SK „PZU Ukraina” jest jednym z liderów ukraińskiego rynku ubezpieczeniowego i częścią międzynarodowej grupy PZU Group, której historia sięga ponad 200 lat. Firma posiada rozbudowaną sieć oddziałów regionalnych i obsługuje dużą liczbę klientów w całym kraju, co wiąże się z wysokimi wymaganiami dotyczącymi szybkości, dokładności i niezawodności wewnętrznych procesów biznesowych.
W SK „PZU Ukraina” pojawiła się potrzeba wdrożenia jednego ekosystemu HR, który łączyłby indywidualne podejście do wewnętrznej współpracy z niezawodnością i bezpieczeństwem procesów cyfrowych. Ubezpieczenia to bowiem branża, w której zaufanie jest jedną z kluczowych wartości.
Klienci zwracają się do firmy ubezpieczeniowej w sytuacjach, gdy potrzebują nie tylko zawarcia polisy, lecz także wsparcia i empatii w przypadku wystąpienia zdarzenia ubezpieczeniowego. Dlatego jakość doświadczeń klienta bezpośrednio zależy od tego, jak skutecznie firma wspiera swoich pracowników: zapewnia im przejrzyste procesy, dostęp do aktualnych informacji oraz wygodne narzędzia cyfrowe do codziennej pracy.
Jednocześnie specyfika pracy w branży ubezpieczeniowej wymaga ścisłego przestrzegania wymogów regulacyjnych, sprawnego obiegu dokumentów oraz wysokiego poziomu ochrony danych. Połączenie tych wyzwań wymagało kompleksowej transformacji cyfrowej obszaru HR, dlatego SK „PZU Ukraina” zdecydowała się zrealizować projekt we współpracy ze SMART business, wdrażając kompleksowy zestaw rozwiązań do zarządzania personelem, obsługi procesów payrollowych i komunikacji wewnętrznej. Jak przebiegała ta transformacja i jakie rezultaty udało się osiągnąć? O tym opowiadamy w naszej najnowszej historii sukcesu.
Dlaczego zdecydowano się zmodernizować cyfrowe fundamenty HR w SK „PZU Ukraina”?
Wraz ze wzrostem liczby procesów wewnętrznych i rozwojem zespołu w SK „PZU Ukraina” pojawiła się potrzeba stworzenia jednolitego środowiska HR, które integrowałoby ewidencję kadrową, systemy naliczania wynagrodzeń (Payroll), szkolenia, ocenę pracowników oraz komunikację wewnętrzną. Choć istniejące procesy były już zorganizowane zgodnie ze standardami wewnętrznymi i zapewniały wymagany poziom efektywności, dalszy rozwój firmy wymagał bardziej kompleksowego podejścia cyfrowego.
Firma dążyła do skrócenia czasu potrzebnego na wdrożenie nowych pracowników oraz zmniejszenia obciążenia zespołu HR. Kluczowym zadaniem było również stworzenie jednego środowiska do scentralizowanego zarządzania danymi, ponieważ jednym ze specyficznych wyzwań związanych z zarządzaniem personelem w SK „PZU Ukraina” jest efektywna koordynacja dużego zespołu pracującego w różnych miastach.
W branży ubezpieczeniowej każde opóźnienie lub zakłócenie procesu może oznaczać, że klient nie otrzyma pomocy na czas w stresującej sytuacji. Jednocześnie proces świadczenia usług musi być nie tylko szybki, ale również bezpieczny. Ochrona danych w branży ubezpieczeniowej — zarówno danych klientów, jak i danych wewnętrznych — ma szczególne znaczenie, ponieważ procesy muszą być zgodne z wymogami ukraińskiego prawa i regulacjami branżowymi. Dlatego nowy system HR od SMART business miał, oprócz automatyzacji zadań operacyjnych, zapewnić SK „PZU Ukraina” zgodność z korporacyjnymi standardami bezpieczeństwa.
Jakie rozwiązanie wybrano?
Współpraca SK „PZU Ukraina” i SMART business rozwijała się etapami. Jednym z pierwszych kroków było wdrożenie SmartPoint Intranet — portalu korporacyjnego, który pomógł stworzyć jednolite środowisko komunikacyjne dla pracowników. Kolejnym etapem było rozszerzenie ekosystemu HR o SMART HCM & LMS i SMART Payroll — rozwiązania do automatyzacji procesów związanych z zarządzaniem personelem, szkoleniami, oceną pracowników, rekrutacją i naliczaniem wynagrodzeń.
