Myśląc o wstępie do tego artykułu, który od razu wyjaśniłby, czym jest OKR i jakie ma znaczenie dla budowania skutecznej strategii firmy, szukaliśmy dobrego przykładu tego, jak model „Goals and Key Results” sprawdza się w praktyce. Dlatego przypomniał nam się pierwszy sezon brytyjskiego serialu telewizyjnego Cudotwórcy, opartego na powieści What in God’s Name autorstwa Simona Richa, który opowiada o biurowym życiu pracowników firmy Niebo. Nie zamierzamy jednak spoilerować fabuły serialu, chcemy jedynie zwrócić uwagę na pracę jednego z ważnych działów tej firmy, który odpowiedzialny jest za spełnianie próśb ludzi na Ziemi. W serialu ten konkretny dział nie jest zbyt produktywny. Prośby są przetwarzane przez doświadczonego anioła, Craiga, który kocha swoją pracę i czuje się na właściwym miejscu. Dlaczego więc na Ziemi pozostaje tak wiele próśb bez odpowiedzi?
Faktem jest, że jeśli zapytasz Craiga, na czym polega jego praca, odpowie, że po prostu przetwarza prośby ludzi od 9:00 do 18:00. Craig pracuje sam w dziale i nie ma pojęcia, co robią inne zespoły w Niebie i nad jakimi projektami pracują. Ale pewnego dnia specjalista HR wysyła ambitną Elizę, która zawsze marzyła o zrobieniu czegoś naprawdę znaczącego, aby pomogła Craigowi. Na pytanie, czym dokładnie się zajmuje, Eliza odpowiada, że uszczęśliwianiem klientów firmy Niebo. Potem okazuje się, że los całej planety zależy od spełnienia jednej specjalnej ludzkiej prośby na, wtedy to nawet Craig zdaje sobie sprawę, że jego praca jest czymś zdecydowanie większym niż tylko wykonywaniem codziennych zadań. Okazuje się, że ma on ogromny wkład w realizację najważniejszego strategicznego celu firmy – zachowania życia na Ziemi – czego nawet nie podejrzewał.
Opisana powyżej sytuacja sugeruje, że nawet pracując w dużej firmie, która zmienia świat lub wpływa na wiele ważnych procesów, większość pracowników nie widzi, jakie globalne cele wykraczają poza ich zadania i jak bardzo przyczyniają się do ich osiągnięcia. Oznacza to, że gdy ludzie wiedzą, do czego wykorzystywane są ich zasoby psychiczne, fizyczne i umysłowe, czują się ważni, a tym samym zwiększa się ich zaangażowanie, poczucie spójności i osobiste zainteresowanie osiągnięciem wspólnego celu. To właśnie metoda OKR (Objectives and Key Results) pomaga zmienić i pogłębić postrzeganie przez pracowników ich codziennej pracy. Gdyby więc firma Niebo zastosowała OKR do przetwarzania ludzkich modlitw, wyglądałoby to następująco:
Objective 1: Podniesienie świadomości pracowników na temat znaczenia ich wkładu w szczęście ludzi w celu zwiększenia zaangażowania i wydajności w dziale obsługi modlitw.
Key Results: 100% pracowników zna i rozumie strategiczny cel firmy oraz swoją rolę w jego osiągnięciu.
Initiatives: Zorganizowanie sesji motywacyjnych dla pracowników na temat znaczenia ich roli w spełnianiu próśb ludzi; wprowadzenie systemu cotygodniowych powiadomień o pozytywnych informacjach zwrotnych i poziomie indywidualnego wkładu w spełnianie życzeń; przeprowadzenie ankiety wśród pracowników w celu określenia poziomu świadomości własnego znaczenia i motywacji.
Objective 2: Poprawa efektywności przetwarzania próśb i zapewnienie jakości spełniania życzeń.
Key Results: Czas przetwarzania próśb skrócił się o 20% w porównaniu z poprzednim okresem; odsetek pomyślnie spełnionych próśb wzrósł o 15% w porównaniu z poprzednim kwartałem.
Initiatives: Przeprowadzenie szkoleń w celu poprawy umiejętności pracowników w zakresie obsługi najbardziej złożonych i nietypowych wniosków; usystematyzowanie częstych i typowych spraw w celu zautomatyzowania ich przetwarzania na podstawie pomyślnie zakończonych spraw.
Objective 3: Zwiększenie poziomu zadowolenia klientów z realizacji ich próśb.
