SMART HCM & LMS Release 25

Можливість авторизації через Google, зміни в функціоналі модуля «Цілі» та вдосконалення процесів адміністрування навчання

Раді повідомити про вихід оновлень, що значно покращать ваш досвід користування нашим продуктом. Завдяки новим функціям, таким як Google-авторизація, оновлені фільтри та інтерфейс в каталозі Заходів, а також вдосконаленню процесів адміністрування навчання, робота в SMART HCM & LMS дозволяє виконувати ваші завдання зручніше та швидше.

Нижче розповідаємо про кожне з оновлень детальніше.

Покращення Порталу самообслуговування Google-авторизація на Портал самообслуговування

Що було зроблено?

Додано можливість авторизації через Google на порталі самообслуговування співробітника. Разом із цим було реалізовано редизайн сторінки входу, що включає створення кнопок для вибору способу входу: Google, Facebook, Microsoft. Це оновлення робить процес авторизації сучаснішим і зручнішим для користувачів, дозволяючи швидко отримати доступ до порталу. Google-авторизація — зручний і швидкий доступ до можливостей порталу самообслуговування, що дозволяє витрачати менше часу на технічні питання та більше — на продуктивну роботу.

Як працює?

• Під час входу на портал користувач може обрати опцію «Увійти через Google».
• Після натискання кнопки відкривається стандартне вікно Google для входу.
• Успішна авторизація забезпечує доступ до порталу без необхідності вводити додаткові логіни чи паролі.

Кому буде корисно?

• Компаніям, які використовують Google Workspace: Спрощений доступ співробітників до порталу через облікові дані Google, без потреби в додаткових акаунтах.
• Усім співробітникам: Зручний доступ до системи через облікові дані Google.
• Новим користувачам: Просте підключення до порталу без складних налаштувань.
• Адміністраторам: Зменшення кількості запитів щодо відновлення паролів.

Чим зручно?

• Використовуються захищені механізми авторизації Google.
• Можливість входу з будь-якого пристрою, де користувач уже авторизований у Google.

Оновлені фільтри й інтерфейс в каталозі Заходів

Що було зроблено?

Оновлено дизайн сторінки «Каталог подій» із новою логікою фільтрації, зручною панеллю фільтрів і сучасним інтерфейсом. Фільтри допомагають легко знайти потрібні події за обраними критеріями.

Як працює?

• Фільтри:

• Фільтр за датою: Спростили вибір довільного періоду – шукайте події за визначеним часовим проміжком, обравши дати початку та завершення. За замовчуванням відображаються події поточного тижня.
• Фільтр навичок: Показує події, орієнтовані на розвиток навичок, із кількістю подій у дужках.
• Фільтр категорій: Дозволяє обрати тематику подій для точнішого пошуку.

• Взаємодія:

• Легке керування фільтрами через кнопку «Скинути фільтри» та інтуїтивний інтерфейс для налаштування параметрів.
• Можливість розгорнути повний список подій або згорнути корпоративні заходи для компактного перегляду.

Кому буде корисно?

• Всім співробітникам: Щоб швидко знаходити події за своїми інтересами.
• Організаторам заходів: Для полегшення комунікації та управління подіями.
• Керівникам: Для моніторингу командної участі у подіях.

Чим зручно?

• Швидкість і простота: Фільтри допомагають миттєво знайти події, які відповідають вашим критеріям.
• Локалізація: Усі ключові параметри представлені шістьма мовами, з можливістю налаштування під особисті потреби.
• Актуальність: За замовчуванням відображаються події, які мають відбутися цього тижня, що допомагає не пропустити важливі заходи.
• Спрощення роботи через мобільні інтерфейси: Оптимізований дизайн і фільтри дозволяють зручно користуватися функціоналом на будь-якому пристрої.

Фільтр навчальних матеріалів за рейтингом

Що було зроблено?

Додано фільтр за рейтингом навчальних модулів, курсів і планів, який тепер доступний не лише в каталозі, але й у розділах призначених і завершених навчань. Користувачі можуть орієнтуватися на досвід колег і обирати матеріали, які дійсно відповідають їхнім потребам.

Як працює?

