SMART HCM & LMS Release 30: Synchronizacja kontaktów: inteligentne dopasowywanie pracowników między systemami Payroll

Co zostało wdrożone?

Wprowadzono nowy mechanizm synchronizacji kontaktów i zapobiegania duplikatom, który zapewnia spójność, aktualność i synchronizację danych pracowników pomiędzy SMART HCM & LMS a zintegrowanymi systemami Payroll. 

Nowa funkcjonalność wykorzystuje inteligentny mechanizm dopasowywania pracowników, który automatycznie identyfikuje istniejące Kontakty przed utworzeniem nowych rekordów. Dzięki temu znacząco ograniczono liczbę duplikatów oraz poprawiono jakość danych we wszystkich zintegrowanych systemach. 

Rozwiązanie wprowadza również dedykowany obszar Mapowanie kontaktów kont, w którym przechowywane są powiązania pomiędzy Kontaktem, Kontem oraz odpowiadającym mu identyfikatorem External ID używanym przez każdy system Payroll. Pozwala to platformie jednoznacznie identyfikować pracowników niezależnie od miejsca ich zatrudnienia oraz utrzymywać synchronizację pomiędzy wieloma organizacjami i środowiskami Payroll. 

Rozwiązanie zapewnia także dwukierunkową synchronizację pomiędzy SMART HCM & LMS a systemami Payroll, gwarantując spójność danych pracowników we wszystkich połączonych Kontach przez cały cykl życia pracownika. 

Integracja automatyzuje również wyliczanie oraz aktualizację kluczowych informacji o pracowniku, takich jak Firma, Profil stanowiska, Stanowisko, Jednostka organizacyjna, Główny kontrakt oraz Data rozpoczęcia zatrudnienia, dzięki czemu dane pracownika zawsze odzwierciedlają aktualną strukturę organizacyjną.

Jak to działa? 

Inteligentne wykrywanie duplikatów 

Po otrzymaniu rekordu Kontaktu poprzez integrację system automatycznie sprawdza, czy dana osoba już istnieje, wykorzystując zdefiniowaną hierarchię dopasowywania. 

Weryfikacja odbywa się w następującej kolejności: 

1. External ID 
2. Adres e-mail 
3. Prywatny numer telefonu 
4. Numer identyfikacji podatkowej 
5. Imię i nazwisko + data urodzenia 

Proces weryfikacji kończy się natychmiast po znalezieniu pasującego rekordu.

Podczas dopasowywania sprawdzane są zarówno aktywne, jak i nieaktywne Kontakty. 

W rezultacie: 

• istniejący pracownicy są automatycznie rozpoznawani; 

• zapobiega się tworzeniu zduplikowanych Kontaktów; 

• zachowana zostaje historia danych pracowników. 

Mapowanie kontaktów kont 

Dodano nowy obszar administracyjny: 

Słowniki → Ogólne → Mapowanie kontaktów kont 

Obszar ten stanowi centralny rejestr powiązań pracowników pomiędzy Kontami i zewnętrznymi systemami Payroll. 

Każde mapowanie zawiera: 

• Konto 

• Kontakt 

• External ID 

• Nazwę generowaną automatycznie przez system 

Tworzy to jedno, centralne źródło informacji służące do identyfikacji pracowników we wszystkich zintegrowanych systemach.

Jeden pracownik może być jednocześnie powiązany z wieloma Kontami. 

Struktura Mapowania kontaktów kont umożliwia: 

• stosowanie różnych identyfikatorów External ID dla poszczególnych systemów Payroll; 

• niezależne relacje z poszczególnymi Kontami; 

• synchronizację pomiędzy wszystkimi aktywnymi integracjami z systemami Payroll. 

Synchronizacja między systemami 

Domyślnie każda zmiana pochodząca z systemu Payroll automatycznie aktualizuje odpowiedni profil pracownika w SMART HCM & LMS.