Key Results: Zwiększenie liczby pozytywnych opinii o 25% w porównaniu z poprzednim okresem.
Initiatives: Zbieranie i analizowanie informacji zwrotnych od klientów na temat realizacji ich próśb; wprowadzenie programu stałej komunikacji z klientami w celu wybiórczego otrzymywania dodatkowych informacji zwrotnych i uwzględniania ich życzeń.
Teraz, gdy już to wyjaśniliśmy, przyjrzyjmy się bliżej metodzie OKR.
Podstawowe zasady OKR, czyli “Mierz to, co ważne!”
OKR obejmuje prostą, ale skuteczną koncepcję budowania celu strategicznego, a także metody koncentrowania się na kluczowych celach i sposobach ich osiągnięcia, które można zmierzyć.
System OKR, który jest szeroko stosowany przez nowoczesne firmy, został stworzony przez Johna Doerra na podstawie pierwszych koncepcji wyznaczania celów Andrew Grove’a, które pojawiły się podczas ich wspólnej pracy w firmie Intel. Później, w 1999 roku, Doerr zaprezentował metodę OKR liderom Google, gdzie John podzielił się swoją ostateczną filozofią dotyczącą związku między celami a kluczowymi wynikami przy stole do ping-ponga, który był używany podczas spotkań w firmie. Właściciele Google pozytywnie zareagowali na koncepcję OKR Doerra i wdrożyli ją, by zrealizować nowe udane projekty, i używają tej metody do dziś. Z czasem coraz więcej znanych firm zaczęło korzystać z formuły OKR, w tym: LinkedIn, Netflix, Facebook i Microsoft.
Głównymi składnikami OKR są “cel” i “kluczowe wyniki”. Cel w tym kontekście jest ambitnym, ale realistycznym celem, który firma, zespół, a nawet pojedynczy pracownik chce osiągnąć. Kluczowe wyniki nie są tutaj reprezentowane przez listę zadań – są to zmiany, które są mierzalnym wskaźnikiem osiągnięcia celu strategicznego lub zbliżenia się do niego. W tym punkcie możemy również wspomnieć o pojęciu kluczowej inicjatywy, terminie, który choć nie jest zawarty w akronimie OKR, ale stanowi integralną część wdrożenia metody, ponieważ odnosi się do wszystkich działań, które uczestnicy OKR podejmują, aby osiągnąć cele i kluczowe wyniki.
Wdrożenie regularnego stosowania OKR tworzy w firmie pozytywny nawyk identyfikowania i uzgadniania celów projektów, czyniąc je przejrzystymi, wspólnymi i zrozumiałymi dla wszystkich. Ten nawyk pozwoli skupić się na realizacji czegoś naprawdę ważnego, a nie na rutynowym wykonywaniu zadań, co powoduje brak zainteresowania i zaangażowania.
Z czasem pojawiły się różne warianty szablonów OKR, ale wszystkie mają wspólne wytyczne, o których warto wspomnieć:
- Skup się na tym, co jest najważniejsze w danym okresie. Jak powiedział John Doerr w swojej książce: „Mierz to, co ma znaczenie”. Więc wyznaczaj nie więcej niż 2-3 cele strategiczne na kwartał i skupiaj wysiłki wszystkich uczestników na ich osiągnięciu
- Zawsze definiuj ramy czasowe dla osiągnięcia OKR, które nie są ani zbyt krótkie, ani zbyt długie. Idealnym rozwiązaniem jest wyznaczanie celów i ich kwartalna weryfikacja.
- OKR muszą być monitorowane i rozliczane, dlatego warto stworzyć zespół pod przewodnictwem lidera, w którym każdy będzie odpowiedzialny za swoją kluczową inicjatywę.
- Ustal cele nieco wyżej niż oczekiwane. Gdy osiągniesz nawet 60% sukcesu, rzeczywisty wskaźnik sukcesu będzie wyższy, a zdobędziesz więcej wiedzy i doświadczenia niż w przypadku niższej poprzeczki.
Dlaczego metoda OKR stała się integralną częścią procesów udanego modelu biznesowego w dzisiejszych realiach?
Współczesne firmy stoją przed wyzwaniami związanymi z jednoczeniem zespołów wokół wspólnych celów. Główną trudnością jest to, że pracownicy często pracują w różnych biurach, miastach i nawet krajach. Dodatkowo, hybrydowy format pracy, w którym specjaliści preferują pracę zdalną, stał się powszechny. W rezultacie komunikacja dotycząca bieżących wydarzeń w pracy znacznie spadła. Ludzie są mniej świadomi działań swoich kolegów czy problemów projektowych, nad którymi pracują. Pracownicy skupiają się głównie na kwestiach związanych z ich własnym działem.