• Співробітникам: Для вибору найбільш корисних і високо оцінених навчальних матеріалів.
• Менеджерам із навчання: Щоб відстежувати популярні курси й планувати їх використання для розвитку команди.
• Керівникам: Для аналізу та рекомендацій співробітникам релевантних навчальних планів.
• Адміністраторам навчання і розвитку: Для збору та аналізу зворотного зв’язку від користувачів щодо навчальних матеріалів і курсів.

Чим зручно?

• Пріоритетний вибір: Користувачі легко можуть обирати матеріали, що відповідають їхнім потребам, орієнтуючись на рейтинги.
• Економія часу: Сортування допомагає швидше знайти найбільш якісні й релевантні навчальні матеріали.
• Зрозумілий інтерфейс: Інтуїтивно зрозумілий фільтр працює однаково в усіх розділах.

Фільтр цілей за процедурами оцінки

Що було зроблено?

Додано фільтр «Період оцінки» на сторінці «Цілі команди», який дозволяє керівникам фільтрувати списки цілей підлеглих за конкретною Процедурою оцінки. Фільтр дозволяє зручно перемикатися між різними періодами оцінки. Особливо корисно це на перетині періодів, коли виникає потреба переглядати як поточний період, так і період, який планується. Це забезпечує керівникам повний огляд цілей та допомагає уникати пропусків у процесі оцінки.

Як працює?

• Фільтр «Період оцінки»:

• Автоматично показує найновішу Процедуру оцінки, якщо така доступна.
• За відсутності конкретної Процедури оцінки відображає всі списки цілей.

• Таблиця «Цілі команди»:

• Додано колонку «Період оцінки», яка показує, до якої Процедури належить список цілей кожного підлеглого.
• Якщо у підлеглого немає активного Списку цілей, колонка залишається порожньою.

Кому буде корисно?

• Керівникам:
  Для швидкого доступу до цілей команди, згрупованих за періодами оцінки.
• Співробітникам:
  Для чіткого розуміння, до якого періоду належать їхні цілі.

Чим зручно?

• Прозорість:
  Чітка структура даних дозволяє легко орієнтуватися у цілях команди.
• Простота використання:
  Автоматичний вибір найновішої Процедури оцінки спрощує роботу.
• Гнучкість:
  Можливість перегляду цілей як для всіх періодів, так і для конкретного.

Вдосконалення процесів адміністрування навчання

Призначення навчання

Що було зроблено?

Додано вдосконалення у процес призначення навчання, щоб зробити його більш прозорим і зручним для користувачів. Тепер призначення поділене на етапи, що дозволяє уникати дублювання записів, точно відстежувати статус кожного призначення та керувати процесом ефективніше. Це особливо корисно для великих компаній, які часто призначають навчання для великої кількості працівників. Тепер кожен етап процесу легше відстежувати, що мінімізує ризики та підвищує зручність.

Як працює?

• Призначення навчання:

• Кнопка Призначити навчання доступна лише в статусі призначення Нове та зникає після запуску.
• Підтвердження призначення здійснюється через модальне вікно з можливістю скасувати або продовжити дію.
• Після запуску процесу статус змінюється на В процесі, а запис блокується для змін до завершення.

• Після завершення процесу:

• Статус автоматично оновлюється на Призначено.
• Користувач отримує повідомлення із посиланням на запис.

• Запобігання дублюванню:

• Процес призначення запускається лише один раз, що усуває ризик створення дубльованих записів.

Кому буде корисно?

• L&D-спеціалістам:

• Для уникнення дублювань і спрощення управління процесом призначення навчання.
• Для забезпечення чіткого контролю за статусами й уникнення помилкових дій.

• Співробітникам:

• Для прозорого доступу до актуальних матеріалів навчання без плутанини через дубльовані записи.

Чим зручно?

• Контроль: Виключено повторний запуск процесу під час виконання.
• Прозорість: Користувачі отримують чітку інформацію про статуси через модальне вікно та сповіщення.
• Ефективність: Процес організований і виключає помилки через дублювання.

Чому це важливо?

Це рішення упорядковує процес призначення навчання, виключає дублювання та забезпечує прозорість на кожному етапі. Система стає більш надійною, інтуїтивною та зручною для всіх учасників.

