SMART HCM & LMS Release 30: Kontaktların sinxronizasiyası: Payroll sistemləri arasında əməkdaşların ağıllı uyğunlaşdırılması

Hansı yeniliklər tətbiq olundu?

SMART HCM & LMS və inteqrasiya olunmuş Payroll sistemləri arasında əməkdaş məlumatlarının aktuallığını, bütövlüyünü və sinxronizasiyasını təmin edən, kontaktların sinxronizasiyası və dublikatların qarşısının alınması üçün yeni mexanizm həyata keçirildi.

Yeniləmə əməkdaşların ağıllı uyğunlaşdırılması mexanizmini tətbiq edir. Bu mexanizm yeni qeyd yaradılmadan əvvəl kontaktların mövcudluğunu avtomatik yoxlayır. Nəticədə dublikatların sayı əhəmiyyətli dərəcədə azalır və bütün inteqrasiya olunmuş sistemlər üzrə məlumatların keyfiyyəti artır.

Bundan əlavə, İstifadəçi hesabı üzrə kontaktların uyğunlaşdırılması adlı yeni bölmə yaradılıb. Bu bölmədə Kontakt, İstifadəçi hesabı və hər bir Payroll sistemi tərəfindən istifadə olunan müvafiq xarici identifikator (External ID) arasındakı əlaqə saxlanılır. Bunun sayəsində platforma əməkdaşları hansı təşkilatda çalışmasından asılı olmayaraq dəqiq identifikasiya edir və bir neçə təşkilat və Payroll sistemi arasında etibarlı sinxronizasiyanı təmin edir.

Bundan əlavə, SMART HCM & LMS ilə Payroll sistemləri arasında ikitərəfli sinxronizasiya həyata keçirilib. Bu, əməkdaşın bütün iş fəaliyyəti dövrü ərzində qoşulmuş bütün istifadəçi hesablarında əməkdaş məlumatlarının ardıcıllığını və aktuallığını təmin edir.

Bundan əlavə, əməkdaşın əsas məlumatlarının — Şirkət, Vəzifə profili, Vəzifə, Bölmə, Əsas müqavilə və İşə başlama tarixi — avtomatik hesablanması və daim aktual saxlanılması təmin edilib. Bu, əməkdaş məlumatlarının mövcud təşkilati struktura uyğunluğunu qoruyur.

Necə işləyir?

Dublikatların ağıllı aşkarlanması

İnteqrasiya vasitəsilə Kontakt qeydi qəbul edildikdə, sistem əvvəlcədən müəyyən edilmiş uyğunlaşdırma iyerarxiyasından istifadə edərək müvafiq əməkdaşın artıq mövcud olub-olmadığını avtomatik yoxlayır.

Yoxlama aşağıdakı ardıcıllıqla həyata keçirilir:

1. Xarici identifikator (External ID)
2. E-poçt ünvanı
3. Şəxsi telefon nömrəsi
4. Fərdi vergi identifikasiya nömrəsi
5. S.A.A. + doğum tarixi

Yoxlama prosesi uyğun qeyd aşkar edildiyi anda dayandırılır.

Yoxlama zamanı həm aktiv, həm də qeyri-aktiv Kontaktlar nəzərə alınır.

Nəticədə:

• mövcud olan əməkdaşlar avtomatik olaraq tanınır;
• dublikat Kontaktlar yaradılmır;
• əməkdaş qeydlərinin tarixçəsi qorunub saxlanılır.

İstifadəçi hesabı üzrə kontaktların uyğunlaşdırılması

Yeni inzibati bölmə əlavə olunub:

Soraqçalar → Ümumi → İstifadəçi hesabı üzrə kontaktların uyğunlaşdırılması

Bu bölmədə Kontaktlar, İstifadəçi hesabları və kənar Payroll sistemləri arasındakı əlaqələrin mərkəzləşdirilmiş reyestri aparılır.

Hər bir uyğunlaşdırma qeydi aşağıdakı məlumatları ehtiva edir:

• İstifadəçi hesabı;
• Kontakt;
• Xarici identifikator (External ID);
• Sistem tərəfindən avtomatik olaraq yaradılan ad.

Bu yanaşma bütün inteqrasiya olunmuş sistemlərdə əməkdaşların identifikasiyası üçün vahid və etibarlı məlumat mənbəyini təmin edir.

Bir əməkdaş eyni vaxtda bir neçə İstifadəçi hesabı ilə əlaqələndirilə bilər.

Uyğunlaşdırma strukturu aşağıdakı imkanları dəstəkləyir:

• müxtəlif Payroll sistemləri üçün fərqli External ID-lərin istifadəsini;
• əməkdaş ilə hər bir İstifadəçi hesabı arasında müstəqil əlaqələrin qurulmasını;
• bütün aktiv Payroll sistemi inteqrasiyaları arasında sinxronizasiyanı.

