Małe rozmowy, wielkie efekty: Jak spotkania 1:1 zmieniają kulturę korporacyjną

Połączenie sił to początek, pozostanie razem to postęp, wspólna praca to sukces.

Henry Ford

W czasach aktywnej cyfryzacji i szybkiego rozwoju sztucznej inteligencji zwykła komunikacja międzyludzka zyskuje nową wartość. Rzeczywiście, sztuczna inteligencja może stać się przydatnym asystentem w automatyzacji procesów, ale nigdy nie zastąpi relacji międzyludzkich. W końcu silny i zgrany zespół jest jednym z głównych kluczy do sukcesu każdej firmy. Według statystyk Business in the News dwóch na pięciu pracowników odchodzi z pracy z powodu złych relacji z przełożonym i zespołem. Właśnie dlatego format 1:1 od dawna jest kluczowym i niezbędnym narzędziem do budowania relacji opartych na zaufaniu. Jest to papierek lakmusowy, który pokazuje stan atmosfery w firmie i pomaga zidentyfikować obszary stwarzające problemy i wymagające rozwoju.

Prawidłowo przeprowadzone rozmowy 1:1 mogą pomóc:

• poprawić relacje w zespole;
• zapobiegać stresowi i wypaleniu zawodowemu wśród pracowników;
• zmniejszyć rotację pracowników;
• promować indywidualny rozwój pracowników.

Skuteczne rozmowy 1:1 to przede wszystkim inwestycja w przyszłość firmy i optymalizacja jej zasobów czasowych. W końcu, gdy menedżerowie trzymają rękę na pulsie zespołu, łatwiej i szybciej identyfikują problemy, które mogą się wkrótce pojawić. Mogą na przykład zauważyć, którzy pracownicy są zagrożeni wypaleniem zawodowym i podjąć niezbędne kroki, aby temu zapobiec. Jeśli takie zjawiska zostaną wykryte na etapie początkowym, znacznie łatwiej będzie je wyeliminować i im zapobiec, ponieważ nawet z finansowego punktu widzenia firmom bardziej opłaca się zatrzymać obecnych pracowników niż szukać nowych.

Rozmowy 1:1 są również dobrym narzędziem komunikacji podczas wprowadzania czegoś nowego w firmie: narzędzi lub zmian w procesach. Nie wszyscy ludzie łatwo akceptują zmiany, ale odrzucenie nowego jest najczęściej spowodowane brakiem zrozumienia. Ważne jest, aby zapewnić pracownikom odpowiedzi na pytania, które mogą mieć, zanim zaczną ich szukać wśród innych pracowników.

Zaufanie do ludzi prawie zawsze przeważa nad zaufaniem do abstrakcyjnych koncepcji. Dlatego spotkania 1:1 mogą być bezpieczną przestrzenią, w której menedżer może delikatnie przekazać wartości i główne cele firmy bez „propagandy” czy suchego tekstu z oficjalnego pisma, ponieważ własny przykład lidera zespołu zwykle staje się tym samym impulsem, który zachęca pracownika do rozwoju i otwarcia się na nowe rzeczy.

Trudno przecenić znaczenie spotkań 1:1. Spotkania te stały się szczególnie cenne po tym, jak większość firm zmieniła format pracy na zdalny. Wcześniej można było zobaczyć nastrój i stan umysłu współpracownika, na przykład podczas porannej rozmowy przy filiżance kawy, ale teraz większość komunikacji odbywa się podczas rozmów telefonicznych, często nawet bez kamer. Dlatego osobiste rozmowy w półformalnej atmosferze pozwalają obiektywnie ocenić aktualną sytuację w zespole firmy.

Jak jednak budować tę komunikację we właściwy sposób? Eksperci SMART business przygotowali dla Ciebie kilka wskazówek i life hacków.

Metodyka 1-on-1: jak nadać strukturę „nieustrukturyzowanym” rozmowom?

Głównym wymogiem spotkań 1 na 1, który odróżnia je od zwykłych rozmów, jest regularność. Aby spotkania 1 na 1 były najbardziej efektywne, powinny odbywać się co dwa tygodnie lub co 1-2 miesiące (odstęp zależy od liczby i obciążenia pracowników). Organizacje dobierają jednak wymaganą częstotliwość indywidualnie, ponieważ każda firma jest organizmem o unikalnym rytmie pracy.

