Nie zatrzymujemy naszych postępów i w każdym kolejnym wydaniu nadal pracujemy nad poprawą doświadczenia użytkownika platformy SMART HCM & LMS. Oprócz globalnych aktualizacji funkcjonalnych nasz zespół zmodyfikował interfejs platformy, wykorzystując nowocześniejszą i szybszą technologię React. Strona główna, sekcje rekrutacji i wyznaczania celów otrzymały ulepszenia interfejsu. A mobilna wersja platformy stała się jeszcze bardziej przyjazna dla użytkownika.
Dalej – o aktualizacjach funkcjonalnych otrzymanych przez system SMART HCM & LMS.
Powiązanie stanowiska pracownika z indywidualnymi planami rozwoju
Zanim przejdziemy do głównych aktualizacji drugiej części wydania, wspomnimy o lipcowej aktualizacji IPR. W pierwszej części 21. Release pisaliśmy już o nowej możliwości samodzielnego wyznaczania indywidualnych planów rozwoju przez pracownika.
Uznaliśmy, że byłoby właściwe, gdyby takie plany były związane ze stanowiskiem pracownika. Oznacza to, że teraz tworząc indywidualny plan w systemie, jest on powiązany z głównym stanowiskiem zajmowanym przez pracownika. Pomoże to rozdzielić i mieć kilka planów rozwoju w przypadku łączenia stanowisk przez pracownika.
Usprawnienie pomiaru celów pracowników
Wprowadziliśmy ważne zmiany w procesie wyznaczania celów, które umożliwiają dokładniejsze przetwarzanie danych i ocenę wydajności pracowników. Ponadto sama sekcja stała się wygodniejsza w użyciu.
Nowe zasady dokonywania zmian w zadaniach
W tej wersji udoskonaliliśmy logikę edycji zadań. Teraz możliwość wprowadzania zmian w zadaniach jest ustalona przez ich statusy.
Jak to działa?
Na przykład, jeśli Twoje zadanie ma status Ukończone, dane w nim zawarte nie są dostępne do edycji. Pozwoli to uniknąć zniekształcenia danych oceny wyników.
Zmiana nazwy „Moje cele” na „Cele indywidualne”
Klienci, którzy już zainstalowali aktualizację Release 21, mogli zauważyć, że na karcie Oceny osobiste opcja Moje cele i powiązane pola na stronach platformy zostały zmienione na Cele indywidualne. Dlaczego tak się stało? Według opinii klientów okazało się, że „Moje cele” były również powiązane z „Celami ogólnymi” pracownika.
Jak to działa?
W zakładce „Oceny osobiste” pracownik może zobaczyć cele ogólne firmy, oddziału itp. oraz swoje Cele indywidualne przypisane mu zgodnie z zajmowanym stanowiskiem. Daje to pracownikowi zrozumienie jego znaczenia w globalnym obrazie procesów biznesowych oraz tego, jak realizacja jego indywidualnych celów wpływa na osiągnięcie ogólnych celów firmy.
Modyfikacja mechanizmu usuwania celów
Poprawiliśmy procedurę usuwania celów, aby uniknąć przechowywania nieistotnych zadań w systemie.
Jak to działa?
Po usunięciu celu w portalu zadania związane z wybranym celem są usuwane kaskadowo w bazie danych. Jest to wygodne, ponieważ użytkownik nie musi tracić czasu na szukanie linków z nieaktywnymi celami i ręczne usuwanie takich zadań.
Łączenie opisu pola z obliczeniami wyników celów
Istnieje teraz opcja dodania tekstu podpowiedzi do pola „Reguła obliczania wyniku” na stronie celów. Menedżer HR może zostawić wyjaśnienie w celu dokładniejszego opracowania wyników w przyszłości.
Jak to działa?
- W panelu administracyjnym na liście „Opis pól” znajdź wpis „Reguła obliczania wyniku” i otwórz kartę.
- W polu „Opis” wpisz tekst, który ma być wyświetlany w podpowiedzi.
- Po zapisaniu użytkownik portalu może zapoznać się z dodatkowymi informacjami, najeżdżając kursorem na ikonę podpowiedzi.
Zaktualizowano logikę wyświetlania nieistotnych elementów
Na stronach „Cele mojego zespołu” i „Oceny mojego zespołu” wyświetlane są tylko aktywne stanowiska pracowników.
Jak to działa?
Kierownik HR dezaktywuje pozycję w SMART HCM & LMS -> „Pozycje”. Może się to zdarzyć w przypadku zwolnienia, redukcji pracownika lub z innych powodów.
Gdy menedżer kontynuuje pracę ze stronami „Cele mojego zespołu” lub „Oceny mojego zespołu”, dezaktywowana pozycja nie jest wyświetlana.
Ocena pomiaru wyników w stosunku do wyznaczonych celów
System oferuje ocenę wyniku osiągnięcia celu według 3 głównych parametrów: „Procent realizacji celu”, „Wynik ważony” i „Skorygowany procent realizacji”. Aby ułatwić mierzenie realizacji celu, w formularzu umieściliśmy cele pracowników oraz parametr „Skorygowany procent realizacji”, który umożliwia ocenę wyniku realizacji celu względem poziomów wskazanych na skali.
