Performance Review як інструмент для оцінки ефективності співробітників та управління кар’єрним просуванням

«Чи битимешся за цього співробітника?», – на це запитання щодо кожного з членів своєї команди мають щороку відповідати тімліди Netflix. Саме так твориться dream team, відома не просто як команда зірок першої величини, а спільнота справжніх амбасадорів бренду.

На думку експертів, цього вдається досягати, головним чином, завдяки просунутій Performance-практиці, заснованій на культурі об’єктивного фідбеку.

Зрештою, і дослідження Forbes свідчать, що об’єктивне визнання досягнень підвищує рівень залученості працівників на 30%.

Однак, як менеджеру об’єктивно встановити наявність у співробітника досягнень та порівняти їх із результатами інших? З цією метою більшість HR-спеціалістів у провідних компаніях  використовують Performance Review.

Мета і завдання Performance Review

Що таке Performance Review?

Performance Review (у перекладі – огляд ефективності) – це систематичний структурований процес оцінювання ефективності співробітників за означений проміжок часу. Базується на отриманні зворотного зв’язку від колег та керівництва.

Основними завданнями Performance Review є:

• визначити ефективність виконання співробітником його обов’язків;
• встановити відповідність між отриманими результатами та стандартами, а також визначити внесок у досягнення цілей компанії;
• визначити зони росту та сформувати дорожню карту професійного зростання працівника.

Метод є важливим інструментом для оптимізації робочого процесу, підвищення продуктивності та розвитку компанії як цілісної структури.

У чому причина популярності Performance Review

У мережі «Інтернет» безліч суперечок щодо того, який тип Performance Review обрати та як часто його проводити. Однак, його популярність є незаперечною, і все більше експертів називають його потужним інструментом для творення сучасної філософії управління бізнесом.

Чому? Передусім, завдяки тому, що практика Performance-оцінювання однаково цінна як для роботодавців, так і для персоналу.

Співробітникам вона дозволяє зрозуміти свої сильні і слабкі сторони та усвідомити, як можна підвищити власну професійну цінність. Тоді як для працедавця це – можливість сформувати аргументовану думку щодо просування працівника, його фінансового стимулювання чи долучення до програм upskilling чи reskilling.

Ба більше, це – потужний інструмент для виявлення співробітників, чий внесок у досягнення поставлених цілей найбільший, та сприяти їх розвитку й мотивації.

Тож, Performance Review – це можливість:

• Об’єктивно зрозуміти цінність співробітника для компанії «as is» та визначити його потенціал;
• Надати якісний фідбек щодо результатів;
• Розібратись у сферах професійного зацікавлення працівника, виявити зони росту та зрозуміти, в якому напрямку йому варто розвиватись;
• Напрацювати якісні рекомендації для керівництва щодо розробки і впровадження політик, спрямованих на зростання залученості персоналу та його лояльності.

Performance Review – це спосіб комунікації топменеджменту зі співробітниками, який дозволяє підвищити ефективність та лояльність і залученість персоналу.

Недоліки методу Performance Review

Однак, експерти відзначають і моменти, які потрібно в методиці ретельно пропрацьовувати. Зокрема:

• Суб’єктивність оцінки: людський фактор може значно спотворювати реальну картину ефективності. Для його мінімізації рекомендують, розширювати коло опитуваних. Зокрема, якщо це доречно, долучати до оцінки клієнтів компанії, партнерів. А також працювати над підвищенням корпоративної культури надання відгуків.
• Незрозумілі цілі та очікування і як результат – високий рівень стресу для працівників: якщо компанія практикує за результатами Performance Review зниження бонусів чи звільнення, це може створити токсичну атмосферу. Для уникнення цього варто встановити чіткі критерії оцінки та формувати атмосферу, в якій співробітники почуваються безпечно, ініціюють фідбек та його обговорення;
• Зосередженість на минулому, а не на розвитку: якщо Performance Review фокусується виключно на зробленому – та ще й з акцентом на помилках – і не включає планування кар’єрного зростання, є загроза втрати мотиваційного ефекту.

Вартою уваги є трансформація процесів Performance Management в компанії Microsoft: об’єктивна оцінка ефективності співробітника у минулому періоді тут використовується для  визначення його цінності для розвитку компанії;

• Надмірна забюрократизованість: процес не має бути надто формалізованим, а співробітники не повинні витрачати багато часу на підготовку до оцінювання.

Цікавим є досвід трансформації системи Performance-менеджменту компанії Deloitte. Від заслуховування щорічних громіздких звітів співробітників – до поточних чек-інів та товариського обговорення цілей, мотивів та результатів;

• Формальність: співробітники за результатами оцінювання не отримують детального зворотного зв’язку чи рекомендацій щодо напрямку і шляхів зростання.

