Що таке KPI: значення для компанії і як розрахувати та впровадити ключові показники ефективності, щоб вони працювали на ваші бізнес-процеси

У бізнесі те, що вимірюється, — покращується

Марк К`юбан

Слова успішного американського підприємця дуже просто і чітко формують основну мету KPI, а саме – нерозривний зв’язок між вимірюванням і розвитком бізнесу. KPI розшифровується як Key Performance Indicators – тобто ключові показники ефективності (КПЕ).

Використання KPIs особливо важливо в сучасному бізнес-середовищі, де дані є ключем до прийняття стратегічних рішень. Вимірюючи ефективність процесів, рівень задоволеності клієнтів або продуктивність команди, компанія може швидше адаптуватися до змін, оперативно виявляти слабкі місця та розвивати сильні сторони. Без вимірювання неможливо оцінити реальний стан справ і зрозуміти, що саме потребує покращення.

Отже, що таке KPI (Key Performance Indicators)?

KPI – це ключові показники ефективності, які дозволяють бізнесу вимірювати й оцінювати прогрес у досягненні стратегічних та операційних цілей. Завдяки точним показникам бізнес отримує чітке уявлення про ефективність своїх дій, що дозволяє йому коригувати стратегії й оптимізувати операції для досягнення бажаних результатів.

Що таке система KPI?

Система KPI – це методологія оцінки ефективності роботи компанії, окремих підрозділів або співробітників, заснована на вимірюванні конкретних показників. Комплексно система KPI допомагає визначати ступінь досягнення стратегічних і тактичних цілей конкретної організації, дозволяючи управлінцям об’єктивно аналізувати результати діяльності та приймати зважені рішення.

На які аспекти бізнесу впливають ключові показники ефективності?

Ключові показники ефективності допомагають не тільки контролювати досягнення конкретних цілей, але й зберігати фокус на підтримці високого рівня залученості співробітників, відіграють важливу мотиваційну роль, дають можливість швидко адаптуватися до змін й сприяють кращій прозорості бізнес-процесів.

КПЕ виконують ряд важливих функцій для бізнесу і забезпечують:

• Контроль і вимірювання ефективності – це основне завдання KPI. Вони дозволяють визначити, чи досягаються стратегічні цілі компанії. Ключові показники ефективності дозволяють перевести абстрактні бізнес-цілі у конкретні числові значення, які можна аналізувати.
• Виявлення сильних і слабких сторін – Завдяки KPI можна оцінити, які процеси в компанії працюють ефективно, а які потребують покращення. Наприклад, якщо показник конверсії у відділі продажів нижчий за очікуваний, це сигналізує про необхідність змін у стратегії роботи з клієнтами або навчання персоналу.
• Прийняття обґрунтованих рішень – об’єктивні дані, які надають KPI – це основа для прийняття зважених управлінських рішень. Вони дозволяють керівникам оперативно реагувати на зміни, перерозподіляти ресурси та коригувати стратегію розвитку, спираючись не на припущення, а на конкретні цифри.
• Мотивація та фокус для команди – KPI працівника є потужним мотиваційним інструментом, оскільки чітко показують, які саме результати очікуються від співробітників. Встановлення конкретних і вимірюваних цілей дозволяє зберігати команду зосередженою на найважливіших завданнях і підтримувати високий рівень залученості й розуміння як стратегічних чи проєктних, так і особистісних цілей.
• Прозорість процесі та підзвітність – KPI забезпечують прозорість у процесах, адже завдяки чітким показникам можна наочно оцінити, які дії призводять до досягнення цілей, а які – ні. Встановлення конкретних показників дозволяє не лише зафіксувати цілі, але й чітко визначити відповідальних за їх досягнення. Тобто, кожен співробітник чи підрозділ стає підзвітним за виконання своєї частини роботи, що забезпечує ясність у тому, хто й за які результати відповідає.
• Прогнозування та стратегічне планування – KPI не тільки відображають поточний стан справ, але й допомагають прогнозувати майбутні результати. Аналіз динаміки ключових показників дозволяє передбачити потенційні ризики та можливості, а отже, ефективніше планувати довгострокові стратегії.

Які існують види KPI й особливості їх класифікації?

Бізнес-аналітики класифікують KPI-показники залежно від того, яку саме інформацію вони відображають і які аспекти діяльності компанії допомагають контролювати. Така класифікація за параметрами дозволяє підприємствам структурувати свої показники та використовувати їх максимально ефективно. Розберемо основні види ключових показників та їхні особливості.