Sistemlər arasında sinxronizasiya 

Standart olaraq, Payroll sistemlərindən daxil olan bütün dəyişikliklər SMART HCM & LMS-də müvafiq əməkdaş profilini avtomatik olaraq yeniləyir.

SMART HCM & LMS sistemində qeyd yeniləndikdən sonra bu dəyişikliklər aktiv İstifadəçi hesabı üzrə kontaktların uyğunlaşdırılması qeydləri vasitəsilə əlaqələndirilmiş bütün qoşulmuş Payroll sistemlərinə avtomatik olaraq ötürülür.

Bu mexanizm bütün inteqrasiya olunmuş sistemlər arasında sinxronizasiyanı təmin edir və əməkdaşlar haqqında aktual məlumatlardan istifadə olunmasına zəmanət verir.

Sistemlər arasında işə qəbul prosesinin sinxronizasiyası

Həll həm SMART HCM & LMS sistemində, həm də Payroll sistemində başladılan işə qəbul ssenarilərini dəstəkləyir.

SMART HCM & LMS vasitəsilə işə qəbul:

• Kontakt yaradılır və ya aktivləşdirilir;
• İşçi müqaviləsi yaradılır;
• Vəzifəyə təyinat yaradılır;
• məlumatlar Payroll sisteminə ötürülür;
• Payroll sistemi External ID-ni geri qaytarır;
• İstifadəçi hesabı üzrə kontaktların uyğunlaşdırılması qeydi avtomatik olaraq yaradılır.

Payroll sistemi vasitəsilə işə qəbul

• Payroll sistemi işçi haqqında qeydlər yaradır;
• işçi haqqında məlumatlar SMART HCM & LMS sistmeminə ötürülür;
• sistem mövcud Kontaktı tapır və ya avtomatik olaraq yeni Kontakt yaradır;
• İstifadəçi hesabı üzrə kontaktların uyğunlaşdırılması qeydi avtomatik olaraq yaradılır;
• İşçı müqaviləsi və Vəzifəyə təyinatı sinxronlaşdırılır.

Bu yanaşma işə qəbul prosesinin hansı sistemdə başladılmasından asılı olmayaraq, hər bir əməkdaşın SMART HCM & LMS sistemində vahid və uyğunlaşdırılmış profil ilə təmsil olunmasını təmin edir.

İşçi məlumatlarının avtomatik şəkildə formalaşdırılması

Sistem aktiv İşçi müqavilələri və Vəzifəyə təyinatlar əsasında əməkdaşın əsas məlumatlarını avtomatik müəyyən edir və onları daim aktual vəziyyətdə saxlayır.

Aşağıdakı xanalar avtomatik olaraq yenilənir:

• Şirkətin adı
• Vəzifə profili
• Vəzifə
• Bölmə
• Əsas müqavilə
• İşə başlama tarixi

Platforma əvvəlcədən konfiqurasiya edilmiş prioritetləşdirmə qaydalarını tətbiq edir. Buraya Əsas vəzifələr (Primary Positions) və Əsas müqavilələr (Main Contracts) dəstəyi daxildir ki, bu da bütün sistem üzrə təşkilati strukturun və hesabatlılığın ardıcıllığını təmin edir.

Kimlər üçün faydalı olacaq?

• İnsan Resursları departamentləri
Bir neçə şirkət, Payroll sistemi və müxtəlif işə qəbul ssenariləri şəraitində əməkdaşın vahid profilinin idarə olunması, həmçinin dublikat qeydlərin yaranmasının qarşısının alınması üçün.

• Payroll komandaları
Əməkdaş məlumatlarının etibarlı sinxronizasiyasını təmin etmək və sistemlər arasında xarici identifikatorların (External ID) düzgün izlənilməsi üçün.

• Beynəlxalq və çoxşirkətli təşkilatlar
Bir əməkdaşın eyni vaxtda bir neçə istifadəçi hesabı, hüquqi şəxs və ya Payroll sistemi ilə əlaqəli olduğu hallarda, vahid əməkdaş profilini qorumaqla onların effektiv idarə olunması üçün.

Nə üçün rahatdır?

1.  Əməkdaş dublikatlarının yaradılmasının qarşısını alır
   Yeni qeyd yaradılmazdan əvvəl əməkdaşlar bir neçə meyar əsasında intellektual şəkildə identifikasiya olunur.
2. Bir neçə şirkətlə işləməyi dəstəkləyir
   Eyni əməkdaş müxtəlif Payroll sistemlərində ayrıca identifikatorlardan istifadə etməklə bir neçə İstifadəçi hesabı ilə əlaqələndirilə bilər.
3. Sistemlər arasında məlumatların uyğunluğunu təmin edir
   Payroll sistemlərində və ya SMART HCM & LMS-də edilən bütün dəyişikliklər əməkdaşın bütün həyat dövrü ərzində avtomatik olaraq sinxronlaşdırılır.
4. Müxtəlif işə qəbul ssenarilərini dəstəkləyir 
   Həll işə qəbul prosesinin SMART HCM & LMS-də və ya kənar Payroll sistemində başlamasından asılı olmayaraq eyni dərəcədə effektiv işləyir.
5. Təşkilati məlumatların yenilənməsini avtomatlaşdırır
   Şirkət, Vəzifə profili, Vəzifə və Bölmə kimi xanalar avtomatik olaraq yenilənir.
6. Tarixi məlumatları qoruyur
   Aktiv olmayan əməkdaşlar və İstifadəçi hesabları ilə əlaqələr sistemdə saxlanılır və ehtiyac yarandıqda yenidən aktivləşdirilə bilər.