Po zaktualizowaniu rekordu w SMART HCM & LMS zmiany są automatycznie propagowane do wszystkich połączonych systemów Payroll powiązanych za pomocą aktywnych rekordów Mapowania kontaktów kont.

Mechanizm ten zapewnia pełną synchronizację wszystkich systemów oraz gwarantuje, że pracują one zawsze na najbardziej aktualnych danych pracowników. 

Synchronizacja procesu zatrudnienia między systemami 

Rozwiązanie obsługuje scenariusze zatrudnienia inicjowane zarówno w SMART HCM & LMS, jak i w systemie Payroll. 

Zatrudnienie z poziomu SMART HCM & LMS 

• tworzony lub aktywowany jest Kontakt; 
• tworzony jest Kontrakt pracownika; 
• tworzone jest Przypisanie stanowiska; 
• dane są przesyłane do systemu Payroll; 
• system Payroll zwraca identyfikatory External ID;
• rekord Mapowania kontaktów kont tworzony jest automatycznie. 

Zatrudnienie z poziomu systemu Payroll 

• system Payroll tworzy rekordy pracownika; 
• dane pracownika są przesyłane do SMART HCM & LMS; 
• system wykrywa istniejący Kontakt lub tworzy nowy; 
• rekord Mapowania kontaktów kont jest tworzony automatycznie; 
• synchronizowane są Kontrakt pracownika oraz Przypisania stanowisk. 

Dzięki temu każdy pracownik jest reprezentowany w SMART HCM & LMS przez jeden spójny profil, niezależnie od tego, w którym systemie rozpoczęto proces zatrudnienia. 

Automatyczne wyznaczanie danych pochodnych pracownika 

System automatycznie wyznacza oraz stale aktualizuje kluczowe informacje o pracowniku na podstawie aktywnych Kontraktów pracownika oraz Przypisań stanowisk.

Automatycznie utrzymywane są następujące pola: 

• Nazwa firmy 

• Profil stanowiska 

• Stanowisko 

• Jednostka organizacyjna 

• Główny kontrakt 

• Data rozpoczęcia zatrudnienia 

Platforma wykorzystuje zdefiniowane reguły priorytetyzacji, uwzględniające obsługę Głównych stanowisk (Primary Positions) oraz Głównych kontraktów (Main Contracts), co zapewnia spójność danych wykorzystywanych w raportowaniu organizacyjnym. 

Kto skorzysta? 

• Działy HR 
  Do utrzymywania jednego profilu pracownika w wielu spółkach, systemach Payroll i scenariuszach zatrudnienia przy jednoczesnym zapobieganiu powstawaniu zduplikowanych rekordów. 

• Zespoły Payroll 
  Do zapewnienia niezawodnej synchronizacji danych pracowników oraz precyzyjnego śledzenia identyfikatorów zewnętrznych (External ID) pomiędzy systemami. 

• Organizacje międzynarodowe i wielokontowe 
  Do zarządzania pracownikami, którzy mogą być jednocześnie powiązani z wieloma Kontami, jednostkami organizacyjnymi lub systemami Payroll, przy zachowaniu jednego, spójnego profilu pracownika. 

Dlaczego jest to wygodne? 

1. Eliminuje zduplikowane rekordy pracowników 
   Pracownicy są inteligentnie identyfikowani na podstawie wielu kryteriów dopasowania jeszcze przed utworzeniem nowych rekordów. 
2. Оbsługuje środowiska wielospółkowe 
   Ten sam pracownik może być powiązany z wieloma Kontami przy jednoczesnym zachowaniu odrębnych identyfikatorów w poszczególnych systemach Payroll. 
3. Zapewnia spójność danych między systemami 
   Zmiany wprowadzane w Payroll i SMART HCM & LMS pozostają zsynchronizowane przez cały cykl życia pracownika. 
4. Obsługuje różne scenariusze zatrudnienia 
   Rozwiązanie działa jednakowo niezależnie od tego, czy proces zatrudnienia rozpoczyna się w SMART HCM & LMS, czy w zewnętrznym systemie Payroll. 
5. Automatyzuje aktualizację danych organizacyjnych 
   Pola pracownika, takie jak Firma, Profil stanowiska, Stanowisko i Jednostka organizacyjna, są aktualizowane automatycznie. 
6. Zachowuje dane historyczne 
   Nieaktywni pracownicy oraz powiązania z Kontami pozostają dostępne do śledzenia i mogą zostać ponownie aktywowane w razie potrzeby. 