Адміністрування Тестів

Можливість додавання додаткових спроб під час тестування

Що було зроблено?

Реалізовано можливість додавання додаткових спроб для проходження навчальних модулів типу «Тест». Функція спрямована на забезпечення якісного та гнучкого підходу до навчання, дозволяючи адміністратору підтримувати учасників, які потребують додаткової можливості для успішного завершення тестування.

Чому це важливо?

Практичний досвід показує, що співробітники не завжди успішно проходять тестування з початково доступними спробами. Ця функція дозволяє адміністраторам не лише додати необхідну кількість спроб, але й відстежувати:

• первинно призначену кількість спроб для кожного співробітника;
• кількість додаткових спроб, наданих для успішного завершення.

Це допомагає забезпечити підтримку працівників, аналізувати ефективність навчання та оптимізувати процеси тестування.

Як працює?

• Адміністратор системи:

• може додавати додаткові спроби для окремих користувачів або груп, які завершили модуль-тест із результатом «Неуспішно»;
• визначає кількість додаткових спроб і додає їх до загальної кількості доступних спроб;
• в адміністративному інтерфейсі виділено окреме подання для тестів, що дозволяє швидко переглядати інформацію про тести та додавати спроби.

• Користувачі:

• можуть повторно проходити навчальні модулі без потреби в їх повторному призначенні;
• на порталі бачать загальну кількість доступних спроб, яка включає початкові та додаткові спроби, які не розділяються на окремі категорії.

Кому буде корисно?

• Співробітникам: Для отримання додаткового шансу успішно завершити тест у разі технічних проблем, обмеження часу або неуспішного результату.
• Адміністраторам: Для ефективного управління процесом навчання, без потреби в перепризначенні модулів.
• Менеджерам із навчання: Для підтримки співробітників у досягненні навчальних цілей.

Чим зручно?

• Гнучкість: Дозволяє швидко додавати додаткові спроби без зміни загального налаштування в тесті.
• Економія часу: Знімає потребу у повторному призначенні модулів.
• Прозорість: Користувачі завжди бачать актуальну кількість доступних спроб.
• Точність даних: Інформація про використані та доступні спроби оновлюється за кожної спроби проходження тесту.

Додаткові опції й фічі:

• Автоматизація: Система автоматично оновлює статуси модулів і курсів після додавання спроб.
• Нотифікації: Користувачі отримують повідомлення про зміни у кількості доступних спроб.

Автоматичний перерахунок балів для тестів

Що було зроблено?

Реалізовано інструмент для внесення змін до тестів після їх запуску й автоматичного перерахунку результатів співробітників. Це дозволяє швидко реагувати на помилки чи зміни в бізнес-процесах, забезпечуючи актуальність і коректність оцінювання.

Як працює?

• Внесення змін до тестів:
  HR-фахівці можуть оперативно оновлювати тестові матеріали, наприклад, змінювати правильні відповіді або коригувати формулювання запитань.
• Автоматичний перерахунок:
  Система автоматично перераховує результати для співробітників, які вже завершили тестування, враховуючи внесені зміни.
• Прозорість:
  Співробітники отримують оновлені результати, що забезпечує справедливе оцінювання їхніх знань.

Кому буде корисно?

• HR-директорам:
  Для швидкого реагування на помилки чи зміни в бізнес-процесах, підтримуючи актуальність тестів і результатів.
• Менеджерам із навчання:
  Для внесення змін без необхідності зупинки чи перезапуску тестування.
• Співробітникам:
  Для отримання чесних і актуальних результатів, які враховують реальні зміни у вимогах.

Чим зручно?

• Оперативність: Оновлення тестів і перерахунок результатів виконуються швидко та без додаткових дій.
• Справедливість: Результати співробітників автоматично адаптуються до актуальних бізнес-вимог.
• Прозорість: Процес коригування тестів і результатів зрозумілий як для співробітників, так і для HR-фахівців.

Чому це важливо?

Інструмент дозволяє уникнути некоректного оцінювання в умовах, коли тести вже розподілені, але потребують доопрацювання. Це підтримує довіру до системи навчання, забезпечує її ефективність і відповідає сучасним бізнес-вимогам.

