Що було реалізовано?
Реалізовано новий механізм синхронізації контактів і запобігання дублюванню, який забезпечує актуальність, цілісність та синхронізацію даних про співробітників між SMART HCM & LMS та інтегрованими Payroll-системами.
Оновлення впроваджує інтелектуальний механізм зіставлення співробітників, який автоматично перевіряє наявність контактів перед створенням нових записів. Це значно зменшує кількість дублікатів і підвищує якість даних у всіх інтегрованих системах.
Також реалізовано новий розділ Зіставлення контактів облікових записів, у якому зберігається зв’язок між Контактом, Обліковим записом та відповідним зовнішнім ідентифікатором (External ID), що використовується кожною Payroll-системою. Завдяки цьому платформа може точно ідентифікувати співробітників незалежно від того, до якої організації вони працевлаштовані, та підтримувати синхронізацію між кількома організаціями й Payroll-системами.
Крім того, реалізовано двосторонню синхронізацію між SMART HCM & LMS та Payroll-системами, що забезпечує узгодженість інформації про співробітників у всіх підключених облікових записах протягом усього життєвого циклу співробітника.
Також автоматизовано розрахунок і підтримку в актуальному стані ключових даних про співробітника, зокрема Компанії, Профілю посади, Посади, Підрозділу, Основного контракту та Дати початку роботи, що гарантує відповідність даних про співробітників актуальній організаційній структурі.
Як це працює?
Інтелектуальне виявлення дублікатів
Під час отримання запису Контакту через інтеграцію система автоматично перевіряє, чи вже існує відповідний співробітник, використовуючи попередньо визначену ієрархію зіставлення.
Перевірка виконується в такій послідовності:
- Зовнішній ідентифікатор (External ID)
- Email-адреса
- Особистий номер телефону
- Індивідуальний податковий номер (ІПН)
- ПІБ + дата народження
Пошук припиняється одразу після виявлення першого збігу

Під час перевірки враховуються як активні, так і неактивні Контакти.
В результаті:
- наявні співробітники розпізнаються автоматично;
- не створюються дублікати Контактів;
- зберігається історія записів про співробітників.
Зіставлення контактів облікових записів
Додано новий адміністративний розділ:
Довідники → Загальні → Зіставлення контактів облікових записів
У цьому розділі ведеться централізований реєстр зв’язків між Контактами, Обліковими записами та зовнішніми Payroll-системами.
Кожен запис зіставлення містить:
- Обліковий запис;
- Контакт;
- Зовнішній ідентифікатор (External ID);
- Назву, сформовану системою автоматично.
Такий підхід забезпечує єдине джерело достовірних даних для ідентифікації співробітників у всіх інтегрованих системах.