Wybrane rozwiązania miały odpowiedzieć na kilka kluczowych potrzeb:
- Scentralizowanie ewidencji kadrowej — stworzenie jednej podstawy do pracy z danymi pracowników, strukturą firmy i ustandaryzowanymi procesami HR.
- Automatyzacja naliczania wynagrodzeń oraz procesów kadrowo-finansowych — w tym rozliczania urlopów, zwolnień lekarskich, delegacji służbowych, rezerw oraz raportowania ustawowego.
- Wsparcie szkoleń, rozwoju i oceny pracowników — przeniesienie odpowiednich procesów do jednego środowiska cyfrowego i zapewnienie wygodniejszej pracy z wynikami.
- Optymalizacja rekrutacji — automatyzacja i uporządkowanie procesów związanych z pozyskiwaniem pracowników.
- Zmniejszenie obciążenia działów HR i finansowego — dzięki automatyzacji zadań operacyjnych, spójności procesów i bardziej efektywnej pracy z danymi.
Wdrożenie SMART HCM & LMS jako podstawy ekosystemu HR w SK „PZU Ukraina”
W ramach projektu wdrożenia SMART HCM & LMS zespół SK „PZU Ukraina” wraz z konsultantami SMART business skoncentrował się na cyfryzacji obszarów związanych z zarządzaniem personelem, rozwojem pracowników oraz usługami wewnętrznymi. W rezultacie wdrożono następujące moduły:
- Ewidencja kadrowa — do scentralizowanego zarządzania danymi pracowników i uporządkowania procesów HR.
- Moduł rekrutacji — do optymalizacji procesów wyszukiwania kandydatów i komunikacji z nimi.
- Moduł szkoleń i rozwoju pracowników — do wspierania ciągłego rozwoju pracowników i uporządkowania wewnętrznych programów rozwojowych.
- Moduł oceny efektywności — do przeprowadzania performance review, zbierania informacji zwrotnych i rozwijania kultury oceniania.
- Narzędzia do pracy z danymi HR — do zwiększenia spójności procesów, przejrzystości informacji i efektywniejszego zarządzania danymi między działami.
Kluczowymi czynnikami, które zdecydowały o wyborze rozwiązania SMART HCM & LMS, były kompleksowy zakres funkcjonalny systemu, elastyczność konfiguracji oraz możliwość dostosowania platformy do specyfiki branży ubezpieczeniowej. Istotną rolę odegrała również możliwość etapowego wdrażania rozwiązania — pozwoliło to nadać priorytet najbardziej krytycznym procesom HR i stopniowo rozszerzać funkcjonalność systemu. Takie podejście zapewniło zespołowi stabilność: pracownicy otrzymywali nowe narzędzia bez przeciążenia, a firma mogła szybko odpowiadać na najpilniejsze potrzeby i jednocześnie przygotowywać się do kolejnych etapów transformacji.
Wdrożenie rozwiązania SmartPoint Intranet jako portalu korporacyjnego SK „PZU Ukraina”
Jednym z elementów procesu tworzenia jednolitego ekosystemu HR w SK „PZU Ukraina” było wdrożenie portalu korporacyjnego SmartPoint Intranet. Kluczowymi celami projektu były scentralizowane przechowywanie informacji oraz stworzenie wygodnej, przyjaznej dla użytkownika przestrzeni, która ułatwiałaby dostęp do usług korporacyjnych, wspierała komunikację wewnętrzną i pomagała pracownikom szybciej odnajdywać się w procesach firmy.
Ponieważ zespół PZU jest rozproszony — pracownicy działają w różnych miastach — bez jednolitej przestrzeni informacyjnej specjaliści mogli pozostawać „poza kontekstem” lub tracić czas na wyszukiwanie potrzebnych danych. Dlatego portal SmartPoint Intranet stał się narzędziem, które połączyło wszystkich pracowników w jednym środowisku cyfrowym, zapewniając równy dostęp do usług, dokumentów i komunikacji niezależnie od miejsca pracy.
W ramach wdrożenia SmartPoint Intranet udostępniono następujące funkcjonalności:
- Jednolita korporacyjna baza wiedzy — do scentralizowanego przechowywania wewnętrznych polityk, instrukcji, szablonów dokumentów, materiałów szkoleniowych i innych zasobów korporacyjnych.
- Interaktywna struktura organizacyjna firmy — do wizualizacji działów, zespołów i osób odpowiedzialnych wraz z szybkim dostępem do aktualnych informacji.
- Katalog pracowników — do szybkiego wyszukiwania współpracowników, danych kontaktowych i ułatwienia współpracy między zespołami.
