Що таке ATS для рекрутингу і як автоматизація та AI змінюють підхід до пошуку талантів

У боротьбі за таланти перемагають ті компанії, що вміють поєднати стратегічний підхід і технології.

Дослідження McKinsey & Company показало, що у багатьох організаціях до 30% критично важливих посад залишаються без дійсно відповідних фахівців, що напряму впливає на результати бізнесу. Без сучасних систем управління рекрутингом компанії ризикують втрачати таланти, тоді як автоматизовані системи дозволяють швидше й точніше знаходити потрібних кандидатів, підсилюючи ефективність HR-команд завдяки аналітиці, AI та оптимізації процесів.

За оцінками того ж McKinsey, автоматизація здатна взяти на себе понад 21% робочих годин в економіці США вже до 2030 року — і цей тренд віддзеркалюється і на європейські ринки. Бізнесу більше не достатньо традиційних методів пошуку персоналу: потрібні системи, що дозволяють швидко знаходити, відбирати та залучати найкращих фахівців. Саме такою технологією є ATS система (Applicant Tracking System) — інструмент, який перетворює рекрутинг із тривалого й, часом, хаотичного процесу на чітко керовану, ефективну стратегію пошуку талантів.

Що таке ATS для рекрутингу?

ATS — це спеціалізоване програмне забезпечення, створене для автоматизації та оптимізації всього процесу підбору персоналу: від отримання резюме до фінального прийняття кандидата на роботу. Така система з управління кандидатами структурує великий потік відгуків, автоматично відбирає релевантних претендентів за заданими критеріями, забезпечує зручну комунікацію між усіма учасниками процесу та надає аналітику в режимі реального часу. Завдяки цьому рекрутинг перетворюється на прозору, вимірювану й керовану бізнес-функцію, яка напряму впливає на конкурентоспроможність компанії, адже дозволяє швидше закривати вакансії, знижувати витрати на найм та залучати кандидатів, які відповідають встановленим вимогам.

Що таке хмарна ATS?

Хмарна ATS — це онлайн ATS-система, що працює як SaaS (Software as a Service), тобто надається у форматі передплати через інтернет без потреби встановлення на локальні сервери. Користувачі отримують доступ до всіх функцій рекрутингу у будь-який час і з будь-якої точки світу, користуються автоматичними оновленнями, інтеграціями з іншими бізнес-рішеннями та захищеним зберіганням даних. Такий підхід робить процес підбору персоналу гнучким, масштабованим та економічно вигідним.

Як працюють ATS-систем для відстеження кандидатів та чим відрізняються ручний і автоматизований цикли найму

Сучасні ATS (Applicant Tracking System) виконують комплекс ключових завдань, які забезпечують ефективність усіх етапів рекрутингового процесу:

• Централізація процесу підбору персоналу — вся інформація про вакансії, кандидатів і статуси відбору зберігається в єдиній платформі, що усуває плутанину у таблицях та листуванні.
• Автоматизація рутинних завдань — розсилка листів, нагадування, планування співбесід та інші повторювані операції виконуються автоматично, звільняючи час рекрутерів для стратегічних завдань та безпосередньої комунікації з кандидатами.
• Прозора комунікація між учасниками процесу — ATS забезпечує спільний доступ до інформації для рекрутерів, HRD та hiring-менеджерів, що прискорює прийняття рішень.
• Аналітика та оцінка ефективності — система управління кандидатами надає дані про швидкість закриття вакансій, джерела найефективніших кандидатів, коефіцієнти відмов тощо, що дозволяє приймати управлінські рішення на основі фактів, а не інтуїції.
• Дотримання стандартів безпеки — ATS для рекрутингу зберігає персональні дані кандидатів у захищеному вигляді й забезпечує дотримання міжнародних стандартів на кшталт GDPR (General Data Protection Regulation). Це означає, що компанія убезпечує себе від витоку даних, штрафів і репутаційних ризиків, а кандидати відчувають довіру вже на етапі найму.

Переваги використання ATS у порівнянні з наймом у ручному режимі:

Про ефективність в цифрах: як ATS економить час, оптимізує роботу рекрутера та заощаджує кошти компанії

Що довше позиція залишається вакантною, то більше це може коштувати бізнесу, й от чому:

• Втрачені можливості — проєкти можуть затримуватися, продажі та запуск продуктів відкладаються, і компанія втрачає потенційний прибуток.
• Перевантаження співробітників — команда виконує додаткові обов’язки, що знижує продуктивність, підвищує ризик помилок і вигорання.
• Прямі фінансові витрати — додаткові витрати на пошук кандидатів, рекрутингові платформи чи агенції.
• Втрати конкурентної переваги — повільне закриття вакансій дозволяє конкурентам швидше виводити продукти на ринок і залучати таланти.

