Aby być odpornym, musisz nauczyć się radzić sobie z niepewnością
SkyUpTM to międzynarodowa marka pochodząca z Ukrainy, założona w czerwcu 2017 r. przez rodzinę Alba, której największą życiową pasją są podróże. Pierwszy lot SkyUp wykonano w 2018 roku. Rok później SkyUp znalazła się wśród 10 najszybciej rozwijających się europejskich linii lotniczych według The Anker Report, a w 2021 roku otrzymała nagrodę „Heart of Aviation” od Ukraine Tourism Awards i stała się drugą pod względem wielkości linią lotniczą w Ukrainie.
Jednak w 2022 r. ukraińskie niebo zostało zamknięte dla lotów cywilnych z powodu inwazji na pełną skalę. SkyUp rozpoczęła działalność w Europie. Głównymi obszarami działalności były kontrakty ACMI, a także loty czarterowe zamawiane przez touroperatorów, fundacje, stowarzyszenia, kluby sportowe itp.
Konieczność szybkiego dostosowania działalności do warunków nowego rynku zmusiła firmę do ponownego przemyślenia podejścia do zarządzania celami, aby osiągnąć ambitne wyniki. To właśnie wtedy firma musiała znaleźć skuteczny system wyznaczania celów. W rezultacie firma wybrała rozwiązanie Viva Goals, o którym opowiadamy w nowej historii sukcesu od SMART business.
Skąd wzięła się potrzeba wdrożenia systemu wyznaczania celów Viva Goals?
Według ch-aviation w ubiegłym roku SkyUp Airlines stała się jedną z 20 linii lotniczych, które wykonały najwięcej lotów w ramach umów ACMI w Europie. ACMI (Aircraft, Crew, Maintenance, Insurance) to umowa między dwiema liniami lotniczymi, na mocy której jedna z nich udostępnia drugiej swój samolot, załogę, obsługę techniczną i ubezpieczenie w zamian za opłacenie określonej liczby godzin blokowych. Zazwyczaj takie umowy mają dodatkowe zasady i wymagania oprócz standardowego regulaminu. Dlatego też, jeśli organizacja wynajmuje swoje samoloty kilku różnym firmom, musi nauczyć się szybko dostosowywać do ich standardów i opracowywać oddzielne strategie dla każdego zespołu. W rezultacie system zarządzania lotami i operacjami biznesowymi stał się bardziej złożony i wielopłaszczyznowy niż wtedy, gdy firma obsługuje regularne loty, jak było to w Ukrainie. Aby sprostać tym wyzwaniom, zespół SkyUp postanowił połączyć wszystkie procesy w jedną strukturę i wdrożyć nowy system strategii, w czym pomogło rozwiązanie Viva Goals.
Nowa strategia natychmiast ujawniła szare obszary (lub obszary rezerwowe). Pojawiło się wiele problemów, które wcześniej nie były bardzo krytyczne, ale ze względu na zmiany w firmie spowodowały „turbulencję”. Struktura organizacyjna uległa najistotniejszym zmianom, ponieważ przegląd obszarów odpowiedzialności wymagał utworzenia nowych działów i stanowisk. Proces wyglądał następująco: najpierw wyznaczano cel (na przykład postanowiono, że do końca roku finansowego należy wdrożyć, powiedzmy, trzy kluczowe projekty). Od celu firma przechodziła do metod, określając, w jaki sposób osiągnąć pożądane wyniki. Po tym etapie ustalono, czego dokładnie brakuje do osiągnięcia tych wyników: na przykład ustalono, że istnieje potrzeba wprowadzenia wykorzystania sztucznej inteligencji do przetwarzania zgłoszeń. Metoda ta jest nowa, więc specjalnie dla niej utworzono dział IT, który zajmował się tą kwestią. Innymi słowy, zmiany miały miejsce nie tylko na „najwyższym” poziomie, ale był to złożony plan restrukturyzacji wszystkich procesów z zaangażowaniem nowych kompetencji w celu
realizacji planu. Oczywiście wyznaczanie celów było częścią pracy firmy już wcześniej, ale należało ten proces zoptymalizować i zautomatyzować, aby skrócić czas reakcji na wyzwania, których liczba rosła proporcjonalnie do rozwoju organizacji. Jednym z rozwiązań optymalizacji działań jest cyfryzacja procesów. W tym celu wybraliśmy nowoczesne rozwiązanie o nazwie Viva Goals, holistyczny system wyznaczania celów do automatyzacji procesów biznesowych.
Nie ma problemów, których nie da się rozwiązać. Trzeba tylko znaleźć źródło problemu i zacząć od niego, stopniowo przebudowując wszystkie związane z nim procesy.