Zazwyczaj spotkania 1:1 trwają od 30 do 45 minut. Każda firma sama określa czas trwania takich spotkań, w zależności od okoliczności. Na przykład, jeśli jest to nowy format dla zespołu, spotkania mogą odbywać się raz w tygodniu i trwać 60 minut, aby omówić wszystkie zaległe tematy. Z czasem, gdy takie działania staną się nawykiem, a firma wypracuje standardowy harmonogram rozmów, intensywność komunikacji 1:1 można zmniejszyć do 30 minut co dwa tygodnie.

Kto powinien przeprowadzać rozmowy 1:1?

• Kadra kierownicza i menedżerowie liniowi: Najczęściej spotkania te są inicjowane przez kierowników liniowych. Wykorzystują je do oceny statusu projektów, motywowania i angażowania pracowników oraz identyfikowania punktów wzrostu.
• Menedżerowie HR: W wielu firmach dział HR również przeprowadza spotkania 1 na 1, aby omówić ogólne samopoczucie pracownika, rozwój kariery lub kwestie, które nie zawsze są omawiane z kierownikiem (np. konflikty).
• Mentorzy lub trenerzy: W kontekście rozwoju zawodowego mentorzy mogą również prowadzić takie spotkania, koncentrując się na rozwoju umiejętności i celach długoterminowych.

Wdrażając metodę 1:1, firma powinna opracować własny system spotkań, dostosowując ich format do swojego kontekstu. W zależności od celu spotkania 1:1 (stworzenie indywidualnego planu rozwoju, omówienie konfliktu lub sprawdzenie ogólnego nastroju pracownika), określa się częstotliwość i czas trwania rozmowy, a także kto ją prowadzi.

Nie ma jasnych instrukcji krok po kroku wyjaśniających strukturę 1:1, ale istnieje kilka metod, którymi można się kierować podczas tworzenia własnego formatu. Przyjrzyjmy się dwóm z nich:

• Metodologia GROW:
  Goal (Cel): Zacznij od zidentyfikowania bieżących celów pracownika lub projektu.
  Reality (Rzeczywistość): Oceń, gdzie pracownik jest teraz, jakie są przeszkody lub osiągnięcia.
  Options (Możliwości): Wspólna praca nad znalezieniem rozwiązań problemów lub sposobów osiągnięcia celów.
  Way forward (Droga naprzód): Opracowanie konkretnego planu działania – na przykład osobistego planu rozwoju (PDP).
• Metodologia COACH:
  Connect (Nawiązanie kontaktu): Zacznij od nawiązania emocjonalnego kontaktu (np. pytając, jak radzi sobie pracownik).
  Observe (Obserwacja): Omów postępy w pracy.
  Analyze (Analiza): Przeanalizuj bariery lub wyzwania.
  Collaborate (Współpraca): Pracuj razem, aby tworzyć rozwiązania.
  Help (Pomoc): Zaoferuj wsparcie, zasoby lub kierunki rozwoju.

Kolejną ważną cechą spotkań 1:1 jest oczekiwanie. Spotkania te powinny być zaplanowane z wyprzedzeniem, w stałych odstępach czasu. Zaproszenie powinno pojawić się w kalendarzu specjalisty nie później niż dwa tygodnie przed spotkaniem. W ten sposób menedżer lub dział HR – w zależności od tego, kto prowadzi spotkanie 1:1 – okaże szacunek dla pracownika i jego czasu osobistego, jednocześnie zwiększając zaufanie wobec firmy. W końcu stabilność jest głównym wrogiem stresu i wypalenia zawodowego. Kiedy pracownicy dokładnie wiedzą, czego się spodziewać, mogą łatwiej skupić się na swojej pracy.

„Jak się masz?”: budowanie komunikacji interpersonalnej z każdym pracownikiem

Każdy chce być wysłuchany i zaakceptowany. Celem rozmów 1:1 jest danie pracownikom do zrozumienia, że ich firma ich słyszy. „Jeden na jeden” to dwukierunkowa rozmowa zapewniająca obu stronom przestrzeń na wrażliwość. Jej celem jest stworzenie jak najbardziej bezpiecznej przestrzeni dla pracownika do dzielenia się swoimi opiniami, pomysłami na rozwój lub problemami. Jak więc stworzyć takie środowisko?

