СК «ПЗУ Україна» — один із лідерів страхового ринку України та частина міжнародної PZU Group із понад 200-річною історією. Компанія має розгалужену мережу регіональних підрозділів і працює з великою кількістю клієнтів у всій країні, формуючи високі вимоги до швидкості, точності та надійності внутрішніх бізнес-процесів.
У СК «ПЗУ Україна» постало завдання впровадити єдину HR-екосистему, яка б поєднала людяний підхід до внутрішньої взаємодії з надійністю та безпекою цифрових процесів. Адже страхування — це сфера, у якій довіра є ключовою цінністю.
Клієнти звертаються до страхової компанії у моменти, коли потребують не лише оформлення страхового полісу, а й людської підтримки та емпатії у разі страхового випадку. Саме тому якість клієнтського досвіду напряму залежить від того, наскільки ефективно компанія підтримує власних співробітників: забезпечує їх зрозумілими процесами, доступом до актуальної інформації та зручними цифровими інструментами для щоденної роботи.
Водночас специфіка роботи у сфері страхування вимагає суворого дотримання нормативних вимог, безперебійного документообігу та високого рівня захисту даних. Сукупність цих викликів потребувала комплексної цифрової трансформації HR-напрямку, і СК «ПЗУ Україна» вирішила реалізувати цей проєкт у партнерстві зі SMART business, впровадивши комплекс рішень для управління персоналом, payroll-процесів та корпоративних комунікацій. Як саме відбувалася ця трансформація та яких результатів вдалося досягти — ділимось у новій історії успіху.
Передумови впровадження: чому було вирішено оновлювати цифровий фундамент HR у СК «ПЗУ Україна»
Зі зростанням кількості внутрішніх процесів і команди у СК «ПЗУ Україна» виникла потреба створити єдине HR-середовище, яке б об’єднало кадровий облік, системи розрахунку заробітної плати (Payroll), навчання, оцінку персоналу та корпоративні комунікації. Попри те, що наявні процеси вже були організовані відповідно до внутрішніх стандартів і забезпечували необхідний рівень ефективності, подальший розвиток бізнесу вимагав більш цілісного цифрового підходу.
Компанія прагнула скоротити час адаптації нових співробітників та знизити навантаження на HR-команду. Також ключовим завданням стало створення єдиного середовища для централізованого управління даними, адже однією з особливостей управління персоналом у СК «ПЗУ Україна» є необхідність ефективної координації великої команди, що працює в різних містах.
У галузі страхування кожна затримка чи збій у процесі може означати, що клієнт не отримає вчасну допомогу у стресовій ситуації. Однак процес надання послуг при цьому має бути не лише швидким, а й безпечним. Захист даних у страхуванні — як клієнтських, так і внутрішніх — має особливе значення, адже процеси мають відповідати вимогам українського законодавства та регуляторним нормам. Саме тому нова HR-система від SMART business мала, окрім автоматизації операційних завдань, забезпечити СК «ПЗУ Україна» відповідність корпоративним стандартам безпеки.
Яке рішення було обране?
Співпраця СК «ПЗУ Україна» та SMART business розвивалася поетапно. Одним із перших кроків стало впровадження SmartPoint Intranet — корпоративного порталу, який допоміг створити єдине комунікаційне середовище для співробітників. Наступним етапом стало розширення HR-екосистеми за допомогою SMART HCM & LMS і SMART Payroll — рішень для автоматизації управління персоналом, навчання, оцінки, рекрутингу та розрахунку заробітної плати.
Обрані рішення мали закрити кілька ключових завдань:
- Централізувати кадровий облік — створити єдину основу для роботи з даними співробітників, структурою компанії та стандартизованими HR-процесами.
- Автоматизувати розрахунок заробітної плати та кадрово-фінансові процеси — включно з відпускними, лікарняними, відрядженнями, резервами та регламентованою звітністю.
- Підтримати навчання, розвиток і оцінку персоналу — перенести відповідні процеси в єдине цифрове середовище та забезпечити зручнішу роботу з результатами.
- Оптимізувати рекрутинг — автоматизувати та впорядкувати процеси пошуку персоналу.
- Зменшити навантаження на HR- і фінансовий департаменти — завдяки автоматизації операційних завдань, узгодженості процесів і ефективнішій роботі з даними.
Впровадження SMART HCM & LMS як основи для HR-екосистеми у СК «ПЗУ Україна»
У межах проєкту впровадження SMART HCM & LMS команда СК «ПЗУ Україна» разом із консультантами SMART business сфокусувалася на цифровізації напрямів, пов’язаних з управлінням персоналом, розвитком співробітників та внутрішніми сервісами. В результаті було реалізовано такі модулі:
- Кадровий облік — для централізованого управління даними про співробітників та структурування HR-процесів.
- Модуль рекрутингу — для оптимізації процесів пошуку та взаємодії з кандидатами.
