Методологія OKR: від стратегічних цілей до конкретних результатів за допомогою сучасних інструментів

Ефективна система цілепокладання починається з дисциплінованого мислення на найвищому рівні — з лідерів, які усвідомлено обирають найголовніше.

Джон Доерр, “Measure What Matters”

Для того, щоб побудувати успішний та конкурентоспроможний бізнес, треба мати чіткий «архітектурний» план цього процесу. Таким планом є система цілепокладання OKR. Це «креслення» бізнесу, покрокова схема, що не лише визначає, яким має бути кінцевий результат, а й допомагає обрати правильні матеріали, послідовність робіт і контрольні точки, щоб процес будівництва пройшов надійно та ефективно.

OKR (Objectives and Key Results) — це методика цілепокладання та постановки бажаних ключових результатів, яка допомагає організаціям, командам та окремим співробітникам визначати свої бізнес-цілі та відстежувати прогрес їх досягнення. Методика забезпечує компанії чіткий напрямок розвитку, допомагає ефективно розподіляти ресурси та координувати роботу команди.

На відміну від вже звичної для бізнесу системи KPI, метрики якої використовуються для моніторингу поточного прогресу, OKR фокусується на побудові повної стратегії цілепокладання, враховуючи контекст завдань і визначення найбільш релевантної стратегії їх виконання. Це не означає, що OKR варто протиставляти KPI; радше, найкраще рішення — це використовувати їх разом, враховуючи сильні сторони кожної з методик.

OKR визначається трьома основними складниками:

1. Objective (Ціль): Конкретна, значуща та чітко визначена мета, яка має надихати організацію, команду або окремого співробітника. (Що мені потрібно зробити?)
2. Key Results (Ключові результати): Вимірювані критерії успіху (зазвичай 3-5), які дозволяють оцінити прогрес у досягненні поставленої цілі. (Як я зрозумію, що рухаюсь у правильному напрямку?)
3. Initiatives (Ініціативи): Завдання і стратегії, які дозволять досягнути бажаного прогресу у виконанні ключових цілей. (Які саме кроки я маю зробити, аби досягти мети?)

OKR можна вважати універсальною основою для системи цілепокладання, адже вона має інструменти для підвищення ефективності кожного з відділів компанії — від виробництва до маркетингу. Правильне впровадження OKR може допомогти бізнесу:

• Визначити пріоритети: Обмеження кількості цілей та ключових результатів допомагає зосередитися на найважливіших завданнях, що сприяє ефективнішому використанню ресурсів.
• Підвищити рівень гнучкість та адаптивності: Регулярний перегляд та оцінка прогресу дозволяють швидко реагувати на зміни в бізнес-середовищі та коригувати стратегію відповідно до нових умов. Така стратегія дозволяє компанії лишатися конкурентоспроможною на ринку.
• Покращити комунікацію в команді: Відкрите обговорення цілей та ключових результатів забезпечує прозорість та синхронізацію дій між різними рівнями організації. Якщо усі до одного співробітники компанії розуміють, до якої мети вони рухаються, це значно підвищує їхню залученість і нерідко заохочує інноваційні пропозиції від команди.

Не варто недооцінювати переваги, які надає OKR для укріплення комунікації всередині команди і підвищення залученості співробітників. Цей пункт часто губиться під час формування плану бажаного розвитку компанії, але насправді за даними Gallup, 80% співробітників всього світу недостатньо залучені у бізнес-процеси компанії. Така нестача емоційної і професійної залученості вартує бізнесу $8,1 трлн, або близько 10% ВВП щорічно. Та як цього уникнути? Створити відкриту, прозору і просту систему цілепокладання у компанії, попіклувавшись про те, щоб усі співробітники були залучені до її розвитку і висловлювали зацікавленість у власному прогресі.

Однак повне впровадження нової системи цілепокладання може бути масштабним та складним процесом. А як правильно імплементувати систему OKR, аби це максимально оптимізувало ваші бізнес-процеси — пропонуємо розібратися разом.