Dodatkowe możliwości 

• wielopoziomowa logika wykrywania duplikatów oparta na pięciu niezależnych kryteriach dopasowania; 

• obsługa pracowników powiązanych z wieloma Kontami; 

• dedykowany obszar Mapowanie kontaktów kont; 

• automatyczne tworzenie i utrzymywanie powiązań z External ID; 

• dwukierunkowa synchronizacja Payroll ↔ SMART HCM & LMS; 

• automatyczna aktywacja i ponowna aktywacja Kontaktów oraz rekordów mapowania. 

Dlaczego jest to ważne? 

Wiele organizacji działa jednocześnie w ramach kilku podmiotów prawnych, korzysta z różnych systemów Payroll oraz modeli zatrudnienia, co sprawia, że identyfikacja pracowników i synchronizacja danych stają się coraz bardziej złożone. 

Nowy obszar Mapowanie kontaktów kont oraz mechanizm zapobiegania duplikatom Kontaktów tworzą niezawodną podstawę do zarządzania danymi pracowników pomiędzy systemami przy jednoczesnym zachowaniu jednego, spójnego i aktualnego profilu pracownika w SMART HCM & LMS. 

Dzięki centralizacji identyfikacji pracowników, automatyzacji obsługi ich cyklu życia, inteligentnemu wykrywaniu duplikatów oraz synchronizacji zmian organizacyjnych rozwiązanie zapewnia: 

• większą dokładność danych pracowników; 

• ograniczenie prac administracyjnych wykonywanych ręcznie; 

• spójność danych pomiędzy systemami; 

• wyższą niezawodność integracji. 

Krótko mówiąc, rozwiązanie tworzy ujednolicony ekosystem danych pracowników, w którym informacje pozostają aktualne, zsynchronizowane i spójne pomiędzy SMART HCM & LMS oraz wszystkimi połączonymi systemami Payroll.

Integracja cyklu życia pracownika: bezproblemowa synchronizacja między Payroll a SMART HCM & LMS  

Co zostało wdrożone? 

Wprowadzono nową platformę integracji cyklu życia pracownika, która zapewnia w pełni zautomatyzowany i niezawodny proces synchronizacji pomiędzy systemami Payroll a SMART HCM & LMS. 

Nowa funkcjonalność obsługuje cały cykl życia pracownika, obejmujący zatrudnienie, przeniesienie, zwolnienie oraz operacje cofnięcia, zapewniając, że informacje o pracownikach pozostają zawsze aktualne i zsynchronizowane pomiędzy systemami. 

Integracja wprowadza ustrukturyzowane reguły przetwarzania, automatyczne zarządzanie Przypisaniami stanowisk (Position Assignments), automatyczne wyliczanie danych pochodnych pracownika, obsługę operacji z przyszłą datą obowiązywania oraz zaawansowane mechanizmy ochrony, takie jak idempotentność, walidacja zależności i rejestrowanie operacji audytowych. 

Rozwiązanie zapewnia przewidywalny i przejrzysty proces zarządzania zmianami kadrowymi, zachowując system Payroll jako system referencyjny (system of record), a SMART HCM & LMS jako platformę operacyjną służącą do zarządzania personelem i strukturą organizacyjną.

Jak to działa? 

Zautomatyzowany proces zatrudnienia 

Po zatrudnieniu nowego pracownika integracja automatycznie tworzy lub synchronizuje wszystkie wymagane rekordy. 