Əlavə imkanlar 

• Beş müstəqil uyğunlaşdırma meyarı əsasında çoxsəviyyəli dublikatların aşkarlanması
• Bir neçə İstifadəçi hesabı ilə əlaqəli əməkdaşlarla işləmə imkanının dəstəklənməsi
• “İstifadəçi hesabı üzrə kontaktların uyğunlaşdırılması” adlı ayrıca bölmə
• External ID ilə əlaqələrin avtomatik yaradılması və dəstəklənməsi
• Payroll sistemləri və SMART HCM & LMS arasında ikitərəfli sinxronizasiya
• Kontaktların və uyğunlaşdırma qeydlərinin avtomatik aktivləşdirilməsi və yenidən aktivləşdirilməsi

Nə üçün önəmlidir?

Müasir təşkilatlar tez-tez bir neçə hüquqi şəxs, Payroll sistemi və müxtəlif işə qəbul modelləri ilə işləyir. Bu isə əməkdaşların identifikasiyasını və sistemlər arasında məlumatların sinxronizasiyasını əhəmiyyətli dərəcədə mürəkkəbləşdirir.

Yeni “İstifadəçi hesabı üzrə kontaktların uyğunlaşdırılması” bölməsi Kontaktların dublikatlarının qarşısının alınması mexanizmi ilə birlikdə müxtəlif sistemlərdə əməkdaş məlumatlarının idarə olunması üçün etibarlı əsas yaradır və SMART HCM & LMS-də vahid və aktual əməkdaş profilinin saxlanılmasını təmin edi.

Əməkdaşların mərkəzləşdirilmiş identifikasiyası, onların həyat dövrünün avtomatlaşdırılmış idarə olunması, intellektual dublikat aşkarlanması və təşkilati dəyişikliklərin sinxronizasiyası sayəsində həll aşağıdakı üstünlükləri təmin edir:

• işçi məlumatlarının dəqiqliyinin artırılması;
• əl ilə aparılan inzibatçılıq işlərinin həcminin azaldılması;
• sistemlər arasında məlumat uyğunluğunun təmin edilməsi;
• inteqrasiyanın etibarlılığının artırılması.

Qısaca desək, həll əməkdaş məlumatlarının vahid ekosistemini formalaşdırır. Bu ekosistemdə məlumatlar aktual, sinxronlaşdırılmış və SMART HCM & LMS ilə bütün qoşulmuş Payroll sistemləri arasında uyğunlaşdırılmış vəziyyətdə saxlanılır.

Əməkdaşın həyat dövrünün inteqrasiyası: Payroll və SMART HCM & LMS arasında davamlı sinxronizasiya 

Hansı yeniliklər tətbiq olundu?

Payroll sistemləri və SMART HCM & LMS arasında tam avtomatlaşdırılmış və etibarlı sinxronizasiya prosesini təmin edən əməkdaşın həyat dövrünün inteqrasiyası üçün yeni mexanizm həyata keçirildi.

Yeni funksionallıq əməkdaşın bütün həyat dövrünü, o cümlədən işə qəbul, yerdəyişmə, işdən azad olunma və əməliyyatların ləğv edilməsini əhatə edir və hər mərhələdə sistemlər arasında məlumatların aktuallığını və sinxronizasiyasını təmin edir.

İnteqrasiya hadisələrin emalı üçün strukturlaşdırılmış qaydaları, Vəzifəyə təyinatların avtomatik idarə olunmasını, əməkdaş haqqında törəmə məlumatların avtomatik formalaşdırılmasını, gələcək qüvvəyə minmə tarixi olan əməliyyatların dəstəklənməsini, həmçinin məlumatların qorunması mexanizmlərini — o cümlədən idempotentlik, asılılıqların yoxlanılması və audit jurnalının aparılmasını həyata keçirir.

Nəticədə kadr dəyişikliklərinin idarə olunması üçün şəffaf və proqnozlaşdırıla bilən proses təmin edilir. Bu prosesdə Payroll sistemi kadr məlumatlarının əsas mənbəyi, SMART HCM & LMS isə personalın və təşkilati strukturun idarə olunması üçün əməliyyat platforması kimi çıxış edir.

Necə işləyir?