За рівнем охоплення

• Стратегічні – відображають загальний стан компанії та її прогрес у досягненні довгострокових цілей. Вони допомагають оцінити рентабельність, долю ринку, рівень задоволеності клієнтів. Наприклад, EBITDA (аналітичний показник, що показує прибуток до виплати відсотків, податків і амортизації) або NPS (індекс лояльності клієнтів).
• Операційні – фокусуються на ефективності повсякденних бізнес-процесів. Вони допомагають оцінювати швидкість виконання замовлень, ефективність використання ресурсів чи продуктивність команди. Наприклад, середній час обробки замовлення, відомий як AHT (Average Handling Time), або коефіцієнт утримання клієнтів – він же CRR (Customer Retention Rate).

За об’єктом оцінки

• Фінансові – відображають фінансовий стан бізнесу, рентабельність й ефективність управління ресурсами. До таких показників відносяться рентабельність інвестицій – ROI (Return on Investment), рентабельність власного капіталу – ROE (Return on Equity), маржинальність та чистий прибуток.
• Маркетингові – вимірюють ефективність маркетингових кампаній і стратегії бренду. Сюди входять такі KPI-метрики, як вартість залучення клієнта – CAC (Customer Acquisition Cost), «довічна» цінність клієнта – LTV (Customer Lifetime Value), клікабельність реклами – CTR (Click-Through Rate) тощо.
• HR – HR KPI оцінюють продуктивність співробітників, рівень залученості фахівців та ефективність рекрутингу. Наприклад, середній час закриття вакансії – TTH (Time to Hire), рівень плинності кадрів – ETR (Employee Turnover Rate) або продуктивність працівників, як-от показник Employee Productivity.

За способом вимірювання

• Абсолютні KPI – це конкретні числові значення, наприклад: кількість проданих товарів, кількість нових клієнтів або середній чек покупки. Абсолютні KPI-метрики важливі, оскільки є простими і якісними. Наприклад, кількість проданих товарів або нових клієнтів – це дуже конкретні показники, які не потребують додаткової інтерпретації.
• Відносні KPI – виражаються у відсотках або коефіцієнтах, наприклад, рівень конверсії, ріст виручки на рік або рентабельність продажів. Вони дають гнучкіше уявлення про ефективність, оскільки дозволяють порівнювати результати за різними умовами чи періодами. Наприклад, рівень конверсії дає уявлення про ефективність маркетингових кампаній, порівнюючи кількість відвідувачів і кількість тих, хто здійснив покупку.

За періодом оцінки

• Короткострокові KPI – використовуються для моніторингу оперативних завдань, наприклад SR (Service Response Time) – час реакції на запит клієнта; AHT (Average Handling Time) – середній час обробки запиту або заявки; FCR (First Contact Resolution) – рівень вирішення запиту під час першого контакту.
• Довгострокові KPI – допомагають оцінити розвиток бізнесу протягом місяців чи років. Сюди можна віднести рівень утримання клієнтів – CRR (Customer Retention Rate) або темпи росту ринку, наприклад CAGR (Compound Annual Growth Rate).

За напрямом впливу

• Лагуючі (Lagging) KPI – показники, що відображають результати минулих дій. Це може бути квартальний прибуток або, наприклад, частка ринку, яку компанія займає після проведеної маркетингової кампанії.
• Лідируючі (Leading) KPI – вказують на майбутні тенденції. Наприклад, кількість нових лідів може прогнозувати майбутній ріст продажів.

Саме розуміння цих категорій допомагає компаніям визначитись, які саме KPI-метрики варто впроваджувати, аби досягти бажаних результатів. Важливо оцінювати їх у динаміці, адаптувати до змін та використовувати як основу для стратегічного управління. Лише у такому випадку система KPI буде працювати на бізнес.

Як правильно обрати необхідні KPI для вашого бізнесу під конкретні напрямки діяльності компанії?

Вибір ключових показників не може бути універсальним – він залежить від багатьох факторів, таких як специфіка бізнесу, тип діяльності, стратегічні цілі тощо. Ось кілька основних аспектів, котрі необхідно проаналізувати й врахувати, щоб правильно обрати KPI.

1. Тип бізнесу – насамперед потрібно врахувати, чи ваш бізнес орієнтований на кінцевих споживачів (B2C – Business to Consumer), чи на інші компанії (B2B – Business to Business). Це дозволить вам визначити, які показники будуть найбільш релевантними для конкретної бізнес-моделі:

• B2C – якщо ваш бізнес орієнтований на споживачів, то KPI повинні включати показники, які вимірюють взаємодію з клієнтами: задоволеність покупців, конверсії та доходи від продажів. Наприклад, середній чек, рівень утримання клієнтів, конверсія з ліда в покупця та ін.
• B2B – у випадку B2B-моделі, KPI будуть більше зосереджені на довгострокових відносинах з партнерами, ефективності ведення переговорів, а також на масштабуванні бізнесу. Це можуть бути показники, такі як кількість укладених угод, рівень задоволеності партнерів, кількість нових контрактів, час на укладення угоди тощо.