Proces obejmuje: 

• utworzenie Przypisania stanowiska; 

• powiązanie stanowiska z pracownikiem; 

• aktualizację przypisań organizacyjnych. 

W przypadku pracowników zatrudnianych za pośrednictwem modułu Recruiting system SMART HCM & LMS tworzy odpowiednie rekordy, a system Payroll zwraca identyfikatory zewnętrzne (External ID), zapewniając synchronizację bez tworzenia duplikatów. 

Zautomatyzowane przeniesienia pracowników 

System automatyzuje przenoszenie pracowników pomiędzy stanowiskami, działami i strukturami organizacyjnymi. 

W przypadku przeniesienia: 

• poprzednie Przypisania stanowisk są automatycznie zamykane; 

• tworzone są nowe Przypisania stanowisk; 

• aktualizowane jest Bieżące przypisanie stanowiska (Position Current Assignment); 

• przeliczana jest hierarchia organizacyjna. 

Proces przeniesienia zapewnia pełną możliwość śledzenia historii pracownika, jednocześnie odzwierciedlając jego aktualne miejsce w strukturze organizacyjnej. 

Zautomatyzowany proces zwolnienia 

Zwolnienia pracowników są obsługiwane automatycznie za pośrednictwem zdarzeń integracyjnych. 

System: 

• zamyka Przypisania stanowisk; 

• zwalnia zajmowane stanowiska; 

• aktualizuje status Kontraktu pracownika; 

• usuwa powiązania organizacyjne, jeśli jest to wymagane; 

• aktualizuje status zatrudnienia oraz uprawnienia dostępu pracownika. 

Jeżeli pracownik nie posiada już żadnych aktywnych kontraktów, powiązane pola organizacyjne są automatycznie czyszczone, a rekord pracownika zostaje ponownie przekształcony w Kontakt.

Operacje cofnięcia 

Platforma obsługuje kontrolowane scenariusze cofania wcześniej wykonanych operacji. 

Jeżeli wcześniej przetworzona operacja wymaga anulowania, system może automatycznie przywrócić poprzedni stan. 

Obsługiwane są następujące scenariusze: 

• cofnięcie zatrudnienia; 

• cofnięcie przeniesienia; 

• cofnięcie zwolnienia. 

System przywraca: 

• Przypisania stanowisk; 

• przypisania organizacyjne; 

• powiązania pracownika; 

• dane pochodne pracownika. 

W celu zachowania integralności danych cofnięcie operacji jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy nie istnieją późniejsze operacje zależne.

Zarządzanie cyklem życia przypisań stanowisk 

Przypisania stanowisk są obecnie zarządzane automatycznie przez cały cykl życia pracownika. 

System obsługuje: 

• tworzenie przypisań podczas zatrudnienia; 

• tworzenie przypisań podczas przeniesienia; 

• zamykanie przypisań podczas zwolnienia; 

• aktualizację Bieżącego przypisania stanowiska; 

• ponowne przeliczanie hierarchii organizacyjnej. 

Zapewnia to pełną przejrzystość historii zmian stanowisk oraz aktualność struktury organizacyjnej.

Automatyczne przeliczanie danych pracownika 

Platforma na bieżąco przelicza kluczowe atrybuty pracownika za każdym razem, gdy zmieniają się Kontrakty pracownika lub Przypisania stanowisk. 

Automatycznie utrzymywane są następujące pola: 

• Nazwa firmy; 

• Profil stanowiska; 

• Stanowisko; 

• Jednostka organizacyjna; 

• Główny kontrakt; 

• Data rozpoczęcia zatrudnienia. 

System wykorzystuje zdefiniowane reguły priorytetyzacji oparte na: 

• Głównych stanowiskach (Primary Positions); 

• Głównych kontraktach (Main Contracts); 

• najwcześniejszym aktywnym przypisaniu; 

• aktywnych relacjach zatrudnienia. 