Wybór rozwiązania: jak SkyUp metodą prób i błędów znalazła system wyznaczania celów, który sprostał jej wyzwaniom
Przy wyborze metodologii firmie SkyUp pomogli jej partnerzy, firma Strategic. Głównym celem SkyUp było wdrożenie wizjonerskiego podejścia strategicznego opartego na systemie OGSM (Objectives, Goals, Strategies and Measures). System ten łączy w sobie elementy OKR i KPI, co doskonale pozwalało skupić się na wizji firmy w przejrzysty i szybki sposób. Obecnie nie ma wielu rozwiązań wykorzystujących system OGSM, a Viva Goals okazało się najbardziej odpowiednie dla potrzeb SkyUp. Klient podkreślił następujące kluczowe zalety:
- Struktura, która łączy wszystkie bloki: Viva Goals to plan biznesowy, który można umieścić na jednej stronie. Rozwiązanie integruje różne działy SkyUp za pośrednictwem jednego systemu zarządzania celami. Takie podejście zmniejsza liczbę „luk informacyjnych” między zespołami, ułatwiając komunikację i koordynację między działami (np. sprzedażą, marketingiem, serwisem i operacjami naziemnymi).
- Skuteczne wyznaczanie długoterminowych celów: budowanie strategii to skrupulatny proces, który zwykle zajmuje dużo czasu. Aby przyspieszyć ten proces, sztuczna inteligencja wbudowana w Viva Goals generuje możliwe strategie, gdy tylko zostaną określone „współrzędne” celu długoterminowego. W ten sposób stratedzy mają możliwość wyboru najlepszej sekwencji działań i dostosowania jej do swoich procesów. Mogą też dostosować cel tak, aby metody, których wymaga, lepiej pasowały do planu na dany rok.
- Metodologia hybrydowa angażująca wszystkie zespoły: Viva Goals wykorzystuje zarówno metodologię OKR, jak i KPI, łącząc je w jeden system. Jednak w przeciwieństwie do innych podobnych rozwiązań, Viva Goals jest dostępna dla specjalistów z różnych zespołów i wszystkich szczebli. Rozwiązanie oferuje maksymalne zaangażowanie pracowników i pełną przejrzystość postępów w osiąganiu wyników. Po pierwsze, pozwala szybko dostosować się do dynamicznych zmian na arenie biznesowej, a po drugie, wspiera ducha zespołu w firmie.
- Bezpieczeństwo danych: niezawodny poziom bezpieczeństwa technologii Microsoft i zgodność z wymogami regulacyjnymi zapewnia firmie maksymalną ochronę poufnych informacji. Viva Goals wykorzystuje protokół Security Development Lifecycle (SDL), aby zagwarantować bezpieczeństwo danych.
- System przepływów i domen: aby lepiej ustrukturyzować strategię, Viva Goals oferuje system przypisywania zadań do grup i określania oddzielnych celów dla każdego zespołu.
System przepływów i domen najbardziej zainteresował SkyUp w Viva Goals. Strukturyzacja według grup i podgrup pozwoliła firmie zidentyfikować główne obszary pracy i skutecznie przydzielić zadania poszczególnym zespołom. Firma zidentyfikowała trzy unikalne przepływy:
- „Blue Ocean” – to obszar dotyczący nowych rozwiązań biznesowych w sektorze lotniczym: innowacji, nowych koncepcji i podejść.
- „Freedom & Effectiveness” – dotyczy doskonałości operacyjnej: kurs na porzucenie przestarzałych i niepotrzebnych rozwiązań oraz poszukiwanie sposobów na poprawę jakości i wydajności procesów operacyjnych.
- „Team & Energy” – dotyczy zespołu, kultury wewnętrznej i synergii: celem jest wzmocnienie pracy zespołowej, aby lepiej realizować strategię firmy. Każdy przepływ jest podporządkowany dwóm lub trzem domenom, które są określane na początku roku finansowego zgodnie z długoterminowym celem na ten okres.
W ten sposób firma jest w stanie budować wizjonerską strategię aż do najmniejszego zadania.
Wierzymy, że każda transformacja – w świecie, społeczeństwie czy biznesie – odbywa się poprzez rozwój i otwartość na zmiany człowieka. To właśnie poprzez budowanie i rozwój zespołu możliwa staje się transformacja całego systemu
Jak SkyUp pomogła woim pracownikom dostosować się do nowego systemu wyznaczania celów?
Zmiana nigdy nie jest łatwa. Pracownicy mogą mieć wiele pytań i trudności podczas adaptacji do nowego systemu. Dlatego bardzo ważne jest, aby zespół zjednoczył się i dostosował dalszy kurs do celu. Ważne jest, aby zrozumieć, że nie wszystko od razu będzie działać idealnie: pierwszy rok będzie prawdopodobnie rokiem „pilotażowym”, a firma będzie musiała stawić czoła przewidywalnym wyzwaniom. Jednak wszyscy się uczą. SkyUр podzieliła się z nami kilkoma wskazówkami i przykładami tego, jak firma ułatwiła adaptację do nowego systemu OGSM:
- Demonstracja skuteczności – należy upewnić się, że wszyscy specjaliści firmy rozumieją, dlaczego nowy system został wdrożony i jakie pozytywne wyniki powinien przynieść.
- Komfortowe tempo – wskazane jest, aby nie wrzucać ludzi w nietypowe procesy natychmiast i bez alternatyw. Wdrażanie nowego systemu powinno odbywać się krok po kroku, ze stopniową migracją ze starych, znanych procesów do nowych.