Avtomatlaşdırılmış işə qəbul prosesi

Yeni əməkdaş işə qəbul edildikdə inteqrasiya bütün zəruri qeydləri avtomatik yaradır və ya sinxronlaşdırır.

Prosesə aşağıdakılar daxildir:

• Vəzifəyə təyinatın yaradılması;
• vəzifə ilə əməkdaş arasında əlaqənin qurulması;
• təşkilati təyinatların yenilənməsi.

“İşə qəbul” (Recruiting) modulu vasitəsilə işə qəbul olunan əməkdaşlar üçün SMART HCM & LMS bütün zəruri qeydləri yaradır, Payroll sistemi isə xarici identifikatorları (External ID) geri qaytarır. Bu da dublikat qeydlər yaradılmadan sistemlər arasında etibarlı sinxronizasiyanı təmin edir.

Əməkdaşların avtomatlaşdırılmış yerdəyişməsi

Sistem əməkdaşların vəzifələr, departamentlər və təşkilati strukturlar arasında yerdəyişməsini avtomatlaşdırır.

Yerdəyişmə zamanı:

• əvvəlki Vəzifəyə təyinatlar avtomatik olaraq bağlanır;
• yeni Vəzifəyə təyinatlar yaradılır;
• Cari vəzifə təyinatı yenilənir;
• təşkilati iyerarxiya yenidən hesablanır.

Bu mexanizm kadr yerdəyişmələrinin tam tarixçəsinin qorunmasını təmin edir və eyni zamanda əməkdaşın təşkilati strukturda aktual yerini əks etdirir.

İşdən azad olunma prosesinin avtomatlaşdırılması

Əməkdaşların işdən azad olunması inteqrasiya hadisələri vasitəsilə avtomatik emal edilir.

Bu zaman sistem:

• Vəzifəyə təyinatını bağlayır;
• tutulmuş vəzifələri boşaldır;
• İşçi müqaviləsinin statusunu yeniləyir;
• zərurət olduqda təşkilati əlaqələri silir;
• əməkdaşın məşğulluq və giriş statusunu yeniləyir.

Əgər əməkdaşın artıq aktiv müqaviləsi qalmırsa, əlaqəli təşkilati xanalar avtomatik olaraq təmizlənir və əməkdaşın qeydi yenidən Kontakt statusuna keçirilir.

Əməliyyatların ləğvi

Mexanizm icra edilmiş əməliyyatların nəzarətli şəkildə ləğv edilməsini dəstəkləyir.

Əvvəllər icra olunmuş əməliyyatın ləğv edilməsi tələb olunduqda, sistem əvvəlki vəziyyəti avtomatik bərpa edir.

Aşağıdakı ssenarilər dəstəklənir:

• işə qəbulun ləğvi;
• yerdəyişmənin ləğvi;
• işdən azad olunmanın ləğvi.

Bu zaman aşağıdakılar bərpa olunur:

• Vəzifəyə təyinatlar;
• təşkilati təyinatlar;
• əməkdaşla bağlı əlaqələr;
• əməkdaş haqqında törəmə məlumatlar.

Məlumatların bütövlüyünü qorumaq məqsədilə əməliyyatın ləğvi yalnız ondan sonrakı asılı əməliyyatlar mövcud olmadıqda mümkündür.

Vəzifəyə təyinatların həyat dövrünün idarə olunması

Əməkdaşın bütün həyat dövrü ərzində sistem Vəzifəyə təyinatları avtomatik şəkildə idarə edir.

Bu zaman sistem aşağıdakı əməliyyatları avtomatik yerinə yetirir:

• işə qəbul zamanı təyinatların yaradılması;
• yerdəyişmə zamanı təyinatların yaradılması;
• işdən azad olunma zamanı təyinatların bağlanması;
• Cari vəzifə təyinatının yenilənməsi;
• təşkilati iyerarxiyanın yenidən hesablanması.

Bu yanaşma kadr yerdəyişmələrinin tarixçəsinin tam şəffaflığını və təşkilati strukturun aktuallığını təmin edir.

İşçi məlumatlarının avtomatik olaraq yenidən hesablanması

Platforma İşçi müqavilələrində və ya Vəzifəyə təyinatlarda hər hansı dəyişiklik baş verdikdə əməkdaşın əsas atributlarını avtomatik olaraq yenidən hesablayır.

Aşağıdakı xanalar avtomatik olaraq yenilənir:

• Şirkətin adı
• Vəzifə profili
• Vəzifə
• Bölmə
• Əsas müqavilə
• İşə başlama tarixi

Sistem əvvəlcədən konfiqurasiya edilmiş prioritetləşdirmə qaydalarından istifadə edir və aşağıdakı meyarları nəzərə alır:

• Əsas vəzifələr (Primary Positions);
• Əsas müqavilələr (Main Contracts);
• ən əvvəl qüvvəyə minmiş aktiv təyinat;
• aktiv əmək münasibətləri.