2. Індустрія – очевидно, що різні галузі мають свої специфічні виклики й потреби, тому KPI повинні бути адаптовані під конкретні особливості діяльності компанії. Наприклад:

• Електронна комерція – для бізнесу в цій сфері важливі такі показники як середній розмір покупки, кількість відвідувачів сайту, рівень конверсії, вартість залучення клієнта (CAC) та інші показники ефективності маркетингових кампаній.
• Послуги – для компаній, що надають послуги, важливими KPI-показниками є задоволеність клієнтів, швидкість виконання замовлень, кількість повторних покупок або показник підписок.
• Виробництво – для виробничих компаній основними показниками будуть рівень продуктивності, кількість виробленої продукції, витрати на виробництво, якість продукту (відсоток дефектних одиниць) та ефективність використання ресурсів.

3. Стратегічні цілі бізнесу – цей фактор є одним із найважливіших під час вибору KPI. Якщо компанія націлена на швидке зростання, то вони можуть бути пов’язані з темпами збільшення доходу, ринку або клієнтської бази. Якщо ж стратегія зосереджена на стабільності, то акцент буде на оптимізації витрат, зменшенні рівня дефектів у виробництві, або підвищенні рівня утримання клієнтів.
4. Культурні та внутрішні особливості компанії – внутрішні процеси компанії і культура ведення бізнесу також можуть впливати на вибір ключових показників ефективності. Наприклад:

• Інноваційні компанії – якщо бізнес має орієнтацію на інновації та створення нового, KPI можуть бути пов’язані з кількістю запущених нових продуктів або часовими рамками для їх виведення на ринок. Це може включати показники, такі як швидкість розробки нових ідей або відсоток нових продуктів у загальному асортименті бренду.
• Компанії з орієнтиром на якість – для таких компаній пріоритетними будуть KPI, що стосуються якості продукції або послуг. Це може бути частка клієнтів, які залишили позитивні відгуки, кількість рекламацій чи гарантійних випадків.
• Компанії, орієнтовані на співробітників – якщо ціль підвищити комфорт співробітників, то важливими будуть показники, пов’язані з рівнем задоволеності працівників, ефективністю навчання та розвитку, а також рівнем утримання кадрів

Водночас правильний вибір KPI залежить від спеціалізації та функціональності конкретного підрозділу компанії, котрий буде працювати з цими показниками. Розглянемо, як правильно обирати ключові показники ефективності для різних спеціальностей та відділів.

Приклади KPI для представників різних спеціальностей

KPI для менеджера з продажів

KPI працівника відділу продажів часто пов’язані з фінансовими та кількісними показниками. До них можна віднести:

• Обсяг продажів – визначає загальну суму продажів за певний період.
• Кількість нових клієнтів – показник ефективності залучення нових партнерів або покупців.
• Конверсія лідів у клієнтів – відсоток перетворених лідів на реальних покупців.
• Середній чек – середній  дохід з одного клієнта.

KPI для маркетологів

KPI в маркетингу можуть включати як кількісні, так і якісні аспекти роботи:

• CTR (Click-Through Rate) – показник клікабельності реклами.
• LTV (Lifetime Value) – «довічна» цінність клієнта.
• ROI (Return on Investment) – рентабельність інвестицій у маркетингові кампанії.
• Кількість залучених лідів – дає змогу оцінити ефективність маркетингових кампаній і стратегії залучення уваги до продукту чи послуги.

KPI для дизайнерів

Для дизайнерів KPI працівника можуть відображати як якість, так і кількість виконаної роботи:

• Кількість завершених проєктів – показник, що вимірює ефективність роботи дизайнера за конкретний період.
• Час на виконання завдання – приклад KPI працівника, котрий показує, скільки часу займає створення одного проєкту чи елемента дизайну. Наприклад, якщо команда дизайнерів працює над створенням рекламного банера для кампанії, то час на виконання завдання може бути виміряний як середній час, який витрачається на розробку одного банера – від початкових етапів (концепту) до фінального затвердження.

• Якість виконаних робіт – сюди можна віднести відсоток затверджених проєктів з першого подання, що визначає, скільки проєктів було схвалено клієнтами чи керівництвом без необхідності вносити зміни після першого подання. Або ж кількість правок чи виправлень, які були необхідні після першого подання проєкту.

