Управління людським капіталом у великій логістичній компанії міжнародного рівня потребує чітко вибудованих процесів, що поєднують оперативність і сталість у якості. Нова пошта не лише забезпечує швидку та якісну доставку, а й фокусується на сервісності як для клієнтів, так і для своїх співробітників. Серед пріоритетів компанії – зрозумілі процеси, доступна інфраструктура й підтримка на всіх рівнях взаємодії, що стосується не лише зовнішнього сервісу, а й внутрішніх управлінських практик. Сьогодні до групи NOVA входять Нова пошта в Україні, Nova Post Europe, Nova Global, авіакомпанія Supernova Airlines, фінансова компанія NovaPay та ІТ-компанія Nova Digital. Відповідно, Нова пошта працює з величезною командою, розвиток якої потребує системного підходу. Саме тому компанія регулярно інвестує в людей – у їхнє навчання, розвиток, підтримку й безпеку. Щороку Нова пошта реалізує соціальні ініціативи, підтримує освіту, довкілля, охорону здоров’я, допомагає армії та цивільним в рамках соціального проєкту «Гуманітарна пошта», що з 24 лютого 2022 року трансформувався в окремий гуманітарний напрямок компанії. Це підтверджує, що соціальна відповідальність та інвестиції в людей для Нової пошти мають найвищий пріоритет.
Проєкт впровадження рішення SMART HCM & LMS став логічним кроком для посилення управління людським капіталом Нової пошти. Прозора оцінка, ефективне формування кадрового резерву та розвиток співробітників у межах єдиної системи – все це частина великої мети: зростати разом із людьми. А як цифрові інструменти підсилюють управління людським капіталом – від навчання та оцінки до автоматизації рекрутингу – розповідаємо детальніше у новому кейсі SMART business та Нової пошти!
Які були передумови й ключові цілі компанії, що зумовили пошук єдиного рішення для управління людським капіталом?
У компанії, яка об’єднує понад 30 тисяч професіоналів, управління людським капіталом має бути не лише масштабованим, а й зручним для кожного – від рекрутера до керівника. Саме це й стало відправною точкою для пошуку єдиного цифрового рішення, яке об’єднає й оптимізує ключові HR-завдання. Нова пошта мала чіткий запит: знайти готове рішення, яке «з коробки» (тобто стандартним функціоналом) дозволить закрити одразу кілька напрямів – навчання, підбір персоналу, оцінку співробітників, формування кадрового резерву та розвиток талантів.
Нова пошта прагнула уникнути надмірних доопрацювань і шукала рішення, котре швидко запрацює за принципом «завів і поїхав». Втім, компанія розуміла, що як і з новим автомобілем, навіть за високого рівня комплектації системи, деякі налаштування (як-от кермо, дзеркала чи сидіння в тому ж самому авто) – мають підлаштовуватись під індивідуальні потреби «водія». Тож гнучкість щодо можливих адаптацій майбутнього програмного продукту під специфіку компанії теж була важливим критерієм під час пошуку рішення.
До того ж HR-процеси у компанії були розподілені між різними системами: деякі заявки велися у таблицях, оцінка персоналу проводилася через окремі інструменти, опитування – ще через інші внутрішні рішення. Тому однією з цілей було знайти програмний продукт, що мав би всі необхідні модулі в єдиному робочому середовищі, з можливістю інтеграції з іншими системами компанії для зручної консолідації даних.
Іншим ключовим драйвером змін стала потреба не просто в автоматизації, а у створенні повноцінної екосистеми для управління процесами зростання персоналу. У компанії кожні пів року проводиться масштабне опитування серед співробітників: хто хоче зростати, хто бачить себе на нових ролях, хто готовий до наступного кар’єрного кроку тощо. За результатами цих тестувань формується кадровий резерв компанії. Але навіть якщо співробітник не потрапив до резерву одразу, йому надається час, аби зрозуміти, де необхідно піднатиснути або яке навчання пройти, щоб підвищити свої шанси. Цей процес стосується кожного фахівця, тому компанія шукала систему, розраховану на команду 30+ тисяч користувачів. А отже, необхідне було потужне і надійне з погляду захисту корпоративних даних рішення.
