Czy kiedykolwiek zastanawialiście się, że procesy HR można porównać do gromady gwiazd? To grupa gwiazd, które trzymają się razem dzięki grawitacji, tworząc stabilne struktury. W takich gromadach gwiazdy wymieniają się materią i energią, a grawitacja wpływa na prędkość rotacji gwiazd i ich ewolucję, podczas której gwiazdy zmieniają swój skład lub łączą się w nowe ciała kosmiczne. W ten sposób gwiazdy oddziałują na siebie w złożony i dynamiczny sposób, podobnie jak pracownicy firmy wpływają na siebie nawzajem, spełniając swoją rolę we własnym systemie.
Automatyzacja łączy różne procesy HR. Zapewnia dobrze skoordynowaną pracę zespołową i zmniejsza „chaos” w organizacji, pozwalając każdemu pracownikowi generować własne światło na drodze do kluczowych celów firmy. Tak jak gromady gwiazd tworzą stabilne systemy w kosmosie, tak automatyzacja procesów HR tworzy harmonijne środowisko sprzyjające rozwojowi biznesu. Poniżej przedstawiamy, jakie rezultaty może przynieść taka transformacja i jakich metryk użyć, aby zmierzyć efektywność jej wdrożenia.
Korzyści płynące z automatyzacji procesów HR na przykładzie globalnych firm
Automatyzacja w HR nie jest już tylko trendem, ale koniecznością wynikającą z konkretnych potrzeb i rezultatów. Firma Mastercard zautomatyzowała szereg procesów HR w celu usprawnienia interakcji, zarówno dla kandydatów, jak i wewnętrznych zespołów. Wyniki mówią same za siebie. Wdrożenie obejmowało wykorzystanie narzędzi analitycznych w czasie rzeczywistym oraz technologii sztucznej inteligencji. W rezultacie Mastercard zautomatyzowała planowanie rozmów kwalifikacyjnych, ponieważ proces ten był dotychczas pracochłonny i wykonywany ręcznie. Automatyzacja umożliwiła znacznie szybsze planowanie rozmów kwalifikacyjnych: według Forbesa czas organizacji rozmów został skrócony aż o 85%. Automatyzacja zminimalizowała obciążenie administracyjne zespołów HR i stworzyła dla nich komfortowe środowisko, w którym mogą skupić się na strategicznych celach firmy.
Ponadto Mastercard stworzył zintegrowaną z CRM stronę internetową poświęconą karierze. Wdrożenie to pozwoliło firmie zautomatyzować gromadzenie i przetwarzanie danych kandydatów, dając pełny obraz ich doświadczenia. Ponieważ system skonsolidował ponad 75 lokalnych stron kariery, wskaźnik utrzymania odwiedzających witrynę wzrósł o 60%, a poziom lojalności kandydatów o 27%.
Jednocześnie zautomatyzowane kampanie rekrutacyjne umożliwiły Mastercard bardziej spersonalizowaną i ukierunkowaną interakcję z kandydatami, co przyspieszyło proces ich przyciągania i zatrudniania – z mniej niż 200 pracowników w 2021 r. do prawie 2000 w 2023 r.
Dzięki narzędziom analityki talentów firma mogła zbierać i analizować dane o ścieżce kandydata w czasie rzeczywistym, co pozwoliło na szybką adaptację do zmian na rynku pracy. W rezultacie w ciągu roku liczba profili w bazie talentów wzrosła z mniej niż 100 tysięcy do ponad miliona. Imponujące, prawda?
Innym przykładem firmy, która nie tylko definiuje międzynarodowe trendy innowacji, ale także wdraża automatyzację procesów biznesowych jest Microsoft. Firma aktywnie wykorzystuje sztuczną inteligencję do automatyzacji procesów HR, aby uczynić je bardziej efektywnymi i wygodnymi dla pracowników. Dzięki wykorzystaniu technologii sztucznej inteligencji Microsoft szybciej znajduje i zatrudnia talenty, automatyzując proces selekcji CV, planowania rozmów kwalifikacyjnych oraz wstępnej analizy kandydatów. Takie podejście skraca czas rekrutacji i zapewnia dokładniejszą selekcję. W końcu algorytmy AI mogą analizować ogromne ilości danych, efektywnie prognozując, czy kandydat nadaje się na dane stanowisko.
Automatyzacja procesów onboardingu pozwala nowym pracownikom otrzymywać spersonalizowane plany adaptacji, które są oparte na analizie ich potrzeb i rekomendacjach dotyczących skutecznej integracji w firmie. Technologie AI analizują wzorce zachowań pracowników, ich aktywność oraz zaangażowanie. Dzięki takim narzędziom zespoły HR Microsoftu mogą przewidywać ryzyka związane z odejściem pracowników lub spadkiem ich produktywności, co pozwala na podejmowanie strategicznych decyzji w odpowiednim czasie. Co więcej, chatboty umożliwiają szybkie odpowiadanie na zapytania pracowników i rozwiązywanie problemów bez angażowania człowieka. Taki poziom automatyzacji znacząco zmniejsza obciążenie specjalistów HR, pozwalając im skupić się na bezpośredniej pracy z talentami.