Згідно з дослідженням Gallup, команди, чиї тімліди отримували мотиваційний фідбек за результатами Performance Review, у наступному періоді показували на 12.5% вищу продуктивність, ніж ті, яких очолювали невмотивовані керівники.

• Переоцінка індивідуальних досягнень може знижувати мотивацію до командної роботи та створювати нездорову конкуренцію.

Основні типи Performance Review

Відомо доволі багато різновидів Performance Review. Бізнеси обирають релевантні для себе залежно від місії, основних завдань, стратегії та політик компанії. Зупинимося на основних з них.

Традиційний річний огляд або Annual Performance Review

Метод полягає в детальній щорічній оцінці досягнень працівника. Фокусується на визначенні сильних та слабких сторін і встановленні майбутніх цілей. Основний недолік – значний інтервал між оцінками.

Безперервний зворотний зв’язок

Регулярні щомісячні або щоквартальні зустрічі зі співробітниками для обговорення результатів роботи та перспектив розвитку. Орієнтований на поточні досягнення та коригування програм особистісного розвитку в режимі реального часу. Забезпечує швидке реагування на виявлені проблеми. Згідно з дослідженнями Forbes, 96% опитаних співробітників надають перевагу цьому типу оцінювання на противагу Annual Performance Review.

«360-градусний» зворотний зв’язок

Передбачає збір максимальної кількості відгуків з різних джерел: не тільки від керівника, а й від колег, підлеглих, клієнтів, стейкхолдерів. Дозволяє отримати всебічний погляд на компетенції. Однак, для забезпечення об’єктивності, потребує розвиненої корпоративної культури.

Self-Performance Review

Співробітнику пропонується самостійно визначитися зі своїми сильними і слабкими сторонами та запропонувати шляхи покращення результатів. Основний недолік – ризик суб’єктивної недо- чи переоцінки. Тому часто застосовується у поєднанні з іншими методами.

Оцінка за OKR/KPI (Objective&Key Results/Key Performance Indicators)

Визначаються чіткі, вимірювані цілі (OKR та/або КРІ), за якими оцінюють результативність співробітника. Метод є популярним у технологічних компаніях та ритейлі. Основна перевага – прозорість і зрозумілість критеріїв оцінювання.

Метод МВО (Management by Objectives)

Менеджер і співробітник спільно визначають персональні цілі відповідно до загальних цілей компанії. Ефективний для спеціалістів, які мають чіткі КРІ.

Оцінка на основі компетенцій

Окрім результатів роботи, тут оцінюються професійні навички, поведінка та відповідність корпоративним цінностям. Застосовується у компаніях, де важливі корпоративна культура та лідерство. Недолік – не до всіх компетенцій можна підібрати кількісні метрики.

Проєктний Performance Review

Використовують компанії з проєктним типом діяльності після завершення великих проєктів. Оцінюється внесок співробітника в командний результат. Є популярним у консалтингу, ІТ та креативних індустріях. Недолік – не дає повної картини довгострокового розвитку співробітника.

Як провести ефективний Performance Review

Запорука успіху Performance Review – ретельне пропрацювання кожного з його етапів з фокусом на стратегічні цілі компанії.

Попри різноманітність практик оцінювання, основними етапами Performance Review є підготовка, збір фідбеку та аналіз результатів.

Підготовчий етап передбачає визначення цілей та критеріїв оцінювання, формування анкет та визначення кола опитуваних. Тоді як аналіз результатів включає не тільки огляд даних та виокремлення успіхів і проблем, а й складання подальшого плану розвитку співробітника.

Які показники оцінюють під час Performance Review

Наразі не існує універсальних критеріїв, оскільки їх адаптують під конкретні ролі та обов’язки. Однак більшість експертів вважають, що всестороння оцінка передбачає отримання фідбеку як щодо hard-(компетенції, необхідні для виконання посадових обов’язків), так і soft-скілів співробітника.

Soft-скіли, що оцінюються найчастіше – ефективність співробітника у комунікаціях з колегами, клієнтами, замовниками; його залученість у внутрішні процеси компанії; самостійність у вирішенні питань, що належать до зони його відповідальності; креативність та нестандартний підхід.