Аргументом на користь змін стало й бажання оновити платформу для навчання. Компанія вже мала LMS-систему, але з часом в процесі стрімкого масштабування Нової пошти, система перестала відповідати актуальним вимогам: не підтримувала мобільну версію, мала обмежену функціональність і не могла забезпечити зручність доступу до знань «на ходу» – через смартфон або планшет, коли співробітник у відрядженні чи в дорозі. А це критично важливо для логістичного бізнесу, де частина фахівців знаходяться постійно в русі.
Отже, коли справа дійшла до вибору релевантної системи, Нова пошта зупинилася на комплексному рішенні SMART HCM & LMS від компанії SMART business. По-перше, воно одразу відповідало більшості очікувань клієнта, пропонуючи модулі для навчання, рекрутингу, оцінки та розвитку співробітників. По-друге, рішення можна було розгорнути поступово, інтегруючи нові модулі у вже наявні процеси без втрати продуктивності. І по-третє – SMART HCM & LMS можна було адаптувати під реальні сценарії компанії, враховуючи специфіку ролей, функціональні зони та очікування кінцевих користувачів з мінімальними кастомними доопрацюваннями.
Наші люди – це основна цінність Нової пошти. Без людей не працюватиме жоден продукт. Тому наша ключова мета – забезпечити зростання власних спеціалістів, надаючи їм максимально якісний сервіс всередині компанії, на що і був націлений проєкт впровадження SMART HCM & LMS.
Як пройшло впровадження рішення SMART HCM & LMS: які були кастомні налаштування системи і з якими викликами зіштовхнулись?
Проєкт впровадження SMART HCM & LMS у Новій пошті проходив поетапно, з акцентом на швидкий запуск, паралельне навчання користувачів та гнучке адаптування функціонала до актуальних потреб компанії.
Команда впровадження з боку Нової пошти складалась зі спеціалістів з навчання, які створюють контент, наповнюють ним систему і керують навчальними курсами, проєктних менеджерів із диджитал-напрямку, фахівців з інтеграції, а також представників рекрутингу та оцінки персоналу. Такий склад проєктної команди дозволив від самого початку говорити однією мовою – мовою процесів, потреб й очікувань.
Спочатку команда Нової пошти провела внутрішній аудит та аналіз своїх HR-процесів й описала для вендора, як вони виглядають і як мають працювати у майбутньому рішенні. Ця підготовча робота дозволила сформувати чітке технічне завдання для команди SMART business, що забезпечило ефективну адаптацію та налаштування системи відповідно до специфіки компанії.
Далі пройшла фаза спільного аналізу: серія зустрічей дозволила точно узгодити бачення проєкту та уникнути непорозумінь. Разом із замовником вендор уточнював, як краще налаштувати систему, щоб уникнути надлишкових кастомізацій. Це був узгоджений обмін: що може змінити на своєму боці клієнт, а що команда SMART business налаштує у рішенні зі свого боку. В результаті були сформовані gap-листи з переліком змін, які потрібно внести, розставлено пріоритети: критично важливі для запуску та менш термінові – на наступні етапи автоматизації.
Інтеграційний етап включав функціональне тестування й адаптацію рішення до технічної інфраструктури клієнта. Окремий фокус був здійснений на кастомні інтеграції. Було доопрацьовано авторизацію в системі через Google, а також виконано інтеграцію з внутрішньою майстер-системою управління персоналом та зарплатою. У перспективі Нова пошта планує об’єднати всі рішення в єдину екосистему на базі Microsoft Dynamics 365, і тут значною перевагою стало те, що SMART HCM & LMS розроблене на базі технологій Microsoft і легко інтегрується з усією лінійкою продуктів розробника. Такий підхід забезпечує технологічний фундамент, на якому компанії можна масштабуватися далі, без остраху за технологічний супровід процесів.
Нова пошта наразі вибудовує процеси так, щоб уникнути зайвого ручного передавання даних, зберігаючи цілісність і якість інформації на кожному кроці процесу. Наприклад, у рекрутингу це означає, що дані на кожному етапі мають бути повністю опрацьовані: зібрана інформація про позицію, вимоги до вакансії, кандидатів — і все це має передаватись у наступну систему вже в готовому вигляді «з доданою вартістю». Надалі такий самий принцип буде застосовано й до процесу оцінки персоналу: кожен крок має не просто передавати дані, а доповнювати їх. Наприклад, якщо на старті є вимоги до посади, то на виході — це вже повний профіль співробітника з результатами оцінки, що дозволяє одразу ухвалювати рішення щодо розвитку чи ротації без додаткових уточнень.