Zapewnia to poprawność danych pracowników we wszystkich procesach biznesowych i raportach

Obsługa operacji z przyszłą datą obowiązywania 

Integracja obsługuje zdarzenia kadrowe z przyszłą datą wejścia w życie. 

Zespoły HR i Payroll mogą z wyprzedzeniem przygotować: 

• przyszłe zatrudnienia; 

• planowane przeniesienia; 

• planowane zwolnienia. 

System planuje i wykonuje zmiany zgodnie z określoną datą obowiązywania, zachowując spójność danych pomiędzy wszystkimi systemami.

Aktualizacja struktury organizacyjnej 

Integracja automatycznie aktualizuje relacje organizacyjne na podstawie zmian dotyczących pracowników. 

Obejmuje to: 

• przypisanie kierownika jednostki organizacyjnej; 

• przypisanie przełożonego administracyjnego; 

• powiązania pracowników ze stanowiskami; 

• aktualizację Bieżącego przypisania stanowiska (Position Current Assignment). 

Dzięki temu struktura organizacyjna pozostaje zgodna z aktualnym stanem zatrudnienia bez konieczności ręcznej ingerencji.

Integracja z Payroll w czasie rzeczywistym 

Nowy mechanizm integracji umożliwia synchronizację w czasie rzeczywistym pomiędzy SMART HCM & LMS a wszystkimi połączonymi systemami Payroll. 

Zdarzenia z cyklu życia pracownika są przetwarzane natychmiast po ich wystąpieniu w systemie Payroll, dzięki czemu oba systemy pozostają w pełni zsynchronizowane bez opóźnień i ręcznej ingerencji. 

Integracja obsługuje w czasie rzeczywistym: 

• zdarzenia zatrudnienia; 

• zdarzenia przeniesienia; 

• zdarzenia zwolnienia; 

• zdarzenia cofnięcia (anulowania). 

Po otrzymaniu zdarzenia SMART HCM & LMS automatycznie uruchamia wszystkie wymagane procesy biznesowe, w tym: 

• tworzenie i aktualizację Przypisań stanowisk; 

• synchronizację Kontraktów pracownika. 

Podejście oparte na zdarzeniach eliminuje konieczność przesyłania przez systemy Payroll wielu oddzielnych transakcji dotyczących zmian stanowisk, relacji służbo ych, przypisań organizacyjnych czy aktualizacji struktury zatrudnienia. Zamiast tego pojedyncze zdarzenie biznesowe uruchamia wszystkie wymagane działania w SMART HCM & LMS.

Kto skorzysta? 

• Działy HR
  Do automatyzacji administracji kadrowej, ograniczenia ręcznej obsługi danych oraz zapewnienia dokładnych i aktualnych danych pracowników.

• Zespoły Payroll
  Do uproszczenia integracji i zmniejszenia nakładów związanych z jej utrzymaniem. 

  Systemy Payroll nie muszą już przesyłać oddzielnych rekordów dla każdej zmiany organizacyjnej, aktualizacji stanowiska, zmiany relacji służbowych, przypisania przełożonego czy zdarzenia z cyklu życia Przypisania stanowiska. Zamiast tego przesyłają jedynie ustandaryzowane zdarzenia z cyklu życia pracownika, takie jak Zatrudnienie, Przeniesienie, Zwolnienie lub Cofnięcie operacji.

  SMART HCM & LMS automatycznie wykonuje wszystkie kolejne działania oraz aktualizuje strukturę organizacyjną w czasie rzeczywistym, znacząco zmniejszając złożoność integracji i ograniczając ryzyko niespójności danych. 

• Liderzy biznesowi i menedżerowie.
  Do uzyskania aktualnej struktury organizacyjnej, wiarygodnych raportów kadrowych oraz pełnej widoczności przypisań pracowników.

Dlaczego jest to wygodne? 

