa, los expertos de SMART business están dispuestos a ayudarle a elegir la solución más relevante. Al mismo tiempo, teniendo en cuenta que la demanda de este tipo de herramientas está creciendo, SMART business está preparando el lanzamiento de su propia solución para trabajar con objetivos según la metodología OKR, que responderá a la demanda actuales de las empresas y ofrecerá todas las ventajas de esta estrategia.

Instrucción paso a paso: errores que se deben evitar al gestionar los OKR

Cualquier implementación de nuevas estrategias no puede transcurrir impecablemente, y eso es normal. Al mismo tiempo, hay varios errores frecuentes que se pueden evitar si se conocen. Proponemos analizarlos:

1. Perfeccionismo que obstaculiza los resultados. Como en cualquier otro asunto, es importante mantener el equilibrio al desarrollar los OKR. Reflexionar demasiado sobre los objetivos puede provocar un bloqueo y paralizar el proceso, por eso es mejor trabajar con los objetivos disponibles y precisarlos gradualmente. Lo importante es actuar de forma coherente y estar dispuestos a corregir el sistema durante los primeros meses.
2. Control excesivo de la cascada de objetivos. Los OKR no son un marco rígido, sino un navegador que ofrece el óptimo camino. Un sistema en cascada bien equilibrado proporciona autonomía a los especialistas, estimulando su desarrollo y creatividad, ya que el objetivo final de los OKR es la inspiración, no el control.
3. Medición inconsistente del avance. Los objetivos a largo plazo se alcanzan mediante muchas pequeñas tareas. Para mantener la motivación y no perderse en el trabajo rutinario, es fundamental controlar y celebrar continuamente los logros, tanto individuales como de todo el equipo.
4. Concentración específica en las cifras, no en el avance. Como se ha señalado en el punto anterior, el seguimiento de los resultados es importante, pero los OKR no son solo cifras. El objetivo de esta metodología es inspirar al equipo y construir una estrategia para alcanzar los indicadores, no solo supervisarlos, como hace el KPI.
5. Rechazo del progreso debido a las dificultades. Si el primer ciclo de los OKR no ha dado un resultado del 100 %, es completamente normal y no hay que renderizarse. Poner en marcha los OKR puede resultar complicado, pero el esfuerzo merecerá la pena. Sin embargo, si no quiere perder tiempo en ensayos y errores, puede recurrir a proveedores (por ejemplo, SMART business), que le ofrecerán soluciones relevantes para su situación.

Ser modernos: cómo automatizar y optimizar las herramientas OKR

Por lo tanto, ya sabemos cómo desarrollar nuestro propio sistema OKR. Sin embargo, surge la siguiente pregunta: ¿cómo elegir el software óptimo para la estrategia? Porque actualmente la automatización se está volviendo fundamental si la empresa quiere mantenerse al día con el desarrollo del mercado. Hay varios consejos universales que se pueden seguir a la hora de elegir una solución:

1. Evalúe el tamaño de la empresa y sus necesidades, compruebe la posibilidad de integración con otras herramientas.
2. Elija un software con capacidad para gestionar objetivos, visualizar el progreso y la función de colaboración.
3. Compruebe que la interfaz es fácil de usar, que es accesible desde dispositivos móviles y que dispone de analítica e informes personalizados.
4. Evalúe el nivel de seguridad de los datos y la disponibilidad de un soporte técnico fiable.
5. Compruebe el coste, el modelo de fijación de precios y los posibles gastos ocultos.
6. Pruebe el programa mediante versiósn demo gratuitas y lea las opiniones de otros usuarios.

Однак якщо ви не хочете витрачати час та енергію на нескінченні спроби — не бійтеся звернутися до вендорів. Організація SMART business має багаторічний досвід в автоматизації бізнес-процесів і перевірену експертизу у впровадженні рішень на основі OKR. Компанія наразі готує до релізу власний гнучкий та багатофункціональний модуль рішення для автоматизації процесів цілепокладання. Що ж він пропонує?

1. Seguimiento del progreso. La solución permite realizar un seguimiento regular de los logros en cada fase de la estrategia, así como distribuir la atención según las prioridades. La herramienta ayuda a determinar en qué proyectos, tareas y especialistas conviene centrarse para obtener un resultado óptimo.
2. Gestión de objetivos. La solución ayuda a crear y organizar objetivos estratégicos anuales, definir las prioridades de los equipos, establecer fases de progreso, así como implementar resultados medibles e indicadores clave de rendimiento.
3. Visualización de la coherencia. La solución permite visualizar la estrategia en forma de una estructura jerárquica, donde se muestran claramente todas las interrelaciones e interacciones del equipo con el objetivo principal de la empresa.
4. Aumento del nivel de comunicación. La solución proporciona las herramientas necesarias para la comunicación regular entre compañeros, la retroalimentación y la expresión de sugerencias. Un espacio seguro para compartir iniciativas aumenta la motivación del equipo.

Si le quedan preguntas sobre el desarrollo de su propia estrategia OKR o está listo para implementar soluciones con procesos automatizados de establecimiento de objetivos, póngase en contacto con los expertos de SMART business, que le ayudarán a seleccionar las herramientas más relevantes para su empresa.