Jak to działa?
Wartość w polu „Skorygowany procent realizacji” odpowiada wartości wyniku na skali użytej do oceny celu i obliczenia wyniku ważonego. System automatycznie wypełnia pole wartością skali po obliczeniu „Wyniku ważonego”
Ulepszone filtrowanie skal ocen według celu
Poradnik „Skale” w SMART HCM i LMS został dostosowany do pracy z różnymi procesami HR. Skale mogą być wykorzystywane przy ocenie umiejętności, kompetencji, ocenie poziomu określonej wiedzy, a także przy ocenie celów.
Dla wygody zarządzania skalami ocen dopracowano mechanizm wyboru skal, czyli filtrowanie.
Jak to działa?
Tworząc Procedurę oceny z typem „Cel” w polu „Skale” otrzymujesz wynik wyboru tylko tych skali, które są związane z typem „Cel”.
Wyniki oceny umiejętności i kompetencji są dostępne dla pracownika
Otrzymaliśmy od naszego klienta wniosek o udostępnienie wyników oceny pracownikowi. Dlatego moduł „Ocena umiejętności i kompetencji” zyskał nową funkcjonalność.
Jak to działa?
W sekcji „Wyniki” na portalu pracownik wybiera niezbędną procedurę oceny i klikając przycisk „Wyświetl wyniki” otrzymuje rozszerzony obraz wyników oceny:
- wykaz umiejętności, kompetencji, według których przeprowadzono ocenę;
- listę respondentów, którzy wzięli udział w ocenie;
- oceny każdej z umiejętności lub kompetencji;
- średni wynik, jaki uzyskał w ocenie umiejętności lub kompetencji przez wszystkich respondentów;
- średni wynik, jaki otrzymał za grupę umiejętności lub kompetencji;
- komentarze, które otrzymano od respondentów zarówno w ramach określonej umiejętności lub kompetencji, jak i zgodnie z wynikami oceny jako całości.
Poszerzają się możliwości rekrutacyjne
Usprawnienie zautomatyzowanej procedury rekrutacyjnej
Na etapie rekrutacji, kiedy już zdecydowałeś się na ostatecznego kandydata, proces rekrutacji rozpoczyna się automatycznie za pomocą przycisku „Zatrudnij”. Dla Twojej wygody zaktualizowaliśmy komunikat informujący o zakończeniu procesu zatrudnienia nowego pracownika.
Jak to działa?
System samodzielnie tworzy i wypełnia pola w karcie pracownika, formularzach „Umowa” i „Przydział na stanowisko”. Po zakończeniu tej procedury odpowiedni komunikat będzie dostępny dla kierownika HR w systemowym polu „Powiadomienia”.
Uwaga: w celu poprawnego pobrania danych należy najpierw wprowadzić informacje w formularzach:
„Wakat”: dane o stanowisku, do którego pracownik zostanie przydzielony po zatrudnieniu;
„Stanowisko”: dane dotyczące kierownika, kierownika administracyjnego i stanowiska menedżera.
Praca zewnętrznych użytkowników z portalem
Nasi klienci zawsze mówią nam, czego im brakuje w pracy z portalem. Słuchamy ich – i wdrażamy nowe. W tym wydaniu została dodana wersja beta funkcjonalności, która rozszerza możliwości wyszukiwania kandydatów: użytkownik zewnętrzny (nie pracownik firmy) może wejść do portalu i podać wniosek na wakat, który go interesuje. W trakcie feedbacku może dodać wiele plików jednocześnie, co pozwala kandydatowi dostarczyć nie tylko CV, ale także inne pliki, takie jak list motywacyjny lub portfolio.
Dodano funkcjonalność dla wygodniejszej pracy z kandydatami
W 21. wydaniu zmodyfikowano technicznie sekcję rekrutacji, dzięki czemu użytkownicy uzyskali dostęp do następujących funkcjonalności:
- na stronie z listą zgłoszeń o pracę zmieniono zasadę wyświetlania nieaktywnych zleceń: wszystkie odrzucone lub zamknięte zlecenia są wyświetlane w kolorze szarym i są dostępne tylko do przeglądania danych.
- szybkie przewijanie karty podania o wakat w celu przeglądania dużej ilości danych;
- na stronie kandydata menedżer może przeglądać recenzje o kandydacie i przekazywać informacje zwrotne.
Planowanie szkolenia z opóźnionym rozpoczęciem
Dopracowano możliwość opóźnionego startu dla przypisanych modułów szkoleniowych, kursów i planów.
Jak to działa?
Podczas tworzenia szablonu elementu szkoleniowego kierownik HR wskazuje liczbę dni, przez które element szkoleniowy będzie dostępny dla pracownika po umówionej wizycie.
Pracownik widzi na portalu przypisane moduły szkoleniowe oraz czas, w którym będą one dostępne do realizacji. Dzięki temu można z góry oszacować ilość materiałów edukacyjnych i zaplanować ich pobieranie, aby wygodniej rozpocząć naukę.