Один співробітник може бути пов’язаний одночасно з кількома Обліковими записами.
Структура зіставлення підтримує:
- використання різних External ID для різних Payroll-систем;
- незалежні зв’язки між співробітником і кожним Обліковим записом;
- синхронізацію між усіма активними інтеграціями з Payroll-системами.
Синхронізація між системами
За замовчуванням усі зміни, що надходять із Payroll-систем, автоматично оновлюють відповідний профіль співробітника в SMART HCM & LMS.
Після оновлення запису в SMART HCM & LMS ці зміни автоматично передаються до всіх підключених Payroll-систем, пов’язаних через активні записи Зіставлення контактів облікових записів.
Такий механізм забезпечує синхронізацію всіх інтегрованих систем і гарантує використання актуальної інформації про співробітників.
Синхронізація процесу найму між системами
Рішення підтримує сценарії найму, ініційовані як у SMART HCM & LMS, так і в Payroll-системі.
Найм зі SMART HCM & LMS:
- створюється або активується Контакт;
- створюється Контракт співробітника;
- створюється Призначення на посаду;
- дані передаються до Payroll-системи;
- Payroll-система повертає External ID;
- запис Зіставлення контактів облікових записів створюється автоматично.
Найм із Payroll-системи:
- Payroll-система створює записи про співробітника;
- дані про співробітника передаються до SMART HCM & LMS;
- система знаходить наявний Контакт або автоматично створює новий;
- запис Зіставлення контактів облікових записів створюється автоматично;
- синхронізуються Контракт співробітника та Призначення на посаду.
Такий підхід гарантує, що кожен співробітник представлений у SMART HCM & LMS єдиним узгодженим профілем незалежно від того, у якій системі було розпочато процес найму.
Автоматичне формування даних про співробітника
Система автоматично визначає та постійно підтримує в актуальному стані ключові дані про співробітника на основі активних Контрактів співробітника та Призначень на посаду.
Автоматично підтримуються такі поля:
- Назва компанії
- Профіль посади
- Посада
- Підрозділ
- Основний контракт
- Дата початку роботи
Платформа застосовує попередньо налаштовані правила пріоритезації, зокрема підтримує Основні посади (Primary Positions) та Основні контракти (Main Contracts), що забезпечує узгодженість організаційної структури й звітності в усій системі.
Для кого це буде корисно?
• HR-відділи
Для ведення єдиного профілю співробітника в умовах роботи з кількома компаніями, Payroll-системами та різними сценаріями працевлаштування, а також для запобігання створенню дублікатів.
• Payroll-команди
Для надійної синхронізації даних про співробітників і коректного відстеження зовнішніх ідентифікаторів (External ID) між системами.
• Міжнародні та мультиорганізаційні компанії
Для ефективного управління співробітниками, які можуть одночасно бути пов’язані з кількома обліковими записами, юридичними особами або Payroll-системами, зі збереженням єдиного профілю співробітника.
Чому це зручно?
- Запобігає створенню дублікатів співробітників
Співробітники інтелектуально ідентифікуються за кількома критеріями ще до створення нового запису. - Підтримує роботу з кількома компаніями
Один і той самий співробітник може бути пов’язаний із кількома Обліковими записами, використовуючи окремі ідентифікатори в різних Payroll-системах. - Забезпечує узгодженість даних між системами
Усі зміни, внесені в Payroll-системах або SMART HCM & LMS, автоматично синхронізуються протягом усього життєвого циклу співробітника. - Підтримує різні сценарії найму
Рішення однаково ефективно працює незалежно від того, чи процес найму розпочато в SMART HCM & LMS, чи в зовнішній Payroll-системі. - Автоматизує оновлення організаційних даних
Такі поля, як Компанія, Профіль посади, Посада та Підрозділ, оновлюються автоматично. - Зберігає історичні дані
Неактивні співробітники та зв’язки з Обліковими записами зберігаються в системі й можуть бути повторно активовані за потреби.
Додаткові можливості
- Багаторівневе виявлення дублікатів на основі п’яти незалежних критеріїв зіставлення.
- Підтримка роботи співробітників із кількома Обліковими записами.
- Окремий розділ «Зіставлення контактів облікових записів».
- Автоматичне створення та підтримка зв’язків із External ID.
- Двостороння синхронізація між Payroll-системами та SMART HCM & LMS.
- Автоматична активація та повторна активація Контактів і записів зіставлення.
Чому це важливо?
Сучасні організації часто працюють із кількома юридичними особами, Payroll-системами та різними моделями працевлаштування, що значно ускладнює ідентифікацію співробітників і синхронізацію даних між системами.
Новий розділ «Зіставлення контактів облікових записів» у поєднанні з механізмом запобігання дублюванню Контактів створює надійну основу для керування даними про співробітників у різних системах, забезпечуючи ведення єдиного та актуального профілю співробітника в SMART HCM & LMS.
Завдяки централізованій ідентифікації співробітників, автоматизованому керуванню їхнім життєвим циклом, інтелектуальному виявленню дублікатів і синхронізації організаційних змін рішення забезпечує:
- підвищення точності даних про співробітників;
- зменшення обсягу ручного адміністрування;
- узгодженість даних між системами;
- підвищення надійності інтеграції.
Коротко кажучи, рішення формує єдину екосистему даних про співробітників, у якій інформація залишається актуальною, синхронізованою та узгодженою між SMART HCM & LMS і всіма підключеними Payroll-системами.
Інтеграція життєвого циклу співробітника: безшовна синхронізація між Payroll та SMART HCM & LMS
Що було реалізовано?
Реалізовано новий механізм інтеграції життєвого циклу співробітника, який забезпечує повністю автоматизований і надійний процес синхронізації між Payroll-системами та SMART HCM & LMS.
Нова функціональність охоплює весь життєвий цикл співробітника, зокрема найм, переведення, звільнення та скасування операцій, забезпечуючи актуальність і синхронізацію даних між системами на кожному етапі.
Інтеграція реалізує структуровані правила обробки подій, автоматичне керування Призначеннями на посаду, автоматичне формування похідних даних про співробітника, підтримку операцій із майбутньою датою набуття чинності, а також механізми захисту даних, зокрема ідемпотентність, перевірку залежностей і ведення журналу аудиту.
У результаті забезпечується прозорий і прогнозований процес керування кадровими змінами, у якому Payroll-система виступає основним джерелом кадрових даних, а SMART HCM & LMS — операційною платформою для управління персоналом і організаційною структурою.
Як це працює?
Автоматизований процес найму
Під час прийняття нового співробітника на роботу інтеграція автоматично створює або синхронізує всі необхідні записи.
Процес включає:
- створення Призначення на посаду;
- встановлення зв’язку між посадою та співробітником;
- оновлення організаційних призначень.
Для співробітників, прийнятих через модуль «Рекрутинг», SMART HCM & LMS створює необхідні записи, а Payroll-система повертає зовнішні ідентифікатори (External ID), що забезпечує синхронізацію без створення дублікатів.