- Praca zespołowa – warto zidentyfikować „ambasadorów” – liderów, którzy jako pierwsi opanują nowe rozwiązanie i pokażą na swoim przykładzie, że działa ono efektywnie. Na przykład, podczas cotygodniowego spotkania można poprosić ambasadora, aby podzielił się swoimi doświadczeniami z korzystania z nowego rozwiązania: jakie miał problemy i pytania, a co wręcz przeciwnie, sprawdziło się doskonale. Zazwyczaj wybiera się 1-2 liderów, którzy będą odpowiedzialni za wyniki zespołu w każdej domenie.
- Safe space – kluczowe jest stworzenie atmosfery dla pracowników, w której czują się na tyle komfortowo, by bez obaw i wahania zadawać pytania lub otwarcie prosić o pomoc, jeśli chodzi o nowe i nietypowe procesy.
Zespół ds. wydajności SkyUr wykonał świetną robotę, angażując wszystkich specjalistów w korzystanie z nowego systemu. Chodzi o to, że czasami potrzeba trochę czasu, aby zrozumieć, dlaczego pracownik nie jest zadowolony z nowego rozwiązania i znaleźć do niego indywidualne podejście. Niektórzy ludzie wstydzą się prosić o pomoc lub nie chcą przyznać, że czegoś nie rozumieją – i jest to całkowicie normalne. Najważniejsze to traktować specjalistów z szacunkiem i cierpliwością. Możesz na przykład zarezerwować godzinę dziennie w kalendarzu specjalisty, aby dać mu czas na zajęcie się problemem bez dodatkowej presji. W końcu lepiej poświęcić ten czas w pierwszych tygodniach niż później, gdy system będzie już aktywnie wykorzystywany.
Najważniejsze jest stworzenie bezpiecznej przestrzeni dla pracowników, aby nie bali się poznawać wdrożonego rozwiązania i prosić o pomoc w niejasnych kwestiach. A pomoc to zadanie nr 1. Jeśli ktoś prosi mnie o pomoc, nie mogę odmówić, bo jeśli to zrobię, nie poprosi ponownie, a system nigdy nie zadziała.
Jednocześnie dostosowanie rozwiązania do potrzeb SkyUp odegrało kluczową rolę w adaptacji pracowników. Szczegółowe dostosowanie modułów do specyficznych potrzeb firmy pozwoliło nam zintegrować z platformą zarówno znane, jak i nowe procesy, zapewniając użytkownikowi przyjazny interfejs i automatyzację szerokiego zakresu zadań.
W rezultacie, w ciągu roku od wdrożenia Viva Goals, system stał się w pełni zintegrowany z procesami firmy: wszyscy pracownicy z łatwością posługują się tą samą terminologią i skutecznie śledzą własne postępy oraz osiągnięcia całego zespołu.
Jakie rezultaty przyniosło firmie wdrożenie rozwiązania Viva Goals?
Nie sądzę, aby istniała jakakolwiek inna linia lotnicza na świecie, która została otwarta na krótko przed pandemią, poradziła sobie z tym wyzwaniem bez wsparcia z zewnątrz, a następnie zdołała przetrwać wojnę na pełną skalę, a teraz nadal rozwija własną markę i uruchamia nową linię lotniczą w UE. Co to jest, jeśli nie ukraiński charakter zdolny do osiągnięcia każdego celu?
Minęło około półtora roku, odkąd SkyUp wdrożyła rozwiązanie Viva Goals. W tym czasie stało się jasne, że narzędzie w pełni spełniło oczekiwania: firmie udało się zbudować własny ekosystem i stworzyć strategiczny zespół, który angażuje wszystkich współpracowników – od CEO po menedżerów.
Wyniki mówią same za siebie:
- Strategia zrealizowana w 61%.
- Wykonano 10 528* lotów, czyli o 36% więcej niż w 2022 roku.
- Obsłużono 1 546 432* pasażerów, czyli o 24% więcej niż w 2022 roku.
SkyUp nadal zapewnia miejsca pracy dla ukraińskich specjalistów z branży lotniczej, zachowuje licencje dla wysoko wyspecjalizowanego personelu i konserwuje swoje samoloty. Firma przyczynia się do zachowania przemysłu lotniczego w Ukrainie, aby samoloty cywilne mogły jak najszybciej powrócić na rodzime niebo po zwycięstwie.
SkyUp opracowała swoją wizję przyszłości i jest zaangażowana w innowacje w branży lotniczej. Firma ma ambitne cele: przekształcenie branży turystycznej poprzez zbudowanie globalnego i odnoszącego sukcesy ekosystemu w tej dziedzinie. SMART business zawsze wspiera takie inicjatywy i chętnie dostarczy Twojej firmie nowoczesne narzędzia do wyznaczania celów. Viva Goals pomoże Ci wystartować i otworzyć nowe horyzonty sukcesu, a Twoje strategie rozwoju staną się jasne, spójne, kontrolowane i skuteczne. Czas więc wyznaczyć cel, rozwinąć skrzydła i wzlecieć.