Бачу мету — не бачу перешкод: як правильно впровадити систему OKR саме для вашого бізнесу

Поставити мету та виконати її — здається, нічого складного в цьому немає. Однак ні — щойно запускається процес цілепокладання, може виникнути безліч дрібних питань. Як саме формулювати бажаний кінцевий результат? Як побудувати стратегію досягнення мети не просто теоретично, а створюючи покрокові таски для команди? Звісно, універсальної відповіді, що підійде всім, немає — кожна компанія сама визначає свій шлях до мети. Однак є кілька основних порад, які допоможуть визначити основу вашої стратегії цілепокладання — саме їх ми й пропонуємо розглянути:

1. Чітко формулюйте стратегічні цілі: Пам’ятайте, що цілі мають надихати та направляти команду. Сконцентруйтесь на точках зросту компанії, які потребують кращих результатів. Потім визначте можливості для розвитку і не бійтеся ставити амбітні, грандіозні цілі — наприклад, визначайте мету «стати лідером ринку з постачання нашого продукту» замість «збільшити охоплення продажів». Під час формулювання проміжної мети будьте точними, використовуйте прикладні цифри — наприклад, «збільшити продажі на 30% за наступний календарний рік».
2. Визначте ключові результати, які можна виміряти: Ключові результати мають бути чіткими та досяжними, обмеженими у часі та містити в собі конкретну дію. Наприклад, якщо ваша ціль — «збільшити продажі на 30% за наступний календарний рік», ключові результати мають бути приблизно такими: збільшувати Sales Revenue на X% щомісяця; для цього — витрачати щотижня X додаткових годин на аналіз ринку; розробляти на X маркетингових стратегій більше тощо. Таким чином ви зможете чітко відстежувати свій прогрес.
3. Фокусуйтесь на результаті: Під час формування фінальної цілі фокусуйтесь не на списку завдань, що до неї приведуть, а на ефекті, якого хочете досягнути. Наприклад, замість «Генерувати Х нових лідів щотижня», поставте мету «Підняти Conversion Rate на Х% до Q4». Таким чином ваша команда зможе сфокусуватись на фінальному результаті та визначити, як саме вона хоче його досягнути.
4. Узгодьте конкретні цілі з бізнес-цілями компанії: Усі ключові результати і проміжні цілі стратегії OKR мають вести команду до єдиної цілі, яку для себе визначила команда. Ця ціль обов’язково має резонувати з основною метою компанії, бути чітко сформульованою і прокомунікованою з усіма співробітниками. Ось ця об’єднаність і узгодженість завдань — і є основою системи OKR.
5. Організуйте завдання за методом каскаду: Кожна таска має діяти як підтримка і проміжний крок для наступної, більш масштабної цілі. Однак вибудовувати стратегію треба починати саме з найвищої сходинки — основної мети компанії — а потім «спускатись» вниз, визначаючи дрібніші завдання (ключові результати) — спочатку для відділів, потім для команд і врешті-решт — для кожного співробітника.
6. Забезпечте прозору комунікацію з командою: Надайте доступ до всіх неконфіденційних цілей компанії та не бійтесь витратити час на пояснення їхнього значення. Чітке розуміння, куди й навіщо вони рухаються, напрямку підвищує мотивацію та ефективність співробітників. Оскільки всі етапи OKR взаємопов’язані та узгоджені, відкритість комунікації є ключовою для успішного досягнення результатів.
7. Збирайте фідбек і адаптуйте стратегії: OKR — гнучка стратегія, що може бути легко адаптована до змін ринку. Однак для цього важливо регулярно збирати фідбек, проводити щотижневі/щомісячні чек-іни та аналізувати прогрес. Використовуйте метрики, описані вище, для моніторингу темпу команди та майте запасні плани. Прислухайтеся до фідбеку ваших співробітників — по-перше, вони можуть запропонувати цінні ідеї, а по-друге, заохочення ініціативи допоможе вам сформувати ефективну команду.
8. Фіксуйте та визнавайте особистий прогрес: Документування цілей і результатів у єдиній базі допомагає чітко моніторити прогрес і відзначати індивідуальні досягнення співробітників, підвищуючи їхню мотивацію та залученість. Звісно, неможливо тримати всі ключові результати в голові. Власне, це і не потрібно — адже інструменти OKR наразі у більшості випадків автоматизовані та оптимізовані в комплексних рішеннях.

Наразі ринок пропонує багато рішень для автоматизації процесів цілепокладання — наприклад, інструмент Microsoft Viva Goals, який, однак, буде видалено 31 грудня 2025 року. Якщо ви шукаєте систему цілепокладання, яка підійде для потреб саме вашої компанії, експерти SMART business готові допомогти вам обрати релевантне рішення. Водночас враховуючи те, що попит на такі інструменти зростає, компанія SMART business і сама готує до релізу власне рішення для роботи з цілями за методологією OKR, що буде відповідати сучасним запитам бізнесів і пропонувати всі переваги зазначеної стратегії.

