Czym jest ATS w rekrutacji i jak automatyzacja oraz AI zmieniają podejście do pozyskiwania talentów

W walce o talenty wygrywają te firmy, które potrafią połączyć strategiczne podejście z nowoczesną technologią.

Badania McKinsey & Company pokazują, że w wielu organizacjach nawet do 30% kluczowych stanowisk pozostaje nieobsadzonych odpowiednimi specjalistami. To bezpośrednio wpływa na wyniki biznesowe. Bez nowoczesnych systemów zarządzania rekrutacją firmy ryzykują utratę wartościowych kandydatów. Z kolei automatyzacja procesów pozwala szybciej i dokładniej znajdować talenty, zwiększając efektywność zespołów HR dzięki analityce, sztucznej inteligencji i optymalizacji procesów.

Według szacunków McKinsey automatyzacja może przejąć ponad 21% godzin pracy w gospodarce USA do 2030 roku – i ten trend znajduje odzwierciedlenie również na rynkach europejskich. Dla biznesu tradycyjne metody poszukiwania pracowników już nie wystarczają: potrzebne są systemy, które umożliwią szybkie znajdowanie, selekcję i angażowanie najlepszych specjalistów. Taką technologią jest system ATS (Applicant Tracking System) – narzędzie, które przekształca rekrutację z długiego i czasem chaotycznego procesu w jasno zaplanowaną, skuteczną strategię pozyskiwania talentów.

Co to jest ATS w rekrutacji?

ATS to specjalistyczne ATS software stworzone z myślą o automatyzacji i usprawnieniu całego procesu rekrutacyjnego — od momentu otrzymania CV aż po finalne zatrudnienie kandydata. Taki system zarządzania kandydatami porządkuje duży napływ zgłoszeń, automatycznie wybiera odpowiednich kandydatów według określonych kryteriów, zapewnia wygodną komunikację między wszystkimi uczestnikami procesu i dostarcza analizy w czasie rzeczywistym. Dzięki temu rekrutacja staje się przejrzystą, mierzalną i łatwą w zarządzaniu funkcją biznesową, która ma bezpośredni wpływ na konkurencyjność firmy, ponieważ pozwala szybciej obsadzać wolne stanowiska, obniżać koszty zatrudnienia i przyciągać kandydatów spełniających ustalone wymagania.

Czym jest chmurowy system ATS?

Chmurowy ATS to internetowy system ATS, który działa jako SaaS (Software as a Service), czyli jest udostępniany w formie subskrypcji przez internet, bez potrzeby instalacji na lokalnych serwerach. Użytkownicy otrzymują dostęp do wszystkich funkcji rekrutacyjnych w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca na świecie, korzystają z automatycznych aktualizacji, integracji z innymi rozwiązaniami biznesowymi oraz bezpiecznego przechowywania danych. Takie podejście sprawia, że proces rekrutacji staje się elastyczny, skalowalny i ekonomicznie opłacalny.

Jak działają systemy ATS do śledzenia kandydatów i czym różnią się ręczne oraz zautomatyzowane cykle zatrudnienia:

Nowoczesne systemy ATS (Applicant Tracking System) realizują szereg kluczowych zadań, które zapewniają efektywność wszystkich etapów procesu rekrutacyjnego:

• Centralizacja procesu rekrutacji — cała informacja o wolnych stanowiskach, kandydatach i statusach selekcji przechowywana jest na jednej platformie, co eliminuje chaos w tabelach i korespondencji.
• Automatyzacja rutynowych zadań — wysyłka wiadomości, przypomnienia, planowanie rozmów kwalifikacyjnych i inne powtarzalne operacje wykonywane są automatycznie, zwalniając czas rekruterów na zadania strategiczne i bezpośrednią komunikację z kandydatami.
• Przejrzysta komunikacja między uczestnikami procesu — ATS zapewnia wspólny dostęp do informacji dla rekruterów, HRD i hiring managerów, co przyspiesza podejmowanie decyzji.
• Analityka i ocena efektywności — system zarządzania kandydatami dostarcza dane o szybkości obsadzania wolnych stanowisk, źródłach najbardziej efektywnych kandydatów, wskaźnikach odrzuceń itp., co pozwala podejmować decyzje zarządcze w oparciu o fakty, a nie intuicję.
• Przestrzeganie standardów bezpieczeństwa — ATS dla rekrutacji przechowuje dane osobowe kandydatów w bezpiecznej formie i zapewnia zgodność z międzynarodowymi standardami, takimi jak GDPR (General Data Protection Regulation). Oznacza to, że firma chroni się przed wyciekiem danych, karami i ryzykiem utraty reputacji, a kandydaci zyskują zaufanie już na etapie rekrutacji.