Автоматичний перерахунок максимальної кількості балів (TotalPoints) для тестів

Що було зроблено?

Реалізовано автоматичний перерахунок максимальної кількості балів (TotalPoints) для тестів. Це забезпечує коректність відображення даних на порталі та уникнення плутанини через деактивовані питання.

Як працює?

• Якщо питання деактивовано, система виключає його бали із загальної суми.
• У разі активації питання бали автоматично додаються до TotalPoints.
• На порталі відображається лише актуальна максимальна кількість балів.

Кому буде корисно?

• Користувачам порталу: Для точного розуміння максимальної кількості балів тесту.
• Адміністраторам: Для коректного налаштування тестів.

Чим зручно?

• Точність: Відображаються лише бали активних питань.
• Прозорість: Користувачі бачать актуальні дані на всіх етапах.

Блокування прокручування для навчальних матеріалів

Що було зроблено?

Додано функціонал блокування прокручування для навчальних матеріалів типу «Відео» та «YouTube». Це забезпечує справедливість проходження навчальних елементів.

Як працює?

• Обмеження прокручування:

• Під час першого перегляду користувач не може прокручувати сегменти відео, які ще не переглянуті, але при цьому співробітник може вибрати швидкість перегляду.
• Прокручування дозволяється лише для тих частин відео, які вже переглянуті.

• Повторний перегляд:

• Якщо користувач повністю переглянув відео та завершив навчальний модуль, під час наступного перегляду обмеження прокручування знімаються.

Кому буде корисно?

• Користувачам системи: Забезпечує чесність і підвищує цінність сертифікатів, виданих за проходження навчальних модулів.
• Керівникам: Гарантує, що співробітники дійсно переглядають навчальні матеріали, а не пропускають їх.

Чим зручно?

• Справедливість: модуль вважається завершеним лише у разі повноцінного перегляду відео.
• Простота: Користувачі можуть легко продовжити перегляд із того місця, де зупинилися.
• Ефективність навчання: Гарантовано, що матеріал дійсно переглядається, а не пропускається.

Зміни в функціоналі модуля «Цілі»

Перегляд та актуалізація цілей

Що було зроблено?

Додано функціонал для зручного процесу перегляду та актуалізації цілей, який дозволяє співробітникам і керівникам спільно переглядати, редагувати й узгоджувати цілі.

Згідно з класичною методологією KPI, етап перегляду є важливим елементом ефективного управління цілями. Було формалізовано цей етап, що забезпечило структуру та інструменти для чіткого й організованого виконання.

Це допомагає компаніям підтримувати актуальність цілей, адаптуючи їх до реальних потреб бізнесу та співробітників.

Як працює?

• Адміністратор запускає етап перегляду цілей, і система автоматично змінює статус для всіх списків цілей. Це дозволяє швидко надати доступ співробітникам до роботи з їхніми цілями без потреби редагувати кожен список окремо.
• У статусі «Перегляд співробітником» працівник може підтвердити актуальність цілей, внести зміни, додати нові або скасувати наявні, залишивши коментар, а також надіслати цілі на узгодження керівнику.

• У статусі «Перегляд керівником» керівник також може вносити зміни, додавати чи скасовувати цілі, надаючи коментар. На цьому етапі керівник може затвердити цілі або відправити їх на доопрацювання співробітнику.

Кому буде корисно?

• Співробітникам: Для оновлення цілей відповідно до реальної ситуації.
• Керівникам: Для ефективного узгодження та актуалізації цілей.
• Адміністраторам: Для централізованого запуску і контролю процесу перегляду.

Чим зручно?

• Прозорість: Співробітники й керівники мають чіткий процес перегляду.
• Гнучкість: Цілі можна змінювати відповідно до актуальних умов.
• Зручність: Зміни легко виконувати через Портал самообслуговування.

Додаткові опції й фічі:

• Залежно від того, чи була ціль створена, відредагована чи скасована, вона буде виділена іншим кольором, що полегшує відстежування змін для керівника.
• Адміністратор/HR отримує повідомлення у випадку, якщо:

• для співробітника створено новий Список цілей;
• Список цілей погоджено керівником;
• Керівника звільнено/переведено, а нового поки не призначено;
• змінено Керівника на Списку цілей.

