Провели ефективний рекрутинг і найняли крутого спеціаліста? Рано розслаблятися і відкорковувати шампанське. Адже за даними SHRM близько 20% плинності персоналу відбувається в перші 45 робочих днів. А що за цим слідує? Спробуймо розібратись!
Причини високого відтоку працівників на етапі адаптації
1. Очікування відрізняються від реальності
Якщо ви не виконуєте умови, озвучені на інтерв’ю, довіра до організації зменшується, а новий співробітник починає сумніватися у правильності свого вибору.
2. Співробітник не розуміє ваших вимог до нього
Відсутність постійного зворотного зв’язку призводить до нерозуміння співробітником ваших очікувань. А без чітких знань про процеси компанії він почувається некорисним.
3. Відсутність бачення цілей компанії
Фахівець не може бути продуктивним, якщо не розуміє бізнес-цілей, своєї ролі в компанії, не розділяє її цінності та не бачить перспектив свого розвитку.
4. Адаптацією займаються непрофільні спеціалісти
Адаптація нових працівників не повинна бути обов’язком керівників – це знаходиться за межами їхньої компетенції. Крім того, керівник може вимагати максимальної залученості від співробітника вже на етапі адаптації.
Якщо ж об’єднати ці наслідки, то основна проблема звучить як відсутність зрозумілої та ефективної програми адаптації нового спеціаліста.
Звісно, у вас вже є інструкції й узгоджені кроки щодо взаємодії з новим фахівцем. Але чи достатньо ефективний цей процес і чи залишається він актуальним з урахуванням переходу до дистанційної роботи та нових запитів ринку праці? Якщо, відповідаючи на це питання, у вас з’явились хоч найменші сумніви, то наступна частина цього матеріалу буде корисною для вас. У ній говоримо про ефективний онбординг нових працівників.
Поняття онбордингу
Onboarding (програма адаптації) — це загальна назва процедур щодо прийняття нового співробітника, його інтеграції в команду і знайомства з корпоративною культурою.
Деякі компанії помилково розглядають онбординг як закриття обов’язкової документації й базове введення в курс справ, хоча насправді цей процес передбачає комплексу підтримку нового фахівця до моменту, коли той стає самостійним і продуктивним у своїй ролі.
Чому це важливо для бізнесу?
Наявність зрозумілої та чіткої процедури онбордингу забезпечить бізнесу такі переваги:
Перші кроки співробітника в компанії – фундамент, на якому будуються ваші професійні стосунки. Це найкращий час, щоб транслювати корпоративну культуру, розповісти про можливості розвитку та налагодити процес зворотного зв’язку.
Якщо ж працівник почуватиметься покинутим на початковому етапі, він має всі шанси опинитися серед тих 31%, що залишають компанію протягом 6 місяців. Для нього це стрес. Для вас — величезна втрата ресурсів, демотивована HR-команда і все ще невирішена проблема з утриманням працівників.
Згідно з даними системний онбординг може підвищити продуктивність нових співробітників більш ніж на 70%. Якщо процес чітко визначає очікування щодо роботи та спрямований на побудову соціальних зв’язків й забезпечення комфорту, тоді новий гравець команди буде вмотивований проєкціювати подібне ставлення до своїх обов’язків.
Перші місяці в компанії формують рівень залученості вашого співробітника надалі. Забезпечивши зрозумілу та прозору взаємодію на всіх етапах онбордингу (про них поговоримо далі), ви отримуєте лояльність співробітника, що конвертується в його ефективність. 62% компаній, що мають структуровану програму адаптації, свідчать про збільшення рівня залученості працівників на 54% і мають вищі показники продуктивності. (Northpass)
Комплексна адаптація усуває невизначеність з процесу та забезпечує необхідною інформацією для роботи. Знайомство з корпоративною культурою, правилами та процесами спрощує інтеграцію до нового робочого середовища. Щойно вся необхідна інформація та інструменти стають доступними новому працівнику, він почувається більше впевнено, а рівень його стресу та тривоги зменшується. А співробітник, який чітко розуміє, що від нього очікують та має необхідне для реалізації своїх завдань = продуктивний працівник.
Онбординг, що забезпечується індивідуальним планом адаптації, дозволить новому співробітнику поетапно занурюватись в процеси компанії, запобігаючи хаосу та невизначеності. Розібравшись з бізнес-процесами, інструкціями та операційними моментами з самого початку, новій людині буде значно простіше почати виконання робочих завдань, і вона не витрачатиме час на пошуки базових речей в майбутньому.
Як автоматизація онбордингу дозволить розвантажити
HR-менеджерів
Вагома проблема адаптації полягає в тому, що більшість завдань HR-менеджера виконуються вручну. Дуже складно персоналізувати підхід до різнорівневих фахівців та приділяти необхідний час для їхньої ефективної адаптації.
Проте сьогодні існують інструменти, що здатні мінімізувати участь HR-спеціаліста у процедурах адаптації. В SMART business ми використовуємо HR-рішення SMART HCM & LMS. Про те, як ми налаштували системний онбординг на всіх його етапах та розвантажили HR-менеджерів завдяки інструментам SMART HCM & LMS, розповідаємо далі:
Етап 1.Преонбординг
Нам важливо встановити зв’язок з людиною ще до її першого робочого дня. Після прийняття кандидатом оферу ми відправляємо Welcome-лист. В ньому вказуємо ознайомчу й необхідну для 1-го робочого дня інформацію і вітаємо з приходом в команду.