Покрокова інструкція: яких помилок варто уникати під час управління OKR

Будь-яке впровадження нових стратегій не може пройти бездоганно — і це нормально. Водночас є кілька частих помилок, яких можна уникнути, якщо про них знати. Пропонуємо їх розглянути:

1. Перфекціонізм, що заважає результатам: Як і в будь-якій справі, у розробці OKR важливо дотримуватися балансу. Надмірне обдумування цілей може викликати ступор і блокувати процес, тому краще працювати з наявними цілями, поступово їх уточнюючи. Головне — діяти послідовно та бути готовими коригувати систему в перші місяці.
2. Надмірний контроль каскаду цілей: OKR — це не жорсткі рамки, а навігатор, що пропонує оптимальний шлях. Добре збалансована каскадна система дає фахівцям автономність, стимулюючи їхній розвиток і креативність, адже фінальною метою OKR є натхнення, а не контроль.
3. Неконсистентне вимірювання прогресу: До далекоглядних цілей ведуть багато дрібних завдань. Щоб не втратити мотивацію та не загубитись у рутині, варто постійно відстежувати та відзначати досягнення як окремих співробітників, так і всієї команди.
4. Фокус лише на цифрах, а не на прогресі: Як було зазначено у попередньому пункті, моніторинг результатів важливий, але OKR — це не лише цифри. Ціль цієї методики — надихати команду та будувати стратегію досягнення показників, а не просто стежити за ними, як це робить KPI.
5. Відмова від прогресу через труднощі: Якщо перший цикл OKR не дав 100% результату — це абсолютно нормально, і не варто через це відмовлятися від своєї спроби. Запустити OKR в роботу може бути непросто, однак це зусилля обов’язково окупиться. Та якщо ви не хочете витрачати час на метод спроб і помилок — можете звернутись до вендорів (наприклад, SMART business), які підкажуть вам рішення, релевантне саме для вашої ситуації.

Бути сучасними: як автоматизувати та оптимізувати інструменти OKR

Отже, як розробити свою систему OKR — ми розібрались. Однак наступним виникає питання — як підібрати оптимальний софт для стратегії? Адже наразі автоматизація стає критично необхідною, якщо компанія хоче встигати за розвитком ринку. Є кілька універсальних порад, яких можна дотримуватись під час вибору рішення:

1. Оцініть розмір компанії та потреби, перевірте можливість інтеграції з іншими інструментами.
2. Виберіть ПЗ з можливістю управління цілями, візуалізацією прогресу та функцією співпраці.
3. Переконайтесь у зручності інтерфейсу, мобільній доступності та наявності аналітики й кастомізованих звітів.
4. Оцініть рівень безпеки даних і наявність надійної підтримки користувачів.
5. Перевірте вартість, модель ціноутворення та можливі приховані витрати.
6. Тестуйте програму через безкоштовні демоверсії та читайте відгуки інших користувачів.

Однак якщо ви не хочете витрачати час та енергію на нескінченні спроби — не бійтеся звернутися до вендорів. Організація SMART business має багаторічний досвід в автоматизації бізнес-процесів і перевірену експертизу у впровадженні рішень на основі OKR. Компанія наразі готує до релізу власний гнучкий та багатофункціональний модуль рішення для автоматизації процесів цілепокладання. Що ж він пропонує?

1. Відстеження прогресу: Рішення дозволяє регулярно відстежувати досягнення на кожному етапі стратегії, а також розподіляти увагу по пріоритетах. Інструмент допомагає визначити, на яких проєктах, завданнях та фахівцях варто зосередитись для оптимального результату.
2. Управління цілями: Рішення допомагає створювати та організовувати стратегічні цілі на рік, визначати пріоритети для команд, встановлювати етапи прогресу, а також впроваджувати вимірювані результати та ключові показники ефективності.
3. Візуалізація узгодженості: Рішення дозволяє візуалізувати стратегію у формі ієрархічної структури, де наочно відображені всі взаємозв’язки та взаємодії команди з основною метою компанії.
4. Підвищення рівня комунікації: Рішення надає необхідні інструменти для регулярного зв’язку між колегами, надання фідбеків і висловлення пропозицій. Безпечний простір для обміну ініціативами відповідно підвищує мотивацію команди.

Якщо у вас лишились питання щодо розробки власної стратегії OKR або ви готові впровадити рішення з автоматизованими процесами цілепокладання — зверніться до експертів SMART business, і вони допоможуть вам підібрати релевантні інструменти саме для вашої компанії.