Ефективність у розрізі стратегічних цілей: Співробітник, Керівник

Що було зроблено?

Додано функціонал для перегляду стратегічних цілей компанії у розділі «Цілі». Цей функціонал підкреслює внесок кожного працівника у загальний успіх компанії, дозволяючи співробітникам бачити, як їхні персональні цілі пов’язані зі стратегічними цілями організації.

Як працює?

• У вкладці «Персональні цілі» додано кнопку «Стратегічні цілі».
• Натискання на кнопку відкриває модальне вікно з таблицею:

• Стратегічна ціль: Назва цілі.
• Період: Дата початку та завершення.
• % виконання: Поточний прогрес цілі.

Кому буде корисно?

• Співробітникам:
  Для перегляду персональних цілей з прив’язкою до стратегічних цілей.

Чим зручно?

• Простота: Інформація доступна одним кліком у зручному форматі.
• Наочність: Співробітники бачать, як їхні завдання підтримують досягнення цілей бізнесу.
• Візуалізація прогресу: Індикатор прогресу дозволяє співробітникам оцінити свій поточний статус у межах загального періоду цілі. Це дозволяє співробітникам своєчасно реагувати на ризики, коригувати свої дії та підтримувати темпи досягнення цілей.

Погодження результатів Керівником

Що було зроблено?

Згідно з методологією KPI, етап фіналізації є ключовим елементом процесу оцінки, що забезпечує завершення циклу управління цілями. Цей етап дозволяє точно оцінити досягнення, підбити підсумки та визначити можливості для покращення в майбутньому.

Відтепер в системі формалізовано процес Фіналізації цілей, який дозволяє співробітникам і керівникам завершувати роботу з цілями: вносити фактичні показники, додавати коментарі, узгоджувати або відправляти на доопрацювання.

Як працює?

• Адміністратор переводить усі списки цілей у статус «Фіналізація», надаючи співробітникам можливість внести фактичні показники та погодити їх з керівником.
• У статусі «Фіналізація результатів» співробітник може внести фактичні показники, додати коментарі чи прикріпити файли, після чого відправити цілі на погодження керівнику.
• У статусі «Погодження результатів» Керівник також має можливість редагувати фактичні показники. Керівник затверджує цілі або може відправити список на доопрацювання співробітнику.
• Після погодження всі цілі автоматично переходять у статус «Завершені», а список цілей отримує статус «Результати погоджені».

Кому буде корисно?

• Співробітникам:
  Для прозорого внесення результатів та забезпечення зворотного зв’язку з керівником.
• Керівникам:
  Для оцінки результатів, редагування та узгодження завершених цілей.
• Адміністраторам:
  Для централізованого запуску фіналізації цілей та завершення процесу.

Чим зручно?

• Простота: Всі дії доступні через інтуїтивно зрозумілий інтерфейс Порталу самообслуговування.
• Прозорість: Співробітники й керівники мають чіткі статуси та зрозумілі етапи процесу.
• Контроль: Усі списки цілей переходять у завершений статус автоматично після погодження.

Додаткові налаштування розподілу Цілей

Що було зроблено?

Додано можливість автоматично фільтрувати позиції для створення списків цілей відповідно до налаштувань обраної Процедури оцінки. Це надає можливість Адміністратору створювати цілі для співробітників, які залучені на позиції з суміжною чи неповною зайнятістю.

Як працює?

• Вибір позицій:
  На основі налаштувань Процедури оцінки система автоматично визначає, для яких позицій будуть створені списки цілей.
• Додаткові можливості фільтрації:

• Вибір лише основних позицій.
• Врахування рівня зайнятості (FTE) для позицій.

Кому буде корисно?

• Керівникам:
  Для ефективного управління цілями, що відповідають актуальним позиціям у структурі компанії.
• Адміністраторам:
  Для швидкого й точного налаштування Процедур оцінки без ризику створення зайвих списків цілей.

Чим зручно?