Zalety korzystania z ATS w porównaniu z rekrutacją w trybie ręcznym:

O efektywności w liczbach: jak ATS oszczędza czas, optymalizuje pracę rekrutera i redukuje koszty firmy

Im dłużej stanowisko pozostaje nieobsadzone, tym więcej może to kosztować firmę, a oto dlaczego:

• Utracone możliwości — projekty mogą się opóźniać, sprzedaż i wprowadzanie produktów na rynek zostają przesunięte, a firma traci potencjalny zysk.
• Przeciążenie pracowników — zespół wykonuje dodatkowe obowiązki, co obniża produktywność, zwiększa ryzyko błędów i wypalenia zawodowego.
• Bezpośrednie koszty finansowe — dodatkowe wydatki na poszukiwanie kandydatów, platformy rekrutacyjne lub agencje.
• Utrata przewagi konkurencyjnej — powolne zamykanie wakatów pozwala konkurentom szybciej wprowadzać produkty na rynek i pozyskiwać talenty.

Nowoczesne systemy HR ATS, wzmocnione sztuczną inteligencją, pozwalają zminimalizować te straty. Według danych Talent Business Partners (międzynarodowej platformy specjalizującej się w budowaniu zaufania i przejrzystości w branży rekrutacyjnej i HR), firmy, które zintegrowały ATS w procesie rekrutacji, skracają cykle zatrudnienia średnio o 85%. Oznacza to, że wakaty, które wcześniej były zamykane tygodniami, dziś mogą być obsadzone w ciągu kilku dni. Dodatkowo średni czas obsadzania stanowisk spada o 25%, co ma kluczowe znaczenie w warunkach dużej konkurencji o wykwalifikowanych specjalistów.

Jednak szybkość nie jest jedynym wyznacznikiem sukcesu. ATS to narzędzie, które pomaga zwiększyć retencję pracowników w pierwszym roku o 30%, ponieważ algorytmy AI w systemie umożliwiają dokładniejsze dopasowanie kandydatów, którzy rzeczywiście odpowiadają kulturze organizacyjnej oraz wymaganiom stanowiska.

Kolejnym kluczowym narzędziem HR ATS jest analityka predykcyjna, która umożliwia analizę danych dotyczących wcześniejszych udanych rekrutacji, identyfikację wzorców oraz określenie kandydatów o najwyższym potencjale. Jak podkreślają eksperci branżowi, pozwala to:

1. skrócić czas zatrudnienia nawet o 50%
2. obniżyć koszty rekrutacji nawet o 30% dzięki:

• automatyzacji rutynowych procesów (wysyłka wiadomości, planowanie rozmów kwalifikacyjnych, przypomnienia itp.), co zmniejsza potrzebę ponoszenia wydatków na dodatkowe zasoby HR,
• optymalizacji źródeł kandydatów i kierowaniu zasobów na najbardziej efektywne kanały — system automatyzacji rekrutacji analizuje, z których platform napływają najlepsi kandydaci, i koncentruje budżety oraz wysiłki właśnie tam, redukując wydatki na płatne ogłoszenia i usługi agencji rekrutacyjnych,
• dokładniejszemu dopasowaniu kandydatów już za pierwszym razem, co ogranicza konieczność ponownych rekrutacji i koszty nieefektywnego zatrudnienia.

3. poprawić jakość kandydatów i zwiększyć ich różnorodność — algorytmy AI analizują nie tylko doświadczenie i umiejętności, ale także skuteczność kandydatów na podobnych stanowiskach, co pozwala wybierać osoby, które faktycznie poradzą sobie z pracą. Ponadto systemy pomagają eliminować uprzedzenia podczas selekcji, wskazując kandydatów z różnym doświadczeniem, co sprzyja bardziej równemu i zróżnicowanemu składowi zespołu.

W efekcie system ATS przestaje być jedynie narzędziem do automatyzacji procesów rekrutacyjnych. Staje się realnym aktywem biznesowym, który bezpośrednio wpływa na rentowność firmy, wzmacnia markę pracodawcy i wspiera jej stabilny rozwój.