Wygodne filtrowanie wydarzeń firmowych
Interfejs stron sekcji zarządzania wydarzeniami firmowymi zyskał nowy, przyjazny dla użytkownika wygląd.
Teraz możesz używać filtrów i sortować wydarzenia według okresu lub zainteresowań.
Możesz przeglądać nadchodzące sesje i zgłaszać się do udziału.
Kliknięcie kafelka zdarzenia lub sesji przenosi użytkownika bezpośrednio na stronę aktywności, aby dowiedzieć się więcej o zdarzeniu.
Podziękowania są potężnym narzędziem do przekazywania informacji zwrotnych
Nowe narzędzie „Podziękowania” to jeden ze sposobów przekazywania informacji zwrotnych. Jego różnica w stosunku do standardowego procesu oceny 360 polega na tym, że umożliwia pracownikom przekazywanie współpracownikom informacji zwrotnej w prosty i nieformalny sposób w dowolnym momencie, bez czekania na uregulowany okres. W poprzednich wersjach funkcja „ Podziękowania ” była dostępna tylko w interfejsie chatbota. W nowej wersji przenieśliśmy go do interfejsu portalu, czyniąc z niego pojedynczy punkt kontaktu dla wszystkich pracowników.
Jak to działa?
Użytkownicy będą mogli samodzielnie przeglądać otrzymane podziękowania, zobaczyć ich liczbę według kategorii lub podziękować koledze, tworząc nowe podziękowanie w sekcji „Osiągnięcia” -> zakładka „Podziękowania”.
Podziękowanie koledze jest proste: wystarczy kliknąć -> „Utwórz podziękowanie”, wypełnić pola formularza i kliknąć -> „Wyślij”.
Przed wysłaniem istnieje możliwość sprawdzenia, jak będzie wyglądać podziękowanie.
Domyślnie strona „Podziękowania” wyświetla dane za bieżący miesiąc, natomiast pracownik może wyświetlić dane za cały okres wybierając żądaną opcję.
Wszystkie potwierdzenia w wybranej kategorii są dostępne do obejrzenia przez pracownika.
Dodaliśmy możliwość przeglądania przez pracowników rankingu, w którym wyświetlane są osiągnięcia którzy pracownicy:
- otrzymali najwięcej podziękowań;
- zostali liderami, wysyłając najwięcej podziękowań swoim kolegom;
- są najbardziej aktywnymi użytkownikami sekcji „Podziękowania”.
Niezła motywacja, prawda?
Jak już pisaliśmy wcześniej, z funkcjonalności „Podziękowania” można korzystać zarówno z interfejsu systemu, jak i z chatbota, czyli informacje i wszystkie procesy są wyświetlane w obu miejscach. Podczas pracy z interfejsu systemu wpis Portal jest automatycznie dodawany do karty „Podziękowanie”, dzięki czemu wygodnie będzie śledzić pochodzenie aktywności dla statystyk korzystania z tej funkcjonalności.
Wzrost bezpieczeństwa i ochrony danych
Nowy system praw dostępu do dokumentów
Rozumiemy, że wszystkie dokumenty i dane, które użytkownicy przesyłają do portalu, powinny być chronione, a dostęp do nich powinien być spersonalizowany.
W celu zwiększenia poziomu bezpieczeństwa podczas dostępu lub zapisywania dokumentów w systemie wprowadzono usprawnienia uniemożliwiające dostęp do bazy dokumentów innym użytkownikom portalu, a także ograniczające dostęp niezarejestrowanych użytkowników do dokumentów pracownika. Nowy system praw dostępu nie przechowuje odnośnika do pliku, a jedynie jego identyfikator.
Poprawiono niezawodność transferu danych w przypadku błędów w działaniu Azure Service Bus oraz dodano komunikat informacyjny dla klientów w przypadku wystąpienia błędu podczas transferu danych..
Uwierzytelnianie tokenem za pomocą usługi Azure AD
Ponieważ Microsoft Dynamics Business Central/Navision nie będzie już obsługiwał uwierzytelniania podstawowego (login/hasło), wdrożyliśmy uwierzytelnianie za pomocą usługi Azure AD i udoskonaliliśmy architekturę API, aby nasi klienci mogli nadal integrować się z systemem przy użyciu bezpiecznego uwierzytelniania.
Polityka bezpieczeństwa SMART HCM & LMS
Dodatkowo opracowaliśmy Politykę Bezpieczeństwa SMART HCM & LMS – dokument, który zawiera i opisuje zasady, na których zbudowane jest rozwiązanie:
- listę usług Microsoft będących podstawą produktu, ich poziom certyfikacji;
- polityka dotycząca plików cookie i przechowywania danych osobowych;
- środki ochrony przed zagrożeniami wysokiego ryzyka;
- metody ochrony integracji z systemami zewnętrznymi;
- narzędzia do monitorowania bezpieczeństwa.
Taki dokument znacznie ułatwi samodzielne utrzymanie systemu.