Надзвичайно важливо визначитися з чіткими метриками, де це можливо. Зокрема, коли йдеться про:

• Кількісні показники ефективності (КРІ): для співробітників відділу продажів це можуть бути кількість укладених угод чи їхні обсяги; для маркетологів – зростання CTR чи кваліфікованих лідів;
• Досягнення цілей (OKR) – показник того, наскільки співробітник реалізував свій потенціал, працюючи на досягнення бізнес-цілей компанії. Зокрема, для керівника проєкту це – отримання бюджету, дедлайнів, рівень задоволеності замовника;
• Професійний розвиток і навчання – участь у різноманітних професійних курсах і тренінгах, спрямованих на підвищення компетенцій;
• Лідерство і внесок в командний дух. Сюди ж можна долучити оцінку вмотивованості задля досягнення поставлених цілей.

Performance Review: практичні поради

На підготовчому етапі важливо визначитися з цілями оцінювання та компетенціями, що оцінюються.

Часто це – матриця компетенцій, яку розробляє LEAD/HEAD. Зазвичай складається із набору hard- та soft-скілів.

У межах матриці компетенцій можна застосувати кілька типів оцінювання, наприклад самооцінка та оцінка колег. Тобто кожну зі своїх компетенцій чи навичок співробітник оцінює за запропонованою шкалою. І його колеги та безпосереднє керівництво роблять те ж саме.

Для виявлення потенціалу співробітника часто використовують інструмент talent management’у 9-box grid  (за віссю Х (абсциса) – ефективність співробітника, а Y (ордината) – його потенціал). Інструмент дозволяє оцінити прагнення співробітника розвиватись: здобувати нові знання, підвищувати кваліфікацію, просуватись в кар’єрі. А отже – виявляти майбутніх лідерів.

Відповіді на відкриті запитання повинні бути невіддільною частиною Performance Review. Важливо, щоб в оцінювачів була можливість аргументувати оцінку, відповівши на відкриті запитання про роботу оцінюваного у проєктах та в команді. Вітається ілюстрація сказаного конкретними прикладами задля уникнення суб’єктивізму.

Важливо працювати над розвитком культури зворотного зв’язку: співробітники повинні усвідомлювати, що надання об’єктивного фідбеку колезі – одна із їхніх власних компетенцій.

Співробітникам може пропонуватись підготувати самопрезентацію до Performance Review. Це – ретроспективний огляд досягнень, які безпосередньо вплинули на результати роботи.

Також може пропонуватись оцінити власну готовність до переходу на вищу позицію завдяки використанню Roadmap. Це – документ з описом рівня експертизи, необхідного для обіймання тих чи інших позицій. У багатьох компаніях існує практика використання Roadmap для побудови чітких структурованих планів просування співробітників.

Як аналізувати отриманий фідбек

Для ранжування оцінок використовують затверджену в компанії шкалу. Вона може бути як чисельна (1, 2, 3…), так і буквенна (А, В, С…) чи словесна (Топперформер, Лоуперформер, АВС-Player, де літера характеризує рівень вмотивованості співробітника).

Опрацювання фідбеку полягає у виведенні усереднених показників та виявленні сильних і слабких сторін. Задля отримання об’єктивної оцінки варто:

• Використовувати чіткі критерії;
• Оцінювати досягнення за весь період, а не лише останні чи резонансні події;
• Оцінювати загальну ефективність, аналізуючи всі ключові компетенції;
• Уникати упередженості та оцінювати працівника як такого, а не у порівнянні з іншими.

Корисні поради щодо інтерв’ю

Запорукою ефективного Performance Review є якісна підготовка до нього як менеджера, так і співробітника, що оцінюється.

Як співробітнику підготуватися до Performance Review

Для співробітника Performance Review це насамперед можливість продемонструвати свої досягнення, отримати конструктивний фідбек і запланувати подальший розвиток. Тому важливо:

• Зрозуміти формат: це офіційна зустріч, заповнення анкети чи неформальна бесіда;
• Налаштуватися на відкритий діалог;
• Проаналізувати досягнення: визначити ключові результати, досягнуті цілі. Виокремити ті з них, якими особливо пишаєтесь, та як вони вплинули на командні показники.
• Підготуватись до конструктивного фідбеку: проаналізувати, чи були ситуації, коли не вдалося досягнути очікуваних результатів і, якщо так, то чому і що б допомогло уникнути їх у майбутньому;
• Продумати запитання до керівника: наприклад, якими є очікувані від вас результати в наступному періоді та які є можливості для розвитку (курси, тренінги, нові проєкти). Що потрібно зробити, щоб отримати кар’єрне підвищення;
• Самостійно оцінити свою роботу: навіть якщо компанія не використовує самооцінки, слід це зробити, щоб аргументовано спілкуватись. Зокрема, якщо є намір обговорити підвищення зарплати чи отримати нову посаду, варто обґрунтувати, які результати підтверджують вашу цінність для компанії та як змінилася ваша роль з моменту останнього перегляду зарплати.