Але технічна частина – це лише один зі складників успішного впровадження. Основним викликом було не стільки налаштування рішення, як перебудова старих звичок співробітників. Особливо це відчували рекрутери, яким спочатку було трохи складно візуалізувати, як звичні процеси можна реалізувати у новій системі. Потрібно було не просто навчити, а показати на практиці, як саме рішення забезпечить автоматизацію роботи.
Тут надзвичайно допомогли демосесії від команди SMART business, під час яких кожен наш запит або сценарій відпрацьовували у реальному інтерфейсі, демонструючи, як система «веде» користувача крок за кроком. Вагома роль була відведена тестовому середовищу, в якому користувачі могли буквально «прожити» процес, перш ніж запускати його на реальних даних. Такий практичний підхід, разом із дружнім інтерфейсом SMART HCM & LMS, значно полегшив процес адаптації співробітників до рішення.
Особливо позитивним моментом клієнт відзначив підхід роботи команди SMART business – відкритість до діалогу, швидку реакцію на запити й гнучкість у роботі з побажаннями. Не було формального «ось вам продукт – користуйтесь», а був живий конструктив, коли кожну пропозицію чи уточнення обговорювали, пояснювали, адаптували. Це не просто покращило взаємодію, а й пришвидшило запуск проєкту. Адже коли є розуміння і взаємна довіра, процеси рухаються значно швидше й ефективніше.
Результати проєкту впровадження і плани Нової пошти щодо автоматизації бізнес-процесів
Проєкт впровадження рішення SMART HCM & LMS у бізнес-процеси Нової пошти стартував у травні 2024 року. Станом на 2025 рік здійснено автоматизацію ряду ключових процесів компанії за допомогою таких модулів системи:
- Модуль для навчання – запущений у грудні 2024 року, й одним з найвідчутніших результатів стала можливість проходити навчання не лише з ПК, а й з мобільних пристроїв. Тепер співробітники можуть слухати курси дорогою на роботу чи додому, що дуже зручно. До того ж команда Нової пошти почала створювати інтерактивні курси, адаптовані для мобільних пристроїв. Формат таких курсів передбачає, замість традиційних лекцій і слайдів, взаємодію із контентом через різного роду інтерактиви. Завдяки цьому процес навчання сприймається не як обов’язкова рутина, а як легка й цікава активність. Такий формат підвищує мотивацію співробітників і залученість до розвитку. L&D-команда теж відчула позитивні зміни, зазначивши, що залучати співробітників стало набагато простіше, адже тепер знайти чи вивільнити час на навчання набагато легше завдяки мобільності рішення.
- Модуль для оцінки співробітників – наразі в роботі. Нова пошта інтегрує модуль у свої процеси з деякими індивідуальними доопрацюваннями, щоб забезпечити прозору систему розвитку спеціалістів. Так, кожен співробітник матиме змогу бачити свій статус у кадровому резерві, власний план навчання, прогрес та іншу важливу інформацію. Це допоможе прозоріше розуміти, в якому напрямі розвиватися, які навички варто посилити та які наступні кроки ведуть до кар’єрного зростання.
- Модуль C&B (Compensation & Benefits) – планується запровадити у готовому вигляді, який пропонує рішення. Модуль дозволяє структурувати систему винагород, зберігати дані щодо зарплат, бонусів і компенсацій в одному місці, а також прозоро керувати програмами мотивації. Наразі триває інтеграція модуля з внутрішніми системами компанії.
- Модуль для автоматизації рекрутингу – зараз в роботі: всі вимоги затверджені, архітектура погоджена й заплановано поступове впровадження в процеси компанії. Цей модуль відкриє для HR-команди Нової пошти широкий спектр нових можливостей. Він дозволяє повністю автоматизувати й структурувати процес найму – від створення вакансій до аналітики ефективності каналів залучення. Модуль дає змогу керувати воронкою рекрутингу, зберігати історію спілкування з кандидатами, автоматично надсилати запрошення чи повідомлення, а також формувати профіль «ідеального кандидата» під кожну роль. Усе це дозволяє HR-команді зосередитись на стратегічній роботі, а не рутинних завданнях.