Bu, bütün biznes prosesləri və hesabatlarda əməkdaş məlumatlarının düzgünlüyünü təmin edir.

Gələcək tarixli əməliyyatların dəstəklənməsi

İnteqrasiya gələcək tarixdə qüvvəyə minməsi nəzərdə tutulan kadr əməliyyatlarını dəstəkləyir.

HR və Payroll komandaları əvvəlcədən aşağıdakı əməliyyatları hazırlaya bilər:

• gələcəkdə həyata keçiriləcək işə qəbullar;
• planlaşdırılmış yerdəyişmələr;
• gələcək tarixdə həyata keçiriləcək işdən azad olunmalar.

Sistem dəyişiklikləri müəyyən edilmiş tarixdə avtomatik tətbiq edir və bütün inteqrasiya olunmuş sistemlər arasında məlumatların uyğunluğunu qoruyur.

Təşkilati strukturun yenilənməsi

İnteqrasiya kadr dəyişikliklərinə uyğun olaraq təşkilati əlaqələri avtomatik yeniləyir.

Aşağıdakı məlumatlar yenilənir:

• şöbə rəhbərlərinin təyinatları;
• inzibati rəhbərlərin təyinatları;
• əməkdaşlar və vəzifələr arasındakı əlaqələr;
• Cari vəzifə təyinatı.

Bunun sayəsində təşkilati struktur hər zaman personalın faktiki vəziyyətinə uyğun olaraq aktual saxlanılır və əl ilə müdaxiləyə ehtiyac yaranmır.

Payroll sistemi ilə real vaxt rejimində inteqrasiya

Yeni inteqrasiya mexanizmi SMART HCM & LMS və bütün qoşulmuş Payroll sistemləri arasında real vaxt rejimində sinxronizasiyanı təmin edir.

Əməkdaşın həyat dövrü üzrə hadisələr Payroll sistemində yarandıqdan dərhal sonra emal edilir. Bu, sistemlər arasında gecikmələr və əl ilə əməliyyatlar olmadan tam sinxronizasiyanı qorumağa imkan verir.

Real vaxt rejimində aşağıdakı əməliyyatlar emal olunur:

• işə qəbul hadisələri;
• yerdəyişmə hadisələri;
• işdən azad olunma hadisələri;
• əməliyyatların ləğvi hadisələri.

Hadisə qəbul edildikdən sonra SMART HCM & LMS bütün zəruri biznes proseslərini avtomatik icra edir, o cümlədən:

• Vəzifəyə təyinatların yaradılması və yenilənməsi;
• İşçi müqavilələrinin sinxronizasiyası.

Biznes hadisələrinin emalına əsaslanan bu yanaşma Payroll sistemlərindən vəzifələrin, tabeliyin, təşkilati təyinatların və ya personal strukturunun dəyişdirilməsi üçün ayrıca tranzaksiyaların ötürülməsi ehtiyacını aradan qaldırır. Bunun əvəzinə, bir biznes hadisəsi SMART HCM & LMS sistemində bütün zəruri prosesləri avtomatik olaraq işə salır.

Kimlər üçün faydalı olacaq?

• İnsan Resursları departamentləri
Kadr inzibatçılığının avtomatlaşdırılması, məlumatlarla bağlı əl ilə görülən işlərin həcminin azaldılması və əməkdaşlar haqqında məlumatların aktuallığının təmin edilməsi üçün.

• Payroll komandaları
İnteqrasiyanın sadələşdirilməsi və onun dəstəklənməsi üçün tələb olunan xərclərin azaldılması üçün.

Payroll sistemlərinə artıq hər bir təşkilati dəyişiklik, vəzifə yenilənməsi, tabelik dəyişikliyi, rəhbər təyinatı və ya Vəzifəyə təyinatın həyat dövrü üzrə hadisə üçün ayrıca qeydlərin ötürülməsi tələb olunmur. Bunun əvəzinə Payroll sistemi yalnız əməkdaşın həyat dövrü üzrə standartlaşdırılmış hadisələri — işə qəbul, yerdəyişmə, işdən azad olunma və ya əməliyyatın ləğvi kimi məlumatları ötürür.

SMART HCM & LMS bütün sonrakı əməliyyatları avtomatik yerinə yetirir və təşkilati strukturu real vaxt rejimində yeniləyir. Bu isə inteqrasiyanın mürəkkəbliyini və məlumatlarda uyğunsuzluqların yaranması riskini əhəmiyyətli dərəcədə azaldır.

• Rəhbərlər və menecerlər
Aktual təşkilati strukturun, etibarlı kadr analitikasının əldə edilməsi və əməkdaşların təşkilati struktur üzrə bölgüsü haqqında tam şəffaflığın təmin olunması üçün.

Nə üçün rahatdır?