Microsoft kładzie również duży nacisk na etyczne wykorzystanie AI w HR. Przecież dla firmy ważne jest zapewnienie bezpieczeństwa danych i wyeliminowanie ewentualnych uprzedzeń w procesach HR. Dlatego firma opracowuje swoje modele z myślą o prywatności oraz dbałości o „ekologiczność” i bezpieczeństwo procesów biznesowych.
Innym przykładem skutecznej automatyzacji jest Google. Procesy HR w firmie mają na celu ułatwienie wykonywania rutynowych zadań, pozwalając ludziom skupić się na kreatywnych i strategicznych zadaniach. W swoim podejściu Google dąży do zmniejszenia formalności administracyjnych i stworzenia warunków sprzyjających samorealizacji pracowników. Innymi słowy, kluczową zasadą jest znalezienie równowagi między automatyzacją rutynowych procesów a zapewnieniem ludziom możliwości skupienia się na ważniejszych oraz bardziej istotnych zadaniach.
Google stosuje specjalną platformę do automatyzacji powtarzalnych zadań, takich jak planowanie spotkań, wypełnianie formularzy czy administrowanie. To pozwala pracownikom poświęcać więcej czasu na ważniejsze zadania, takie jak tworzenie strategii i projekty kreatywne. Automatyzacja w Google wspiera realizację zadań peryferyjnych, zostawiając pracownikom czas na pracę intelektualną oraz realizację bardziej skomplikowanych zadań.
Firma wykorzystuje własne rozwiązania do analizy ogromnej liczby kandydatów, co pozwala jej znaleźć najbardziej odpowiednich specjalistów na wolne stanowiska. Wcześniej zajmowało to dużo czasu, ale teraz proces ten trwa zaledwie kilka minut. W ten sposób system pozwala rekruterom poświęcić więcej czasu na osobistą interakcję z kandydatami. Ponadto rozwiązanie pomaga zbierać i podsumowywać feedback dotyczący kandydatów od innych pracowników, ułatwiając proces onboardingu. Automatyzacja przyspiesza wdrażanie nowych pracowników, dostarczając im informacji potrzebnych do szybszego rozpoczęcia pracy oraz dostosowując ich umiejętności i doświadczenie do ich celów zawodowych.
Jak widać, technologiczne usprawnienie procesów HR jest kluczem do poprawy efektywności zarządzania kapitałem ludzkim, optymalizacji czasu poświęcanego na wykonywanie rutynowych zadań oraz zapewnienia bardziej spersonalizowanego podejścia do rozwoju pracowników. SMART HCM & LMS to właśnie rozwiązanie, które łączy w sobie wszystkie niezbędne narzędzia do osiągnięcia powyższych korzyści w jednym ekosystemie HR.
Na jakie metryki wpływa automatyzacja procesów HR?
Automatyzacja HR wywiera istotny wpływ na kluczowe wskaźniki efektywności pracy firmy. Przyjrzyjmy się im bliżej.
- Time-to-Fill – czas potrzebny na zamknięcie wakatu. Ten wskaźnik pokazuje, jak długo trwa rekrutacja od momentu otwarcia wakatu do jego zamknięcia. Automatyzacja pozwala zaoszczędzić nawet 26% czasu pracy specjalistów HR przyspieszając zadania takie jak analiza CV, planowanie rozmów kwalifikacyjnych czy zarządzanie dokumentacją. Narzędzia online do selekcji CV oraz automatyzacja komunikacji z kandydatami pomagają w tym procesie.
- Cost-per-Hire – metryka, która określa łączne koszty związane z zatrudnieniem nowego pracownika, w tym koszty publikacji ogłoszeń o pracę, rozmów kwalifikacyjnych, korzystania korzystania z portali z ofertami pracy itp. Moduł rekrutacyjny SMART HCM & LMS pozwala na automatyzację działań, takich jak masowa rekrutacja przez chatboty, zarządzanie procesem selekcji, automatyzacja wysyłki wiadomości oraz marketing kampanii rekrutacyjnych. Według Financesonline, automatyzacja zarządzania talentami pozwala firmom obniżyć koszty rekrutacji nawet o 17%.
- Time-to-Productivity – czas, jaki potrzebuje nowy pracownik, aby osiągnąć maksymalną produktywność. Dzięki modułowi onboardingowemu SMART HCM & LMS można skrócić ten czas. Automatyzacja planów adaptacyjnych, testowanie online i narzędzia do śledzenia postępów nauki pozwalają na szybsze wdrożenie bez angażowania specjalistów HR.
