Przeprowadziłeś skuteczną rekrutację i zatrudniłeś fajnego specjalistę? Się nie spiesz zrelaksowac i otwierać szampana! Ponieważ, według SHRM, około 20% rotacji pracowników ma miejsce w ciągu pierwszych 45 dni roboczych. A co w konsekwencji? Spróbujmy to rozwikłać!
Przyczyny dużej rotacji pracowników na etapie adaptacji
1. Oczekiwania różnią się od rzeczywistości
Jeśli nie spełnisz warunków zadeklarowanych na rozmowie, zaufanie do organizacji spada, a nowy pracownik zaczyna wątpić w słuszność swojego wyboru.
2. Pracownik nie rozumie Twoich wymagań wobec niego
Brak ciągłej informacji zwrotnej powoduje, że pracownik nie rozumie Twoich oczekiwań. A bez jasnej znajomości procesów korporacyjnych czuje się bezużyteczny.
3. Brak wizji celów firmy
Specjalista nie może być produktywny, jeśli nie rozumie celów biznesowych, swojej roli w firmie, nie podziela jej wartości i nie widzi perspektyw na swój rozwój.
4. Adaptacją nie zajmują się wyspecjalizowani specjaliści
Adaptacja nowych pracowników nie powinna leżeć w gestii menedżerów – wykracza to poza ich kompetencje. Ponadto menedżer może wymagać od pracownika maksymalnego zaangażowania już na etapie adaptacji.
Jeśli połączymy te konsekwencje, główny problem brzmi jak brak jasnego i skutecznego programu adaptacji nowego specjalisty.
Oczywiście masz już instrukcje i uzgodnione kroki dotyczące interakcji z nowym specjalistą. Ale czy ten proces jest wystarczająco skuteczny i czy pozostaje aktualny, biorąc pod uwagę przejście do pracy zdalnej i nowe wymagania rynku pracy? Jeśli odpowiadając na to pytanie, masz nawet najmniejsze wątpliwości, to kolejna część tego materiału będzie dla Ciebie przydatna. Mówimy tu o skutecznym onboardingu nowych pracowników.
Definicja onboardingu
Onboarding (program adaptacyjny) – to ogólna nazwa procedur wdrożenia nowego pracownika do organizacji, proces dostosowania się do jej kultury i norm oraz integrowania się z zespołem.
Niektóre firmy błędnie traktują onboarding jako uzupełnienie obowiązkowej dokumentacji i podstawowe wprowadzenie w biżące sprawy, choć w rzeczywistości proces ten wiąże się z kompleksowym wsparciem nowego specjalisty do momentu, gdy stanie się on samodzielny i produktywny w swojej roli.
Dlaczego jest to tak ważne dla biznesu?
Posiadanie zrozumiałej i jasnej procedury onboardingowej zapewni firmie następujące korzyści:
Pierwsze kroki pracownika w firmie to fundament, na którym budowana jest zawodowa relacja. To najlepszy czas by przekazać szczególy korporacyjnej kultury firmy, opowiedzieć o możliwościach rozwoju i ustalic proces otrzymania informacji zwrotnej.Jeśli pracownik czuje się opuszczony na początkowym etapie, ma wszelkie szanse znaleźć się wśród 31%, którzy opuszczają firmę w ciągu 6 miesięcy. Dla pracownika to stres. Dla Ciebie – ogromna utrata zasobów, zdemotywowany zespół HR i wciąż nierozwiązany problem z zatrzymaniem pracowników w firmie. A według badań Brandon Hall Group, firmy z efektywnym procesem onboardingu poprawiają retencję pracowników o 82%.
Według raportu The HR digest systemny onboarding może zwiększyć produktywność nowych pracowników o ponad 70%. Jeśli proces jasno określa oczekiwania zawodowe i ma na celu budowanie więzi społecznych i zapewnienie komfortu, nowy członek zespołu będzie zmotywowany do zaprojektowania podobnego podejścia do swoich obowiązków.