KPI для рекрутерів

• Час закриття вакансії – середній час від відкриття вакансії до її успішного закриття.

• Кількість кандидатів на одну вакансію – скільки кандидатів було залучено на одну вакансію.
• Якість найму – ще один приклад KPI працівника, котрий визначає, скільки з нових працівників залишаються в компанії після випробувального терміну.

KPI для бухгалтерів

До основних KPI працівників бухгалтерії можна віднести:

• Точність фінансової звітності – відсоток помилок у звітах.
• Час закриття фінансового періоду –  швидкість завершення бухгалтерських операцій.
• Своєчасність подання податкових звітів – своєчасність подання звітів до державних органів.

Приклади KPI для таргетологів

• ROI рекламних кампаній – повернення інвестицій у рекламу.
• Клікабельність реклами (CTR) – ефективність оголошень.
• Вартість залучення клієнта (CAC) – скільки коштує залучити одного клієнта через рекламу.

KPI для фінансового директора

Фінансові директори повинні орієнтуватися на показники, що характеризують стабільність і прибутковість бізнесу:

• Рентабельність інвестицій (ROI) – показник ефективності витрачених фінансів.
• Відсоток заборгованості – скільки заборгованості має компанія і як швидко вона погашається.
• Грошові потоки (Cash Flow) – показник балансу між надходженнями та витратами компанії.

Приклади KPI для HR

Тут існує широкий вибір метрик, але ключові HR KPI зосереджуються на управлінні талантами та їхньою ефективністю, серед них:

• Рівень плинності кадрів – скільки співробітників залишає компанію.
• Середній термін закриття вакансії – скільки часу потрібно для пошуку нового працівника.
• Рівень задоволеності співробітників – як оцінюють свою роботу та умови праці співробітники.

Приклад KPI працівника SMM-відділу

• Кількість підписників/фоловерів – скільки людей стежить за брендом в соцмережах.
• Залученість (Engagement) – коментарі, лайки, репости та інші взаємодії з контентом.
• CTR на рекламні пости – клікабельність постів, що містять рекламні матеріали.

Як розраховувати KPI працівника і якими є кроки щодо аналізу й інтерпретування показників для досягнення максимальних результатів?

Розрахунок KPI

Загальний алгоритм розрахунку включає кілька основних етапів:

Етап 1 – Визначення цілі

Перед тим як обчислювати показник, потрібно чітко визначити, що саме ви хочете виміряти. Наприклад, якщо мета – підвищити ефективність відділу продажів, можна використовувати такі показники, як конверсія лідів у клієнтів.

Етап 2 – Визначення формули KPI

Кожен показник має свою формулу, яка допомагає отримати точне значення. Формула KPI має відповідати реальним процесам компанії. Наприклад, у сфері продажів формула KPI може обчислюватися на основі кількості укладених угод, а в HR — на основі тривалості закриття вакансій. Водночас формула не повинна бути надто складною. Що простіший підхід до розрахунку, то легше аналізувати результати та ухвалювати рішення. Важливо, щоб метод базувався на показниках, які можна регулярно відстежувати.

Етап 3 – Вибір періоду вимірювання

Для отримання точних даних необхідно визначити часовий проміжок. Наприклад, щомісячний аналіз KPI дає змогу відстежувати динаміку та швидше реагувати на зміни.

Етап 4 – Інтерпретація результатів

Після обчислення KPI важливо порівняти його із запланованими значеннями або галузевими стандартами, щоб зрозуміти, чи ефективно працює процес.

Аналіз й інтерпретація показників

Для того, щоб показники працювали на користь бізнесу, важливо ще й правильно їх аналізувати та інтерпретувати. Щоб цей процес був ефективним, він має включати такі пункти:

Визначення бази для порівняння

Перед тим, як оцінювати конкретний KPI, потрібно визначити базу для порівняння. Це може бути попередній період або плановане значення. Наприклад, якщо ви аналізуєте час закриття вакансії, порівняйте поточні результати з минулим роком або з внутрішніми стандартами компанії. Важливо розуміти, що показники можуть варіюватися залежно від бізнесу, галузі та навіть сезонності.

Інтерпретація тенденцій

Аналізуючи ключові показники ефективності, важливо звертати увагу не лише на конкретні значення показників у певний момент часу, а й на їхню динаміку. Тенденції відображають довгострокові зміни та допомагають зрозуміти загальний напрямок розвитку компанії чи процесу. Розглядаючи лише окреме значення KPI, можна отримати викривлену картину. Наприклад, якщо в одному місяці продажі знизилися, це може бути випадковим відхиленням, а не серйозною проблемою. Проте, якщо показник падає протягом кількох місяців поспіль – це вже тенденція, яка потребує уваги та аналізу. До того ж деякі показники мають природні коливання. Скажімо, у ритейлі перед святами обсяг продажів завжди зростає, а влітку може падати. Тому важливо оцінювати зміни показників в контексті ринку та бізнес-середовища.