Сучасні HR ATS-системи, підсилені штучним інтелектом, дозволяють мінімізувати ці втрати. За даними Talent Business Partners (міжнародної платформи, що спеціалізується на побудові довіри та прозорості в індустрії рекрутингу та HR), компанії, що інтегрували ATS в рекрутинг, скорочують цикли найму в середньому на 85%. Це означає, що вакансії, які раніше закривалися тижнями, тепер закриваються за кілька днів. Додатково, середній час заповнення позицій знижується на 25%, що особливо важливо в умовах високої конкуренції за кваліфікованих фахівців.

Проте швидкість — не єдиний показник успіху. ATS — це інструмент, що допомагає підвищити утримання співробітників протягом першого року на 30%, адже AI-алгоритми в системі допомагають точніше підбирати кандидатів, які дійсно відповідають корпоративній культурі та вимогам посади.

Ще одним ключовим інструментом HR ATS виступає прогнозована аналітика, що дозволяє аналізувати дані про попередні успішні найми, виявляє закономірності й визначає кандидатів із найвищим потенціалом. Як стверджують галузеві експерти, це дозволяє:

1. зменшити час закриття вакансій до 50%
2. знизити витрати на рекрутинг до 30% завдяки:

• автоматизації рутинних процесів (розсилка листів, планування співбесід, нагадування тощо), що зменшує потребу у витратах на додаткові HR-ресурси;
• оптимізації джерел кандидатів та спрямуванню ресурсів на найефективніші канали — система автоматизації рекрутингу аналізує, з яких платформ приходять найякісніші кандидати, і концентрує бюджети та зусилля саме там, знижуючи витрати на платні вакансії та рекрутингові агенції;
• точнішому підбору кандидатів з першого разу, що зменшує повторні найми та витрати на неефективні підбори.

3. покращити якість кандидатів та розширити їхню різноманітність — AI-алгоритми аналізують не лише досвід та навички, а й успішність кандидатів на аналогічних посадах, що дозволяє обирати тих, хто дійсно впорається з роботою. Крім того, системи допомагають усунути упередження під час відбору, підбираючи кандидатів з різним досвідом, що сприяє більш рівноправному й різноманітному складу команди.

Таким чином для бізнесу ATS-система перестає бути просто інструментом автоматизації. Це актив, що напряму впливає на прибутковість компанії, зміцнює бренд роботодавця та забезпечує безперебійне зростання.

Функціональність сучасної ATS-системи на прикладі платформи SMART HCM & LMS

Роль сучасної ATS-системи може повністю взяти на себе платформа SMART HCM & LMS, яка містить відповідні модулі для управління рекрутингом і всіма HR-процесами. Це комплексне рішення від компанії SMART business на базі технологій Microsoft, що об’єднує інструменти для підбору, оцінки та утримання талантів в єдиній системі, забезпечуючи швидкий, прозорий та керований підбір персоналу.

Пропонуємо розглянути сьогодні детальніше модуль рекрутингу, який забезпечує:

• Закриття більшої кількості вакансій у короткі терміни — інтеграція з job-сайтами (Indeed, robota.ua, Djinni, WORK.ua, OLX) дозволяє прискорити розміщення вакансій та обробку відгуків, підвищуючи продуктивність HR-підрозділу.
• Прозорий моніторинг результатів найму на кожному етапі — автоматизована воронка підбору співробітників відображає прогрес кандидатів у реальному часі. Програмне забезпечення для відстеження кандидатів надає HR-менеджменту прозору картину ефективності процесу.
• Прийняття рішень на основі живої аналітики — інструменти HR-аналітики дають змогу оцінювати продуктивність рекрутингу, оперативно виявляти вузькі місця та приймати стратегічні рішення на основі актуальних даних.

Основні функціональні можливості модуля рекрутингу SMART HCM & LMS:

1. Управління вакансіями та відгу — всі вакансії, заявки та статуси відбору зберігаються в одному місці. Це дозволяє швидко знаходити інформацію, відстежувати прогрес кандидатів і уникати дублювання даних, роблячи процес підбору прозорим і контрольованим.
2. Масовий рекрутинг — робота з великою кількістю кандидатів одночасно економить час рекрутерів і забезпечує швидке первинне залучення талантів без ручного введення кожного контакту.
3. База даних потенційних кандидатів — зберігає перевірених та перспективних фахівців для повторного використання у майбутніх підборах, скорочуючи час на пошук і оцінку нових кандидатів.
4. Парсинг резюме на профільних та непрофільних ресурсах — система для рекрутингу автоматично збирає і сортує резюме з різних платформ, швидко відокремлюючи релевантні відгуки від менш відповідних.
5. Створення профілю ідеального кандидата для кожної посади — SMART HCM & LMS дозволяє точно визначати ключові компетенції, досвід та навички, які потрібні на конкретній позиції, підвищуючи якість відбору.
6. Управління воронкою підбору співробітників та фіксування результатів — система допомагає відстежувати кандидатів на кожному етапі, зберігає результати оцінок та інтерв’ю, забезпечуючи прозорість і підвищений контроль процесів рекрутингу.
7. Автоматизація розсилки повідомлень та запрошень кандидатам — платформа дозволяє швидко інформувати кандидатів про статус заявки або призначати співбесіди, економлячи робочий час рекрутерів.
8. Збереження повної історії комунікації — усі контакти та листування з кандидатами зберігаються в системі, що дозволяє легко відновлювати інформацію і підтримувати професійний контакт із кандидатами.
9. Візуалізація результатів найму — інтерактивні панелі та звіти допомагають швидко аналізувати ефективність рекрутингу, виявити слабкі місця у процесі та оптимізувати роботу HR-команди.
10. Аналітика каналів залучення талантів — система показує, які джерела кандидатів найефективніші, дозволяючи оптимізувати бюджет і зусилля HR-команди.

Детальніше про модуль HR-аналітики

Модуль HR-аналітики у SMART HCM & LMS дозволяє побудувати культуру управління, засновану на даних:

• Візуалізація та автоматизація звітності — інтерактивні дашборди на базі Microsoft Power BI дозволяють переглядати всі дані в наочній формі, автоматично формувати звіти і скорочувати час на рутинну аналітику.
• Гнучка фільтрація та drill-down — користувачі можуть швидко відсортувати інформацію за відділами, посадами, віком, рівнем підготовки або навчанням, а також досліджувати деталі на будь-якому рівні прямо на дашборді без додаткових запитів до IT.
• Моніторинг відтоку персоналу — платформа дозволяє відстежувати показники плинності кадрів за обраними періодами та сегментами, що допомагає прогнозувати ризики та своєчасно визначати причини відтоку співробітників.
• Єдине подання бізнес-показників у реальному часі — керівники отримують швидкий доступ до ключових KPI та показників ефективності HR-процесів у будь-який час, з будь-якого місця.
• Широкі можливості інтеграції — модуль підключається до різних джерел даних: SMART HCM & LMS, ERP, Excel, MS SQL, PostgreSQL, Oracle DB тощо. А відкриті й стандартизовані REST API забезпечують легку інтеграцію з іншими корпоративними системами.

Таким чином, SMART HCM & LMS робить рекрутинг швидким, прозорим і керованим. Це вже не просто ATS — це стратегічний інструмент для побудови сильних команд та конкурентного бізнесу.

Роль AI в ATS та переваги інтелектуальних систем для рекрутингу

Сучасні ATS-системи переходять від простої автоматизації процесів до інтелектуальної підтримки прийняття рішень. Штучний інтелект (AI) стає необхідним інструментом у боротьбі за таланти, забезпечуючи:

• Прискорення перевірки кандидатів — дослідження показують, що застосування AI скорочує час глибокого перегляду резюме до 75%. Це означає швидше формування шорт-листів і менші витрати на закриття вакансій.
• Суттєве зниження часу найму — опитування за 2025 рік свідчить: 78% компаній, що впровадили AI у процеси пошуку талантів, зменшили час закриття вакансій у середньому на 40%, а окремі організації — на цілих 85%.
• Фінансова вигода — вакансія з річним окладом у €76 336,81 обходиться бізнесу приблизно у €290 простою щодня. Завдяки AI-технологіям, що скорочують час найму з 45 до 25 днів, компанії економлять понад €5 700 на одній позиції.
• Зростання ефективності інвестицій — Talent Business Partners, посилаючись на дослідження Deloitte у своїй статті, зазначають, що прогнозована аналітика, де широко використовують AI-технології, підвищує рентабельність інвестицій під час підбору талантів на 79% у порівнянні з традиційними методами.