W celu optymalizacji procesów firmy często zatrudniają pracowników zewnętrznych. Ci ludzie często są motywowani jedynie wynagrodzeniem za wykonywanie codziennych zadań, ponieważ nie mają dostępu do korzyści, jakie mają pełnoetatowi pracownicy. To wpływa na ich motywację i zaangażowanie.
Powyższe czynniki wpływają nie tylko na jakość pracy, ale także na zatrzymanie talentów, gdyż w hybrydowym formacie pracy jest znacznie mniej czynników wzmacniających zaangażowanie specjalisty. Ostatecznie specjalistom łatwiej jest zerwać tę słabą więź, przenosząc się do innego miejsca, które oferuje większą integrację korporacyjną.
Jak więc metoda OKR pomaga radzić sobie z tymi wyzwaniami?
- Zadania organizują pracownika w jego obszarze odpowiedzialności, podczas gdy cele koordynują pracę wszystkich zespołów. Każdy rozumie, że jego wkład jest krokiem do osiągnięcia wspólnego celu.
- Metoda OKR zmienia sposób myślenia pracowników, przekształcając ich z wykonawców rutynowych zadań w lojalnych partnerów biznesowych, którzy traktują firmę jak własną. To oznacza, że pracownicy skupiają się nie na kluczowych wskaźnikach efektywności swojej codziennej pracy, ale na osiągnięciach, które wynikają z realizacji tych wskaźników. Ten fundamentalnie odmienny punkt widzenia wzmacnia koncentrację na celu strategicznym, przesuwając cele o mniejszym priorytecie na dalszy plan. Skupia to uwagę na jakości pracy, a nie na ilości wykonywanych zadań.
- Metoda OKR wyraźnie identyfikuje obszary współpracy między zespołami, które wcześniej nawet nie zdawały sobie sprawy, że pracują nad tym samym. Ta metoda wzmacnia więzi korporacyjne, przekształcając specjalistów z oddzielnych jednostek w prawdziwy zespół.
Wdrożenie metody OKR i rola HR w osiąganiu celów firmy
Integracja metody OKR do DNA firmy wymaga kompleksowego podejścia, ale uwierz – stanie się ona “czarodziejską różdżką” – magicznym kluczem do zrównoważonego rozwoju Twojego biznesu.
Nie spiesz się z wdrażaniem OKR bez wcześniejszego zrozumienia prawdziwego powodu, dla którego musisz wdrożyć ten system. Liderzy powinni zadać sobie pytanie, czy zidentyfikowali wszystkie obszary problemowe i sformułować jasną odpowiedź na podstawie wiarygodnych danych analitycznych. Musisz być ze sobą szczery, ponieważ obiektywna ocena swoich słabych stron pozwoli na dokładniejsze sformułowanie celów i kluczowych wyników.
Następnie zalecamy przeprowadzenie kampanii zbierania danych w celu oceny, jak pracownicy rozumieją cele kluczowych projektów. Na tym etapie warto zaangażować specjalistów HR jako ekspertów, którzy znają ludzi i mają narzędzia do ujawnienia prawdziwego obrazu tego, jak pracownicy postrzegają firmę w danym momencie.
Rozpocznij wdrażanie OKR nie od razu dla całej organizacji, ale stopniowo je skaluj. Będzie łatwiej nauczyć się pracować z metodą na mniejszym obszarze, niż od razu obejmować cały obszar procesów. Aby wprowadzić metodę OKR, najpierw wdrożyć ją dla pojedynczego zespołu, a następnie stopniowo dodawać nowe projekty. To podejście, które kiedyś wybrał Omar Shahine, wiceprezes korporacyjny Microsoft, kiedy firma po raz pierwszy zaczęła używać OKR, okazało się skuteczne. Dlaczego więc nie skorzystać z tego udanego doświadczenia stopniowej integracji?