- Jeden punkt dostępu do usług korporacyjnych — do połączenia kluczowych systemów wewnętrznych i zasobów firmy w jednym środowisku cyfrowym.
- Narzędzia komunikacji wewnętrznej — do publikowania aktualności i informacji o inicjatywach wewnętrznych oraz zwiększania zaangażowania pracowników.
- Scentralizowane repozytorium dokumentacji — z kontrolą dostępu, zarządzaniem wersjami dokumentów i wygodnym wyszukiwaniem informacji.
- Dostęp z dowolnego urządzenia — zapewniający komfortową pracę zarówno w biurze, jak i poza nim.
Dla firmy ubezpieczeniowej tej skali co „PZU Ukraina” niezwykle ważne jest, aby wszyscy pracownicy — niezależnie od miejsca pracy — mieli równy dostęp do informacji i usług. SmartPoint Intranet stał się dla nas wirtualną „salą konferencyjną”, w której zespół zawsze ma dostęp do aktualnych wiadomości, szybko znajduje potrzebne dokumenty i może komunikować się bez barier. Pozwoliło nam to znacząco skrócić czas poświęcany na komunikację wewnętrzną oraz sprawić, że praca stała się bardziej przejrzysta i komfortowa dla naszych pracowników.
Wdrożenie SMART Payroll do automatyzacji naliczania wynagrodzeń i procesów kadrowych
Kolejnym obszarem cyfrowej transformacji HR w SK „PZU Ukraina” było wdrożenie systemu SMART Payroll do automatyzacji procesów naliczania wynagrodzeń i administracji kadrowej. Dla firmy ubezpieczeniowej z dużą liczbą oddziałów, zespołów regionalnych i wysokimi wymaganiami dotyczącymi dokładności danych procesy payrollowe są kwestią zaufania wewnątrz organizacji. Każde opóźnienie lub błąd w wypłatach bezpośrednio wpływa na doświadczenia pracowników, ich zaangażowanie i poczucie stabilności.
Dlatego dla „PZU Ukraina” szczególnie istotne były scentralizowane zarządzanie procesami payrollowymi, zgodność z wymogami prawnymi oraz możliwość zapewnienia stabilnego działania systemu nawet w ramach rozbudowanej i rozproszonej struktury firmy.
W ramach wdrożenia SMART Payroll udostępniono następujące funkcjonalności:
- Automatyczne naliczanie wynagrodzeń — w tym wynagrodzeń za urlopy, zwolnienia lekarskie, delegacje służbowe i innych rodzajów świadczeń.
- Zarządzanie rezerwami — automatyczne tworzenie i rozliczanie rezerw na urlopy i premie.
- Raportowanie ustawowe — przygotowywanie i składanie raportów dotyczących wynagrodzeń zgodnie z wymogami ukraińskiego prawa.
- Scentralizowane zarządzanie procesami payrollowymi — zwiększenie przejrzystości, dokładności i szybkości przetwarzania operacji kadrowo-finansowych.
Automatyzacja procesów naliczania wynagrodzeń pozwoliła zmniejszyć obciążenie operacyjne działów HR i finansowego, zwiększyć dokładność pracy z danymi kadrowo-finansowymi oraz zapewnić większą przejrzystość procesów. Było to dla nas szczególnie ważne, ponieważ system musiał spełniać wymogi ukraińskiego prawa, wewnętrzne zasady ewidencji oraz specyfikę działalności firmy ubezpieczeniowej.
Jak przebiegała migracja: wyzwania i adaptacja zespołu
Przejście SK „PZU Ukraina” na nowy ekosystem HR realizowano etapami, ponieważ rozwiązania SMART HCM & LMS, SMART Payroll i SmartPoint Intranet musiały płynnie integrować się z istniejącą infrastrukturą IT i spełniać wewnętrzne wymagania firmy.
Dlatego jednym z kluczowych zadań projektu było zapewnienie prawidłowej synchronizacji informacji między różnymi systemami firmy. Nowe rozwiązania zostały dostosowane do zasad ewidencji danych i wymogów branży ubezpieczeniowej, co pozwoliło stworzyć jednolitą przestrzeń cyfrową bez dublowania procesów między działami i rozbieżności w danych.
SK „PZU Ukraina” całkowicie zastąpiła swój ekosystem HR, dlatego nie dziwi fakt, że musieliśmy zmierzyć się z kilkoma wyzwaniami technicznymi. Szczególną uwagę musieliśmy poświęcić integracji procesów payrollowych, migracji danych pracowników do wewnętrznego systemu księgowego, a także synchronizacji modułów szkoleniowych z treściami korporacyjnymi. Dzięki profesjonalnemu podejściu specjalistów SMART business wyzwania te nie stanęły jednak na drodze naszej cyfrowej transformacji.
