Маленькі розмови — великі результати: Як 1:1 змінюють корпоративну культуру

Зібратися разом — це початок, залишитися разом — це прогрес, а працювати разом — це успіх

Генрі Форд

У часи активної цифровізації та стрімкого розвитку штучного інтелекту проста людська комунікація набуває нової цінності. Дійсно, АІ може стати корисним помічником в автоматизації процесів, але він ніколи не зможе замінити людський зв’язок. Адже міцна і злагоджена команда — одна з запорук успішності будь-якого бізнесу. За статистикою від Business in the News, два співробітники з п’яти лишають свою роботу через погані стосунки з менеджером і командою. Саме тому формат 1:1 давно став надважливим та незамінним інструментом налагодження довірливих стосунків. Це — лакмусовий папірець, що показує стан атмосфери у компанії і допомагає визначити проблемні точки та зони зростання.

Правильно проведені 1:1 можуть допомогти:

• покращити стосунки всередині команди;
• запобігти стресу та вигоранню фахівців;
• зменшити плинність кадрів;
• посприяти індивідуальному розвитку співробітників.

Ефективно побудовані 1:1 — це насамперед інвестиція у майбутнє компанії та оптимізація її часового ресурсу. Адже коли керівники тримають руку на пульсі колективу, можна легше і швидше визначити, які проблеми можуть незабаром виникнути. Наприклад, вчасно помітити, хто зі співробітників ризикує вигоріти, і вжити необхідних заходів, аби цьому запобігти. Якщо подібні фактори виявити на стадії зародження, їх буде значно легше вирішити і попередити, адже навіть у фінансовому плані компаніям вигідніше утримати поточного співробітника, аніж шукати нового.

1:1 також слугують гарним інструментом комунікації під час впровадження чогось нового у компанії: інструментів або процесів. Не всі люди легко сприймають зміни, однак відторгнення нового частіше за все виникає через нерозуміння. Важливо забезпечити співробітників відповідями на питання, що можуть виникнути, до того, як вони підуть шукати ці відповіді у одне одного.

Довіра до людини майже завжди переважає довіру до абстрактних концептів. Саме тому зустрічі у форматі 1:1 можуть стати безпечним простором, де керівник матиме змогу м’яко транслювати цінності та основні цілі компанії без «пропаганди» чи сухого тексту з офіційного листа, адже власний приклад лідера команди зазвичай стає тим самим імпульсом, що спонукає співробітника розвиватись і відкриватись новому.

Важливість 1:1 наразі важко переоцінити. Особливої цінності ці зустрічі набули після того, як велика частина компаній перейшла на remote-формат роботи. Якщо раніше настрій та стан колеги можна було побачити, наприклад, під час ранкової розмови за чашкою кави, то тепер більшість комунікацій відбувається під час зідзвонів, частіше за все — навіть без камер. Саме тому особисті розмови у напівформальній атмосфері дозволяють об’єктивно сформувати оцінку поточної ситуації у колективі компанії.

Та як правильно побудувати це спілкування? Експерти SMART business підготували для вас кілька порад та лайфхаків.

Методики 1-on-1: як структурувати «неструктуровані» розмови

Основна вимога до зустрічей один-на-один, що відрізняє їх від звичайних чекапів — це регулярність. Щоб 1:1 набули максимальної ефективності, вони мають проводитись раз на два тижні або раз на 1-2 місяці (інтервал залежить від кількості та завантаженості співробітників). Проте необхідну регулярність організації обирають для себе індивідуально, адже кожна компанія — це організм, що має унікальний ритм роботи.

Зазвичай 1:1 тривають від 30 до 45 хвилин. Кожна компанія сама для себе визначає темп таких зустрічей залежно від її обставин. Наприклад, якщо це новий формат для колективу — зустрічі можуть проводитись раз на тиждень і тривати 60 хвилин, аби охопити усі необговорені теми. Згодом, коли такі активності вже стануть звичкою і компанія вибудує для себе стандартний ритм бесід, інтенсивність спілкування 1:1 може знизитись до 30 хвилин раз на два тижні.

Кому варто проводити 1-on-1?

• Керівникам та лінійним менеджерам: Найчастіше ініціаторами таких зустрічей є безпосередні керівники. Вони використовують їх для оцінки стану проєктів, мотивації та залученості співробітників, а також визначення точок зростання.
• HR-менеджерам: У багатьох компаніях HR також проводить 1-on-1, щоб обговорити загальний добробут працівника, кар’єрний розвиток чи питання, які не завжди обговорюються з керівником (наприклад, конфлікти).
• Менторам чи коучам: У контексті професійного зростання, ментори також можуть проводити такі зустрічі, зосереджуючись на розвитку навичок і досягненні довгострокових цілей.