1. Jedno źródło prawdy dla zdarzeń kadrowych 
   System Payroll pozostaje nadrzędnym źródłem danych, a SMART HCM & LMS automatycznie utrzymuje pełną synchronizację. 
2. Automatyczne zarządzanie cyklem życia pracownika 
   Procesy zatrudnienia, przeniesienia, zwolnienia oraz cofnięcia operacji są realizowane przy minimalnym udziale użytkownika. 
3. Aktualna struktura organizacyjna 
   Bieżące przypisanie stanowiska, dane przełożonych oraz kierowników jednostek organizacyjnych są stale aktualizowane. 
4. Wsparcie planowania przyszłych zmian kadrowych 
   Zmiany kadrowe z przyszłą datą obowiązywania można przygotować z wyprzedzeniem. 
5. Pełna historia pracownika 
   Wszystkie zmiany kadrowe pozostają w pełni identyfikowalne i dostępne do celów audytowych. 
6. Synchronizacja cyklu życia pracownika w czasie rzeczywistym
   Informacje o zatrudnieniach, przeniesieniach, zwolnieniach i zmianach organizacyjnych są odzwierciedlane w SMART HCM & LMS oraz systemach Payroll natychmiast po wystąpieniu zdarzenia, dzięki czemu zespoły HR, Payroll i kadra zarządzająca zawsze pracują na aktualnych danych. 

Dodatkowe możliwości 

• automatyczna obsługa procesów zatrudnienia, przeniesienia, zwolnienia i cofnięcia operacji; 

• zarządzanie cyklem życia Przypisań stanowisk; 

• obsługa operacji z przyszłą datą obowiązywania; 

• automatyczne wyliczanie pochodnych pól Kontaktu; 

• walidacja zależności przed wykonaniem operacji; 

• obsługa scenariuszy cofania operacji; 

• automatyczna aktualizacja hierarchii organizacyjnej; 

• codzienna weryfikacja spójności kontraktów. 

Dlaczego jest to ważne? 

Nowy mechanizm integracji cyklu życia pracownika tworzy solidne podstawy do zarządzania personelem poprzez połączenie systemów Payroll i SMART HCM & LMS w ramach ustrukturyzowanego i zautomatyzowanego procesu. 

Dla organizacji charakteryzujących się dużą dynamiką zmian kadrowych, wieloma podmiotami prawnymi i złożoną strukturą organizacyjną rozwiązanie zapewnia: 

• ograniczenie prac administracyjnych wykonywanych ręcznie; 

• większą spójność danych pomiędzy systemami; 

• wyższą niezawodność procesów HR. 

Krótko mówiąc, rozwiązanie przekształca zarządzanie cyklem życia pracownika w przejrzysty, zautomatyzowany i w pełni zsynchronizowany proces, zapewniając, że każde zatrudnienie, przeniesienie, zwolnienie i każda zmiana organizacyjna są prawidłowo odzwierciedlane w całym ekosystemie HR.

HR Analytics: przekształcanie danych HR w strategiczne decyzje 

Co zostało wdrożone? 

Wprowadzono nowy moduł HR Analytics, który zapewnia scentralizowaną platformę analityczną działającą w czasie rzeczywistym dla obszarów związanych z personelem, rekrutacją, efektywnością organizacyjną, zaangażowaniem pracowników oraz zarządzaniem kosztami HR. 

Rozwiązanie konsoliduje dane HR w jednym środowisku analitycznym i przekształca informacje operacyjne w praktyczne wnioski biznesowe. 

Nowa funkcjonalność zapewnia kadrze zarządzającej, liderom HR, rekruterom oraz menedżerom dostęp do kompleksowego zestawu wskaźników HR, trendów, analiz porównawczych i analiz szczegółowych (drill-down), umożliwiając szybsze i trafniejsze podejmowanie decyzji. 

Platforma łączy: 

• wskaźniki operacyjne w czasie rzeczywistym; 

• analizę trendów historycznych; 

• raportowanie porównawcze dla różnych okresów; 

• analitykę struktury zatrudnienia; 

• monitorowanie efektywności rekrutacji; 

• monitorowanie budżetu HR; 

• wskaźniki zaangażowania pracowników; 

• panele analityczne dla kadry zarządzającej. 

