Zarządzanie kapitałem ludzkim w dużej, międzynarodowej firmie logistycznej wymaga jasno określonych procesów, które łączą operacyjną sprawność ze stałą, wysoką jakością. Nova Post nie tylko zapewnia szybką i niezawodną dostawę, ale również koncentruje się na wysokim poziomie obsługi – zarówno wobec klientów, jak i własnych pracowników. Wśród priorytetów firmy znajdują się: przejrzyste procesy, dostępna infrastruktura oraz wsparcie na wszystkich poziomach współpracy – zarówno w relacjach zewnętrznych, jak i w wewnętrznych praktykach zarządzania. Obecnie grupa NOVA obejmuje: Nova Post w Ukrainie, Nova Post Europe, Nova Global, linię lotniczą Supernova Airlines, firmę finansową NovaPay oraz firmę IT Nova Digital. W związku z tym Nova Post współpracuje z bardzo dużym zespołem, którego rozwój wymaga systemowego podejścia. Z tego powodu firma regularnie inwestuje w ludzi – w ich edukację, rozwój, bezpieczeństwo i wsparcie. Każdego roku realizuje inicjatywy społeczne, wspiera edukację, ochronę środowiska i zdrowia, a także pomaga armii oraz osobom cywilnym w ramach projektu społecznego „Poczta humanitarna”, który po 24 lutego 2022 roku przekształcił się w osobny kierunek działalności firmy. To potwierdza, że odpowiedzialność społeczna oraz inwestycje w ludzi są dla Nova Post najwyższym priorytetem.
Wdrożenie rozwiązania SMART HCM & LMS było logicznym krokiem w kierunku wzmocnienia zarządzania kapitałem ludzkim w Nova Post. Przejrzysta ocena, efektywne budowanie rezerwy kadrowej oraz rozwój pracowników w ramach zintegrowanego systemu – to wszystko elementy większego celu: rozwijać się razem z ludźmi. O tym, jak narzędzia cyfrowe wspierają zarządzanie kapitałem ludzkim – od szkoleń i oceny, po automatyzację rekrutacji – opowiadamy więcej w nowym case study SMART business i Nova Post!
Jakie były przesłanki i kluczowe cele firmy, które skłoniły ją do poszukiwania zintegrowanego rozwiązania do zarządzania kapitałem ludzkim?
W firmie, która łączy ponad trzydzieści tysięcy profesjonalistów, zarządzanie kapitałem ludzkim musi być nie tylko skalowalne, ale również wygodne i intuicyjne – zarówno dla rekrutera, jak i menedżera. To właśnie ten wymóg stał się punktem wyjścia do poszukiwania jednego cyfrowego rozwiązania, które pozwoli zintegrować i zoptymalizować kluczowe procesy HR. Nova Post miała jasno określone oczekiwania: znaleźć gotowe rozwiązanie typu „out of the box”, którego standardowa funkcjonalność umożliwi obsługę kilku obszarów jednocześnie – szkoleń, rekrutacji, oceny pracowników, budowania rezerwy kadrowej oraz rozwoju talentów.
Nova Post chciała uniknąć nadmiernych modyfikacji i szukała rozwiązania, które zadziała szybko – według zasady „wsiadasz i jedziesz”. Jednocześnie firma doskonale rozumiała, że – podobnie jak w przypadku nowego samochodu – nawet przy bogatym wyposażeniu fabrycznym, pewne ustawienia, takie jak kierownica, lusterka czy fotel, trzeba dostosować do indywidualnych potrzeb kierowcy. Dlatego elastyczność przyszłego systemu i możliwość jego dopasowania do specyfiki firmy również była jednym z kluczowych kryteriów przy wyborze rozwiązania.
Dodatkowo procesy HR w firmie były rozproszone pomiędzy różnymi systemami: część wniosków była prowadzona w arkuszach kalkulacyjnych, ocena pracowników odbywała się w osobnych narzędziach, a ankiety – jeszcze w innych wewnętrznych rozwiązaniach. Dlatego jednym z głównych celów było znalezienie oprogramowania, które zawiera wszystkie niezbędne moduły w jednym środowisku roboczym, a jednocześnie umożliwia integrację z pozostałymi systemami firmy, by zapewnić wygodną konsolidację danych.