W rezultacie projekt został zrealizowany w następujących etapach:
- Etapowa migracja danych — audyt, migracja testowa i migracja produkcyjna w celu zapewnienia poprawności danych i ciągłości działania systemów.
- Integracja z systemami korporacyjnymi — konfiguracja synchronizacji procesów payrollowych, danych kadrowych i usług wewnętrznych z istniejącą infrastrukturą IT firmy.
- Utworzenie jednolitej struktury organizacyjnej — stworzenie scentralizowanego katalogu pracowników i struktury działów na podstawie danych z Microsoft Entra ID oraz dodatkowych źródeł wewnętrznych.
- Dostosowanie systemów do wewnętrznych wymagań biznesowych — konfiguracja procesów zgodnie ze specyfiką rynku ubezpieczeniowego, politykami korporacyjnymi i ukraińskim prawem.
- Szkolenie i wsparcie pracowników — przeprowadzenie szkoleń, przygotowanie interaktywnych instrukcji oraz wsparcie zespołów podczas przechodzenia do nowego środowiska cyfrowego.
W realizację projektu zaangażowani byli specjaliści HR, dział finansowy, dział IT, biuro projektowe SK „PZU Ukraina”, a także konsultanci SMART business. Takie kompleksowe podejście pozwoliło uwzględnić zarówno techniczne, jak i organizacyjne aspekty transformacji — od integracji i bezpieczeństwa danych po wygodę codziennej pracy pracowników.
Pomimo skali zmian SK „PZU Ukraina” udało się zapewnić pracownikom płynne przejście na nowe narzędzia dzięki regularnym szkoleniom i interaktywnym instrukcjom.
Rezultaty transformacji cyfrowej ekosystemu HR w SK „PZU Ukraina”
Wdrożenie SMART HCM & LMS, SMART Payroll i SmartPoint Intranet w pełni odpowiada pierwotnym celom transformacji cyfrowej. Dzięki przeprowadzonym szkoleniom i dostępnym interaktywnym instrukcjom pracownicy mogli sprawnie przystosować się do pracy z nowymi systemami. Cyfryzacja procesów HR pozwoliła zwiększyć szybkość, dokładność i przejrzystość zarządzania personelem.
Wdrożenie SMART HCM & LMS, SMART Payroll i SmartPoint Intranet pozwoliło SK „PZU Ukraina” zmniejszyć obciążenie operacyjne działów HR i finansowego, przyspieszyć przetwarzanie zmian kadrowych oraz zwiększyć dokładność pracy z danymi. Warto przy tym zwrócić szczególną uwagę na wpływ cyfryzacji na codzienne doświadczenia pracowników: dzięki centralizacji usług, stworzeniu jednolitej przestrzeni informacyjnej i wygodnemu dostępowi do narzędzi HR współpraca zespołu z działem HR stała się znacznie bardziej przejrzysta i sprawna.
Co najważniejsze, nowy ekosystem HR stworzył dla SK „PZU Ukraina” solidne cyfrowe fundamenty do dalszego rozwoju biznesu. Automatyzacja i centralizacja procesów pozwoliły firmie efektywniej zarządzać rozbudowaną strukturą regionalną, sprawniej koordynować współpracę między działami oraz dostosowywać procesy HR do dynamiki współczesnego rynku ubezpieczeniowego i oczekiwań pracowników.
SK „PZU Ukraina” jest przykładem dojrzałej firmy, która podchodzi do transformacji cyfrowej HR w sposób kompleksowy: nie automatyzuje pojedynczych procesów, lecz buduje spójny ekosystem dla ludzi, procesów i danych. Dla dużej firmy ubezpieczeniowej o rozbudowanej strukturze i wysokich wymaganiach dotyczących dokładności, bezpieczeństwa i niezawodności ma to szczególne znaczenie. Tworzymy rozwiązania SMART business właśnie z myślą o takich firmach — aby pomagać im kompleksowo odpowiadać na potrzeby ekosystemu HR: od komunikacji korporacyjnej i dostępu do informacji po zarządzanie personelem, szkolenia, ocenę pracowników, rekrutację i naliczanie wynagrodzeń. Jesteśmy dumni z partnerstwa z SK „PZU Ukraina” i wdzięczni zespołowi za zaufanie, otwartość na zmiany oraz odpowiedzialne podejście do rozwoju procesów wewnętrznych.