OKR powinien być latarnią morską, która nieustannie świeci, prowadząc Cię każdego dnia. Nie wystarczy wspomnieć o OKR na początku kwartału i nigdy więcej o nim nie mówić. Nie wystarczy nawet przypominać o OKR co tydzień – musi to stać się codziennym nawykiem, który będzie Cię inspirował i utrzymywał skupienie na celu. Jednocześnie nie powinieneś obarczać całego zespołu odpowiedzialnością za utrzymanie światła latarni. Gdy wszyscy są odpowiedzialni za coś ważnego, oznacza to, że nikt nie jest faktycznie odpowiedzialny. Wybierz strażnika latarni – lidera OKR, który będzie kierował światłem, aby załogi statków – członkowie zespołów – nie zbłądzili na drodze do strategicznego celu.
Często do tej roli wybierani są specjaliści HR. To nie jest zaskakujące, ponieważ są to osoby, które komunikują wartości firmy i wkładają wiele wysiłku w budowanie strategii HR i prawdziwego zespołu marzeń. Posiadają oni klucze nie tylko do umysłów pracowników, ale także do tajnych korytarzy łączących działy. Dlatego tak ważne jest, aby specjaliści HR zrozumieli OKR, nauczyli się technik i opanowali specjalne systemy do ustalania celów i kluczowych wyników. Co najważniejsze, nie powinni obawiać się przyjęcia roli lidera.
Sprawdź nowoczesne rozwiązanie do wyznaczania celów w firmie, które stanie się łatwym i skutecznym narzędziem w rękach specjalistów HR.
Jeden z najskuteczniejszych modeli i metodologii wyznaczania celów
Przy wdrażaniu OKR, niezwykle ważne jest zdefiniowanie ogólnego modelu wyznaczania kluczowych celów, od momentu sformułowania celu do jego uwzględnienia w ramach pracy. Zidentyfikowaliśmy dwa główne modele wyznaczania celów i postaramy się wyjaśnić, jak różnią się ich metodologie.
Pierwszy model, “top-down”, jest typowy dla firm, w których wyznaczanie celów jest inicjatywą najwyższego kierownictwa. Najwyższe kierownictwo formułuje kluczowy cel i przekazuje go kierownikom działów, którzy następnie dzielą się nim z całą firmą. Zaletą tego modelu jest to, że główna odpowiedzialność za ryzyko nie spoczywa na kadrze kierowniczej, co pozwala jej bezpiecznie skupić się na osiągnięciu celu, ufając wybranemu kierunkowi. Metoda ta działa najlepiej, gdy najwyższe kierownictwo najpierw omawia swoje decyzje z całym zespołem i określa cele, biorąc pod uwagę opinie pracowników. Bez osobistego zaangażowania, specjaliści mogą czuć się odseparowani od OKR, wierząc, że realizują cel kogoś innego, zamiast przyczyniać się do wspólnego celu, który jest akceptowany przez wszystkich.
Przyjrzyjmy się dla porównania zupełnie odmiennemu modelowi “bottom-up”, w którym wyznaczanie celów jest inicjatywą pracowników. Metodologia ta opiera się na założeniu, że cel jest tworzony przez pracowników, którzy będą odpowiedzialni za odpowiednie kluczowe inicjatywy, ponieważ są to specjaliści, którzy najlepiej wiedzą, jak radzić sobie z codziennymi procesami. Proponowane cele są następnie zatwierdzane przez kierownictwo, przedstawiane najwyższemu kierownictwu i zatwierdzane przez wszystkich uczestników OKR. Jest to model preferowany przez Microsoft, ponieważ nie ogranicza on kreatywnego aspektu w procesie wyznaczania celów, ale tworzy dodatkową wartość dla pracowników, zwiększa ich zaangażowanie i uwalnia ich kreatywność oraz innowacyjne rozwiązania.
Dla tych, którzy szukają kompromisu, zaleca się zrównoważenie dwóch modeli, w których 50% OKR to model “top-down”, a drugie 50% – “bottom-up”. Pozwoli to znaleźć równowagę, która będzie wygodna dla wszystkich.
Skuteczne narzędzia do budowania OKR i elastycznego zarządzania celami strategicznymi
Budowę hierarchii ról w systemie OKR najlepiej powierzyć specjalistom, którzy przede wszystkim zajmują się budowaniem zespołu i relacjami w firmie – czyli specjalistom HR. Jeśli procesy w Twoim dziale HR są zorientowane na ludzi, nie będziesz miał problemów z komunikacją. Co więcej, specjaliści HR zazwyczaj mają już skuteczne praktyki, które pomogą wdrożyć metodę OKR. Dotyczy to m.in. dobrze zorganizowanego systemu ankiet, kwestionariuszy, szkoleń i rozwoju pracowników.