Кореляція з іншими показниками

Інтерпретуючи KPI, важливо розуміти, як один показник може впливати на інші. Наприклад, якщо ви бачите зростання кількості нових клієнтів, варто також перевірити середній чек або рівень задоволеності клієнтів. Якщо показник кількості клієнтів зростає, але при цьому середній чек зменшується, це може свідчити про те, що нові клієнти не отримують достатньо цінності від продукту або послуги.

Аналіз причин і наслідків

Інтерпретація KPI не обмежується лише цифрами. Необхідно розуміти причини, що стоять за змінами в показниках. Наприклад, якщо час закриття фінансового періоду збільшився, це може бути результатом погіршення комунікації між відділами або проблем із системами автоматизації. Визначивши корінь проблеми, можна вжити необхідних заходів для поліпшення ситуації.

Прогнозування та корекція стратегій

Завдяки детальному аналізу KPI можна робити прогнози та коригувати стратегії. Якщо показники не відповідають очікуванням, потрібно знайти способи корекції стратегії чи процесів. При цьому важливо враховувати зовнішні фактори, такі як економічні умови або зміни в конкурентному середовищі, які можуть впливати на результати.

Таким чином, розрахунок та інтерпретація KPI – це складний аналіз, який допомагає приймати обґрунтовані рішення і підвищувати ефективність бізнесу. Правильно обрані показники та глибокий аналіз допоможуть вашій компанії оптимізувати процеси, покращити стратегії та досягти бажаних результатів.

Як впровадити систему KPI: проста покрокова інструкція

Впровадження системи KPI – це стратегічний процес, який ґрунтується на реальних бізнес-цілях, структурі компанії та очікуваннях співробітників. Розглянемо, як впровадити ключові показники ефективності, щоб вони стали дієвим інструментом розвитку, а не формальністю:

Крок 1: Визначте цілі компанії

Без чітко окреслених цілей KPI втрачають сенс. Запитайте себе:

• Що є пріоритетом для вашого бізнесу?
• Яких результатів ви хочете досягти за рік, три чи п’ять років?
• Як можна виміряти прогрес у досягненні цих цілей?

Цілі можуть бути стратегічними (наприклад, збільшення ринкової частки) або операційними (як-от скорочення витрат на виробництво). Саме вони стануть основою для розробки системи KPI.

Крок 2: Визначте ключові бізнес-процеси

Кожен бізнес складається з низки процесів – від маркетингу і продажів до виробництва й обслуговування клієнтів. Щоб KPI працювали, важливо зрозуміти, які з цих процесів критично впливають на досягнення ваших цілей. Наприклад, якщо компанія прагне підвищити прибутковість, важливо відстежувати рівень маржинальності продуктів, середній чек клієнта, показник утримання клієнтів тощо.

Крок 3: Оберіть відповідні ключові показники

Тепер, коли ви знаєте свої цілі та процеси, потрібно вибрати показники. KPI мають відповідати принципу SMART:

• Specific (конкретні) – чітко визначати, що саме вимірюється.
• Measurable (вимірювані) – мати числове вираження.
• Achievable (досяжні) – бути реальними для виконання.
• Relevant (релевантні) – відповідати бізнес-цілям.
• Time-bound (обмежені в часі) – мати чіткі терміни досягнення.

Приклад: збільшити обсяг повторних покупок на 15% протягом шести місяців.

Крок 4: Впровадьте систему збору та аналізу даних

Щоб KPI працювали, їх потрібно відстежувати. Це означає, що компанії слід визначити:

• Які джерела даних будуть використовуватися? (CRM, ERP, фінансові звіти тощо)
• Хто відповідальний за збір і аналіз показників?
• Як часто потрібно оцінювати KPI?

Рекомендується використовувати автоматизовані системи збору даних, щоб уникнути людського фактора та суб’єктивних оцінок.

Крок 5: Донесіть KPI працівника до команди

Співробітники повинні розуміти, що від них очікують і чому це важливо. Проведіть зустрічі, поясніть, як кожен показник впливає на загальний результат. Важливо, щоб фахівці не сприймали їх як тиск, а бачили в них інструмент для власного розвитку.