- Employee Turnover Rate – metryka określająca procent pracowników, którzy opuszczają firmę w określonym czasie. Według badań McKinsey firmy aktywnie korzystające z analityki HR zwiększają efektywność rekrutacji o 80%, poprawiają produktywność o 25%, a wskaźnik rotacji pracowników spada o 50%. SMART HCM & LMS dostarcza narzędzia do automatyzacji analityki biznesowej oparte na Microsoft Power BI, co pozwala na tworzenie skutecznych procesów opartych na dokładnych danych.
- Training Effectiveness – ta metryka pokazuje, jak skuteczne są programy szkoleniowe, na przykład poprzez odsetek pomyślnie ukończonych testów i wyświetlanie zaoszczędzonego czasu poświęconego na ukończenie szkolenia. Ogólnie rzecz biorąc, rozwijanie talentów jest ważną inwestycją w przyszły sukces firmy. Umiejętności, które dana osoba nabywa podczas pracy, mają znaczący wpływ na rozwój jej kariery i dochód przez całe życie. McKinsey szacuje, że za 46% dochodów pracownika w ciągu całego życia odpowiadają umiejętności nabyte w trakcie pracy. Jednocześnie wyniki ankiety opublikowanej w tym samym badaniu wykazały, że 46% respondentów zgłosiło brak czasu na rozwój swoich umiejętności i potencjału. Kolejne 20% uważa, że wsparcie ze strony firmy w tym zakresie jest niewystarczające. Kolejne 20% narzeka na brak zasobów do efektywnego uczenia się i rozwoju.
Wdrożenie rozwiązania SMART HCM & LMS pomaga wyeliminować te negatywne czynniki. System pozwala zorganizować proces szkoleniowy w taki sposób, aby pracownicy mieli dostęp do materiałów z dowolnego miejsca i w dogodnym dla nich czasie. Dodatkowo narzędzia do monitorowania postępów i oceny wyników umożliwiają menedżerom śledzenie rozwoju pracowników i efektywne zarządzanie talentami w firmie. Rozwiązanie to redukuje koszty związane z zewnętrznymi szkoleniami i zapewnia dostęp do nowoczesnych technologii edukacyjnych w jednym cyfrowym środowisku.
Nie są to jednak wszystkie metryki, które wyraźnie ilustrują efektywność automatyzacji procesów HR. Wśród nich znajdują się m.in. obniżenie kosztów pracy związanych z realizacją zadań operacyjnych, zmniejszenie rotacji personelu oraz ogólny wzrost satysfakcji pracowników.
Istnieją również bardziej konkretne i specyficzne metryki, które pomagają jeszcze dokładniej ocenić efektywność automatyzacji zarządzania kapitałem ludzkim:
- First Contact Resolution Rate – wskaźnik ten jest częściej spotykany w analizie obsługi klienta, ale równie dobrze nadaje się do oceny procesów HR. Podobnie jak klienci oczekują rozwiązania swoich problemów przy pierwszym kontakcie z działem obsługi, pracownicy firmy liczą na szybką i precyzyjną pomoc ze strony HR. Zautomatyzowane systemy samoobsługowe (self-service) pomagają działowi HR szybciej odpowiadać na zapytania pracowników (dotyczące wynagrodzeń, urlopów, premii i innych kwestii organizacyjnych), rozwiązując je za pierwszym razem.
- Employee Engagement Index – wskaźnik ten określa poziom zaangażowania i satysfakcji pracowników z wykonywanej pracy. Automatyzowane systemy szkoleniowe, portale samoobsługowe oraz narzędzia do gamifikacji procesów podnoszą zaangażowanie pracowników dzięki wygodzie użytkowania, szybkiej komunikacji oraz interaktywnym możliwościom motywacyjnym.
- Recruitment Funnel Conversion Rate – ten wskaźnik określa, jak skutecznie kandydaci przechodzą przez etapy rekrutacji w firmie, od momentu wysłania aplikacji do zatrudnienia. Automatyzacja procesów może znacznie poprawić ten wskaźnik, zapewniając większą dokładność i szybkość w wyborze odpowiednich kandydatów.
W dzisiejszych niestabilnych warunkach wiele firm może znajdować się pod silną presją wynikającą z braku dopasowania ich ustalonych modeli zarządzania procesami biznesowymi do realiów rynkowych. Według ankiety przeprowadzonej przez firmę Gartner 56% dyrektorów HR przyznaje, że ich strategie HR nie spełniają jeszcze obecnych i przyszłych wymagań biznesowych. Coraz mniej jest czasu zarówno na popełnianie błędów, jak i na podejmowanie ważnych decyzji. Dlatego ważne jest, aby liderzy skupili się na zwiększaniu wydajności, optymalizacji kluczowych procesów oraz automatyzacji zarządzania zasobami, w tym kapitałem ludzkim. W końcu to ludzie są motorem wszystkich kluczowych procesów organizacji. Dlatego przejście od tradycyjnych metod zarządzania talentami do zautomatyzowanych nowoczesnych systemów, takich jak SMART HCM & LMS, może stać się „skokiem kwantowym”, który pozwoli firmie osiągnąć nowe poziomy sukcesu.