Funkcjonalność nowoczesnego systemu ATS na przykładzie platformy SMART HCM & LMS

Rolę nowoczesnego systemu ATS może w pełni przejąć platforma SMART HCM & LMS, która zawiera odpowiednie moduły do zarządzania rekrutacją oraz wszystkimi procesami HR. To kompleksowe rozwiązanie od firmy SMART business, oparte na technologiach Microsoft, integruje narzędzia do pozyskiwania, oceny i utrzymania talentów w jednej spójnej strukturze, zapewniając szybki, przejrzysty i kontrolowany proces zatrudniania.

Zapraszamy do bliższego zapoznania się z modułem rekrutacyjnym, który zapewnia:

• Obsadzanie większej liczby stanowisk w krótszym czasie — integracja z portalami pracy (Indeed, robota.ua, grc.ua, WORK.ua, OLX) pozwala przyspieszyć publikację ogłoszeń oraz obsługę aplikacji, zwiększając produktywność działu HR.
• Przejrzysty monitoring wyników zatrudniania na każdym etapie — zautomatyzowany lejek rekrutacyjny pokazuje postępy kandydatów w czasie rzeczywistym. System śledzenia aplikacji zapewnia HR-managerom pełny obraz skuteczności procesu.
• Podejmowanie decyzji w oparciu o aktualną analitykę — narzędzia HR-analityki umożliwiają ocenę efektywności rekrutacji, szybkie identyfikowanie wąskich gardeł oraz podejmowanie strategicznych decyzji na podstawie bieżących danych.

Podstawowe funkcjonalności modułu rekrutacji SMART HCM & LMS:

1. Zarządzanie ofertami pracy i opiniami — wszystkie oferty pracy, zgłoszenia i statusy rekrutacji są przechowywane w jednym miejscu. Pozwala to szybko znaleźć informacje, śledzić postępy kandydatów i uniknąć powielania danych, dzięki czemu proces rekrutacji jest przejrzysty i kontrolowany.
2. Rekrutacja masowa — możliwość pracy z dużą liczbą kandydatów jednocześnie oszczędza czas rekruterów i pozwala szybko pozyskiwać talenty bez ręcznego wprowadzania każdego kontaktu.
3. Baza danych potencjalnych kandydatów — przechowuje zweryfikowanych i obiecujących specjalistów do ponownego wykorzystania w przyszłych procesach rekrutacyjnych, skracając czas poszukiwania i oceny nowych osób.
4. Automatyczna analiza CV na portalach branżowych i ogólnych — system rekrutacyjny automatycznie zbiera i sortuje CV z różnych platform, szybko oddzielając zgłoszenia najbardziej dopasowane od mniej odpowiednich.
5. Tworzenie profilu idealnego kandydata dla każdego stanowiska — SMART HCM & LMS pozwala dokładnie określać kluczowe kompetencje, doświadczenie i umiejętności wymagane na danej pozycji, podnosząc jakość selekcji.
6. Zarządzanie lejkiem rekrutacyjnym i zapisywanie wyników — system do rekrutacji umożliwia śledzenie kandydatów na każdym etapie, przechowuje rezultaty ocen i rozmów kwalifikacyjnych, zapewniając przejrzystość oraz lepszą kontrolę nad procesami rekrutacji.
7. Automatyzacja wysyłki wiadomości i zaproszeń do kandydatów — platforma pozwala szybko informować kandydatów o statusie aplikacji lub umawiać rozmowy kwalifikacyjne, oszczędzając czas pracy rekruterów.
8. Przechowywanie pełnej historii komunikacji — wszystkie kontakty i korespondencja z kandydatami są archiwizowane w systemie, co umożliwia łatwe odtworzenie informacji i utrzymywanie profesjonalnych relacji.
9. Wizualizacja wyników rekrutacji — interaktywne panele i raporty pomagają szybko analizować efektywność procesów, identyfikować słabe punkty i optymalizować pracę zespołu HR.
10. Analityka kanałów pozyskiwania talentów — system pokazuje, które źródła kandydatów są najbardziej efektywne, co pozwala lepiej wykorzystać budżet i zasoby HR.