1.  Kadr əməliyyatları üzrə vahid etibarlı məlumat mənbəyi
   Payroll sistemi kadr məlumatlarının əsas mənbəyi olaraq qalır, SMART HCM & LMS isə onunla sinxronizasiyanı avtomatik şəkildə təmin edir.
2. Əməkdaşın həyat dövrünün avtomatlaşdırılmış şəkildə idarə olunması
   İşə qəbul, yerdəyişmə, işdən azad olunma və əməliyyatların ləğvi minimum əl ilə müdaxilə ilə həyata keçirilir.
3. Aktual təşkilati struktur
   Cari vəzifə təyinatları, rəhbərlər və şöbə rəhbərləri haqqında məlumatlar daim aktual vəziyyətdə saxlanılır.
4. Kadr dəyişikliklərinin planlaşdırılmasının dəstəklənməs
   Gələcək kadr dəyişiklikləri əvvəlcədən hazırlanaraq müəyyən edilmiş vaxtda avtomatik tətbiq edilə bilər.
5. İşçi tarixçəsinin tam qorunması
   Bütün kadr dəyişiklikləri saxlanılır, izləmə və audit üçün əlçatan olaraq qalır.
6. Əməkdaşın həyat dövrünün real vaxt rejimində sinxronizasiyası
   İşə qəbul, yerdəyişmə, işdən azad olunma və digər kadr dəyişiklikləri haqqında məlumatlar müvafiq hadisə yarandıqdan dərhal sonra SMART HCM & LMS və Payroll sistemləri arasında sinxronlaşdırılır. Bunun sayəsində HR komandaları, Payroll mütəxəssisləri və rəhbərlər hər zaman aktual məlumatlarla işləyirlər.

Əlavə imkanlar 

• İşə qəbul, yerdəyişmə, işdən azad olunma və əməliyyatların ləğvi proseslərinin avtomatlaşdırılması
• Vəzifəyə təyinatların həyat dövrünün idarə olunması
• Gələcək tarixdə qüvvəyə minəcək əməliyyatların dəstəklənməsi
• Kontaktın törəmə xanalarının avtomatik olaraq formalaşdırılması
• Əməliyyatların icrasından əvvəl asılılıqların yoxlanılması
• Sİcra edilmiş əməliyyatların ləğvi ssenarilərinin dəstəklənməsi
• Təşkilati iyerarxiyanın avtomatik olaraq yenilənməsi
• Müqavilələrin uyğunluğunun gündəlik yoxlanılması

Nə üçün önəmlidir?

Əməkdaşın həyat dövrünün inteqrasiyası üçün yeni mexanizm Payroll sistemləri və SMART HCM & LMS platformasını vahid, strukturlaşdırılmış və avtomatlaşdırılmış prosesdə birləşdirərək personalın idarə olunması üçün etibarlı əsas yaradır.

Kadr dəyişikliklərinin yüksək dinamikliyi, çoxsaylı hüquqi şəxslər və mürəkkəb təşkilati struktura malik təşkilatlar üçün bu həll aşağıdakı üstünlükləri təmin edir:

• əl ilə aparılan inzibatçılıq işlərinin həcminin azalması;
• sistemlər arasında məlumatların uyğunluğunun artırılması;
• daha etibarlı HR prosesləri.

Qısaca desək, bu həll əməkdaşın həyat dövrünün idarə olunmasını şəffaf, avtomatlaşdırılmış və tam sinxronlaşdırılmış prosesə çevirir. Beləliklə, hər bir işə qəbul, yerdəyişmə, işdən azad olunma və ya təşkilati dəyişiklik bütün HR ekosistemində düzgün şəkildə əks olunur.

HR analitikası: HR məlumatlarının strateji qərarlara çevrilməsi 

Hansı yeniliklər tətbiq olundu?

Personal, işə qəbul, təşkilati strukturun effektivliyi, əməkdaşların cəlb olunması və HR xərclərinin təhlili üçün real vaxt rejimində vahid analitika platformasını təmin edən yeni HR analitikası modulu tətbiq edildi.

Həll HR məlumatlarını vahid analitik mühitdə birləşdirir və əməliyyat məlumatlarını praktiki biznes nəticələrinə çevirir.

Yeni funksionallıq şirkət rəhbərlərinə, İnsan resursları üzrə direktorlara, işə qəbul mütəxəssislərinə və menecerlərə geniş HR göstəricilərinə, trendlərə, müqayisəli analitikaya və ətraflı hesabatlara çıxış imkanı verir. Bu isə daha sürətli və effektiv qərarların qəbul edilməsinə şərait yaradır.

Platforma aşağıdakı imkanları birləşdirir:

• real vaxt rejimində əməliyyat göstəriciləri;
• tarixi trendlərin təhlili;
• müxtəlif dövrlər üzrə göstəricilərin müqayisəsi;
• personal strukturunun analitikası;
• işə qəbul prosesinin səmərəliliyinin təhlili;
• HR büdcəsinin monitorinqi;
• əməkdaşların cəlb olunması göstəriciləri;
• rəhbərlər üçün məlumat panelləri.

