Jak zapobiegać wypaleniu zawodowemu w HR

Wypalenia zawodowego nie doświadczają zazwyczaj osoby obojętne, ale raczej ci, którzy szczerze poświęcają swoje zasoby wewnętrzne współpracownikom, partnerom biznesowym, klientom, dużej, ciągłej ilości zadań lub pewnemu długoterminowemu i energochłonnemu celowi. Ci, którzy się wypalają, to ci, którzy mają tak zwany wewnętrzny ogień –profesjonalną iskrę, bez której nie ma ani dymu, ani ognia.

Wyobraźmy sobie maraton, w którym biegacze – pracownicy Twojej firmy – stoją na starcie. Starter, czyli twój PM, daje sygnał do rozpoczęcia ważnego zadania biznesowego. Nowicjusz natychmiast daje z siebie wszystko, próbując wyprzedzić innych, ale dystans jest długi i równie szybko brakuje mu tchu. Inny biegacz, starszy mistrz, jest zmęczony monotonnymi maratonami. Bieganie nie przynosi mu już takiej przyjemności jak wcześniej, nie obchodzi go nawet, czy wygra, czy nie. W tym samym czasie, gdzieś obok, maraton obserwuje trener lub cały zespół – dział HR, który szczerze kibicuje swoim atletom i dba o nich. Pod koniec wyścigu trener (HR-owiec) sugeruje starszemu mistrzowi, by zrobił sobie przerwę od zmagań i zamienił dłuższe dystanse na krótsze. Początkującemu juniorowi daje czas i możliwość na regenerację, złapanie oddechu i znalezienie równowagi w pracy, aby zapobiec wypaleniu i skierować swój entuzjazm we właściwym kierunku. Jednak podobnie jak strażacy, którzy każdego dnia ratują ludzi, specjaliści HR ryzykują, że sami się poparzą, łapiąc syndrom wypalenia podczas odważnego gaszenia wewnętrznych pożarów innych ludzi.

Proponujemy zapoznać się z przyczynami, objawami i konsekwencjami wypalenia zawodowego wśród specjalistów HR. Podzielimy się skutecznymi i praktycznymi rozwiązaniami, które pomogą zapobiec wypaleniu zawodowemu, a tym samym zachować zdrowie psychiczne całego zespołu.

Historia wypalenia zawodowego w pracy

Na początek warto wyjaśnić, czym jest wypalenie zawodowe, ponieważ ludzie często mylą tę koncepcję z pewnymi krótkoterminowymi zjawiskami, których większość ludzi doświadcza na co dzień. Powiedzmy, że miałeś ciężki tydzień w pracy i czujesz się zmęczony lub nagle wyczerpany emocjonalnie po napiętej dyskusji na temat twojej wizji dotyczącej konkretnego zadania. Nie miałeś czasu na dotrzymanie terminu wykonania zadania, musiałeś pracować w nadgodzinach, a twoje plany na wieczór zostały przełożone, co wpłynęło na twój nastrój. Brzmi znajomo, prawda?

Spokojnie, jeśli Twoje oburzenie, zmęczenie czy negatywny stan emocjonalny leczy dobry sen i dzień wolny poświęcony ulubionym zajęciom z bliskimi, to nie jest to wypalenie zawodowe, a zwykła rzecz – każdy ma problemy i to normalne!

Jeśli jednak każdy kolejny dzień pracy od dłuższego czasu zaczyna wywoływać w nas niepokój, strach, depresję lub skrajnie przeciwne uczucia: apatię, obojętność wobec ulubionej pracy, która kiedyś sprawiała nam przyjemność, a co najważniejsze, nie leczą tego weekendy, wakacje czy normalny sen – możemy śmiało powiedzieć, że mamy do czynienia z wypaleniem zawodowym. Oznacza to, że kluczowym sygnałem alarmowym są tutaj negatywne objawy emocjonalne i fizyczne, których dana osoba doświadcza od dłuższego czasu.

Z czasem, jeśli nie zostaną podjęte natychmiastowe i skuteczne działania, zdrowie psychiczne zaczyna wpływać na zdrowie fizyczne: spada odporność, pojawia się osłabienie, pogarsza się reakcja i aktywność umysłowa, co już jest oznaką zaawansowanego wypalenia zawodowego.

Jakie są oznaki wypalenia zawodowego?