Варто зазначити, що особливу увагу команда Нової пошти приділяє створенню «безшовного» досвіду для співробітників. У компанії є внутрішній портал Nova Workspace – особистий кабінет, де співробітник може отримати корисну для себе корпоративну інформацію, новини та все, що стосується його неробочого життя, але пов’язане з роботою. Ідея в тому, щоб Nova Workspace став єдиною точкою входу до всіх сервісів, зокрема й до SMART HCM & LMS. Наприклад, в особистому кабінеті фахівця є вкладка «Навчання», натискаючи на яку він зможе перейти в навчальний модуль рішення – без потреби у відкритті додаткової програми, не відчуваючи цього переходу, ніби користувач працює в єдиній системі. Клієнт вже окреслив свій запит SMART business, і вендор надав під нього API-рішення, що дозволяє реалізувати таку інтеграцію.
Ми прагнемо, щоб усі процеси були максимально інтуїтивними для співробітників. Людина має мати змогу швидко й без зайвих зусиль отримати потрібну інформацію або виконати дію без необхідності витрачати час на освоєння нових систем. І рішення SMART HCM & LMS відповідає нашому баченню, щоб усе було зібрано в одному цифровому середовищі й доступно за декілька натискань.
Такий самий підхід компанія планує поширити й на модуль Оцінки персоналу. Інтеграція з Nova Workspace забезпечить співробітникам можливість швидко й у будь-який момент побачити свою поточну позицію в кадровому резерві, відстежити пройдені навчальні активності, переглянути власний індивідуальний план розвитку та зрозуміти, які ще кроки варто зробити для професійного зростання. Такий підхід формує відчуття прозорості та відкритості щодо кар’єрних перспектив усередині компанії і перетворює процес оцінки не на формальність, а на реальний інструмент розвитку.
Крім того, інтеграція модуля Compensation & Benefits (C&B) з Nova Workspace стане зручним рішенням для впровадження додаткових нематеріальних мотивацій. Так, у межах особистого кабінету співробітника з’явиться окрема вкладка – наприклад, «Знижки від партнерів», де працівники зможуть отримувати персоналізовані бонуси у вигляді QR-кодів на спеціальні пропозиції від партнерів Нової пошти. І все це без зайвих дій, через знайомий інтерфейс і з тією ж філософією: мінімум натискань та максимум користі. Технічно така можливість вже підтримується платформою SMART HCM & LMS, залишилося лише реалізувати безшовну інтеграцію для повного втілення задуму. Інакше кажучи, C&B – це база, на яку можна «підвісити» не лише фінансову мотивацію, а й відчуття цінності, належності, визнання досягнень працівників і доступ до внутрішніх привілеїв компанії.
У компанії вже сформовано стратегічне бачення щодо повноцінного використання всіх модулів SMART HCM & LMS і для цілепокладання, індивідуального плану розвитку співробітників тощо. Проте найближчими пріоритетами до кінця 2025 року залишаються модулі для рекрутингу, оцінки персоналу й розгортання модуля Compensation & Benefits для запуску інструментів нематеріальної мотивації. Усі інші модулі рішення розглядатимуться та впроваджуватимуться поступово, з огляду на завершення реалізації запланованих етапів.
В часи, коли не тільки в Україні, а й в усьому світі стільки невизначеності, коли скорочуються бюджети й заморожуються інвестиції, коли ми вже двома ногами знаходимось в епосі штучного інтелекту, підхід і фокус Нової пошти на розвиток співробітників є прикладом розуміння того, що завжди є й лишатиметься цінним — люди, їхній розвиток, їхня мотивація.
Надихає, що компанія, яка вже є лідером у своїй сфері й навіть може називатися країноутворювальною, не втомлюється вдосконалювати досвід персоналу, впроваджуючи цифрові комплексні рішення, дбаючи про прозорі, зручні й безшовні онлайн-комунікації та створюючи можливості для зростання разом задля досягнення спільних цілей співробітника й компанії.
Пишаємось можливістю бути частиною процесу реалізації Новою поштою комплексного підходу за допомогою нашого рішення SMART HCM & LMS.