- Модуль навчання та розвитку персоналу — для підтримки безперервного навчання співробітників і систематизації внутрішніх програм розвитку.
- Модуль оцінки ефективності — для проведення performance review, збору зворотного зв’язку та розвитку культури оцінювання.
- Інструменти для роботи з HR-даними — для підвищення узгодженості процесів, прозорості інформації та ефективнішого управління даними між підрозділами.
Ключовими факторами вибору рішення SMART HCM & LMS стали комплексний функціонал системи, гнучкість налаштувань та адаптивність платформи до специфіки страхової галузі. Важливу роль також відіграла можливість поетапного впровадження — це дозволило пріоритезувати найбільш критичні HR-процеси та поступово масштабувати функціональність системи. Такий підхід забезпечив команді стабільність: співробітники отримували нові інструменти без перевантаження, а бізнес міг швидко закрити найнагальніші потреби й паралельно готуватися до наступних етапів трансформації.
Впровадження рішення SmartPoint Intranet як корпоративного порталу СК «ПЗУ Україна»
Одним зі складників процесу створення єдиної HR-екосистеми у СК «ПЗУ Україна» стало впровадження корпоративного порталу SmartPoint Intranet. Ключовими завданнями проєкту стали централізоване зберігання інформації та створення зручного user-friendly простору, який би спрощував доступ до корпоративних сервісів, підтримував внутрішню комунікацію та допомагав співробітникам швидше орієнтуватися в процесах компанії.
Оскільки команда ПЗУ розгалужена — співробітники працюють у різних містах, — без єдиного інформаційного простору фахівці ризикували залишатися «поза контекстом» або витрачати час на пошук потрібних даних. Саме тому портал SmartPoint Intranet став інструментом, який об’єднав усіх співробітників у цифровому середовищі, забезпечивши однаковий доступ до сервісів, документів та комунікацій незалежно від місця роботи.
В результаті у межах впровадження SmartPoint Intranet були реалізовані такі можливості:
- Єдина корпоративна база знань — для централізованого зберігання внутрішніх політик, інструкцій, шаблонів документів, навчальних матеріалів та інших корпоративних ресурсів.
- Інтерактивна організаційна структура компанії — для візуалізації департаментів, команд і відповідальних осіб зі швидким доступом до актуальної інформаці.
- Довідник співробітників — для швидкого пошуку колег, контактних даних і взаємодії між командами.
- Єдина точка доступу до корпоративних сервісів — для об’єднання ключових внутрішніх систем та ресурсів компанії в межах одного цифрового середовища.
- Інструменти внутрішніх комунікацій — для публікації новин, внутрішніх ініціатив і підвищення залученості співробітників.
- Централізоване сховище документації — із контрольованими доступами, керуванням версіями документів і зручним пошуком інформації.
- Доступність з будь-якого пристрою — для комфортної роботи співробітників як в офісі, так і поза його межами.
Для страхової компанії такого масштабу, як «ПЗУ Україна», критично важливо, щоб усі співробітники — незалежно від місця роботи— мали однаковий доступ до інформації та сервісів. SmartPoint Intranet став для нас віртуальною “переговорною”, де команда завжди бачить актуальні новини, швидко знаходить потрібні документи й може взаємодіяти без бар’єрів. Це дозволило нам відчутно скоротити час на внутрішні комунікації та зробити роботу більш прозорою й комфортною для наших людей.
Впровадження SMART Payroll для автоматизації розрахунку заробітної плати та кадрових процесів
Окремим напрямом цифрової HR-трансформації СК «ПЗУ Україна» стало впровадження системи SMART Payroll для автоматизації процесів розрахунку заробітної плати та кадрового адміністрування. Для страхової компанії з великою кількістю підрозділів, регіональних команд і високими вимогами до точності даних payroll-процеси є питанням довіри всередині компанії. Будь-яка затримка чи помилка у виплатах безпосередньо впливає на досвід співробітників, їхню залученість та відчуття стабільності.
Саме тому для «ПЗУ Україна» особливо важливими були централізоване управління payroll-процесами, відповідність законодавчим вимогам і можливість забезпечити стабільну роботу системи навіть у межах масштабної та розподіленої структури компанії.
У межах впровадження SMART Payroll були реалізовані такі можливості:
- Автоматизований розрахунок заробітної плати — включно з відпускними, лікарняними, відрядженнями та іншими типами нарахувань.
- Управління резервами — автоматичне нарахування та списання резервів відпусток і премій.
- Регламентована звітність — формування та подання звітності щодо заробітної плати відповідно до вимог українського законодавства.
- Централізоване управління payroll-процесами — для підвищення прозорості, точності та швидкості обробки кадрово-фінансових операцій.