Innym kluczowym czynnikiem zmian była potrzeba nie tylko automatyzacji, ale stworzenia pełnoprawnego ekosystemu do zarządzania procesami rozwoju pracowników. W firmie co sześć miesięcy przeprowadzane jest szeroko zakrojone badanie wśród pracowników: kto chce się rozwijać, kto widzi siebie w nowych rolach, kto jest gotowy na kolejny krok w karierze i inne podobne pytania. Na podstawie wyników tego badania tworzona jest rezerwa kadrowa. Nawet jeśli pracownik nie zostanie zakwalifikowany do rezerwy od razu, otrzymuje czas i narzędzia, by zrozumieć, gdzie powinien się wzmocnić, jakie szkolenia przejść, by zwiększyć swoje szanse. Ponieważ ten proces dotyczy każdego specjalisty, firma potrzebowała rozwiązania, które będzie skalowalne do zespołu liczącego ponad trzydzieści tysięcy użytkowników – a więc także wydajnego i niezawodnego pod względem ochrony danych korporacyjnych.
Dodatkowym argumentem przemawiającym za zmianą było dążenie do odświeżenia platformy szkoleniowej. Firma korzystała już wcześniej z systemu LMS, jednak w miarę dynamicznego rozwoju Nova Post rozwiązanie to przestało spełniać aktualne potrzeby. Brak wersji mobilnej, ograniczona funkcjonalność i niewystarczająca dostępność wiedzy „w biegu” – np. na smartfonie czy tablecie, gdy pracownik jest w podróży służbowej – stanowiły poważne ograniczenia. A to szczególnie ważne w branży logistycznej, gdzie część specjalistów pracuje stale w ruchu, poza biurem.
Na etapie wyboru odpowiedniego systemu Nova Post zdecydowała się na kompleksowe rozwiązanie SMART HCM & LMS od firmy SMART business. Po pierwsze – system od razu spełniał większość oczekiwań klienta, oferując moduły do szkoleń, rekrutacji, oceny oraz rozwoju pracowników. Po drugie – rozwiązanie można było wdrażać etapami, integrując poszczególne moduły z istniejącymi procesami, bez zakłócania bieżącej działalności. Po trzecie – SMART HCM & LMS dało się elastycznie dopasować do rzeczywistych scenariuszy firmy, z uwzględnieniem specyfiki ról, obszarów funkcjonalnych i oczekiwań użytkowników końcowych – przy minimalnej konieczności wprowadzania modyfikacji niestandardowych.
Nasi ludzie to największa wartość Nova Post. Bez nich nie zadziała żaden produkt. Dlatego naszym kluczowym celem jest wspieranie rozwoju własnych specjalistów, zapewniając im najwyższy poziom wewnętrznej obsługi – i właśnie temu służył projekt wdrożenia SMART HCM & LMS.
Jak przebiegło wdrożenie rozwiązania SMART HCM & LMS? Jakie niestandardowe dostosowania zostały wprowadzone i z jakimi wyzwaniami musiała zmierzyć się firma?
Wdrożenie systemu SMART HCM & LMS w Nova Post przebiegało etapami – z naciskiem na szybkie uruchomienie, równoległe szkolenie użytkowników oraz elastyczne dostosowanie funkcjonalności do bieżących potrzeb firmy.
Zespół wdrożeniowy po stronie Nova Post składał się ze specjalistów ds. szkoleń – odpowiedzialnych za tworzenie treści, zarządzanie kursami i uzupełnianie systemu, project managerów z obszaru digitalizacji, specjalistów ds. integracji, a także przedstawicieli działów rekrutacji i oceny pracowników. Taki skład zespołu projektowego pozwolił od początku komunikować się wspólnym językiem – językiem procesów, potrzeb i celów.
Na początku zespół Nova Post przeprowadził wewnętrzny audyt i analizę swoich procesów HR, a następnie przekazał dostawcy szczegółowy opis tego, jak te procesy wyglądają obecnie oraz jak powinny działać w nowym systemie. Ta praca przygotowawcza pozwoliła opracować jasne i precyzyjne wymagania techniczne dla zespołu SMART business, co przełożyło się na skuteczne dostosowanie i konfigurację systemu do specyfiki firmy.