Skutecznym rozwiązaniem, które zawiera gotowe szablony i wygodne narzędzia do pracy z uczestnikami OKR, może być SMART HCM & LMS, system opracowany przez SMART business na podstawie technologii Microsoft. Zaletą systemu jest to, że obejmuje on wiele zadań działu HR związanych z budowaniem zespołu, ponieważ posiada zautomatyzowane rozwiązania do rekrutacji, onboardingu, szkoleń i analityki. Możesz łatwo i szybko stworzyć bazę danych z uczestnikami OKR, zdefiniować ich role w systemie, a następnie łatwo wprowadzić niezbędne zmiany.
Tak więc, jeśli Twój zapracowany specjalista HR pełni również funkcję lidera OKR, SMART HCM & LMS zajmie się rutynowymi zadaniami, pozwalając specjaliście skupić się na najważniejszym – ludziach. Ponadto gotowe moduły szkoleniowe można łatwo dostosować, aby szybko zapoznać pracowników ze szczegółami wdrożenia i pracy z OKR. Będziesz mógł ocenić poziom przyjęcia innowacji w zespołach, przeanalizować postawy wobec wybranego celu strategicznego lub zebrać opinie, które pomogą zdefiniować kluczowe cele.
OKR wymaga ciągłego monitorowania, a SMART HCM & LMS przejmie część tych obowiązków. Przykładowo, w dni, kiedy masz mniej czasu na komunikację ze swoimi zespołami, skorzystaj z rozbudowanej funkcjonalności narzędzi i ustaw automatyczne przypomnienia o kluczowych celach dla uczestników.
Dodaj dodatkową motywację dla uczestników OKR, tworząc własny interaktywny system nagród z ciekawą mechaniką gry. Będzie to promować zdrową rywalizację, zwiększać zaangażowanie i zachęcać uczestników do osiągania kluczowych celów, ale przy tym nie skupiać się tylko na nagrodach pieniężnych – co jest również ważną zasadą OKR Johna Doerra.
System SMART HCM & LMS ma prosty i intuicyjny interfejs, który ułatwia wykonywanie bardzo złożonych zadań, takich jak generowanie i przesyłanie danych analitycznych związanych z kluczowymi wynikami pracowników. A skoro już poruszyliśmy temat analizy wyników OKR, warto zaznaczyć, że metoda ta jest również wygodna w ocenie i podsumowywaniu wyników. Jeden z twórców metody, Andrew Grove, zaleca proste podejście “tak lub nie”, w którym po prostu odpowiadamy “tak” lub “nie” dla każdego z naszych KR1, KR2, KR3, w zależności od tego, czy osiągnęliśmy cel. Tę czy jakąkolwiek inną analizę można łatwo wdrożyć w SMART HCM & LMS.
Nie marnuj energii na rutynowe zadania – inwestuj swoje zasoby w osiąganie celów.
Podsumowując, chcielibyśmy przekazać, że OKR to przede wszystkim znalezienie właściwego podejścia do tego, co robisz, nie tylko w życiu zawodowym, ale także osobistym. Powiedzmy, że ostatnio czujesz się zestresowany lub podejrzewasz, że jesteś bliski wypalenia zawodowego. Wyobraź sobie, że twój układ nerwowy to wielka korporacja, która odpowiada za emocje, i spróbuj poradzić sobie z tą sytuacją, stosując formułę OKR:
Objective: Poprawa zdrowia emocjonalnego.
Key Results: Czas, który poświęcasz na zasypianie, został skrócony o 20%. Zidentyfikowałeś jedną z przyczyn częstego niepokoju i zacząłeś pracować nad jej rozwiązaniem, opracowując indywidualny plan z psychologiem.
Initiatives: Wizyty u psychologa raz w tygodniu przez 3 miesiące; praktykowanie medytacji Zen przed snem o 21:30 przez 3 miesiące; rozpoczęcie prowadzenia dziennika uczuć i wdzięczności oraz zapisywanie pozytywnych chwil i słów wdzięczności za nie każdego dnia.
Oczywiście możesz mieć dowolne cele i pożądane kluczowe wyniki, ale najważniejsze jest, aby pracować nad nimi, korzystając z tej metody. Sprawdź i upewnij się, że działa.
Zacznij budować swoją firmę marzeń, wdrażając strategię wyznaczania celów OKR już teraz, a platforma SMART HCM & LMS będzie przydatnym narzędziem, które pomoże ci szybciej i łatwiej zrealizować swoje plany.