Як AI реалізований у SMART HCM & LMS

У 26-му релізі платформи SMART HCM & LMS було впроваджено низку нових функцій на базі штучного інтелекту, що кардинально змінюють підхід до підбору персоналу:

1. Інтелектуальний аналіз резюме — вбудований AI автоматично оцінює CV за профілем вакансії, присвоює рейтинг від 0 до 100 балів і пропонує персоналізовані запитання для інтерв’ю, орієнтовані на реальні прогалини в компетенціях кандидата.
2. Автоматичне розпізнавання та заповнення профілів — система зчитує ключову інформацію з резюме (контакти, досвід, освіту, навички) і самостійно заповнює поля, мінімізуючи ручну роботу та можливість помилок через людський фактор.
3. Об’єктивність та уніфікація оцінювання — AI допомагає виключити суб’єктивізм, забезпечуючи єдині критерії для всіх кандидатів та прозорість прийнятих рішень.
4. Підтримка масового рекрутингу — за допомогою AI-інструментів, рекрутери можуть одночасно працювати з великими обсягами кандидатів, швидко відсіваючи нерелевантних і фокусуватись на потрібних фахівц

SMART HCM & LMS відповідає глобальним тенденціям впровадження штучного інтелекту в рекрутинг, поєднуючи технологічну ефективність із людською експертизою та цінністю персонального підходу до кожного кандидата.

Хто працює в ATS-системі і як у ній відбувається спільна робота HR-команди

HR ATS, такі як SMART HCM & LMS, створені для кооперативної роботи всіх учасників процесу підбору персоналу. У системі можуть одночасно працювати різні ролі, кожна з яких може мати чітко визначені права та доступи:

• Рекрутери — відповідають за пошук і відбір кандидатів, обробку відгуків та первинну комунікацію. SMART HCM & LMS дозволяє їм централізовано керувати усіма заявками, автоматизувати рутинні завдання та відстежувати прогрес кожного кандидата.
• Talent Sourcers — спеціалісти з пошуку талантів використовують систему для моніторингу джерел кандидатів, парсингу резюме та створення бази перспективних фахівців. ATS допомагає швидко оцінювати релевантність кандидатів і передавати їх рекрутерам для подальшого відбору.
• Hiring-менеджери — керівники підрозділів отримують доступ до кандидатів на свої відкриті позиції, можуть оцінювати резюме, призначати співбесіди та залишати свої коментарі у системі. Це дозволяє прискорити прийняття рішень і зменшити час закриття вакансій.
• HRD та керівники HR-відділу — мають повний огляд процесів рекрутингу, можуть контролювати ефективність команди, аналізувати метрики та впроваджувати поліпшення на основі аналітики SMART HCM & LMS.
• Адміністратори системи — налаштовують права доступу, інтеграції з job-сайтами та іншими системами, а також стежать за коректністю роботи платформи. У SMART HCM & LMS ця роль не обов’язково потребує окремого технічного спеціаліста — завдяки інтуїтивному та дружньому інтерфейсу адміністрування може бути закріплене за будь-ким із команди HR або навіть лінійним менеджером.

Як зрозуміти, що вашій компанії потрібна ATS, і як правильно обрати систему

Затримки у наймі, втрачені кандидати, нескінченні таблиці та безлад у комунікаціях з кандидатами та між учасниками процесу — все це сигналізує, що рекрутинг потребує автоматизації за допомогою Applicant Tracking System (ATS).

Ключові ознаки, що настав час впроваджувати ATS:

• ваша компанія активно зростає, а кількість відкритих вакансій постійно збільшується;
• рекрутинг займає занадто багато часу через ручні процеси;
• немає чіткої аналітики та прозорої звітності щодо ефективності найму;
• інформація про кандидатів розпорошена по різних каналах та інструментах;
• складно забезпечити якісну комунікацію між рекрутерами, HR та менеджерами з найму.

Як обрати систему, що підійде саме вам:

• оцініть масштаб і специфіку вашого бізнесу — чи підтримує ATS-система масовий підбір, спеціалізовані вакансії, інтеграцію з іншими HR- та бізнес-рішеннями;
• зверніть увагу на простоту інтерфейсу — система має бути зрозумілою як для рекрутера, так і для лінійного менеджера;
• перевірте можливості аналітики та кастомізації звітності;
• оцініть можливості інтеграції — чи здатна ATS-система легко інтегруватись з вашими наявними інструментами (ERP, CRM, платіжні та облікові системи, job-сайти) для створення єдиного робочого середовища;
• поцікавтеся підтримкою та розвитком продукту — важливо, щоб постачальник супроводжував вас після впровадження.

SMART HCM & LMS поєднує всі важливі критерії: сучасні інструменти рекрутингу, штучний інтелект, гнучку аналітику, інтеграцію з job-сайтами та простий інтерфейс, що підійде для всієї вашої команди.

Хочете впровадити ATS-систему, яка врахує потреби саме вашої компанії? Залиште запит — і експерти SMART business підберуть оптимальне рішення для вашого бізнесу!