Під час впровадження 1:1 компанії варто визначити власну систему зустрічей, адаптувавши формат під свій контекст. Залежно від того, яка мета у 1:1 (створення індивідуального плану розвитку, обговорення конфлікту чи перевірка загального настрою фахівця), визначається регулярність та тривалість розмови, а також те, хто її проводить.

Чітких покрокових інструкцій щодо структури самого 1:1 немає, але є кілька методик, на які можна орієнтуватись під час побудови власного формату. Пропонуємо розглянути дві з них:

• Методологія GROW: Goal (Ціль): Почніть із визначення поточних цілей працівника чи проєкту.Reality (Реальність): Оцініть, де зараз знаходиться працівник, які є перешкоди чи досягнення.
  Options (Варіанти): Разом шукайте рішення проблем чи варіанти досягнення цілей.
  Way forward (Шлях уперед): Розробіть конкретний план дій — наприклад, індивідуальний план розвитку (PDP).
• Методика COACH: Connect (Зв’язок): Почніть із встановлення емоційного контакту (наприклад, запитайте, як у працівника справи).Observe (Огляд): Обговоріть прогрес у роботі.
  Analyze (Аналіз): Розгляньте бар’єри чи складнощі.
  Collaborate (Співпраця): Разом створіть стратегії вирішення
  Help (Допомога): Запропонуйте підтримку, ресурси або напрямки розвитку.

Ще однією важливою властивістю 1:1 є очікуваність. Ці зустрічі варто планувати заздалегідь, дотримуючись стабільних інтервалів між ними. Запрошення має з’явитись у календарі фахівця не пізніше, ніж за два тижні до розмови. Таким чином керівник чи HR — залежно від того, хто проводить 1:1 — покаже свою повагу до співробітника та його особистого часу, заразом підвищуючи довіру до себе. Адже стабільність — головний ворог стресу і вигорання. Коли співробітник знає точно, на що очікувати, він може легше зосередитись на своїй роботі.

«Як справи?»: побудова особистої комунікації з кожним співробітником

Усі люди хочуть бути почутими і прийнятими. Мета 1:1 — дати співробітникам розуміння, що їхня компанія їх чує. «Один-на-один» — це двостороння розмова з простором для вразливості з обох боків. Її мета — створити максимально безпечний простір для того, щоб співробітник міг спокійно поділитись своїм фідбеком, ідеями для розвитку чи болем. Як же створити таке середовище?

1. Заздалегідь підготуйте та повідомте співробітнику агенду зустрічі — теми і питання, які будуть обговорюватись.
2. Використовуйте схему 90:10, де 90% часу говорить співробітник, а 10% — той, хто ініціював розмову.
3. Якщо зустріч відбувається у форматі online, тримайте камеру ввімкненою, а клавіатуру використовуйте лише якщо демонструєте екран — таким чином у фахівця не складеться враження, що ви займаєтесь своїми справами замість того, щоб його слухати.
4. Адаптуйте спілкування до поточного настрою та стану працівника, будьте гнучкими та готовими до різних варіацій спілкування залежно від обставин.
5. Нотуйте зустріч — краще створити спільний зі співробітником онлайн-документ, де в реальному часі будуть записуватись усі інсайти та хайлайти розмови.

Зазвичай, найважче у зустрічах 1:1 — це початок розмови. Перше питання («Як справи?») зазвичай є «пристрільним»: фахівець, найімовірніше, дасть стандартну відповідь («Усе нормально».). Після цього тому, хто веде зустріч, важливо поставити питання, яке запустить щире спілкування. Тут треба враховувати всі зовнішні обставини — мету розмови, настрої тих, хто спілкується, висновки минулого мітингу тощо. Пропонуємо розглянути кілька універсальних питань, що можуть зробити розмову якомога ефективнішою:

• «Як твій партнер/діти/домашні тварини?» — це питання гарно створює атмосферу довіри, адже у людей завжди йде сильна емоційна реакція під час згадки тих, кого вони люблять. Особливо добре це працює, коли той, хто веде зустріч, занотував з минулої розмови якісь факти про родину співробітника і ставить питання вже персоналізовано.
• «Чи є щось, про що ти хотів/ла поговорити, але не міг/могла через обставини?» — доволі часто бувають ситуації, коли у фахівця виникають питання чи реакції на нові обставини під час, наприклад, загальних зустрічей на 5+ людей. Зазвичай в таких умовах важко підіймати чутливі теми, тому важливо зазначити співробітнику, що наодинці з вами він має змогу поділитися своїми почуттями.
• «Чи вдається тобі балансувати роботу та особисте життя?» — таке питання краще ставити, коли вже є деякий зв’язок зі співробітником, або якщо ви відчуваєте, що він останнім часом погано зосереджується на своїй роботі. Його відповідь може підказати, як допомогти йому повернутись у робочий ритм.
• «Чи відчуваєш ти, що отримуєш достатньо фідбеку?» — відгуки керівників (як позитивні, так і негативні) дуже важливі для самовизначення працівника у робочому середовищі. Якщо у фахівця нема чіткого розуміння, чи гарно він виконує свою роботу, в нього може знизитись мотивація чи навіть самооцінка.
• «Що я можу зробити, аби допомогти тобі досягти твоїх цілей?» — завдяки цьому питанню співробітник матиме змогу сформулювати свої запити до керівництва, а також відчує, що його на роботі підтримують.
• «Чи бувало таке, що тобі було некомфортно спілкуватись з кимось із команди? Що сталось?» — це питання, яке може ініціювати розмову на незручні теми, які співробітник, наприклад, сам не наважувався підняти. Такі обговорення допомагають зрозуміти, чи є у команді конфлікти, непорозуміння чи ситуації, які потребують невідкладного вирішення.

Найголовніше — пам’ятати, що не можна будувати розмову 1:1 на стандартних схемах і однакових питаннях. Якщо той, хто ініціює зустріч, не заглиблюється у спілкування, а намагається лише чітко дотримуватись свого плану розмови, ймовірно це дасть лише негативний результат. Нещирість завжди відчувається, і фахівцю буде неприємно спілкуватися з людиною, яка вочевидь просто хоче пройтись своїм чек-листом. Емпатія та вразливість зазвичай викликають відповідну реакцію, тому якщо той, хто ініціював 1:1, поділиться своїми думками (наприклад, зазначить, що останнім часом темп роботи доволі насичений), це може допомогти співробітнику відкритіше говорити про свої почуття.

Окрім основних схем побудови спілкування один-на-один, є кілька невеликих лайфхаків, що можуть дозволити вам ефективніше провести подібні зустрічі. Пропонуємо розглянути кілька з них:

• Використовуйте результати опитування інших співробітників: найімовірніше фахівцю буде значно легше говорити про якісь проблеми, якщо він почує, що хтось з його колег вже піднімав подібні питання. Звісно, варто при цьому дотримуватись анонімності і не називати імена тих, з ким ви вже обговорили цю тему, аби не підривати довіру співробітників.
• Не відкладайте вирішення питань, які підіймались під час розмови: якщо фахівець під час 1:1 підняв якусь тему, що його турбує, ймовірно, проблема вже стала доволі критичною. Тому важливо одразу, за можливості, почати вирішувати окреслене питання, тримаючи співробітника в курсі вашого прогресу.
• Будьте готовими до спротиву: не всі люди спокійно сприймають формат 1:1, і це абсолютно нормально. Деяким фахівцям важко відкриватись, або вони соромляться говорити про свої проблеми. При цьому найчастіше це виправдовується тим, що у них, наприклад, нема часу. В цьому випадку дуже важливо визначити корінь проблеми, а потім м’яко пояснити співробітнику, чому 1:1 настільки важливі і як вони можуть допомогти як йому, так і компанії.
• Використовуйте відкриту комунікацію: буває таке, що під час 1:1 не вдається одразу вирішити якийсь конфлікт чи виникає напруга між учасниками розмови. В такому випадку найкраща стратегія — зазначити, що зараз не найкращий момент для спілкування і попросити перенести розмову на момент, коли всі заспокояться. Також важливо проговорювати тривалість 1:1 — адже не обов’язково дотримуватись суворих рамок зазначеного мітингу. Якщо вам вдалося вирішити усі питання за 15 хвилин замість 30 — не варто тягнути далі час, забираючи його у фахівця. Або, навпаки, якщо ви розумієте, що вам потрібно більше часу — скажіть про це співробітнику і призначте нову зустріч на зручний для всіх день, пообіцявши, що обов’язково пошукаєте спосіб допомогти йому з обговореними питаннями.