1. Przygotuj i poinformuj pracownika przed spotkaniem – o tematach i kwestiach do omówienia.
2. Stosuj zasadę 90:10 – 90% czasu mówi pracownik, 10% osoba prowadząca spotkanie.
3. Jeśli spotkanie odbywa się online, miej włączoną kamerę i używaj klawiatury tylko wtedy, gdy pokazujesz ekran – w ten sposób specjalista nie odniesie wrażenia, że zajmujesz się swoimi sprawami zamiast ich słuchać.
4. Dostosuj komunikację do aktualnego nastroju i stanu pracownika, bądź elastyczny i gotowy na różne warianty komunikacji w zależności od okoliczności.
5. Rób notatki ze spotkania – lepiej jest stworzyć z pracownikiem dokument online, w którym wszystkie spostrzeżenia i najważniejsze momenty rozmowy będą zapisywane w czasie rzeczywistym.

Zazwyczaj najtrudniejszą częścią spotkania 1:1 jest rozpoczęcie rozmowy. Pierwsze pytanie („Jak się masz?”) jest zwykle pytaniem „testowym”: specjalista prawdopodobnie udzieli standardowej odpowiedzi („Wszystko w porządku”). Następnie ważne jest, aby osoba prowadząca spotkanie zadała pytanie, które wywoła szczerą komunikację. W tym przypadku należy wziąć pod uwagę wszystkie okoliczności zewnętrzne – cel rozmowy, nastrój komunikujących się osób, wnioski z ostatniego spotkania itp. Oto kilka uniwersalnych pytań, które mogą sprawić, że rozmowa będzie tak skuteczna, jak to tylko możliwe:

• „Jak się ma twój partner/dzieci/zwierzaki?” – to pytanie tworzy atmosferę zaufania, ponieważ ludzie zawsze mają silną reakcję emocjonalną, gdy wspominają o tych, których kochają. Działa to szczególnie dobrze, gdy osoba prowadząca spotkanie zanotowała kilka faktów na temat rodziny pracownika z poprzedniej rozmowy i zadaje pytanie w spersonalizowany sposób.
• „Co cię najbardziej ucieszyło lub zmartwiło w tym tygodniu?” – jest to bardziej konkretne pytanie niż proste „Jak się masz?”, ponieważ pozwala skupić się na faktach i reakcjach pracownika na nie.
• „Czy jest coś, o czym chciałeś porozmawiać, ale nie mogłeś ze względu na okoliczności?” – dość często zdarzają się sytuacje, w których specjalista ma pytania lub reakcje na nowe okoliczności podczas np. ogólnych spotkań dla 5+ osób. Zwykle trudno jest poruszyć drażliwe tematy w takich okolicznościach, dlatego ważne jest, aby poinformować pracownika, że może podzielić się z Tobą swoimi odczuciami osobiście.
• „Czy masz jakieś pomysły, które chciałbyś wdrożyć?” – czasami pracownicy mają pomysły lub inicjatywy, które chcieliby wdrożyć, ale na przykład nieśmiało proponują je podczas ogólnych spotkań.
• „Czy udaje Ci się zachować równowagę między pracą a życiem osobistym?” – to pytanie najlepiej zadać, gdy masz już pewne relacje z pracownikiem lub jeśli czujesz, że ostatnio ma trudności ze skupieniem się na pracy. Odpowiedź może wskazać, jak pomóc mu wrócić na właściwe tory.
• „Czy czujesz, że otrzymujesz wystarczająco dużo informacji zwrotnych?” – informacje zwrotne od menedżerów (zarówno pozytywne, jak i negatywne) są bardzo ważne dla samostanowienia pracownika w środowisku pracy. Jeśli specjalista nie ma jasnego zrozumienia, czy dobrze wykonuje swoją pracę, może stracić motywację, a nawet poczucie własnej wartości.
• „Co mogę zrobić, aby pomóc Ci osiągnąć Twoje cele?” – to pytanie pomoże pracownikowi sformułować jego prośby do kierownictwa i sprawi, że poczuje się wspierany w pracy.
• „Czy kiedykolwiek czułeś się niekomfortowo komunikując się z kimś z zespołu? Co się stało?” – to pytanie, które może zainicjować rozmowę na niezręczne tematy, których np. pracownik nie odważyłby się poruszyć. Takie dyskusje pomagają zrozumieć, czy istnieją konflikty, nieporozumienia lub sytuacje, którymi trzeba się natychmiast zająć.