Крок 6: Регулярно аналізуйте результати

Тут все просто: KPI – це не разова дія, а постійний процес. Оцінюйте показники, переглядайте їхню ефективність і коригуйте цілі.

Крок 7: Використовуйте KPI-показники для ухвалення рішень

Зібрані дані мають стати основою для управлінських рішень. Якщо показники демонструють падіння ефективності – шукайте причини, розбирайтеся, що можна покращити. Якщо вони показують стабільне зростання – використовуйте ці результати для масштабування бізнесу.

Основні труднощі під час використання KPI та поширені помилки, яких варто уникати

KPI – це потужний інструмент для управління бізнесом, але його ефективність залежить від правильного впровадження та використання. На жаль, багато компаній постають перед труднощами, які не дозволяють їм отримати реальну користь від системи. Тому, розглянемо типові помилки, яких можна уникнути, запобігши їх виникненню.

Основні труднощі під час впровадження та використання KPI

• Надто велика кількість ключових показників – що більше показників, то важче їх аналізувати. Співробітники можуть заплутатися, що саме від них вимагається, а управлінці витрачатимуть надто багато часу на обробку інформації. Оптимально мати 3-5 ключових показників для кожного напряму діяльності.
• Зосередження тільки на фінансових показниках – якщо компанія вимірює лише прибуток і витрати, це може призвести до ігнорування інших важливих факторів, таких як якість обслуговування клієнтів, рівень задоволеності персоналу, чи ефективність внутрішніх процесів.
• Відсутність відповідальних за результати – якщо немає конкретної ролі або команди, яка відповідає за аналіз та впровадження заходів для покращення KPI, дані просто залишаються цифрами в таблицях.
• Сприйняття KPI як мети, а не інструменту – головна ціль – допомагати бізнесу рости, а не просто збирати статистику. Якщо компанія концентрується на досягненні цифр замість реального вдосконалення процесів, це може призвести до маніпуляцій з показниками або викривлення реальної ситуації.

Поширені помилки під час впровадження KPI

• Вибір неправильних метрик – одна з найбільших помилок – це використання показників ефективності, які не мають безпосереднього впливу на успіх бізнесу. Не обирайте KPI тільки тому, що їх використовують інші компанії – вони повинні відповідати саме вашій стратегії.
• Неправильна інтерпретація даних – якщо відбувається зниження показників, це не завжди означає кризу. Важливо аналізувати контекст. Наприклад, падіння середнього чека може бути наслідком зміни бізнес-моделі або цілеспрямованого розширення цільової авдиторії.
• Ігнорування якісних показників – не всі показники можна виразити цифрами. Наприклад, рівень задоволеності клієнтів або лояльність персоналу теж мають значення, і їх можна вимірювати через опитування – NPS (Net Promoter Score) або відгуки.
• Незмінність KPI протягом тривалого часу – ринок і компанії постійно змінюються, а разом із ними повинні змінюватися і ключові показники ефективності, щоб відповідати актуальним викликам бізнесу.

Які існують інструменти для автоматизації роботи з KPI і якими є переваги використання сучасних рішень

На сучасній бізнес-арені швидкість прийняття рішень визначає успіх компанії, а автоматизація роботи з KPI може значно прискорити цей процес. Традиційні підходи до оцінки ефективності часто страждають від неточностей, суб’єктивності та затримок у зборі даних. Саме тому компанії переходять на спеціалізовані системи, які є такими собі KPI-трекерами, що дозволяють відстежувати ключові показники ефективності в режимі реального часу, швидко реагувати на зміни, створювати різні KPI dashboards для візуалізації результатів та покращувати продуктивність команди. До цих систем можна віднести:

1. Комплексні HRM-системи, що містять вбудовані модулі для управління KPI, оцінки персоналу та аналітики (як-от SMART HCM & LMS).
2. BI- та аналітичні платформи (Microsoft Power BI), які візуалізують дані про показники та забезпечують їх глибокий аналіз.
3. Системи OKR та управління цілями, що фокусуються на постановці та відстеженні цілей компанії та співробітників.
4. Системи управління завданнями та продуктивністю, котрі допомагають контролювати виконання KPI через постановку завдань і автоматизований тайм-менеджмент.

Вибір системи залежить від специфіки бізнесу, розміру компанії та рівня автоматизації процесів. Одним із сучасних рішень для управління персоналом, що включає інструменти для роботи з KPI, є SMART HCM & LMS – комплексна HR-система, що дозволяє контролювати КПЕ (ключові показники ефективності) співробітників, розвивати їхні компетенції та синхронізувати особисті цілі з бізнес-стратегією компанії. Можливо це все завдяки численним модулям системи.