Więcej informacji o module analityki HR

Moduł analityki HR w SMART HCM & LMS pozwala budować kulturę zarządzania opartą na danych:

• Wizualizacja i automatyzacja raportowania — interaktywne pulpity nawigacyjne oparte na Microsoft Power BI pozwalają przeglądać wszystkie dane w przejrzystej formie, automatycznie generować raporty i skrócić czas poświęcany na rutynową analitykę.
• Elastyczne filtrowanie i drill-down — użytkownicy mogą szybko sortować informacje według działów, stanowisk, wieku, poziomu przygotowania lub wykształcenia, a także badać szczegóły na dowolnym poziomie bezpośrednio na pulpicie nawigacyjnym bez dodatkowych zapytań do działu IT.
• Monitorowanie rotacji pracowników — platforma pozwala śledzić wskaźniki odpływu personelu w wybranych okresach i segmentach, co ułatwia prognozowanie ryzyka oraz szybką identyfikację przyczyn odejść pracowników.
• Jednolity widok wskaźników biznesowych w czasie rzeczywistym — menedżerowie zyskują szybki dostęp do kluczowych KPI i wskaźników efektywności procesów HR w dowolnym czasie i miejscu.
• Szerokie możliwości integracji — moduł łączy się z różnymi źródłami danych: SMART HCM & LMS, ERP, Excel, MS SQL, PostgreSQL, Oracle DB itp. Otwarte i standaryzowane REST API zapewniają łatwą integrację z innymi systemami korporacyjnymi.

W ten sposób SMART HCM & LMS sprawia, że rekrutacja staje się szybka, przejrzysta i w pełni kontrolowana. To już nie tylko ATS rekrutacja — to strategiczne narzędzie do budowania silnych zespołów i konkurencyjnego biznesu.

Rola AI w ATS i zalety inteligentnych systemów rekrutacyjnych

Nowoczesne systemy ATS przechodzą od prostej automatyzacji procesów do inteligentnego wsparcia podejmowania decyzji. Sztuczna inteligencja (AI) staje się niezbędnym narzędziem w walce o talenty, zapewniając:

• Przyspieszenie weryfikacji kandydatów — badania pokazują, że zastosowanie sztucznej inteligencji skraca czas dogłębnej analizy CV nawet o 75%. Oznacza to szybsze tworzenie list kandydatów i mniejsze koszty związane z obsadzaniem wolnych stanowisk.
• Znaczne skrócenie czasu rekrutacji — ankieta z 2025 r. pokazuje, że 78% firm, które wdrożyły sztuczną inteligencję w procesie poszukiwania talentów, skróciło czas obsadzania wolnych stanowisk średnio o 40%, a niektóre organizacje nawet o 85%. Coraz więcej firm wdraża systemy ATS w Polsce.
• Korzyści finansowe — stanowisko z rocznym wynagrodzeniem w wysokości 76 336,81 euro kosztuje firmę około 290 euro dziennie. Dzięki technologiom AI, które skracają czas rekrutacji z 45 do 25 dni, firmy oszczędzają ponad 5700 euro na jednym stanowisku.
• Wzrost efektywności inwestycji — Talent Business Partners, powołując się na badania Deloitte w swoim artykule, zauważa, że analityka prognostyczna, w której szeroko wykorzystuje się technologie AI, zwiększa rentowność inwestycji podczas rekrutacji talentów o 79% w porównaniu z tradycyjnymi metodami.

Jak AI jest zaimplementowana w SMART HCM & LMS

W 26. wersji platformy SMART HCM & LMS wprowadzono szereg nowych funkcji opartych na sztucznej inteligencji, które radykalnie zmieniają podejście do rekrutacji pracowników:

1. Inteligentna analiza CV — wbudowana sztuczna inteligencja automatycznie ocenia CV pod kątem profilu stanowiska, przyznaje ocenę od 0 do 100 punktów i proponuje spersonalizowane pytania do rozmowy kwalifikacyjnej, ukierunkowane na rzeczywiste braki w kompetencjach kandydata.
2. Automatyczne rozpoznawanie i wypełnianie profili — system odczytuje kluczowe informacje z CV (kontakty, doświadczenie, wykształcenie, umiejętności) i samodzielnie wypełnia pola, minimalizując ręczną pracę i możliwość błędów spowodowanych czynnikiem ludzkim.
3. Obiektywność i ujednolicenie oceny — sztuczna inteligencja pomaga wyeliminować subiektywizm, zapewniając jednolite kryteria dla wszystkich kandydatów i przejrzystość podejmowanych decyzji.
4. Wsparcie masowej rekrutacji — dzięki narzędziom AI rekrutrzy mogą jednocześnie pracować z dużą liczbą kandydatów, szybko odrzucając nieodpowiednich i skupiając się na potrzebnych specjalistach.