• Простота використання: Всі позиції автоматично відбираються відповідно до заданих параметрів, мінімізуючи ручну роботу.
• Точність: Створюються тільки релевантні списки цілей.
• Гнучкість: Підтримка різних варіантів відбору позицій згідно з потребами компанії.

Новий звіт Power BI

Що було зроблено?

Реалізовано звіт Power BI «Organizational Structure Metrics», який допомагає перевірити повноту та коректність даних організаційної структури компанії.

Як працює?

• Звіт містить 5 вкладок із ключовими сутностями організаційної структури, такими як підрозділи, профілі посад, позиції, співробітники та їхні призначення.
• Для кожної сутності відображається відсутня інформація в організаційній структурі для коректної роботи системи, наприклад:

• активні Підрозділи, не пов’язані з організацією;
• активні Підрозділи з неактивним батьківським підрозділом;
• Підрозділи без активних позицій.

• Натискання на блок відкриває таблицю зі списком записів, що потребують уваги.
• Є можливість переходу до відповідного запису в адміністративний інтерфейс для внесення змін.

Кому буде корисно?

• Адміністраторам:
  Для перевірки та виправлення даних організаційної структури, що впливають на процеси в системі.

Чим зручно?

• Прозорість:
  Всі некоректні дані чітко відображаються у звіті.
• Ефективність:
  Можливість швидко знайти проблемні записи й перейти до них для виправлення.
• Вплив:
  Коректні дані забезпечують точність процесів, таких як розподіл цілей.

Додаток у Teams для проведення зустрічей

Реалізовано SMART 1-on-1 Tool, розширення для Microsoft Teams, яке дозволяє зручно організовувати та зберігати інформацію про зустрічі 1-на-1. Завдяки цьому інструменту HR-команда може управляти шаблонами з питаннями до зустрічі, відстежувати історію комунікації зі співробітником, надавати зворотний зв’язок безпосередньо в Teams.

Як працює?

Головна сторінка

• Містить 4 кнопки для швидкого доступу:

• Create 1-on-1 — створення нової зустрічі.
• Review the history — перегляд історії попередніх зустрічей.
• 1-on-1 templates — управління шаблонами зустрічей.
• Send feedback — можливість залишити відгук або повідомити про помилку.

Створення 1-на-1 (Create 1-on-1)

• Заповнення даних про зустріч за допомогою форми:

• Обирається шаблон зустрічі (створений раніше).
• Вибір співробітника з корпоративного списку.
• Автоматичне заповнення інформації про інтерв’юера.
• Додавання відповідей на запитання з шаблону.

• Можливість зберігати чернетки та оновлювати їх до фінального збереження.

Перегляд історії (Review the history)

• Всі зустрічі зберігаються в хронологічному порядку.
• Користувач може переглядати деталі кожної зустрічі:

• Дата, співробітник, інтерв’юер, питання, що обговорюються, та відповіді на них.

Шаблони зустрічей (1-on-1 templates)

• Створення, редагування, копіювання або видалення шаблонів для 1-на-1.
• Додавання до шаблону питань для обговорення.
• Шаблони використовуються під час створення нових зустрічей.

Надсилання відгуків (Send feedback)

• Користувач може повідомити про помилку або запропонувати покращення.
• Відгуки надсилаються до спеціального каналу для аналізу.

Кому буде корисно?

• Керівникам:
  Для зручної організації зустрічей зі співробітниками та зберігання записів.
• Команді HR:
  Для контролю процесу 1-на-1, аналізу питань і відповідей, а також формування шаблонів.
• Співробітникам:
  Для надання зворотного зв’язку через відгуки та участі в обговореннях під час зустрічей.
• Компаніям:
  Може використовуватись разом з основним продуктом або окремо від нього.

Чим зручно?

• Інтеграція: Інструмент працює безпосередньо в Microsoft Teams.
• Простота: Зрозумілий інтерфейс і чіткий поділ функцій.
• Гнучкість: Можливість зберігати чернетки та переглядати попередні записи.
• Автоматизація: Автозаповнення даних з корпоративного каталогу для зручності користувачів.

SMART 1-on-1 Tool допомагає оптимізувати процес проведення зустрічей і забезпечує зручний доступ до всієї потрібної інформації в одному місці.