Оцінка співробітників: контроль KPI, компетенцій та навичок

Як вже було зазначено вище, моніторинг ключових показників має бути системним і точним. Модуль Оцінки співробітників дозволяє в реальному часі відстежувати продуктивність команди, оцінювати її компетенції та визначати зони для розвитку. В результаті компанія отримує:

• Автоматизований контроль ключових показників ефективності;
• Зручні інструменти для оцінки навичок фахівців;
• Функціональність для побудови об’єктивної системи прийняття рішень щодо розвитку співробітників.

Модуль Цілепокладання: узгодження персональних і корпоративних цілей

Правильна постановка KPI починається з розуміння стратегічних цілей компанії. Завдяки модулю Цілепокладання кожен співробітник бачить, як його особисті цілі впливають на загальний успіх компанії. У результаті:

• Співробітники розуміють свої показники та працюють на досягнення поставленої мети;
• Менеджери можуть швидко коригувати пріоритети та завдання;
• Зменшується ризик розриву між індивідуальними та стратегічними цілями компанії.

E-learning: навчання як інструмент покращення KPI

Рівень компетенцій напряму впливає на ефективність роботи. Модуль E-learning допомагає планувати навчання з урахуванням бізнес-потреб, розвиваючи hard skills і soft skills команди. Це дозволяє закривати прогалини в знаннях, що впливають на ключові показники.

Гейміфікація: залучення співробітників до досягнення KPI

Мотивація – це ключ до успішного виконання KPI. Використовуючи різні ігрові механіки та систему винагород, можна зробити процес досягнення цілей не просто вимогою, а цікавою грою для співробітників. Такий підхід забезпечує кращу залученість команди до виконання KPI й формує конкурентний дух у позитивному ключі.

HR-аналітика: єдине джерело правдивої інформації

Рішення SMART HCM & LMS інтегрується з Power BI, що дозволяє візуалізувати важливі дані про співробітників та їхні KPI у зрозумілому й легкому для інтерпретації та аналізу форматі. Модуль забезпечує автоматизоване отримання аналітичних даних й глибоке розуміння ефективності команди для прийняття дієвих рішень.

Таким чином, рішення SMART HCM & LMS є комплексним інструментом, що допомагає компаніям формувати цілі, контролювати КПЕ (ключові показники ефективності), розвивати людський капітал і робити бізнес-процеси зрозумілими й прозорими для всіх членів команди.

Відповіді на часті запитання

Що таке KPI простою мовою і без зайвої складної термінології?

Простими словами, KPI – це показники, які допомагають зрозуміти, чи досягає компанія, команда або співробітник поставлених цілей. Наприклад, якщо ви тренуєтесь до марафону, то ваші KPI – це час, який ви пробігаєте на тренуваннях, чи кількість кілометрів, яку долаєте кожного разу. Якщо ці показники ростуть, значить, ви наближаєтесь до мети – перемоги в марафоні.

Який позитивний вплив здійснюють Key Performance Indicators на фахівців компанії?

1. Чітке розуміння цілей – КПЕ допомагають співробітникам зрозуміти, які конкретні результати від них очікуються, що забезпечує ясність у виконанні завдань.
2. Покращення мотивації – коли мета вимірювана, це збільшує бажання досягти її, оскільки результат стає очевидним і зрозумілим.
3. Можливість отримати обґрунтований фідбек – KPI-показники дозволяють управлінцям надавати конструктивний зворотний зв’язок, що забезпечує ефективну комунікацію.
4. Підвищення результативності – чітко визначені показники дозволяють зосередитися на важливих аспектах роботи та уникати розпорошення уваги, що позитивно впливає на результат.
5. Оцінка прогресу – завдяки KPI фахівці можуть відстежувати свої досягнення та прогрес точніше. Це дає змогу оперативно коригувати стратегію роботи для досягнення кращих результатів.

Як KPI-показники пов’язані з зарплатнею співробітників компанії?

KPI впливають на зарплатню співробітників, оскільки вони часто використовуються для оцінки ефективності роботи та досягнення встановлених цілей. У багатьох компаніях виконання або перевиконання KPI пов’язане з бонусами, преміями чи підвищенням окладу. Що краще працівник досягає ключових показників, то вища ймовірність фінансового заохочення. Це створює прозору систему мотивації, де рівень доходу залежить не від суб’єктивної оцінки керівника, а від конкретних результатів роботи.

Чи є загальноприйнята норма за кількістю KPI для впровадження?