Як менеджеру підготуватися до зустрічі зі співробітником

Для HR-а Performance Review – це не формальна процедура, а інструмент для розвитку команди та підвищення її ефективності. Тому важливо:

• Ретельно ознайомитись з інформацією: звіт чи Self-Review співробітника, зібраний фідбек, важливі моменти в записах попередніх зустрічей, результати попередніх оцінювань;
• Створити простір для відкритого діалогу: варто налаштуватись слухати та підготувати запитання, які б тримали розмову у потрібному руслі та у форматі дружнього, конструктивного діалогу;
• Записувати інформацію, отриману під час рев’ю, та свої висновки;
• Фіналізувати зустріч чіткими домовленостями: у підсумках чітко означте основні досягнення та точки росту; озвучте конкретний план розвитку з дедлайнами і зафіксуйте це у HR-системі або особистому файлі співробітника.

Що робити після Performance Review

Важливо сприймати Performance Review як точку відліку для подальшого розвитку.

Співробітнику варто ретельно проаналізувати отриманий фідбек, план розвитку і встановити для себе конкретні кроки з термінами та метриками успіху. Важливо регулярно відстежувати прогрес та, за пoтреби, брати зворотний зв’язок у колег та/чи керівника, не чекаючи на наступне оцінювання. Якщо виникають труднощі, варто їх обговорити.

Керівник повинен всіляко допомагати співробітнику виконати досягнуті домовленості, за потреби знайти ментора; регулярно відстежувати прогрес (але без надмірного контролю); давати фідбек. Якщо зрозуміло, що співробітник відхиляється від плану, знайти можливість відкоригувати.

Та найважливіше – регулярно спілкуватись.

Автоматизуємо проведення оцінювання за допомогою HRM-платформи SMART HCM & LMS

Розвиток корпоративної культури, орієнтованої на постійне вдосконалення та професійний ріст співробітників, потребує сучасних інструментів для автоматизації оцінювання та оптимізації процесів розвитку персоналу.

SMART HCM & LMS – комплексне рішення на базі Microsoft для побудови сучасної HR-екосистеми. Об’єднує всі необхідні HR-інструменти, зокрема для автоматизації оцінки компетенцій співробітників, цілепокладання та розвитку навичок і компетенцій.

Документування та відстеження прогресу співробітників

Відстеження прогресу співробітників – невіддільна частина процесу розвитку персоналу. Охоплює:

• Документування результатів Performance Review: в особистому профілі співробітника зберігаються всі дані про оцінювання. Система автоматично генерує звіти та відображає їх в HR-аналітиці. До прикладу, керівник фіксує результати оцінювання у HRM-системі, після чого співробітник отримує чек-лист із завданнями на наступний період;
• Відстеження прогресу в режимі реального часу: до прикладу, співробітнику призначено пройти навчальний курс в рамках його upskilling. Система фіксує факт реєстрації, відстежує його проходження та оновлює статус компетенції у профілі співробітника.

Покроковий план впровадження Performance Review зі SMART HCM & LMS

Попри те, що Performance Review є ефективним інструментом для оптимізації процесів управління персоналом, його впровадження може стати справжнім викликом для компанії. Головним чином, через недостатню довіру до об’єктивності зроблених на його основі висновків. Для його «безболісного» впровадження варто:

1. Визначити цілі, яких прагнете досягнути; встановити критерії оцінки; обрати типи анкет та визначитися з ролями та обов’язками учасників процесу.
2. Долучити експертів кожного з напрямків до розробки критеріїв оцінювання.
3. Підготувати персонал до змін, запропонувавши навчальні матеріали і курси, які допоможуть зрозуміти суть процесу оцінювання та його процедури.

Автоматизація оцінювання персоналу за допомогою рішення SMART HCM & LMS дозволяє прибрати зайву рутину з процесу оцінювання та зробити його максимально прозорим й ефективним. Зокрема, це:

• Автоматизація налаштування різних форматів оцінювання (90, 180, 270, 360 градусів);
• Створення шаблонів анкет, адаптованих до посад та бізнес-цілей;
• Автоматична розсилка запитів на оцінювання;
• Гнучкі налаштування ролей оцінювачів та їхнього доступу до результатів;
• Надсилання автоматичних нагадувань про початок оцінювання;
• Доступ до відеоінструкцій про процедуру на корпоративному порталі;
• Контроль стану заповнення фідбеку в реальному часі;
• Формування автоматичних звітів та аналітики за результатами оцінювання;
• Порівняння результатів із попередніми оцінками та відстеження динаміки;
• Автоматичне призначення (завдяки інтеграції з LMS) курсів на основі розроблених планів розвитку;
• Контроль проходження навчання.

