Чи задумувались ви коли-небудь про те, що HR-процеси можна порівняти з зоряним скупченням – групою зірок, котрі тримаються разом завдяки гравітаційним взаємодіям, утворюючи стабільні структури? В цих скупченнях зірки обмінюються матерією і енергією, а гравітаційні поля впливають на швидкість обертання зірок та їхню еволюцію, в ході якої зірки змінюють свій склад, або зливаються між собою у нові космічні тіла. Таким чином зірки взаємодіють у складний і динамічний спосіб, подібно до того, як співробітники компанії впливають одне на одного, виконуючи свою роль у власній системі.
Автоматизація ж об’єднує різні HR-процеси. Вона забезпечує злагоджену роботу команди й зменшує «хаос» в організації, дозволяючи кожному співробітнику продукувати свою порцію світла на шляху до ключових цілей компанії. Так само як зоряні скупчення формують стабільні системи в космосі, автоматизація HR-процесів створює гармонійне середовище для зростання і розвитку бізнесу. А яких саме результатів очікувати від такої трансформації і якими метриками вимірювати ефективність впровадження – ділимось нижче.
Переваги автоматизації HR-процесів на прикладі кейсів успіху всесвітньовідомих компаній
Автоматизація HR-галузі сьогодні не просто тренд, а необхідність, за котрою стоять конкретні потреби й результати. Так, Mastercard автоматизувала низку своїх HR-процесів з метою побудови більш безперебійної взаємодії – як для кандидатів, так і для внутрішніх команд. Результати говорять самі за себе. Впровадження передбачало використання інструментів для аналітики в реальному часі та технологій зі штучним інтелектом. Завдяки цьому Mastercard автоматизувала планування інтерв’ю, оскільки раніше цей процес був трудомістким і виконувався вручну. Автоматизація дозволила планувати інтерв’ю набагато швидше: за даними, наведеними у Forbes, час на організацію інтерв’ю скоротився на цілих 85%. Автоматизація мінімізувала адміністративне навантаження на HR-команди та створила комфортні умови для зосередження на стратегічних завданнях компанії.
Окрім цього, Mastercard створила інтегрований кар’єрний сайт, що взаємодіє з CRM-системою компанії. Таке впровадження дало змогу автоматизувати збір та обробку даних про кандидатів, надаючи повне розуміння їхнього досвіду. Завдяки тому, що система об’єднала понад 75 локальних кар’єрних сайтів в один, утримання відвідувачів сайту збільшилося на 60% та рівень лояльності кандидатів – на 27%.
Водночас автоматизовані рекрутингові кампанії допомогли Mastercard створити більш персоналізовану та цілеспрямовану взаємодію зі своїми кандидатами, що прискорило процес їхнього залучення та найму, а саме: з менш ніж 200 наймів у 2021 р. до майже 2000 у 2023 р.
Завдяки інструментам аналітики талантів, компанія отримала можливість збирати й аналізувати дані всього шляху кандидата в реальному часі, що дало бренду змогу оперативно адаптуватись до змін на ринку праці. Як результат, вже за рік компанія збільшила свою спільноту талантів з менш ніж 100 тисяч до понад 1 мільйона профілів. Вражає, чи не так?
Інша компанія, котра не просто ідентифікує себе міжнародним трендсетером інновацій, а й сама впроваджує автоматизовані рішення у власні бізнес-процеси – це Microsoft. Компанія активно використовує штучний інтелект для автоматизації своїх HR-процесів, щоб зробити їх більш ефективними та зручними для співробітників. Використання технологій зі штучним інтелектом дозволяє Microsoft швидше знаходити й наймати таланти, автоматизувати процеси відбору резюме, планування співбесід та попереднього аналізу кандидатів. Такий підхід зменшує час на найм і забезпечує точніший відбір. Адже алгоритми ШІ можуть аналізувати величезні масиви даних, ефективно прогнозуючи відповідність кандидатів на відкриті посади.
Завдяки автоматизації онбордингу, нові співробітники отримують індивідуальні плани адаптації, що будуються на основі аналізу їхніх потреб та рекомендацій для успішної інтеграції в компанію. Технології на основі ШІ дозволяють аналізувати поведінкові патерни співробітників, їхню активність та залученість. З такими інструментами HR-фахівцям Microsoft легше передбачати можливі ризики звільнення або зниження продуктивності. Завдяки цьому HR-команди можуть своєчасно приймати відповідні стратегічні рішення. До того ж використання чат-ботів дозволяє швидше відповідати на запити співробітників та вирішувати проблеми без втручання людини. Такий рівень автоматизації значно знижує навантаження на HR-фахівців, дозволяючи їм сконцентруватись на безпосередній роботі з талантами.