Загальноприйнятої норми не існує. Проте важливо дотримуватися балансу: надто багато показників розпорошує увагу, а надто мало – не дає повної картини ефективності. Оптимальним вважається вибір 3-7 ключових метрик для кожного бізнес-процесу чи посади, щоб вони залишалися зрозумілими, вимірюваними та дійсно впливали на результат.

Які технічні рішення допомагають працювати з ключовими показники ефективності?

Для моніторингу KPI та автоматизації роботи з ними використовуються аналітичні платформи, BI-системи та спеціалізовані HR-рішення. Наприклад, SMART HCM & LMS від SMART business дозволяє компаніям ефективно відстежувати продуктивність співробітників, аналізувати досягнення цілей і автоматизувати процеси управління персоналом.

Які існують важелі мотивації співробітників для досягнення цільових значень KPI?

Мотивація співробітників базується на поєднанні фінансових і нефінансових стимулів, таких як бонуси, кар’єрне зростання, визнання та розвиток. Один з ефективних методів – гейміфікація, яка перетворює виконання завдань на захопливий процес. Наприклад, у рішенні SMART HCM & LMS є спеціальний модуль, що дозволяє створювати рейтинги, змагання та нагороди, мотивуючи співробітників перевершувати свої результати у форматі гри. Такий підхід здатен підвищити залученість фахівців та їхню продуктивність.

OKR vs KPI – що означають ці поняття та яка їхня роль для бізнесу?

OKR (Objectives and Key Results) і KPI (Key Performance Indicators) – це два різні інструменти для оцінки ефективності в бізнесі. OKR фокусується на визначенні чітких цілей (Objectives) та результатів (Key Results), які повинні бути досягнуті протягом певного періоду, і служить для мотивації та стратегічного планування. KPI, своєю чергою, є кількісними показниками, що відображають рівень досягнення конкретних бізнес-цілей і забезпечують постійний моніторинг ефективності. OKR допомагає орієнтуватися на великий результат, а KPI  вимірюють поточні процеси й продуктивність, що створює комплексний підхід до управління.

Як правильно обрати KPI для індивідуальних бізнес-процесів компанії?

Важливо визначити ключові етапи процесу, які безпосередньо впливають на результат, і знайти показники, що реально відображають ефективність цих етапів. Пам’ятайте, що ключові показники ефективності мають бути конкретними, вимірюваними та досяжними, щоб співробітники розуміли, як саме вони можуть впливати на їх виконання. Також слід враховувати гнучкість показників – вони повинні адаптуватися до змін у бізнес-середовищі, щоб залишатися актуальними та корисними.

Які існують ключові KPI для маркетингу?

У маркетингу ключові KPI допомагають оцінити ефективність кампаній і залученість авдиторії. Серед основних – конверсія лідів у клієнтів, що показує результативність реклами, вартість залучення клієнта (CAC), яка допомагає контролювати бюджет, та ROI маркетингових активностей, що визначає прибутковість вкладень. Також важливими є охоплення авдиторії, рівень взаємодії (Engagement Rate) та трафік на сайті. Вибір залежить від маркетингових цілей компанії та особливостей її бізнес-моделі.

Які існують ключові KPI для виробництва?

У виробництві KPI охоплюють продуктивність, якість й ефективність використання ресурсів. Серед основних показників – OEE  (Overall Equipment Effectiveness), який відображає рівень ефективності використання обладнання, відсоток браку, що показує якість продукції, виробнича собівартість, яка допомагає контролювати витрати тощо. Також важливими є час виробничого циклу та рівень виконання замовлень у строк, які впливають на швидкість і надійність виробництва.

Які існують ключові KPI для кол-центру?

Для кол-центру основні KPI включають середній час обробки дзвінка (AHT), що впливає на швидкість обслуговування, рівень задоволеності клієнтів (CSAT), який відображає якість взаємодії, та відсоток вирішених питань з першого звернення (FCR), що показує ефективність роботи операторів. Також важливими є швидкість відповіді (ASA) та відсоток пропущених дзвінків, які впливають на доступність сервісу. Всі показники залежать від специфіки роботи кол-центру, тому немає сенсу перераховувати їх усі – кожна компанія обирає ті, що найкраще відповідають її бізнес-цілям.

Які існують ключові KPI для відділу продажів?

У відділі продажів ключові KPI зосереджені на результативності угод й ефективності роботи менеджерів. Серед основних показників – обсяг продажів, що відображає загальну виручку, конверсія лідів у клієнтів, яка показує ефективність залучення, та середній чек угоди, що допомагає оцінити прибутковість продажів. Також важливими є швидкість закриття угод і кількість повторних покупок, які свідчать про довіру клієнтів. Компанія має обирати ті KPI, які найбільше відповідають її стратегії та бізнес-цілям.