Następnie rozpoczęła się faza wspólnej analizy – seria spotkań pozwoliła precyzyjnie doprecyzować wizję projektu i uniknąć nieporozumień. Wraz z klientem dostawca doprecyzowywał, jak najlepiej skonfigurować system, aby uniknąć zbędnych modyfikacji niestandardowych. Był to proces wzajemnych ustaleń: co klient może zmienić po swojej stronie, a co zespół SMART business skonfiguruje w systemie po swojej. W rezultacie powstały tzw. gap-listy – listy luk i koniecznych zmian – wraz z ustaleniem priorytetów zadań: elementy krytyczne dla uruchomienia systemu oraz te, które mogą zostać zrealizowane na kolejnych etapach automatyzacji.
Etap integracji obejmował testy funkcjonalne oraz dostosowanie rozwiązania do infrastruktury technicznej klienta. Szczególną uwagę poświęcono integracjom niestandardowym. Dostosowano m.in. logowanie do systemu poprzez Google oraz przeprowadzono integrację z wewnętrznym systemem zarządzania personelem i wynagrodzeniami (tzw. systemem master HR). W dalszej perspektywie Nova Post planuje zbudować spójną ekosystemową architekturę opartą na Microsoft Dynamics 365, a znaczną zaletą SMART HCM & LMS okazało się to, że system został stworzony na bazie technologii Microsoft i łatwo integruje się z całą linią produktów tego producenta. Taki model działania zapewnia solidne technologiczne fundamenty, które umożliwiają dalsze skalowanie firmy bez obaw o stabilność i kompatybilność systemową.
Obecnie Nova Post buduje procesy w taki sposób, aby wyeliminować zbędne ręczne przekazywanie danych między etapami, jednocześnie zachowując spójność i wysoką jakość informacji na każdym kroku. Na przykład w obszarze rekrutacji oznacza to, że dane na każdym etapie muszą być kompletne i odpowiednio opracowane: zebrane informacje o wymaganiach do stanowiska, kandydatach i samej roli powinny trafiać do kolejnych systemów w gotowej formie – z wartością dodaną. W przyszłości ten sam model zostanie zastosowany także do procesu oceny pracowników: każdy etap nie tylko przekazuje dane dalej, ale również je wzbogaca. Przykładowo: jeśli na początku dostępne są wymagania do danej roli, to na końcu system powinien generować kompletny profil pracownika – wraz z wynikami oceny, co umożliwia szybkie podejmowanie decyzji dotyczących rozwoju lub rotacji bez konieczności dodatkowych analiz.
Część techniczna to jednak tylko jeden z elementów skutecznego wdrożenia. Głównym wyzwaniem nie było samo skonfigurowanie systemu, lecz zmiana dotychczasowych nawyków pracowników. Szczególnie odczuli to rekruterzy, którym na początku trudno było wyobrazić sobie, jak znane im procesy mogą funkcjonować w nowym systemie. Potrzebne było nie tylko szkolenie, ale również praktyczne pokazanie, w jaki sposób nowe rozwiązanie realnie automatyzuje codzienną pracę.
Ogromnym wsparciem okazały się sesje demo prowadzone przez zespół SMART business – podczas których każdy nasz przypadek lub scenariusz był od razu prezentowany w rzeczywistym interfejsie systemu. Pokazywano nam krok po kroku, jak system „prowadzi” użytkownika przez cały proces. Dużą rolę odegrało także środowisko testowe, w którym użytkownicy mogli dosłownie „przeżyć” proces, zanim został on uruchomiony na rzeczywistych danych. Takie praktyczne podejście – w połączeniu z przyjaznym interfejsem SMART HCM & LMS – znacznie ułatwiło adaptację pracowników do nowego rozwiązania.
Klient szczególnie pozytywnie ocenił podejście zespołu SMART business do współpracy – otwartość na dialog, szybkie reagowanie na potrzeby oraz elastyczność w uwzględnianiu sugestii. Zamiast formalnego podejścia w stylu „oto produkt – proszę korzystać”, pojawiła się realna, konstruktywna współpraca, w której każdą propozycję czy doprecyzowanie omawiano, wyjaśniano i dostosowywano. Taki model nie tylko zdecydowanie poprawił jakość współpracy, ale także przyspieszył uruchomienie projektu – bo tam, gdzie jest zrozumienie i wzajemne zaufanie, procesy postępują znacznie szybciej i sprawniej.