Najważniejszą rzeczą do zapamiętania jest to, że nie można opierać rozmowy 1:1 na standardowych schematach i tych samych pytaniach. Jeśli osoba, która inicjuje spotkanie, nie zagłębia się w rozmowę i stara się tylko ściśle przestrzegać własnego planu, najprawdopodobniej przyniesie to tylko negatywne skutki. Nieszczerość jest zawsze wyczuwalna, a specjalista będzie czuł się niekomfortowo komunikując się z osobą, która najwyraźniej chce tylko wypełnić swoją listę pytań. Empatia i wrażliwość zwykle wywołują reakcję, więc jeśli osoba, która zainicjowała rozmowę 1:1, podzieli się swoimi przemyśleniami (na przykład mówiąc, że tempo pracy było ostatnio dość intensywne), może to pomóc pracownikowi mówić bardziej otwarcie o swoich uczuciach.

Oprócz podstawowych schematów budowania komunikacji jeden na jeden, istnieje kilka małych life hacków, które mogą pomóc w skuteczniejszym prowadzeniu takich spotkań. Przyjrzyjmy się kilku z nich:

• Wykorzystaj wyniki ankiety przeprowadzonej wśród innych pracowników: najprawdopodobniej specjaliście będzie znacznie łatwiej rozmawiać o wszelkich problemach, jeśli usłyszy, że któryś z jego kolegów poruszył już podobne kwestie. Oczywiście ważne jest, aby zachować anonimowość i nie podawać nazwisk osób, z którymi już rozmawiałeś na ten temat, aby nie podważać zaufania pracowników.
• Nie odkładaj na później kwestii poruszonych podczas rozmowy: jeśli pracownik zgłasza wątpliwości podczas rozmowy 1:1, prawdopodobnie problem stał się już dość krytyczny. Dlatego ważne jest, aby w miarę możliwości natychmiast zacząć zajmować się daną kwestią i informować pracownika o postępach.
• Przygotuj się na opór: nie wszyscy ludzie czują się komfortowo w formacie 1:1 i jest to całkowicie normalne. Niektórym profesjonalistom trudno jest się otworzyć lub wstydzą się mówić o swoich problemach. Często usprawiedliwiają to na przykład brakiem czasu. W takim przypadku bardzo ważne jest zidentyfikowanie źródła problemu, a następnie delikatne wyjaśnienie pracownikowi, dlaczego spotkania 1:1 są tak ważne i jak mogą pomóc zarówno jemu, jak i firmie.
• Stosuj otwartą komunikację: zdarza się, że podczas rozmowy 1:1 nie można od razu rozwiązać konfliktu lub występuje napięcie między uczestnikami rozmowy. W takim przypadku najlepszą strategią jest wskazanie, że nie jest to najlepszy czas na komunikację i poproszenie o przełożenie rozmowy do czasu, aż wszyscy się uspokoją. Ważne jest również wynegocjowanie ram czasowych 1:1– nie musisz trzymać się ścisłych limitów czasowych spotkania. Jeśli udało ci się rozwiązać wszystkie kwestie w 15 minut zamiast 30, nie powinieneś tracić więcej czasu, zabierając go specjaliście. Wręcz przeciwnie, jeśli zdajesz sobie sprawę, że potrzebujesz więcej czasu, powiedz o tym pracownikowi i zaplanuj nowe spotkanie w dogodnym dla wszystkich dniu, obiecując, że na pewno znajdziesz sposób, aby pomóc mu w omawianych kwestiach.

Wskazane jest, aby menedżer lub dział HR znalazł indywidualne podejście do każdego pracownika, z którym się komunikuje. Należy jednak pamiętać, że atmosfera rozmowy 1:1 powinna być przyjazna, a bez przesady. Menedżer lub HR-owiec powinien jasno określić granice osobiste – zarówno swoje, jak i pracownika, z którym się komunikuje. Ważne jest tutaj zachowanie równowagi, ponieważ zbyt bliska relacja z jednym z pracowników może prowadzić do konfliktu interesów, a niewystarczająca otwartość, wręcz przeciwnie, może wywołać brak zaufania.