Biorąc pod uwagę blok behawioralnych objawów wypalenia zawodowego, specjalistę HR można porównać do prawdziwego diagnosty – kimś na kształt korporacyjnego doktora House’a, który nie polega wyłącznie na słowach pacjenta, ale patrzy szerzej i głębiej. Rzeczywiście, pracownicy nie są przyzwyczajeni do inicjowania rozmów, w których dzieliliby się swoimi odczuciami, nie tylko na temat pracy, ale także na tematy związane z życiem osobistym, które często są przyczyną wypalenia zawodowego. Dlatego jednym z zadań zespołu HR jest budowanie relacji opartych na zaufaniu w zespole, gdzie każdy wie, że zostanie wysłuchany i otrzyma wsparcie. Aby to osiągnąć, HR-owiec musi być naprawdę otwarty, być kimś, komu inni ufają, ponieważ ludzie czują formalność i fałsz w rozmowach twarzą w twarz, gdy jest to robione nieszczerze i formalnie. Dlatego też, podczas gdy inni pracownicy mają ograniczony obszar otwartości do wąskiego kręgu współpracowników, specjalista HR jest zawsze zmuszony do bycia otwartym na szerszą publiczność, co prowadzi do dynamicznego zużycia zasobów emocjonalnych, które wymagają czasu, aby je odzyskać. Jeśli ich brakuje krytycznie, wypalenie zawodowe nie jest daleko.

Przyjrzyjmy się oczywistym oznakom takiego niszczycielskiego wewnętrznego pożaru, aby zrozumieć, jak go rozpoznać:

• Spadek produktywności jest jednym z pierwszych sygnałów, które sygnalizują, że należy zachować czujność i dowiedzieć się, dlaczego produktywność znacznie spadła.
• Alienacja. Ty lub Twój współpracownik staliście się niezainteresowani rozmowami przy porannej kawie, pojawiła się pasywność na spotkaniach grupowych, której wcześniej nie odnotowywano. Podczas komunikacji często pogrążasz się we własnych myślach, gdy słowa drugiej osoby zdają się Cię omijać.
• Zmiana nastroju. Emocjonalność, napady agresji, konflikty lub odwrotnie, przygnębienie, które wyraża się zmianą tonu, ograniczeniem użycia słów, a nawet zniknięciem wesołych emoji, które były wcześniej używane w korespondencji.
• Częste nieobecności mogą świadczyć o problemach w życiu osobistym, na rozwiązanie których krytycznie brakuje czasu, co jest bardzo wyczerpujące i męczące, gdyż do problemów w pracy dołączają problemy osobiste.

Fazy wypalenia zawodowego
Powyższe objawy mogą występować w różnych fazach wypalenia emocjonalnego. Omówmy je pokrótce na przykładzie procesów HR:

Od entuzjazmu do stagnacji. Uświadomienie sobie, że niektóre aspekty pracy stały się rutynowe i nie są już tak interesujące jak wcześniej: zamieszczanie ofert pracy, rozpatrywanie podań od kandydatów, wypełnianie dokumentacji, onboarding itp.

Frustracja pojawia się, gdy pojawia się poczucie niepewności i wątpliwości: długie poszukiwanie kandydata na stanowisko, beznadziejna wielozadaniowość, duży długoterminowy projekt i wyczerpanie moralne.

Apatia jest wynikiem wyczerpania i akceptacji problemu. W rezultacie spada motywacja i produktywność, a to zagraża sukcesowi firmy, który opiera się na silnych relacjach międzyludzkich, budowanych i utrzymywanych przez specjalistę HR.

Wypalenie jest ostatnią fazą wyczerpania emocjonalnego i fizycznego. Zagrożone są plany rekrutacyjne, strategia i rozwój pracowników, które są podstawą sukcesu firmy.

Jakie są przyczyny wypalenia zawodowego wśród specjalistów HR?

Rozmawiając ze specjalistami HR z różnych firm, zidentyfikowaliśmy główne przyczyny wypalenia zawodowego wśród tego typu specjalistów. Oto najczęstsze z nich:

• Obsługa dużej liczby ofert pracy na różnych stronach internetowych.
• Przetwarzanie CV od setek kandydatów.
• Sporządzanie rutynowych raportów, które zabierają czas na kreatywne zadania.
• Ścisły grafik onboardingu pracowników z mentoringiem HR na wszystkich etapach.
• Nadmierna liczba zadań dla małego zespołu HR.
• Brak automatyzacji procesów.
• Zamiast najważniejszej rzeczy – pracy z ludźmi, pracownik jest często pochłonięty pracą papierkową.