Автоматизоване переведення співробітників
Система автоматизує переміщення співробітників між посадами, підрозділами та організаційними структурами.
Під час переведення:
- попередні Призначення на посаду автоматично закриваються;
- створюються нові Призначення на посаду;
- оновлюється Поточне призначення посади;
- перераховується організаційна ієрархія.
Такий механізм забезпечує повне збереження історії кадрових переміщень і водночас відображає актуальне місце співробітника в організаційній структурі.

Автоматизований процес звільнення
Звільнення співробітників автоматично обробляються через інтеграційні події.
Система:
- закриває Призначення на посаду;
- звільняє зайняті посади;
- оновлює статус Контракту співробітника;
- видаляє організаційні зв’язки (за потреби);
- оновлює статус працевлаштування та доступу співробітника.
Якщо у співробітника більше не залишається активних контрактів, пов’язані організаційні поля автоматично очищуються, а запис співробітника знову переводиться до статусу Контакту.

Скасування операцій
Механізм підтримує контрольоване скасування виконаних операцій.
Якщо раніше виконану операцію необхідно скасувати, система автоматично відновлює попередній стан.
Підтримуються такі сценарії:
- скасування найму;
- скасування переведення;
- скасування звільнення.
При цьому відновлюються:
- Призначення на посаду;
- організаційні призначення;
- зв’язки співробітника;
- похідні дані про співробітника.
Для забезпечення цілісності даних скасування можливе лише за умови відсутності наступних залежних операцій.
Керування життєвим циклом призначень на посаду
Протягом усього життєвого циклу співробітника система автоматично керує Призначеннями на посаду.
Автоматично виконуються:
- створення призначень під час найму;
- створення призначень під час переведення;
- закриття призначень під час звільнення;
- оновлення Поточного призначення посади;
- перерахунок організаційної ієрархії.
Це забезпечує повну прозорість історії кадрових переміщень і актуальність організаційної структури.

Автоматичний перерахунок даних про співробітника
Платформа автоматично перераховує ключові атрибути співробітника щоразу, коли змінюються Контракти співробітника або Призначення на посаду.
Автоматично підтримуються такі поля:
- Назва компанії;
- Профіль посади;
- Посада;
- Підрозділ;
- Основний контракт;
- Дата початку роботи.
Система використовує попередньо налаштовані правила пріоритезації, зокрема враховує:
- Основні посади (Primary Positions);
- Основні контракти (Main Contracts);
- найраніше активне призначення;
- активні трудові відносини.
Це гарантує коректність даних про співробітників у всіх бізнес-процесах і звітах.
Підтримка операцій із майбутньою датою
Інтеграція підтримує кадрові події, що мають майбутню дату набуття чинності.
HR- і Payroll-команди можуть заздалегідь підготувати:
- майбутні найми;
- заплановані переведення;
- майбутні звільнення.
Система автоматично застосовує зміни у визначену дату, зберігаючи узгодженість даних між усіма інтегрованими системами.