Nəticədə bütün təşkilat üzrə HR analitikası və personal analitikası üçün vahid, etibarlı məlumat mənbəyi formalaşdırılır

Necə işləyir?

Departamentlər üzrə HR paneli

Modul rəhbərlər üçün təşkilatın personalı və əsas HR göstəriciləri üzrə konsolidasiya olunmuş baxış təqdim edən məlumat paneli təmin edir.

İstifadəçilər aşağıdakı KPI göstəricilərini təhlil edə bilərlər:

1.  personalın sayı;
2. işçi heyətinin komplektləşdirilmə səviyyəsi;
3. açıq vakansiyalar;
4. işə qəbul olunan əməkdaşların sayı;
5. işə qəbul edilmiş veteranların statistikası;
6. ştat cədvəlinin doldurulma səviyyəsi;
7. əməkdaşların iş stajı;
8. əməkdaşların orta yaşı;
9. müxtəliflik göstəriciləri:
   • gender bölgüsü;
   • yaş strukturu;
   • iş stajına görə struktur
10. NPS

Bütün göstəricilər şöbələr və müxtəlif dövrlər üzrə təhlil edilə bilər.

İşə qəbul üzrə məsul rəhbərlər işə qəbul prosesinin effektivliyini işə qəbul hunisinin bütün mərhələləri üzrə izləyə bilərlər.

İşə qəbul üzrə məsul rəhbərlər işə qəbul prosesinin effektivliyini işə qəbul hunisinin bütün mərhələləri üzrə izləyə bilərlər.

Aşağıdakı göstəricilər təqdim olunur:

• aktiv vakansiyalar;
• bağlanmış vakansiyalar;
• yeni vakansiyalar;
• işə qəbul olunan əməkdaşların sayı;
• vakansiyaların bağlanma sürəti;
• iş təkliflərinin qəbul edilmə faizi;
• namizədlərin cəlb olunma mənbələrinin effektivliyi;
• vakansiyaların bağlanma əmsalı;
• işə qəbul prosesinin bütün mərhələləri üzrə şəffaflığı.

Sistem işə qəbul prosesinin hər bir mərhələsinin effektivliyini və mərhələlər arasındakı konversiya göstəricilərini təhlil etməyə imkan verir:

• namizədlər;
• ilkin seçim (Screening);
• HR müsahibəsi;
• işə qəbul üzrə menecerlə (Hiring Manager) müsahibə;
• kvalifikasiyanın qiymətləndirilməsi;
• iş təklifi;
• qəbul edilmiş iş təklifi;
• işə qəbul.

Bundan əlavə, ayrı-ayrı işə qəbul üzrə mütəxəssislərin və şöbələrin fəaliyyətinin effektivliyinin təhlili də dəstəklənir.

Bu, prosesin zəif məqamlarını operativ şəkildə müəyyən etməyə və işə qəbul prosesinin səmərəliliyini artırmağa kömək edir.

Personalın saxlanılması və kadr axını analitikası

Həll personalın saxlanılması üzrə tendensiyalar haqqında ətraflı analitik məlumat təqdim edir.

Təşkilatlar aşağıdakı göstəriciləri təhlil edə bilərlər:

• ay üzrə kadr axını;
• rüb üzə kadr axını;
• il üzrə kadr axını;
• departamentlər üzrə kadr axını;
• yaş qrupları üzrə kadr axını;
• iş stajına görə kadr axını;
• işdən azad olunma səbəbləri.

Bu, HR komandalarına personal itkisinin əsas səbəblərini daha yaxşı anlamağa və xüsusi diqqət tələb edən istiqamətləri müəyyən etməyə kömək edir.

İşdə olmama analitikası

Sistem əməkdaşların işdə olmama səbəbləri və bu sahədəki tendensiyalar üzrə ətraflı təhlil imkanı təqdim edir.

Mövcud olan göstəricilər:

• ümumi işdə olmama səviyyəsi;
• xəstəlik səbəbindən işdə olmama səviyyəsi;
• məzuniyyətlərdən istifadə göstəriciləri;
• orta işdə olmama müddəti;
• işdə olmama səbəbləri.

Bu, personalın məhsuldarlığına və əməliyyat fəaliyyətinin davamlılığına təsir göstərən tendensiyaları operativ şəkildə müəyyən etməyə imkan verir.

İnformasiya panelinin hər bir komponenti göstəricilərin detallaşdırılmasını (drill-down) dəstəkləyir.

İstifadəçilər ümumiləşdirilmiş KPI göstəricilərindən ilkin əməliyyat məlumatlarına keçid edə bilərlər. Bunlara daxildir:

• işçi siyahıları;
• vakansiya siyahıları;
• işdə olmama qeydləri;
• kadr axını üzrə ətraflı məlumat;
• işə qəbul prosesinin effektivlik göstəriciləri.