Rozwiązanie tworzy jedno, wiarygodne źródło danych dla analityki HR i analityki zatrudnienia w całej organizacji.

Jak to działa? 

Panel HR dla działów 

Moduł udostępnia panel analityczny dla kadry zarządzającej, prezentujący skonsolidowany obraz zatrudnienia oraz efektywności działań HR w organizacji. 

Użytkownicy mogą monitorować między innymi następujące wskaźniki KPI: 

1. liczba pracowników; 
2. poziom obsadzenia etatów;
3. liczba otwartych wakatów; 
4. liczba zatrudnień; 
5. statystyki zatrudnienia weteranów; 
6. stopień obsadzenia struktury organizacyjnej; 
7. staż pracy pracowników; 
8. średni wiek pracowników; 
9. wskaźniki różnorodności: 
   • struktura płci;
   • struktura według stażu pracy;
   • struktura według stażu pracy;
10. eNPS. 

Wszystkie wskaźniki mogą być analizowane według działów oraz okresów.

Analityka rekrutacji 

Liderzy zespołów rekrutacyjnych mogą monitorować efektywność procesu rekrutacji w całym lejku rekrutacyjnym. 

Dostępne wskaźniki obejmują: 

• aktywne wakaty; 

• zamknięte wakaty; 

• nowe wakaty; 

• liczbę zatrudnień; 

• szybkość zatrudniania; 

• wskaźnik akceptacji ofert; 

• efektywność źródeł pozyskiwania kandydatów; 

• wskaźnik zamykania wakatów. 

Widoczność lejka rekrutacyjnego 

Działania rekrutacyjne mogą być analizowane na każdym etapie procesu rekrutacji. System udostępnia analizy konwersji pomiędzy etapami: 

• Kandydaci; 

• Screening; 

• Rozmowa HR; 

• Rozmowa z Hiring Managerem; 

• Kwalifikacja; 

• Oferta pracy; 

• Zaakceptowana oferta; 

• Zatrudnienie. 

Platforma umożliwia również analizę efektywności na poziomie poszczególnych rekruterów oraz działów. 

Pomaga to identyfikować wąskie gardła procesu i optymalizować efektywność rekrutacji. 

Analityka retencji i rotacji pracowników 

Rozwiązanie zapewnia szczegółowy wgląd w trendy dotyczące utrzymania pracowników. 

Organizacje mogą monitorować: 

• miesięczną rotację pracowników; 

• kwartalną rotację pracowników; 

• roczną rotację pracowników; 

• rotację według działów; 

• rotację według grup wiekowych; 

• rotację według stażu pracy; 

• przyczyny odejść pracowników. 

Pozwala to zespołom HR lepiej zrozumieć przyczyny rotacji oraz określić obszary wymagające działań. 

Analityka absencji 

System zapewnia szczegółowe monitorowanie wzorców nieobecności pracowników. 

Dostępne wskaźniki obejmują: 

• ogólny wskaźnik absencji; 

• wskaźnik zwolnień chorobowych; 

• wykorzystanie urlopów; 

• czas trwania nieobecności; 

• przyczyny nieobecności. 

Dzięki temu organizacje mogą szybko identyfikować trendy wpływające na produktywność pracowników oraz ciągłość działalności operacyjnej.

Każdy element panelu analitycznego obsługuje szczegółową analizę danych (drill-down). 

Użytkownicy mogą przechodzić od zagregowanych wskaźników KPI do szczegółowych danych operacyjnych, w tym: 

• list pracowników; 

• list wakatów; 

• rejestrów nieobecności; 

• szczegółowych danych dotyczących rotacji pracowników; 

• wskaźników efektywności rekrutacji. 

Pozwala to kadrze zarządzającej szybko przechodzić od analizy danych do podejmowania konkretnych działań. 