Pierwsze miesiące w firmie kształtują poziom zaangażowania Twojego pracownika w przyszłości. Zapewniając jasną i przejrzystą interakcję na wszystkich etapach onboardingu (o czym porozmawiamy później) zyskujesz lojalność pracownika, co przekłada się na jego efektywność. 62% firm ze zorganizowanym programem onboardingu odnotowuje 54% wzrost zaangażowania pracowników i wyższą produktywność. (Northpass)
Kompleksowa adaptacja usuwa niepewność z procesu i dostarcza niezbędnych informacji do pracy. Znajomość kultury korporacyjnej, zasad i procesów ułatwia integrację z nowym środowiskiem pracy. Gdy tylko wszystkie niezbędne informacje i narzędzia są dostępne dla nowego pracownika, czuje się pewniej, a jego poziom stresu i lęku spada. A pracownik, który jasno rozumie, czego się od niego oczekuje i ma wszystko, czego potrzeba do wykonania swoich zadań = pracownik produktywny.
Onboarding, zapewniony przez indywidualny plan adaptacji, pozwoli nowemu pracownikowi na stopniowe zanurzenie się w procesach firmy, zapobiegając chaosowi i niepewności. Dzięki zrozumieniu procesów biznesowych, instrukcji i punktów operacyjnych od samego początku nowej osobie będzie znacznie łatwiej rozpocząć pracę i nie będzie ona tracić czasu na szukanie rzeczy podstawowych w przyszłości.
Jak automatyzacja onboardingu odciąży menedżerów HR
Istotnym problemem adaptacyjnym jest to, że większość zadań managera HR jest wykonywana ręcznie. Bardzo trudno jest spersonalizować podejście do specjalistów różnych szczebli i przeznaczyć niezbędny czas na ich skuteczną adaptację.
Dziś jednak istnieją narzędzia, które mogą zminimalizować udział specjalisty HR w procedurach adaptacyjnych. W SMART business korzystamy z rozwiązańia SMART HCM & LMS. Dalej mówimy o tym jak ustawiliśmy proces onboardingu na wszystkich jego etapach i odciążyliśmy managerów HR dzięki narzędziom SMART HCM & LMS:
Etap 1. Preboarding
Ważne jest dla nas nawiązanie kontaktu z osobą jeszcze przed jej pierwszym dniem pracy. Po zaakceptowaniu oferty przez kandydata wysyłamy list powitalny. W nim wskazujemy wprowadzającą i niezbędną informacje na pierwszy dzień roboczy i zapraszamy do zespołu.
Tutaj warto zadbać o to, aby sposób komunikacji odpowiadał uzgodnionemu Tone of Voice oraz istniał w koncepcji marki HR. O tym, jak zbudować silną markę pracodawcy, przeczytasz w naszym materiale.
Etap 2. Pierwszy dzień w biurze
Głównym zadaniem pierwszego dnia jest zanurzenie nowego pracownika w atmosferze firmy. Zwiedźcie biuro, opowiedz kilka ciekawych historii, wewnętrznie dowcipy (jestem pewien, że masz) oraz przedstaw nowicjusza kolegom w biurze. Dopiero potem zajmij się sprawami organizacyjnymi, hasłami i dostępem.
Posiadanie zautomatyzowanego systemu HR pomaga nam zredukować rolę HR, jednocześnie zapewniając nowemu pracownikowi od pierwszego dnia pracy wszystkie niezbędne narzędzia. SMART HCM & LMS zawiera gotowe, indywidualne plany adaptacji, uwzględniające zajmowane stanowisko, którymi nasi menedżerowie HR dzielą się z nowymi pracownikami, wysyłając e-mailem dostęp do profilu osobistego.
W profilu osobistym każdego pracownika dostępne są:
Indywidualny plan adaptacji przypisywany każdemu nowemu pracownikowi przewidziany jest na 3 miesiące zgodnie z etapami pracy w firmie (pierwszy dzień; pierwszy tydzień; 1, 2, 3 miesiąc):
Zadania pierwszego dnia obejmują samodzielne wprowadzenie w kulturę korporacyjną, instrukcje dotyczące rejestracji w niezbędnych systemach oraz przewidują ukończenie różnych kursów.
A ponieważ spotkania firmowe, na których można podzielić się najnowszymi wiadomościami, nie są dostępne w warunkach pracy zdalnej, uzupełniamy system HR o portal korporacyjny. News feed, własna baza wiedzy, galeria zdjęć i mediów pomogą nowej osobie zapoznać się ze wszystkim, co dzieje się w firmie. Ponadto portal korporacyjny zawiera wygodne narzędzia zwiększające wydajność, takie jak wspólna praca nad dokumentami, lista zadań z terminami oraz chatbot do subskrybowania ważnych wiadomości.