Тут варто подбати, щоб манера комунікації відповідала узгодженому Tone of Voice та існувала в концепції HR-бренду. Про те, як побудувати сильний бренд роботодавця, ви можете прочитати у нашому матеріалі.
Етап 2. Перший день в офісі
Головне завдання першого дня – занурити нового співробітника в атмосферу компанії. Проведіть екскурсію офісом, розкажіть декілька цікавих історій, внутрішніх жартів (впевнені, у вас такі є) і особисто познайомте з присутніми в офісі колегами. Тільки після цього займіться організаційними питаннями, паролями та доступами.
Наявність автоматизованої HR-системи допомагає нам зменшити роль HR, забезпечивши при цьому нового співробітника усіма необхідними інструментами вже з першого дня роботи. SMART HCM & LMS містить готові індивідуальні адаптаційні плани з урахуванням обійманої позиції, якими наші HR-менеджери діляться з новими співробітниками, відправляючи доступи до особистого кабінету електронною поштою.
В особистому кабінеті кожного співробітника доступні:
Індивідуальний план адаптації, що призначається кожному новому співробітнику, розрахований на 3 місяці відповідно до етапів роботи в компанії (перший день; перший тиждень; 1-ий, 2-ий, 3-й місяць):
Завдання першого дня включають самостійне знайомство з корпоративною культурою, інструкції щодо реєстрації в необхідних системах та передбачають проходження різнопланових курсів.
А, оскільки в умовах дистанційної роботи корпоративні мітінги, на яких можна поділитися новинами, недоступні, ми доповнюємо HR-cистему корпоративним порталом. Стрічка новин, власна база знань, фото- і медіагалерея допоможуть новій людині познайомитись з усім, що відбувається в компанії. Крім того, корпоративний портал містить зручні інструменти для підвищення ефективності, такі як спільна робота над документами, перелік тасків з дедлайнами та чатбот для підписки на важливі повідомлення.
Етап 3. Перший робочий тиждень
Протягом першого тижня працівник самостійно продовжує знайомство з бізнес-процесами згідно з планом адаптації в системі SMART HCM & LMS. Крім того, важливим інструментом на цьому етапі є зустрічі 1:1. Згідно з опитуванням компанії Qualee, 72% нових працівників вважають такі зустрічі найкориснішим аспектом онбордингу.
Тож в перший тиждень важливо провести:
- зустріч з HR-спеціалістом для обговорення прогресу адаптації,
- зустріч з керівником для обговорення планів, завдань та очікувань,
- як загальну зустріч команди, так і 1:1 мітинги з окремими колегами для налагодження взаємодії.
Важливо також продовжити практику 1:1 зустрічей з HR-спеціалістом та керівником протягом перших місяців. Це можуть бути щотижневі (або раз на 2 тижні) короткі зустрічі для обговорення питань, успіхів та майбутніх планів.
Етап 4. Перший місяць
Вивчення особливостей бізнесу на початковому етапі роботи, мабуть, найважливіший процес. Наявність HR-системи дозволяє призначати новому співробітнику навчальні плани. А надалі співробітник й самостійно може формувати індивідуальний план розвитку, який керівник погоджує у системі SMART HCM & LMS.
За результатами першого місяця рекомендовано зібрати фідбек – як від працівника, так і від команди. Ми в SMART business практикуємо підготовку ретроспективи новим працівником (як окремий модуль в плані адаптації) у розрізі:
- Я як спеціаліст,
- Команда, яка мене оточує,
- Компанія з точки зору бізнес-процесів та корпоративної культури.
Для збору фідбеку від команди пропонуємо використовувати форму-опитування з переліком питань, які допоможуть оцінити нового спеціаліста і знайти зони його розвитку.
Етап 5. Три місяці
Зазвичай через 3 місяці, після проходження адаптаційного періоду, компанія та співробітник приймають рішення про продовження співробітництва чи навпаки. Тож радимо організувати загальну зустріч у складі HR-спеціаліста, керівника та нового працівника. І, якщо ви займалися регулярним збором фідбеку і влаштовували особисті зустрічі протягом 3-х місяців, даних для прийняття рішення буде достатньо.
А враховуючи, що процес вашої адаптації забезпечувався підтримкою нового спеціаліста на всіх етапах, був зрозумілим та структурованим завдяки індивідуальному плану, то його результати обіцяють бути втішними, а мотивація залишитися у компанії — вагомою.
Етап 6. Період після адаптації
Після закінчення адаптаційного періоду радимо скласти план на наступні 3-6 місяців щодо кар’єрного розвитку і цілей для вже повноцінного члена команди. І запевніть його, що HR-команда завжди на зв’язку і з радістю відповість на усі питання щодо процесів в компанії. Нам у цьому допомагає чатбот, яким доповнюється система SMART HCM & LMS.
Такий інструмент слугує зручним мобільним асистентом з HR-питань для працівників. Доступ до функціоналу модулів можливий через Telegram, Teams, Viber, Facebook Messenger.
Загалом автоматизоване рішення для онбордингу, на кшталт SMART HCM & LMS, об’єднує всі важливі для нового працівника ресурси в єдину систему, формує чітке розуміння робочого плану і значно зменшує кількість комунікації щодо рутинних питань. А заощаджений час HR-спеціалістів буде направлений на розв’язання стратегічних питань. Дізнатися більше про користь від автоматизації HR-процесів ви можете у нашій минулій статті.
Якщо ж у вас виникла необхідність проконсультуватися щодо нашого HR-рішення або підбору інших HR-інструментів для вашого бізнесу — будемо раді допомогти. Залишити запит можна тут: sales@smart-it.com.