SMART HCM & LMS odpowiada globalnym trendom wdrażania sztucznej inteligencji w rekrutacji, łącząc efektywność technologiczną z ludzką wiedzą ekspercką i wartością indywidualnego podejścia do każdego kandydata.

Kto pracuje w systemie ATS i jak przebiega wspólna praca zespołu HR

HR ATS, takie jak SMART HCM & LMS, zostały stworzone z myślą o współpracy wszystkich uczestników procesu rekrutacji. W systemie mogą jednocześnie pracować różne role, z których każda może mieć jasno określone uprawnienia i dostępy:

• Rekruterzy — odpowiadają za wyszukiwanie i selekcję kandydatów, przetwarzanie opinii i wstępną komunikację. SMART HCM & LMS pozwala im centralnie zarządzać wszystkimi zgłoszeniami, automatyzować rutynowe zadania i śledzić postępy każdego kandydata.
• Talent Sourcers — specjaliści ds. poszukiwania talentów wykorzystują system do monitorowania źródeł kandydatów, parsowania CV i tworzenia bazy potencjalnych specjalistów. ATS pomaga szybko oceniać trafność kandydatów i przekazywać ich rekruterom do dalszej selekcji.
• Menedżerowie rekrutacji — kierownicy działów mają dostęp do kandydatów na wolne stanowiska. Dzięki ATS CV mogą być szybciej przeanalizowane, a użytkownicy mogą umawiać rozmowy kwalifikacyjne i zostawiać swoje komentarze w systemie. Pozwala to przyspieszyć podejmowanie decyzji i skrócić czas obsadzania wolnych stanowisk.
• HRD i menedżerowie działu HR — mają pełny wgląd w procesy rekrutacyjne, mogą kontrolować efektywność zespołu, analizować wskaźniki i wprowadzać ulepszenia w oparciu o analitykę SMART HCM & LMS.
• Administratorzy systemu — konfigurują prawa dostępu, integrację z portalami pracy i innymi systemami, a także monitorują poprawność działania platformy. W SMART HCM & LMS ta rola niekoniecznie wymaga zatrudnienia oddzielnego specjalisty technicznego — dzięki intuicyjnemu i przyjaznemu interfejsowi administrowanie może być przypisane do dowolnego członka zespołu HR lub nawet kierownika liniowego.

Jak rozpoznać, że Twoja firma potrzebuje systemu ATS i jak właściwie wybrać rozwiązanie

Opóźnienia w zatrudnianiu, utrata kandydatów, niekończące się arkusze kalkulacyjne oraz chaos w komunikacji z kandydatami i między uczestnikami procesu — wszystko to sygnalizuje, że rekrutacja wymaga automatyzacji z wykorzystaniem Applicant Tracking System (ATS).

Kluczowe oznaki, że nadszedł czas na wdrożenie ATS:

• Twoja firma dynamicznie się rozwija, a liczba wolnych stanowisk stale rośnie;
• Rekrutacja zajmuje zbyt dużo czasu z powodu ręcznych procesów.
• Brakuje przejrzystej analityki i raportowania dotyczącego skuteczności zatrudniania.
• Informacje o kandydatach są rozproszone w różnych kanałach i narzędziach.
• Trudno zapewnić sprawną komunikację między rekruterami, działem HR i managerami zatrudniającymi.

Jak wybrać system, który będzie najlepiej dopasowany do Twojej firmy:

• Oceń skalę i specyfikę swojego biznesu — sprawdź, czy system ATS obsługuje rekrutację masową, wyspecjalizowane oferty pracy oraz integrację z innymi rozwiązaniami HR i biznesowymi.
• Zwróć uwagę na prostotę interfejsu — system powinien być intuicyjny zarówno dla rekrutera, jak i dla menedżera liniowego.
• Sprawdź możliwości analityki i personalizacji raportów.
• Oceń opcje integracji — czy system ATS może łatwo połączyć się z Twoimi istniejącymi narzędziami (ERP, CRM, systemy płatnicze i księgowe, portale pracy), aby stworzyć jedno spójne środowisko pracy

SMART HCM & LMS łączy wszystkie ważne kryteria: nowoczesne narzędzia rekrutacyjne, sztuczną inteligencję, elastyczną analitykę, integrację z portalami pracy oraz prosty interfejs, który będzie odpowiedni dla całego zespołu.

Chcesz wdrożyć system ATS, który uwzględni potrzeby Twojej firmy? Zostaw zapytanie — a eksperci SMART business dobiorą optymalne rozwiązanie dla Twojej firmy!