Rezultaty wdrożenia projektu oraz plany Nova Post w zakresie automatyzacji procesów biznesowych
Projekt wdrożenia rozwiązania SMART HCM & LMS w procesy biznesowe Nova Post rozpoczął się w maju 2024 roku. Na rok 2025 zautomatyzowano szereg kluczowych procesów firmy z wykorzystaniem następujących modułów systemu:
- Moduł szkoleniowy – uruchomiony w grudniu 2024 roku. Jednym z najbardziej zauważalnych efektów jego wdrożenia była możliwość realizacji szkoleń nie tylko na komputerze stacjonarnym, ale również na urządzeniach mobilnych. Teraz pracownicy mogą słuchać kursów w drodze do pracy lub do domu, co znacząco zwiększa wygodę i dostępność nauki. Dodatkowo zespół Nova Post rozpoczął tworzenie interaktywnych kursów dostosowanych do urządzeń mobilnych. Zamiast tradycyjnych wykładów i slajdów, nowy format opiera się na aktywnej interakcji z treścią – poprzez różnego rodzaju ćwiczenia, pytania i elementy wizualne. Dzięki temu nauka nie jest postrzegana jako obowiązek, lecz jako lekka i angażująca aktywność, co przekłada się na większą motywację i zaangażowanie pracowników w rozwój. Pozytywne zmiany odczuł również zespół L&D, który zauważył, że zachęcenie pracowników do udziału w szkoleniach stało się znacznie łatwiejsze – głównie dzięki mobilności rozwiązania i większej elastyczności w planowaniu nauki.
- Moduł oceny pracowników – obecnie w fazie wdrażania. Nova Post integruje ten moduł ze swoimi procesami, wprowadzając przy tym kilka indywidualnych modyfikacji, aby zbudować przejrzysty system rozwoju specjalistów. Dzięki wdrożeniu każdy pracownik będzie miał dostęp do informacji takich jak: status w rezerwie kadrowej, osobisty plan rozwoju i szkoleń, postępy w realizacji celów oraz inne kluczowe dane wspierające rozwój zawodowy. Taka transparentność pomoże pracownikom lepiej zrozumieć kierunek swojego rozwoju, ocenić, które kompetencje warto wzmocnić, oraz jakie konkretne kroki prowadzą do awansu lub zmiany roli.
- Moduł C&B (Compensation & Benefits) – planowany do wdrożenia w standardowej wersji oferowanej przez system. Moduł ten umożliwia uporządkowanie całego systemu wynagrodzeń, przechowywanie danych dotyczących płac, premii i świadczeń pozapłacowych w jednym miejscu oraz transparentne zarządzanie programami motywacyjnymi. Obecnie trwają prace nad integracją modułu z wewnętrznymi systemami firmy.
- Moduł do automatyzacji rekrutacji – obecnie w trakcie wdrażania. Wszystkie wymagania zostały zatwierdzone, architektura rozwiązania uzgodniona, a wdrożenie modułu zaplanowane jest etapowo w ramach istniejących procesów firmy. Moduł otworzy przed zespołem HR Nova Post szeroki zakres nowych możliwości. Pozwala on w pełni zautomatyzować i uporządkować cały proces rekrutacyjny – od tworzenia ofert pracy, przez zarządzanie kanałami pozyskiwania kandydatów, aż po analizę ich efektywności. System umożliwia m.in.: zarządzanie lejkiem rekrutacyjnym, przechowywanie historii komunikacji z kandydatami, automatyczne wysyłanie zaproszeń i powiadomień, tworzenie profilu „idealnego kandydata” dla każdej roli. Dzięki temu dział HR może skupić się na pracy strategicznej, zamiast na powtarzalnych zadaniach.
Warto podkreślić, że zespół Nova Post przywiązuje dużą wagę do tworzenia spójnego, „bezszwowego” doświadczenia dla pracowników. Firma rozwija wewnętrzny portal Nova Workspace – osobistą przestrzeń pracownika, w której można znaleźć przydatne informacje firmowe, aktualności oraz wszystkie elementy pozazawodowe, które są jednak powiązane z życiem w organizacji. Celem jest, aby Nova Workspace stał się jednolitym punktem dostępu do wszystkich usług wewnętrznych – w tym także do systemu SMART HCM & LMS. Przykładowo: w osobistym panelu pracownika znajduje się zakładka „Szkolenia”, po jej kliknięciu pracownik zostaje przekierowany bezpośrednio do modułu szkoleniowego systemu – bez konieczności otwierania dodatkowej aplikacji czy logowania, bez odczuwania zmiany środowiska, jakby użytkownik pracował w jednej, spójnej platformie. Klient przedstawił ten pomysł firmie SMART business, a dostawca dostarczył odpowiednie rozwiązanie API, które umożliwia realizację takiej integracji.