Etap 3. Pierwszy tydzień roboczy
W ciągu pierwszego tygodnia pracownik samodzielnie kontynuuje zapoznawanie się z procesami biznesowymi zgodnie z planem adaptacji w systemie SMART HCM & LMS. Również spotkania 1:1 są ważnym narzędziem na tym etapie. Według ankiety przeprowadzonej przez Qualee 72% nowych pracowników uważa te spotkania za najbardziej pomocny aspekt onboardingu
Dlatego w pierwszym tygodniu ważne jest:
- spotkanie ze specjalistą HR w celu omówienia postępów adaptacji,
- spotkanie z managerem w celu omówienia planów, zadań i oczekiwań,
- ogólne spotkanie zespołu zarówno jak i spotkania 1:1 z kolegami w celu nawiązania interakcji.
Ważna jest również kontynuacja praktyki spotkań 1:1 ze specjalistą HR i menedżerem w pierwszych miesiącach. Mogą to być cotygodniowe (lub raz na 2 tygodnie) krótkie spotkania w celu omówienia problemów, sukcesów i planów na przyszłość.
Etap 4. Pierwszy miesiąc
Badanie specyfiki biznesu na początkowym etapie pracy jest prawdopodobnie najważniejszym procesem. Posiadanie systemu HR pozwala na przypisanie planów szkoleniowych nowemu pracownikowi. A w przyszłości pracownik może samodzielnie ułożyć indywidualny plan rozwoju, który kierownik zatwierdza w systemie SMART HCM & LMS.
Na podstawie wyników pierwszego miesiąca zaleca się zebranie informacji zwrotnej zarówno od pracownika, jak i zespołu. W SMART biznes ćwiczymy przygotowanie retrospektywy przez nowego pracownika (jako osobny moduł w planie adaptacji) w następujący sposób:
- Ja jako specjalista
- Zespół, który mnie otacza
- Firma z punktu widzenia procesów biznesowych i kultury organizacyjnej.
Aby zebrać informację zwrotną od zespołu, proponujemy skorzystać z formularza ankiety z listą pytań, które pomogą ocenić nowego specjalistę i znaleźć obszary jego rozwoju.
Etap 5. Trzy miesiące
Zwykle po 3 miesiącach, po przejściu stażu adaptacyjnego, firma i pracownik podejmują decyzję o kontynuacji współpracy lub odwrotnie. Dlatego radzimy zorganizować walne zgromadzenie składające się ze specjalisty HR, menedżera i nowego pracownika. A jeśli przez 3 miesiące regularnie zbierałeś informacje zwrotne i umawiałeś się na osobiste spotkania, dane wystarczą do podjęcia decyzji.
A biorąc pod uwagę, że Twój proces adaptacji nowego specjalisty był wspierany na wszystkich etapach, był przejrzysty i uporządkowany dzięki indywidualnemu planowi oraz wyniki pracownika zapowiadają się pocieszająco, a motywacja do pozostania w firmie jest silna.
Etap 6. Okres po adaptacji
Po okresie adaptacyjnym radzimy sporządzić plan na kolejne 3-6 miesięcy dotyczące rozwoju kariery i celów już pełnoprawnego członka zespołu. I zapewnij go, że zespół HR jest zawsze w kontakcie i chętnie odpowie na wszystkie pytania dotyczące procesów firmy. Pomaga nam w tym chatbot uzupełniający system SMART HCM & LMS.
Takie narzędzie służy dla pracowników jako wygodny mobilny asystent do zadań HR. Dostęp do funkcjonalności modułów możliwy jest poprzez Telegram, Teams, Viber, Facebook Messenger.
Ogólnie rzecz biorąc, zautomatyzowane rozwiązanie onboardingowe, takie jak SMART HCM & LMS, konsoliduje wszystkie zasoby ważne dla nowego pracownika w jednym systemie, zapewnia jasne zrozumienie planu pracy i znacznie zmniejsza ilość komunikacji w rutynowych sprawach. A zaoszczędzony czas specjalistów HR zostanie skierowany na rozwiązywanie strategicznych kwestii. Więcej o korzyściach płynących z automatyzacji procesów HR dowiesz się z naszego poprzedniego artykułu.