Часті запитання

1. Як часто слід проводити Performance Review?

Все залежить від обраного в компанії типу регулярних оцінювань: це традиційні Annual Performance Review чи раз на пів року; без прив’язки до визначеного терміну, після завершення проєкту (для тих, хто проводить проєктний тип оцінювання) або ж щоквартальний для компаній, які обрали безперервний зворотний зв’язок. Важливо, щоб кожен з етапів був ретельно підготовлений і якісно пропрацьований.

2. Що таке самооцінка ефективності?

Співробітник, відповідно до затвердженої в компанії шкали, оцінює свої компетенції, визначає сильні й слабкі сторони та пропонує своє бачення самовдосконалення задля покращення результатів.

3. Наскільки ефективні Performance Review?

За даними Forbes, 83% співробітників висловились за те, щоб отримувати фідбек, незалежно від того, чи є він позитивними, чи ні. А четверо з десяти опитаних втрачають мотивацію, якщо не отримують фідбеку щодо своєї роботи чи якщо він є формальним.

4. Що таке 5 performance ratings?

Існує багато підходів до кількісного чи якісного вираження рівня компетенцій співробітників. Найбільш поширена п’ятибальна шкала має такий вигляд:

• Відмінно/Значно перевищує очікування;
• Перевищує очікування/Зразково/Дуже добре;
• Відповідає очікуванням/Професійно/Добре;
• Потребує покращення/Розвивається/Частково відповідає очікуванням;
• Незадовільно/Не відповідає очікуванням.

5. Чого потрібно уникати у бесіді з оцінки ефективності?

• Критики без прикладів і фактів;
• Порівняння результатів оцінюваного з досягненнями інших співробітників;
• Розповсюдження чуток;
• Слів «завжди» і «ніколи», бо вони демотивують;
• Вживання висловів на зразок: «потрібно ще трохи часу, більше часу…». Натомість чітко окреслювати часові рамки виконання конкретних завдань.

6. Які проблеми пов’язані з оцінкою ефективності?

• Суб’єктивність;
• Незрозумілі цілі та очікування. Часто причиною є недостатня роз’яснювальна робота HR;
• Зосередженість на помилках в минулому, а не на розвитку;
• Надмірна забюрократизованість: співробітникам доводиться затрачати багато часу на підготовку до оцінювання та довго очікувати на загальний фідбек;
• Формальний підхід;
• Відсутність балансу між оцінкою індивідуальних досягнень та командних якостей.

Наявність одного чи кількох із цих факторів може спричинити нагнітання стресу довкола процедури оцінювання.

7. Що робити, якщо я незадоволений своєю оцінкою?

Важливо підходити до Performance Review, як до можливості зрозуміти свої сильні і слабкі сторони та накреслити план зростання. Тому, якщо є незгода з результатами оцінювання, потрібно:

• Виділити час на детальний аналіз фідбеку;
• Аналізувати, опираючись виключно на факти: розділити об’єктивні недоопрацювання від можливої суб’єктивної недооцінки;
• Якщо є конкретні приклади вашої ефективності, які були проігноровані, зініціювати зустріч для повторного обговорення;
• Уникати емоційних оцінок під час зустрічі, натомість надати аргументи;
• Попросити чіткі критерії оцінки та очікування на майбутнє.

8. Як підвищити оцінку ефективності?

Запровадження компанією прогресивних методів оцінювання співробітників на зразок Performance Review говорить про зацікавлення у професійному розвитку персоналу та про готовність інвестувати в нього.

Тож, щоб підвищити власну оцінку ефективності, спеціалісту варто продемонструвати керівництву усвідомлену цілеспрямовану роботу над своїми результатами, поведінкою та професійними скілами. Ось кілька практичних кроків:

• Ознайомтеся з критеріями оцінки в компанії і за потреби запитайте у керівництва, що означає відмінна оцінка на вашій посаді;
• Розробіть план індивідуального розвитку для досягнення потрібного рівня компетенцій (з чіткими метриками успіху) і відстежуйте власний прогрес. Діліться успіхами з керівництвом;
• Регулярно запитуйте фідбек, не чекаючи на Performance Review;
• Працюйте над покращенням важливих soft skills;
• Завчасно готуйтеся до оцінювання, регулярно фіксуючи досягнення, наприклад, у персональному дашбоді результатів.

Бажаєте дізнатись, як оптимізувати процеси управління персоналом у вашій компанії? Запитайте безкоштовну консультацію тут.

Замовити демо