Czy znalazłeś jakieś punkty, które odnoszą się do Ciebie? W takim razie tutaj zostawimy propozycję zapoznania się z nowoczesnymi rozwiązaniami do budowania istotnych dla Ciebie procesów HR, opartych na technologiach Microsoft, które wykonają wszystkie rutynowe zadania:

Jak rozpalić ogień w innych i nie poparzyć się przy tym?

Specjalista HR to osoba, która na co dzień pracuje z różnymi typami pracowników, różnymi nastrojami w zespołach i staje się łącznikiem między kandydatem a firmą, pomagając przezwyciężyć obawy i wątpliwości. HR zajmuje się zwolnieniami, łagodząc poziom napięcia w takich momentach, ale zasoby emocjonalne są wyczerpywalne i nie należy doprowadzać do sytuacji, w której są one całkowicie wyczerpane, ponieważ właśnie wtedy nasz organizm jest najbardziej narażony na wypalenie emocjonalne.

Dlatego tak ważne jest stosowanie prostych metod zapobiegania wypaleniu zawodowemu:

1. Odpocznij od ludzi – znajdź aktywność, w której będziesz mógł pobyć sam ze sobą. Podczas gdy większość czasu poświęcasz na słuchanie innych, twoje wewnętrzne „ja” również chce być wysłuchane: poćwicz jogę, poczytaj lub posłuchaj audiobooka, pokoloruj obrazek według liczb, posłuchaj ulubionego albumu muzycznego, idź pobiegać – przez 1-2 godziny pozwól sobie na bycie egoistą, mówiąc „nie” wszystkim oprócz siebie.
2. Znajdź dobrego psychologa – nie musisz odwiedzać go co tydzień, ale tylko wtedy, gdy czujesz taką potrzebę, bo specjaliście, który cały czas zajmuje się zdrowim psychicznym, łatwiej jest wychwycić oznaki wypalenia zawodowego i ugasić problem na etapie pierwszych iskierek.
3. Często specjaliści HR monitorują regularne urlopy członków zespołu, zaniedbując własny odpoczynek. Hej, drodzy HR-owcy, to dotyczy każdego! Nie zapominajcie o systematycznym odpoczynku, bo w dzisiejszym świecie fajny specjalista to nie ten, który się przepracowuje, ale ten, który realizuje plan w ramach godzin pracy. Jeśli Ci go brakuje, powinieneś przeanalizować swoje zarządzanie czasem i przeorganizować procesy, biorąc pod szczególną uwagę ich stronę techniczną.

Dlaczego digitalizacja procesów HR jest najlepszym panaceum na wypalenie zawodowe?

Znalezienie czasu dla siebie, reorganizacja procesów, praca bez nadgodzin – brzmi łatwo, ale w rzeczywistości brak czasu odgrywa kluczową rolę. Na szczęście, znaleźliśmy skuteczne rozwiązanie na to.

Współczesne problemy wymagają progresywnego i innowacyjnego podejścia – digitalizacji procesów HR, która jest sprawdzonym sposobem na pokonanie wypalenia zawodowego. Jak już dowiedzieliśmy się powyżej, praca działu HR składa się z wielu regularnych zadań, z których każde wymaga indywidualnego podejścia, i byłoby wspaniale, gdyby te rozwiązania były oferowane przez jeden wygodny system. I taki już istnieje! SMART HCM & LMS to platforma składająca się z najbardziej niezbędnych modułów systemu, które zapewnią zautomatyzowane zarządzanie zasobami ludzkimi, procesami rekrutacyjnymi, szkoleniami i rozwojem specjalistów, a także szczegółową analitykę, i to wszystko w zaledwie kilka kliknięć.

SMART HCM & LMS to nie tylko cyfrowy system, ale dodatkowy wirtualny zespół specjalistów w dziale HR, który nie tylko wyeliminuje rutynowe zadania prowadzące do wypalenia zawodowego, ale także usprawni podstawowe procesy.