Bu imkan rəhbərlərə analitik məlumatlardan operativ şəkildə idarəetmə qərarlarının qəbuluna keçməyə şərait yaradır.

Bütün informasiya panelləri aşağıdakı meyarlara görə dinamik filtrasiya imkanını dəstəkləyir:

• şirkət;
• departament;
• dövr.

Həmçinin aşağıdakı imkanlar mövcuddur:

• aylar üzrə göstəricilərin müqayisəsi;
• rüblər üzrə göstəricilərin müqayisəsi;
• tarixi trendlərin təhlili.

Kimlər üçün faydalı olacaq?

• İnsan resursları üzrə direktorlar və CHRO
Personal üzrə əsas göstəricilərin monitorinqi, HR təşəbbüslərinin effektivliyinin qiymətləndirilməsi və analitik məlumatlar əsasında strateji planlaşdırmanın dəstəklənməsi üçün.

• CEO, COO və CFO
Personal sahəsindəki tendensiyaların şirkətin fəaliyyət nəticələrinə, məhsuldarlığa, xərclərə və biznesin inkişafına təsirini təhlil etmək üçün.

• HR Analytics və People Analytics komandaları
Mərkəzləşdirilmiş hesabatların hazırlanması, dərin analitikanın aparılması və hesabatların əl ilə hazırlanması işlərinin azaldılması üçün.

• İşə qəbul komandaları
İşə qəbul prosesinin effektivliyinin, işə qəbul hunisinin, işə qəbul mütəxəssislərinin məhsuldarlığının və personal seçimi xərclərinin təhlili üçün.

• Biznes bölmələrinin rəhbərləri
Şöbələrində ştat yerlərinin təmin olunma səviyyəsinin, kadr axınının, işdə olmama göstəricilərinin və əməkdaşların cəlb olunma səviyyəsinin monitorinqi üçün.

Nə üçün rahatdır?

1. Personal məlumatları üzrə real vaxt rejimində tam şəffaflıq
   Rəhbərlər hər zaman ən aktual HR məlumatları ilə işləyirlər.
2. Hesabatların əl ilə hazırlanması işlərinin həcminin azalması
   Avtomatik hesablamalar elektron cədvəllərlə aparılan rutin işlərə və məlumatların əl ilə birləşdirilməsinə olan ehtiyacı aradan qaldırır.
3. Tarixi tendensiyaların təhlili
   Göstəricilərin aylar, rüblər və illər üzrə dinamikasını təhlil etmək imkanı.
4. Təşkilatın böyüməsi ilə birlikdə miqyaslana bilmə imkanı
   Hesabatların hazırlanması prosesini çətinləşdirmədən mürəkkəb təşkilati strukturların dəstəklənməsi.

Əlavə imkanlar

• Real vaxt rejimində HR panelləri
• Rəhbərlər üçün personal analitikası
• İşə qəbul hunisinin analitikası
• İşə qəbul sürətinin analitikası
• Vakansiyaların idarə olunması üzrə analitika
• Ştat yerlərinin komplektləşmə səviyyəsinin monitorinqi
• Kadr axını və işdən azad olunma səbəbləri üzrə analitika
• İşdə olmama analitikası
• Veteranların işə qəbulu üzrə analitika
• eNPS göstəricisi üzrə hesabatlar
• Gender və yaş müxtəlifliyi üzrə analitika
• Əməkdaşların iş stajının təhlili
• Tarixi trendlərin təhlili
• İnformasiya panelləri üçün çevik filtrasiya sistemi

Nə üçün önəmlidir?

Müasir təşkilatlar getdikcə daha çox kadr və biznes qərarlarını məlumatlara əsaslanaraq qəbul edirlər. Lakin HR məlumatları çox vaxt müxtəlif sistemlər, elektron cədvəllər və şöbələr arasında parçalanmış vəziyyətdə qalır.

Yeni HR analitikası modulu personal haqqında xam məlumatları dəyərli biznes nəticələrinə çevirən vahid analitik platforma yaradır.

Bunun sayəsində təşkilatlar:

• personalın strateji planlaşdırılmasının effektivliyini artıra bilər;
• işə qəbul proseslərini optimallaşdıra bilər;
• kadr axını ilə bağlı riskləri azalda bilər;
• hesabatların dəqiqliyini artıra bilər;
• HR təşəbbüslərinin effektivliyini qiymətləndirə bilər;
• məlumatlara əsaslanan qərarvermə mədəniyyətini gücləndirə bilər.

Qısaca desək, HR analitikası modulu HR məlumatlarını əməliyyat hesabatları üçün istifadə olunan alətdən strateji idarəetmə alətinə çevirir və rəhbərləri real vaxt rejimində personal, proseslər və təşkilatın effektivliyi haqqında tam və aktual məlumatlarla təmin edir.