Керівнику чи HR, що проводить 1:1, бажано знайти індивідуальний підхід до кожного співробітника, з яким він спілкується. Однак важливо пам’ятати, що атмосфера на 1:1 має бути дружня, та не панібратська. Менеджер чи HR має чітко окреслити особисті кордони — як свої, так і співробітника, з яким він чи вона спілкується. Тут важливо тримати баланс, адже занадто близькі стосунки з одним зі співробітників можуть призвести до конфлікту інтересів, а недостатня відкритість, навпаки, спровокувати недовіру до себе.

«Ми тебе почули»: як нотатки допомагають підвищити рівень довіри фахівця

Ще одним корисним інструментом для оптимізації 1:1 є ведення нотаток. Це, здавалось би, проста річ, яка може виглядати опційною, але насправді відіграє велику роль у побудові робочих стосунків. Ймовірно, люди, що проводять 1:1, не зможуть тримати у голові абсолютно все, що було проговорено на зустрічах, особливо якщо йдеться про великі компанії, що налічують багато працівників. Тому дуже важливо мати під рукою записи, які дозволять, наприклад, не забути про проблему, яка потребує рішення. Або зможе допомогти налагодити особистий зв’язок — наприклад, співробітнику стане приємно, якщо керівник поцікавиться здоров’ям його песика, про якого на минулій зустрічі було сказано, що він захворів. Ведення нотаток може здаватися простим, але насправді і тут є свої правила і лайфхаки, що можуть значно підвищити якість спілкування. Пропонуємо розглянути ці правила:

1. Завжди повідомляйте співробітнику, що ведете нотатки під час 1:1.
2. Створіть спільний документ, доступ до якого є лише у вас та фахівця.
3. Вмикайте камеру і демонструйте екран під час того, як нотуєте зустріч.

Таким чином ви дасте співробітнику зрозуміти, що його слухають і, найголовніше — чують. Спільний документ зменшить ймовірність непорозумінь чи неправильних інтерпретацій, а демонстрація екрана покаже, що ви наразі зосереджені лише на спілкуванні з тим, хто по інший бік камери.

Однак легко сказати «створіть спільний документ». Одразу виникають питання — як цей документ має виглядати? Як в ньому структурувати інформацію? Як його оформити, аби він легко сприймався візуально? Є кілька методик ведення нотаток, які можуть допомогти з цими питаннями:

• Метод світлофора
  Ця модель використовує кольори для категоризації питань:
  Зелений: Успішні аспекти роботи, які слід продовжувати.
  Жовтий: Потенційні проблеми або аспекти, які потребують вдосконалення.
  Червоний: Основні проблеми, які необхідно вирішити негайно.
  Це візуально простий спосіб наголосити на ключових темах і пріоритетах для обговорення.
• Метод конспекту
  Ця модель використовує скорочені та детальні нотатки. Тобто, під час зустрічі створюються короткі записи для економії часу, наприклад:
  «Довгострокові цілі — серверна розробка.»
  А після зустрічі ці нотатки розширюються у більш детальні формулювання для зрозумілості:
  «Співробітник хоче покращити навички в серверній розробці в рамках довгострокових цілей».
• Чотириколонкова структура
  У цій моделі нотатки ведуться в таблиці з чотирма стовпцями:
  Тема: Основне питання або пункт для обговорення.
  Відповідальний: Хто займається цим питанням.
  Записи обговорення: Деталі дискусії.
  Подальші дії: Що потрібно зробити і до якого терміну.

Ведення нотаток досі частіше за все робиться вручну — керівники чи HR самі створюють шаблони документів, обирають оптимальну для себе структуру і підлаштовують її під свої потреби. Однак це може займати багато робочого часу, що міг би бути витрачений на безпосереднє спілкування. До того ж що більше співробітників у компанії — то більше документів, що можуть плутатись чи навіть губитись. Що вже казати про те, як виглядають нотатки про одного співробітника після двох, трьох, п’яти років щотижневого спілкування?

Цей процес потребує автоматизації, що, власне, і зробила команда SMART business, почавши розробляти спеціальне рішення. Ціль цього продукту — створити гнучкий інструмент, що максимально оптимізує процес ведення нотаток, зменшить час на підготовку шаблонів та збереже необхідні дані. Швидкий доступ до попередніх записів, нотатки обовʼязкових питань для 1:1 та коментарі — усе це очікує на користувачів у новому рішенні.

Якщо ви бажаєте комплексно оптимізувати свою HR-екосистему та звільнити час на якісне спілкування 1:1 зі своїми співробітниками — лишіть запит, і експерти SMART business підберуть для вас необхідні інструменти.