Оновлення організаційної структури Structure Updates
Інтеграція автоматично оновлює організаційні зв’язки відповідно до кадрових змін.
Зокрема, оновлюються:
- призначення керівників підрозділів;
- призначення адміністративних керівників;
- зв’язки між співробітниками та посадами;
- Поточне призначення посади.
Завдяки цьому організаційна структура завжди відповідає фактичному стану персоналу без необхідності ручного втручання.
Інтеграція з Payroll-системою у режимі реального часу
Новий механізм інтеграції забезпечує синхронізацію між SMART HCM & LMS та всіма підключеними Payroll-системами в режимі реального часу.
Події життєвого циклу співробітника обробляються одразу після їх виникнення в Payroll-системі, що дозволяє підтримувати повну синхронізацію між системами без затримок і ручних дій.
У режимі реального часу обробляються:
- події найму;
- події переведення;
- події звільнення;
- події скасування операцій.
Після отримання події SMART HCM & LMS автоматично виконує всі необхідні бізнес-процеси, зокрема:
- створення та оновлення Призначень на посаду;
- синхронізацію Контрактів співробітника.
Такий підхід, заснований на обробці бізнес-подій, усуває необхідність передавання з Payroll-систем окремих транзакцій для зміни посад, підпорядкування, організаційних призначень чи структури персоналу. Натомість одна бізнес-подія автоматично запускає всі необхідні процеси в SMART HCM & LMS.
Для кого це буде корисно?
• HR-відділи
Для автоматизації кадрового адміністрування, скорочення обсягу ручної роботи з даними та забезпечення актуальності інформації про співробітників.
• Payroll-команди
Для спрощення інтеграції та зменшення витрат на її супровід.
Payroll-системам більше не потрібно передавати окремі записи для кожної організаційної зміни, оновлення посади, зміни підпорядкування, призначення керівника або події життєвого циклу Призначення на посаду. Натомість Payroll-система передає лише стандартизовані події життєвого циклу співробітника, такі як найм, переведення, звільнення або скасування операції.
SMART HCM & LMS автоматично виконує всі подальші дії та оновлює організаційну структуру в режимі реального часу, суттєво зменшуючи складність інтеграції та ризик виникнення неузгодженостей у даних.
• Керівники та менеджери
Для отримання актуальної організаційної структури, достовірної кадрової аналітики та повної прозорості щодо розподілу співробітників у структурі організації.
Чому це зручно?
- Єдине достовірне джерело даних про кадрові події
Payroll-система залишається основним джерелом кадрових даних, а SMART HCM & LMS автоматично підтримує синхронізацію з нею. - Автоматизоване керування життєвим циклом співробітника
Найм, переведення, звільнення та скасування операцій виконуються з мінімальним ручним втручанням. - Актуальна організаційна структура
Поточні призначення на посади, інформація про керівників і керівників підрозділів постійно підтримуються в актуальному стані. - Підтримка планування кадрових змін
Майбутні кадрові зміни можна підготувати заздалегідь і автоматично застосувати у визначений час. - Повне збереження історії співробітника
Усі кадрові зміни зберігаються, залишаються доступними для відстеження та аудиту. - Синхронізація життєвого циклу співробітника в режимі реального часу
Інформація про найм, переведення, звільнення та інші кадрові зміни синхронізується між SMART HCM & LMS і Payroll-системами одразу після виникнення відповідної події. Завдяки цьому HR-команди, Payroll-фахівці та керівники завжди працюють з актуальними даними.
Додаткові можливості:
- Автоматизація процесів найму, переведення, звільнення та скасування операцій.
- Керування життєвим циклом Призначень на посаду.
- Підтримка операцій із майбутньою датою набуття чинності.
- Автоматичне формування похідних полів Контакту.
- Перевірка залежностей перед виконанням операцій.
- Підтримка сценаріїв скасування виконаних операцій.
- Автоматичне оновлення організаційної ієрархії.
- Щоденна перевірка узгодженості контрактів.
Чому це важливо?
Новий механізм інтеграції життєвого циклу співробітника створює надійну основу для управління персоналом, поєднуючи Payroll-системи та SMART HCM & LMS в єдиний структурований і автоматизований процес.
Для організацій із високою динамікою кадрових змін, кількома юридичними особами та складною організаційною структурою це рішення забезпечує:
- скорочення обсягу ручного адміністрування;
- підвищення узгодженості даних між системами;
- більш надійні HR-процеси.
Коротко кажучи, рішення перетворює управління життєвим циклом співробітника на прозорий, автоматизований і повністю синхронізований процес, у якому кожен найм, переведення, звільнення чи організаційна зміна коректно відображаються в усій HR-екосистемі.
HR-аналітика: перетворення HR-даних на стратегічні рішення
Що було реалізовано?
Реалізовано новий модуль HR-аналітики, який забезпечує єдину платформу аналітики в режимі реального часу для аналізу персоналу, рекрутингу, ефективності організаційної структури, залученості співробітників і витрат на HR.
Рішення консолідує HR-дані в єдиному аналітичному середовищі та перетворює операційну інформацію на практичні бізнес-інсайти.
Нова функціональність надає керівникам компаній, HR-директорам, рекрутерам і менеджерам доступ до широкого набору HR-показників, трендів, порівняльної аналітики та деталізованих звітів, що дозволяє швидше приймати ефективні рішення.
Платформа об’єднує:
- операційні показники в режимі реального часу;
- аналіз історичних трендів;
- порівняння показників за різні періоди;
- аналітику структури персоналу;
- аналіз ефективності рекрутингу;
- моніторинг HR-бюджету;
- показники залученості співробітників;
- інформаційні панелі для керівників.
У результаті формується єдине достовірне джерело даних для HR-аналітики та аналітики персоналу в межах усієї організації.
Як це працює?
HR-панель підрозділів
Модуль надає інформаційну панель для керівників, яка забезпечує консолідований огляд персоналу та ключових HR-показників організації.
Користувачі можуть аналізувати такі KPI:
- Чисельність персоналу;
- Рівень укомплектованості штату;
- Відкриті вакансії;
- Кількість наймів;
- Статистику працевлаштованих ветеранів;
- Рівень заповненості штатного розкладу;
- Стаж роботи співробітників;
- Середній вік співробітників;
- Показники різноманітності:
• Гендерний розподіл;
• Вікова структура;
• Структура за стажем роботи; - eNPS.
Усі показники можна аналізувати за підрозділами та періодами.