Автоматизація процесів розрахунку заробітної плати дозволила знизити операційне навантаження на HR- та фінансовий департаменти, підвищити точність роботи з кадрово-фінансовими даними й забезпечити більшу прозорість процесів. Для нас це було особливо важливо, адже система мала відповідати вимогам українського законодавства, внутрішнім правилам обліку та специфіці діяльності страхової компанії.
Як відбувалась міграція: виклики та адаптація команди
Перехід СК «ПЗУ Україна» на нову HR-екосистему реалізовувався поетапно, адже рішення SMART HCM & LMS, SMART Payroll і SmartPoint Intranet мали безшовно інтегруватися з наявною IT-інфраструктурою і відповідати внутрішнім вимогам компанії.
Саме тому одним із ключових завдань впровадження стало забезпечення коректної синхронізації інформації між різними системами компанії. Нові рішення були кастомізовані відповідно до правил обліку даних і галузевих вимог страхового бізнесу, що дозволило створити єдиний цифровий простір без дублювання процесів між підрозділами та розбіжностей у даних.
СК “ПЗУ Україна” повністю замінила свою HR-екосистему, тож не дивно, що ми стикнулись з кількома технічними викликами. Зокрема, довелося окрему увагу приділити інтеграції payroll-процесів, міграції співробітників до внутрішньої системи бухгалтерського обліку, а також синхронізації навчальних модулів із корпоративним контентом. Однак завдяки професійному підходу фахівців SMART business, ці виклики не стали на заваді нашій цифровій трансформації.
В результаті проєкт був реалізований за такими етапами:
- Поетапна міграція даних — аудит, тестове перенесення та основна міграція для забезпечення коректності й безперервності роботи систем.
- Інтеграція з корпоративними системами — налаштування синхронізації payroll-процесів, кадрових даних та внутрішніх сервісів із наявною IT-інфраструктурою компанії.
- Формування єдиної організаційної структури — створення централізованого довідника співробітників та структури департаментів на основі даних з Microsoft Entra ID та додаткових внутрішніх джерел.
- Адаптація систем до внутрішніх вимог бізнесу — кастомізація процесів відповідно до специфіки страхового ринку, корпоративних політик та українського законодавства.
- Навчання та підтримка співробітників — проведення тренінгів, підготовка інтерактивних інструкцій і супровід команд під час переходу до нового цифрового середовища.
До реалізації проєкту були залучені HR-фахівці, фінансовий департамент, IT-відділ, проєктний офіс СК «ПЗУ Україна», а також консультанти SMART business. Такий комплексний підхід дозволив врахувати як технічні, так і організаційні аспекти трансформації — від інтеграцій та безпеки даних до зручності щоденної роботи співробітників.
Попри масштабність змін, СК «ПЗУ Україна» вдалося забезпечити для своїх співробітників плавний перехід на нові інструменти завдяки регулярним тренінгам та інтерактивним інструкціям.
Результати цифрової трансформації HR-екосистеми СК «ПЗУ Україна»
Впровадження SMART HCM & LMS, SMART Payroll і SmartPoint Intranet повністю відповідає початковим цілям цифрової трансформації. Завдяки проведеним тренінгам і наявності інтерактивних інструкцій співробітники змогли адаптуватися до роботи з новими системами. Цифровізація HR-процесів дала змогу підвищити швидкість, точність і прозорість роботи з персоналом.
Впровадження SMART HCM & LMS, SMART Payroll і SmartPoint Intranet дозволило СК «ПЗУ Україна» знизити операційне навантаження на HR- та фінансовий департаменти, прискорити обробку кадрових змін і підвищити точність роботи з даними. При цьому варто окремо відзначити вплив цифровізації на щоденний досвід співробітників: завдяки централізації сервісів, єдиному інформаційному простору та зручному доступу до HR-інструментів взаємодія команди з HR-відділом стала значно прозорішою та швидшою.
Найважливіше ж те, що нова HR-екосистема створила для СК «ПЗУ Україна» надійний цифровий фундамент для подальшого розвитку бізнесу. Автоматизація та централізація процесів дозволили компанії ефективніше управляти великою регіональною структурою, швидше координувати взаємодію між підрозділами та адаптувати HR-процеси до динаміки сучасного страхового ринку й очікувань співробітників.
СК “ПЗУ Україна” — приклад зрілої компанії, яка підходить до цифрової трансформації HR системно: не автоматизує процеси точково, а будує цілісну екосистему для людей, процесів і даних. Для великого страхового бізнесу з розгалуженою структурою та суворими вимогами до точності, безпеки й надійності це особливо важливо. Ми створюємо рішення SMART business саме для таких компаній — щоб допомагати закривати повний комплекс завдань HR-екосистеми: від корпоративних комунікацій і доступу до інформації до управління персоналом, навчання, оцінки, рекрутингу та розрахунку заробітної плати. Пишаємося партнерством із СК “ПЗУ Україна” і вдячні команді за довіру, відкритість до змін та відповідальний підхід до розвитку внутрішніх процесів.