Microsoft також приділяє велику увагу етичному використанню ШІ в HR. Адже для компанії важливо забезпечити безпеку даних та уникати можливих упереджень в процесах, що стосуються персоналу. Тому компанія розробляє свої моделі з урахуванням конфіденційності й турботи про «екологічність» і безпеку бізнес-процесів.
Ще одним прикладом ефективної автоматизації є кейси Google. HR-процеси компанії спрямовані на те, щоб полегшити виконання рутинних завдань, дозволяючи людям зосередитись на творчій та стратегічній роботі. Google у своїх підходах прагне зменшити адміністративне навантаження та створити сприятливі умови для самореалізації співробітників. Тобто ключовий принцип — знайти баланс між автоматизацією рутинних процесів і забезпеченням можливостей для людей зосередитися на більш цінних і значущих завданнях.
Google використовує спеціальну платформу для виконання повторюваних і монотонних завдань, таких як планування зустрічей, заповнення форм та адміністрування. Це дозволяє співробітникам витрачати більше часу на важливіші завдання, такі як розробка стратегій та творчі проєкти. Google оптимізує свої процеси так, щоб автоматизація сприяла виконанню периферійних завдань, залишаючи фахівцям вдосталь часу на інтелектуальну й складну роботу.
Компанія використовує рішення власної розробки для аналізу величезної кількості кандидатів, що дозволяє знаходити найрелевантніших фахівців на відкриті позиції. Якщо раніше це потребувало багато часу, то тепер процес займає буквально декілька хвилин. Так, система забезпечує рекрутерам більше часу для особистої взаємодії з кандидатами. До того ж рішення допомагає збирати й узагальнювати відгуки про кандидатів від інших співробітників, полегшуючи процес оцінки під час онбордингу. Автоматизація пришвидшує адаптацію нових співробітників, надаючи їм необхідну інформацію для швидшого включення в роботу та підлаштовує їхні навички й досвід до відповідних кар’єрних цілей.
Як бачимо, технологічне підсилення HR-процесів є ключем до підвищення ефективності управління людським капіталом, оптимізації часу на рутинні завдання та забезпечення більш персоналізованого підходу до розвитку співробітників. SMART HCM & LMS – це саме те рішення, котре об’єднує всі необхідні інструменти для отримання вищезазначених переваг в одній HR-екосистемі.
На які метрики впливає впровадження рішень для автоматизації HR-процесів?
Автоматизація HR-процесів суттєво впливає на ключові метрики, котрі визначають ефективність роботи компанії. Пропонуємо розглянути їх детальніше.
- Time-to-Fill – скорочення часу закриття вакансій. Цей показник вимірює, скільки часу проходить від відкриття вакансії до моменту, коли вона закривається. Автоматизація заощаджує до 26% годин роботи HR-фахівців, пришвидшуючи рутинні завдання, такі як обробка резюме, планування співбесід, управління документацією тощо. Можливо, це завдяки використанню онлайн-інструментів для відбору резюме, автоматизації комунікації з кандидатами тощо.
- Cost-per-Hire – метрика, що відображає загальні витрати, пов’язані з наймом нового співробітника, такі як реклама вакансій, витрати на співбесіди, використання jobs-бордів тощо. Наприклад, в рішенні SMART HCM & LMS є модуль рекрутингу, котрий забезпечує масовий рекрутинг через чат-боти, швидкий парсинг резюме на різних ресурсах, зручне керування воронкою підбору співробітників, автоматизацію розсилок та інструменти для маркетингових HR-кампаній. У результаті ви можете заощадити на рекламі вакансій, послугах рекрутерів, проведенні співбесід та інших витратах, пов’язаних із наймом. За даними Financesonline, автоматизація управління талантами дозволяє компаніям скоротити витрати на найм до 17%.
- Time-to-Productivity – показує, скільки часу потрібно новим співробітникам, щоб досягти максимальної продуктивності. Завдяки модулю для онбордингу у рішенні SMART HCM & LMS, цей показник можна суттєво зменшити. Модуль забезпечує автоматизацію призначення планів адаптації, тестування в режимі онлайн, інструменти для відстеження прогресу навчання і занурення в процеси компанії без залучення HR.