Аналітика рекрутингу
Керівники рекрутингових команд можуть відстежувати ефективність найму на всіх етапах рекрутингової воронки.
Доступні такі показники:
- активні вакансії;
- закриті вакансії;
- нові вакансії;
- кількість наймів;
- швидкість закриття вакансій;
- рівень прийняття пропозицій про роботу;
- ефективність джерел пошуку кандидатів;
- коефіцієнт закриття вакансій.
Аналіз рекрутингової воронки
Система дозволяє аналізувати ефективність кожного етапу процесу найму та показники конверсії між ними:
• Кандидати;
• Первинний відбір (Скринінг);
• HR-співбесіда;
• Співбесіда з Hiring Manager;
• Кваліфікаційна оцінка;
• Job Offer;
• Прийнятий Job Offer;
• Найм.
Також підтримується аналіз ефективності окремих рекрутерів і підрозділів.

Це допомагає швидко виявляти вузькі місця процесу та підвищувати ефективність рекрутингу.
Аналітика утримання персоналу та плинності кадрів
Рішення надає детальну інформацію щодо тенденцій утримання персоналу.
Організації можуть аналізувати:
- місячну плинність кадрів;
- квартальну плинність кадрів;
- річну плинність кадрів;
- плинність кадрів за підрозділами;
- плинність за віковими групами;
- плинність за стажем роботи;
- причини звільнення.
Це допомагає HR-командам краще розуміти причини втрати персоналу та визначати напрями, які потребують уваги.