System integruje się ze wszystkimi najpopularniejszymi serwisami z ofertami pracy. Pozwala to na publikowanie ofert pracy i ich przetwarzanie w jednym miejscu. Wygodne, prawda? Możesz nawet skonfigurować algorytm analizowania CV, a system sam zbierze dla Ciebie wszystkie najistotniejsze informacje.

Innym ciekawym rozwiązaniem, które firmy wykorzystują do integracji SMART HCM & LMS ze swoimi procesami, jest zestaw narzędzi onboardingowych. Kompleksowe rozwiązania pomogą zapewnić sprawną adaptację nowych pracowników, pozwalając im wdrożyć się w procesy firmy przy minimalnym zaangażowaniu HR, gdzie specjalista jedynie prowadzi i kieruje, a nie tkwi w roli “niani”. W ten sposób, dzięki uwolnieniu się od obowiązków bez narażania procesów firmy na ryzyko, specjalista ma więcej czasu na kreatywne zadania, które z kolei zapobiegają wypaleniu zawodowemu.

Czy musisz regularnie oceniać pracowników swojej firmy? Odetchnij z ulgą i porzuć niewygodne tabele, kwestionariusze i papierowe formularze. Dostosuj systematyczną ocenę kompetencji pracowników w ramach przyjaznego dla użytkownika interfejsu, i to bez zamieszania i chaosu. Dodatkowo, generuj raporty analityczne w zaledwie kilka kliknięć.

Ustalaj indywidualne cele i wskaźniki KPI dla poszczególnych pracowników, działów lub projektów, monitorując je online z możliwością ich elastycznego dostosowywania.

SMART HCM & LMS pozwala szybko i łatwo stworzyć bazę danych z profilami pracowników, gdzie można powiązać je z umiejętnościami wymaganymi na konkretnych stanowiskach. Umożliwia to ocenę potencjału pracownika w dowolnym momencie i określenie jego idealnego stanowiska lub roli w zespole.

Szybko buduj proces ciągłego uczenia się i rozwoju pracowników na wewnętrznej platformie. Masz możliwość łatwego dodawania dowolnych materiałów szkoleniowych, interaktywnych, testów oraz łatwego pobierania wyników i analiz do raportowania. Zasadniczo będziesz mieć własny korporacyjny Harvard, którym każdy będzie mógł zarządzać.

Teraz dział HR będzie miał kolejne skuteczne narzędzie do zatrzymywania pracowników, które zwiększy motywację wszystkich członków zespołu. Dzięki grywalizacji i interaktywnemu systemowi nagród, stworzysz pozytywną rywalizację w swoich zespołach, gdzie każdy może otrzymać zasłużoną nagrodę za osiągnięcie małych i dużych celów. Udowodniono, że grywalizacja w systemie nagród wzmacnia poczucie własnej wartości pracowników, zwiększa zaangażowanie i utrzymuje zdrową atmosferę, która znacznie zmniejsza ryzyko wypalenia zawodowego.

Często specjaliści HR biorą na siebie organizację różnych wydarzeń związanych z firmą. Aby ułatwić im pracę i ograniczyć czas poświęcony na zadania o niższym priorytecie, SMART HCM & LMS oferuje wygodne narzędzia do zarządzania wszystkimi wydarzeniami firmowymi. W jednym miejscu można zarządzać kalendarzem, zgłoszeniami uczestnictwa, obecnością i informacją zwrotną o wynikach wydarzeń.

Wysokiej jakości, dokładna i zrozumiała analityka to wyzwanie dla większości specjalistów HR. Dlatego SMART HCM & LMS poświęca dużą uwagę temu ważnemu aspektowi pracy. Oto wybór najbardziej przydatnych funkcji:

• Jednolite źródło danych w bezpiecznej chmurze.
• Wizualizacja raportów z przejrzystą i wielofunkcyjną personalizacją.
• Wyświetlanie danych online.
• Szeroki zakres możliwości integracji i generowania szczegółowych statystyk na podstawie danych z różnych źródeł.
• System przeanalizuje i pokaże wszystko, czego potrzebujesz.

Jeśli specjaliści HR są tymi, którzy budują zdrowy i niezawodny ekosystem firmy, to SMART HCM & LMS jest narzędziem, które nieustannie pomaga efektywnie obsługiwać ten ekosystem, nie wypalając się i zapobiegając wypaleniu tych, którzy korzystają z nowoczesnych rozwiązań SMART.