- Employee Turnover Rate – метрика, що вимірює відсоток співробітників, які залишають компанію протягом певного періоду. Дослідження MCKinsey показало, що компанії, котрі активно використовують аналітику персоналу, спостерігають підвищення ефективності найму персоналу на 80%, продуктивності бізнесу на 25%, а плинність кадрів зменшується на 50%. Рішення SMART HCM & LMS надає потужні інструменти для автоматизації бізнес-аналітики на базі Microsoft Power BI, що дозволяє будувати ефективні робочі процеси на основі точних даних.
- Training Effectiveness – ця метрика дає зрозуміти, наскільки ефективні навчальні програми, наприклад, через відсоток успішно завершених тестів та скорочення часу на проходження навчання. Взагалі, розвиток потенціалу талантів – важлива інвестиція в майбутній успіх компанії. Навички, котрі людина здобуває безпосередньо під час роботи, мають значний вплив на її кар’єрне зростання та рівень доходу протягом життя. MCKinsey підрахували, що 46% доходу, заробленого людиною протягом життя, забезпечено завдяки навичкам, набутим в процесі роботи. Водночас результати опитування, опубліковані у цьому ж дослідженні показали, що 46% респондентів зазначають брак часу для розвитку своїх навичок і потенціалу. Інші 20% відчувають недостатню підтримку у цьому питанні з боку компанії. Ще 20% скаржаться на брак ресурсів для ефективного навчання та розвитку.
Впровадження Рішення SMART HCM & LMS допомагає позбутись вищезазначених негативних факторів. Система дозволяє організувати навчальний процес так, щоб співробітники мали доступ до матеріалів з будь-якого місця у зручний для них час. Крім того, інструменти для моніторингу прогресу та оцінки результатів дозволяють керівникам відстежувати розвиток співробітників й ефективно управляти талантами компанії. Рішення зменшує витрати на зовнішні тренінги та забезпечує доступ до сучасних освітніх технологій в одному цифровому середовищі.
І це далеко не всі метрики, котрі наочно показують ефективність автоматизації HR-процесів. Сюди можна віднести й зниження трудовитрат на операційні завдання, скорочення плинності кадрів і підвищення задоволеності співробітників загалом.
Існують і більш специфічні й вузькопрофільні метрики, які допомагають ще детальніше оцінити ефективність впливу автоматизації на управління людським капіталом:
- First Contact Resolution Rate – метрика, котру частіше можна зустріти в аналітиці клієнтського сервісу, але вона цілком релевантна й для оцінки HR-процесів. Так само як клієнти очікують вирішення своїх проблем під час першого звернення до служби підтримки, співробітники компанії розраховують на оперативну й точну допомогу від HR. Автоматизовані self-service-системи допомагають HR-відділу швидше відповідати на запити співробітників (про зарплати, відпустки, бонуси та інші організаційні моменти), вирішуючи їх з першого разу.
- Employee Engagement Index – цей показник вимірює ступінь залученості та задоволення співробітників своєю роботою. Саме автоматизовані системи навчання, self-service-портали чи інструменти для гейміфікації процесів покращують залученість фахівців через зручність використання, своєчасну комунікацію й інтерактивні можливості мотивації співробітників.
- Recruitment Funnel Conversion Rate – ця метрика вимірює, наскільки ефективно кандидати проходять через етапи рекрутингу компанії: від подання заявки до виходу на роботу. Автоматизація процесів може значно підвищити цей показник завдяки більшій точності та швидкості у відборі релевантних кандидатів.
В сьогоднішніх умовах невизначеності багато компаній можуть відчувати сильний тиск через невідповідність між напрацьованими моделями управління бізнес-процесами та ринковими реаліями. Згідно з опитуванням Gartner, 56% HR-керівників визнають, що їхні стратегії управління персоналом поки не відповідають актуальним і майбутнім вимогам бізнесу. Простір для помилок зменшується, як і час для прийняття важливих рішень. Тому лідерам важливо зосереджуватись на підвищенні ефективності, оптимізації ключових процесів та автоматизації управління ресурсами, включно з людським капіталом. Адже саме люди є двигуном всіх життєво важливих циклів організації. Тому перехід від традиційних методів управління талантами до автоматизованих сучасних систем, таких як SMART HCM & LMS, може стати «квантовим стрибком», що здійме вашу компанію до нових висот успіху.