Dążymy do tego, aby wszystkie procesy były jak najbardziej intuicyjne dla pracowników. Użytkownik powinien móc szybko i bez zbędnego wysiłku uzyskać potrzebne informacje lub wykonać określoną akcję – bez konieczności uczenia się nowych systemów. Rozwiązanie SMART HCM & LMS wpisuje się w tę wizję: wszystko znajduje się w jednym cyfrowym środowisku i jest dostępne dosłownie w kilku kliknięciach.
Taki sam model firma planuje zastosować również w module Oceny pracowników. Integracja z portalem Nova Workspace umożliwi pracownikom szybki i stały dostęp do kluczowych informacji, takich jak: aktualna pozycja w rezerwie kadrowej, zrealizowane aktywności szkoleniowe, indywidualny plan rozwoju, oraz konkretne działania, które warto podjąć, by rozwijać swoją ścieżkę zawodową. Takie podejście buduje poczucie przejrzystości i otwartości w zakresie ścieżek kariery wewnątrz organizacji, a sam proces oceny przestaje być formalnością, stając się realnym narzędziem rozwoju.
Ponadto integracja modułu Compensation & Benefits (C&B) z Nova Workspace stanie się wygodnym rozwiązaniem do wdrażania dodatkowych, niematerialnych form motywacji. W ramach osobistego panelu pracownika pojawi się oddzielna zakładka – na przykład „Zniżki od partnerów”, gdzie zatrudnieni będą mogli otrzymywać spersonalizowane bonusy w formie kodów QR na specjalne oferty od partnerów Nova Post. I wszystko to bez zbędnych działań, w znajomym interfejsie i zgodnie z przyjętą filozofią: minimum kliknięć, maksimum korzyści. Technicznie taka funkcjonalność jest już wspierana przez platformę SMART HCM & LMS – pozostaje jedynie przeprowadzenie bezszwowej integracji, aby w pełni urzeczywistnić ten pomysł. Innymi słowy, moduł C&B to fundament, na którym można oprzeć nie tylko system wynagrodzeń, ale również budowanie poczucia wartości, przynależności, uznania za osiągnięcia oraz dostęp do wewnętrznych benefitów firmy.
Firma ma już wypracowaną strategiczną wizję pełnego wykorzystania wszystkich modułów SMART HCM & LMS – zarówno w obszarze wyznaczania celów, jak i tworzenia indywidualnych planów rozwoju pracowników. Jednak na najbliższy okres – do końca 2025 roku – priorytetem pozostaje dalsze wdrożenie modułów związanych z rekrutacją i oceną pracowników, a także rozwinięcie modułu Compensation & Benefits, który umożliwi uruchomienie narzędzi niematerialnej motywacji. Pozostałe komponenty systemu będą analizowane i wdrażane stopniowo, w miarę realizacji zaplanowanych etapów oraz w oparciu o potrzeby biznesowe i gotowość organizacyjną.
W czasach globalnej niepewności — kurczących się budżetów, zamrożonych inwestycji i dynamicznego rozwoju sztucznej inteligencji — koncentracja Nova Post na rozwoju pracowników pokazuje, że firma doskonale rozumie, co naprawdę ma znaczenie: ludzie, ich rozwój i motywacja.
Szczególnie inspirujące jest to, że firma będąca już liderem w swojej branży — a często postrzegana również jako przedsiębiorstwo o znaczeniu strategicznym dla kraju — nadal konsekwentnie inwestuje w poprawę doświadczeń pracowników. Wprowadzając kompleksowe rozwiązania cyfrowe, Nova Post zapewnia przejrzystą, wygodną i płynną komunikację online, a jednocześnie tworzy przestrzeń dla rozwoju osobistego i zawodowego. Efekt? Środowisko pracy, w którym cele pracownika i organizacji rozwijają się w tym samym kierunku.
Z dumą wspieramy Nova Post w realizacji tego zintegrowanego podejścia poprzez nasze rozwiązanie SMART HCM & LMS.