Wszystkie panele analityczne obsługują dynamiczne filtrowanie według: 

• firmy; 

• działu; 

• okresu. 

System umożliwia również: 

• porównania miesiąc do miesiąca; 

• porównania kwartał do kwartału; 

• analizę trendów historycznych. 

Kto skorzysta? 

• Dyrektorzy HR i CHRO 
  Do monitorowania kondycji organizacji w obszarze zasobów ludzkich, oceny skuteczności inicjatyw HR oraz wspierania planowania strategicznego w oparciu o dane. 

• CEO, COO i CFO 
  Do analizy wpływu trendów kadrowych na wyniki biznesowe, produktywność, koszty oraz rozwój organizacji. 

• Zespoły HR Analytics i People Analytics 
  Do scentralizowanego raportowania, prowadzenia zaawansowanych analiz oraz ograniczenia nakładu pracy związanego z ręcznym przygotowywaniem raportów. 

• Zespoły rekrutacyjne 
  Do monitorowania efektywności procesów rekrutacyjnych, analizy lejka rekrutacyjnego, produktywności rekruterów oraz kosztów rekrutacji. 

• Menedżerowie jednostek biznesowych 
  Do monitorowania poziomu zatrudnienia, rotacji pracowników, absencji oraz zaangażowania pracowników w obszarach, za które odpowiadają. 

Dlaczego jest to wygodne? 

1. Pełna widoczność danych o pracownikach w czasie rzeczywistym 
   Osoby odpowiedzialne za podejmowanie decyzji zawsze pracują na najbardziej aktualnych danych HR. 
2. Ograniczenie nakładu pracy związanego z przygotowywaniem raportów 
   Automatyczne obliczenia eliminują konieczność wykonywania powtarzalnych operacji w arkuszach kalkulacyjnych oraz ręcznej konsolidacji danych. 
3. Analiza historyczna 
   Możliwość śledzenia trendów w ujęciu miesięcznym, kwartalnym i rocznym. 
4. Skalowalność wraz z rozwojem organizacji 
   Rozwiązanie obsługuje złożone struktury organizacyjne bez zwiększania stopnia skomplikowania raportowania. 

Dodatkowe możliwości 

• panele HR działające w czasie rzeczywistym; 

• analityka zatrudnienia dla kadry zarządzającej; 

• analityka lejka rekrutacyjnego; 

• analiza szybkości zatrudniania; 

• analityka zarządzania wakatami; 

• monitorowanie poziomu obsadzenia etatów; 

• analityka rotacji pracowników i przyczyn odejść; 

• analityka absencji; 

• analityka zatrudnienia weteranów; 

• raportowanie wskaźnika eNPS; 

• analityka różnorodności pod względem płci i wieku; 

• analiza stażu pracy pracowników; 

• analiza trendów historycznych; 

• elastyczne filtrowanie paneli analitycznych. 

Dlaczego jest to ważne? 

Organizacje coraz częściej opierają decyzje dotyczące zarządzania personelem i biznesem na danych, jednak informacje HR są nadal często rozproszone pomiędzy różnymi systemami, arkuszami kalkulacyjnymi i działami. 

Nowy moduł HR Analytics tworzy jednolitą platformę analityczną, która przekształca surowe dane o pracownikach w wartościowe informacje wspierające decyzje biznesowe. 

Rozwiązanie pomaga organizacjom: 

• usprawnić strategiczne planowanie zatrudnienia; 

• zoptymalizować efektywność procesów rekrutacyjnych; 

• ograniczyć ryzyko rotacji pracowników; 

• zwiększyć dokładność raportowania; 

• mierzyć skuteczność inicjatyw HR; 

• wzmacniać kulturę podejmowania decyzji w oparciu o dane. 

Krótko mówiąc, HR Analytics przekształca dane HR z narzędzia służącego do raportowania operacyjnego w strategiczne narzędzie zarządzania, zapewniając kadrze zarządzającej pełną widoczność pracowników, procesów i wyników organizacji w czasie rzeczywistym.