„Usłyszeliśmy cię”: jak notatki mogą pomóc zwiększyć poziom zaufania specjalisty

Kolejnym przydatnym narzędziem do optymalizacji rozmów 1:1 jest pisanie notatek. Jest to pozornie prosta rzecz, która może wydawać się opcjonalna, ale w rzeczywistości odgrywa dużą rolę w budowaniu relacji roboczych. Jest prawdopodobne, że osoby prowadzące spotkania 1:1 nie będą w stanie zapamiętać wszystkiego, co zostało powiedziane podczas spotkania, zwłaszcza jeśli są to duże firmy zatrudniające wielu pracowników. Dlatego bardzo ważne jest, aby mieć pod ręką notatki, które pozwolą na przykład nie zapomnieć o problemie, który należy rozwiązać. Może to też pomóc w nawiązaniu kontaktu osobistego, np. pracownik będzie zadowolony, jeśli kierownik zapyta o zdrowie jego psa, o którym na ostatnim spotkaniu powiedział, że jest chory. Robienie notatek może wydawać się proste, ale w rzeczywistości istnieją zasady i lifehacki, które mogą znacznie poprawić jakość komunikacji. Przyjrzyjmy się tym zasadom:

1. Zawsze informuj pracownika, że robisz notatki podczas spotkania 1:1.
2. Stwórz wspólny dokument, do którego dostęp będziesz mieć tylko Ty i specjalista.
3. Włącz kamerę i pokaż ekran podczas robienia notatek.

W ten sposób dajesz pracownikowi znać, że jest słuchany i, co najważniejsze, słyszany. Udostępnianie dokumentu zmniejszy prawdopodobieństwo nieporozumień lub błędnych interpretacji, a udostępnianie ekranu pokaże, że koncentrujesz się tylko na komunikacji z osobą.

Łatwo jest jednak powiedzieć „stwórz wspólny dokument”. Natychmiast pojawiają się pytania: jak powinien wyglądać ten dokument? Jak powinna wyglądać struktura informacji? Jak powinien być zaprojektowany, aby był łatwy do zrozumienia? Istnieje kilka technik sporządzania notatek, które mogą pomóc odpowiedzieć na te pytania:

• Metoda sygnalizacji świetlnej
  Model ten wykorzystuje kolory do kategoryzacji zagadnień:
  Zielony: Udane aspekty pracy, które powinny być kontynuowane.
  Żółty: Potencjalne problemy lub aspekty wymagające poprawy.
  Czerwony: Poważne kwestie, którymi należy się natychmiast zająć.
  Jest to prosty sposób na wizualne przedstawienie kluczowych tematów i priorytetów, które mają zostać omówione.
• Metoda konspektu
  Ten model wykorzystuje skrócone i szczegółowe notatki. Oznacza to, że krótkie notatki są tworzone podczas spotkania, aby zaoszczędzić czas, na przykład:
  „Długoterminowe cele to rozwój w zakresie rozwiązań serwerowych”.
  A po spotkaniu notatki te są rozszerzane oraz stają się bardziej szczegółowe i jaśniejsze:
  „Pracownik chce poprawić umiejętności w zakresie tworzenia oprogramowania serwerowego w ramach celów długoterminowych”.
• Struktura czterokolumnowa
  W tym modelu notatki są zapisywane w tabeli z czterema kolumnami:
  Temat: Główna kwestia lub temat dyskusji.
  Odpowiedzialny: Kto zajmuje się tą kwestią.
  Notatki z dyskusji: Szczegóły dyskusji.
  Kolejne kroki: Co należy zrobić i do kiedy.

Sporządzanie notatek jest nadal najczęściej wykonywane ręcznie – menedżerowie lub pracownicy działu HR sami tworzą szablony dokumentów, wybierają najlepszą dla siebie strukturę i dostosowują ją do swoich potrzeb. Może to jednak pochłaniać dużo czasu, który można by przeznaczyć na bezpośrednią komunikację. Ponadto, im więcej pracowników zatrudnia firma, tym więcej ma dokumentów, które mogą się pomieszać lub nawet zgubić. Co możemy powiedzieć o tym, jak wyglądają notatki dotyczące jednego pracownika po dwóch, trzech, pięciu latach cotygodniowej komunikacji?

Proces ten musi zostać zautomatyzowany, co dokładnie zrobił zespół SMART business, rozpoczynając opracowywanie specjalnego rozwiązania. Celem tego produktu jest stworzenie elastycznego narzędzia, które maksymalnie zoptymalizuje proces tworzenia notatek, skróci czas poświęcany na przygotowywanie szablonów i zapisze niezbędne dane. Szybki dostęp do poprzednich notatek, notatki z obowiązkowymi pytaniami dotyczącymi spotkań 1:1 oraz komentarze – to wszystko dostępne jest w nowym rozwiązaniu.

Jeśli chcesz kompleksowo zoptymalizować swój ekosystem HR i poświęcić czas na jakościową komunikację 1:1 z pracownikami, napisz do nas, a eksperci SMART business pomogą dopasować odpowiednie narzędzia do Twoich potrzeb.