Аналітика відсутностей
Система забезпечує детальний аналіз причин і тенденцій відсутності співробітників.
Доступні показники:
- загальний рівень відсутностей;
- рівень лікарняних;
- використання відпусток;
- середня тривалість відсутностей;
- причини відсутностей.
Це дозволяє швидко виявляти тенденції, що впливають на продуктивність персоналу та безперервність операційної діяльності.

Кожен компонент інформаційної панелі підтримує деталізацію показників (drill-down).
Користувачі можуть перейти від узагальнених KPI до первинних операційних даних, зокрема:
- списків співробітників;
- списків вакансій;
- записів про відсутності;
- деталізації плинності кадрів;
- показників ефективності рекрутингу.
Завдяки цьому керівники можуть швидко переходити від аналітики до прийняття управлінських рішень.
Усі інформаційні панелі підтримують динамічну фільтрацію за:
- компанією;
- підрозділом;
- періодом.
Також доступні:
- порівняння показників місяць до місяця;
- порівняння квартал до кварталу;
- аналіз історичних трендів.

Для кого це буде корисно?
• HR-директори та CHRO
Для моніторингу стану персоналу, оцінки ефективності HR-ініціатив і підтримки стратегічного планування на основі аналітичних даних.
• CEO, COO та CFO
Для аналізу впливу тенденцій у сфері персоналу на результати діяльності компанії, продуктивність, витрати та розвиток бізнесу.
• Команди HR Analytics та People Analytics
Для централізованої звітності, поглибленої аналітики та скорочення обсягу ручної підготовки звітів.
• Команди рекрутингу
Для аналізу ефективності найму, рекрутингової воронки, продуктивності рекрутерів і витрат на підбір персоналу.
• Керівники бізнес-підрозділів
Для моніторингу укомплектованості штату, плинності кадрів, відсутностей і рівня залученості співробітників у своїх підрозділах
Чому це зручно?
- Повна прозорість даних про персонал у режимі реального часу
Керівники завжди працюють з найактуальнішою HR-інформацією. - Скорочення обсягу ручної підготовки звітності
Автоматичні розрахунки усувають потребу в рутинній роботі з електронними таблицями та ручному консолідуванні даних. - Аналіз історичних тенденцій
Можливість аналізувати динаміку показників за місяцями, кварталами та роками. - Масштабованість разом зі зростанням організації
Підтримка складних організаційних структур без ускладнення побудови звітності.
Додаткові можливості:
- HR-панелі в режимі реального часу.
- Аналітика персоналу для керівників.
- Аналітика рекрутингової воронки.
- Аналіз швидкості найму.
- Аналітика управління вакансіями.
- Моніторинг укомплектованості штату.
- Аналітика плинності кадрів і причин звільнень
- Аналітика відсутностей.
- Аналітика працевлаштування ветеранів.
- Звітність за показником eNPS.
- Аналітика гендерної та вікової різноманітності.
- Аналіз стажу роботи співробітників.
- Аналіз історичних трендів.
- Гнучка система фільтрації інформаційних панелей.
Чому це важливо?
Сучасні організації дедалі частіше приймають кадрові та бізнес-рішення на основі даних, однак HR-інформація нерідко залишається фрагментованою між різними системами, електронними таблицями та підрозділами.
Новий модуль HR-аналітики створює єдину аналітичну платформу, яка перетворює необроблені дані про персонал на цінні бізнес-інсайти.
Завдяки цьому організації можуть:
- підвищити ефективність стратегічного планування персоналу;
- оптимізувати процеси рекрутингу;
- зменшити ризики плинності кадрів;
- підвищити точність звітності;
- оцінювати ефективність HR-ініціатив;
- посилити культуру прийняття рішень на основі даних.
Коротко кажучи, модуль HR-аналітики перетворює HR-дані з інструмента операційної звітності на стратегічний інструмент управління, забезпечуючи керівників повною та актуальною інформацією про персонал, процеси й ефективність організації в режимі реального часу.





