W nowy rok weszliśmy z potężnymi aktualizacjami modułów «Ustalanie celów», «Grywalizacja» i «Szkolenia» dla SMART HCM & LMS.
Po pierwsze, teraz użytkownicy systemu będą mogli rozdzielać dowolne cele: od menedżera do podwładnych.
Co zrobiono?
- dekompozycja poszczególnych celów kierownika na podwładnych, w tym ich masowe rozdzielenie;
- sprawdzanie, czy pracownik posiada cel, aby uniknąć jego duplikacji, a także powiadomienia o statusie dystrybucji;
- identyfikacja wizualna dla rozłożonych celów.
Po drugie, dodaliśmy narzędzie do większego zaangażowania pracowników – «Sklep Firmowy», w którym pracownicy mogą wymieniać swoje punkty postępu w ramach modułu «Grywalizacja».
Co zrobiono?
- mechanizm przyznawania punktów pracownikom w przypadku przydzielania odznak;
- funkcjonalności do zarządzania towarami w systemie i wyświetlania ich na portalu;
- mechanizm zamawiania przez pracownika towarów na portalu i odpisywania punktów;
- mechanizm zwrotu punktów w przypadku anulowania zamówienia;
- strona dla pracowników, na której mogą oni przeglądać wszystkie dostępne dla nich towary, status zamówień, zapoznać się z historią naliczania i odejmowania punktów z ich konta oraz przeglądać saldo punktów na dzień bieżący;
- system automatycznych powiadomień dla pracownika i odpowiedzialnego kierownika działu personalnego w ramach procesu zamawiania i potwierdzania zamówienia.
Po trzecie, rozwinęliśmy funkcjonalność krótko- i długoterminowego planowania szkoleń pracowników w firmie w zakresie miesięcy, kwartałów i roku. Funkcjonalność ta będzie szczególnie przydatna dla firm o dużej liczbie pracowników.
Co zrobiono?
- funkcjonalność do planowania szkoleń wprowadzających (adaptacyjnych) dla nowego pracownika oraz w przypadku przeniesienia z jednego stanowiska na drugie na poziomie organizacji, działu i profilu pracy;
- funkcjonalność do planowania szkoleń okresowych na poziomie organizacji, działu i profilu stanowiska;
- mechanizm automatycznego przypisywania szkoleń wprowadzających i okresowych;
- mechanizm automatycznej aktualizacji planów szkoleń przypisanych na poziomie profilu organizacji, wydziału i stanowiska;
- stronę dla kierownika, na której może on przeglądać wszystkie plany szkoleniowe, ustalać datę rozpoczęcia szkolenia, zmienić listę profili stanowisk w planie szkoleniowym, odrzucić lub zatwierdzić plan szkoleniowy.
Przyjrzyjmy się bliżej każdej z aktualizacji.
Dekompozycja celów od menedżera do wykonawców
Każdy menedżer rozumie, jak ważne jest wyznaczanie celów dla zespołów, aby trzymać się wybranej strategii i dążyć do osiągnięcia globalnego celu firmy. Ale kiedy przychodzi do podziału celów pomiędzy kilkoma zespołami projektowymi, a następnie pomiędzy poszczególnych członków, pojawiają się pewne trudności, w tym związane ze śledzeniem i oceną wyników.
Wdrożyliśmy funkcjonalność, która pozwala na automatyczne rozłożenie celów pomiędzy wykonawców – od CEO po zwykłego pracownika.
Jak to działa?
Powiedzmy, że jesteś menedżerem firmy i Twoim priorytetowym celem jest optymalizacja procesów szkolenia pracowników, ponieważ w ostatnim okresie liczba pracowników znacznie wzrosła.
Krok 1. Na portalu wybierasz indywidualny cel z własnej listy i klikasz przycisk Przydziel.
System zaproponuje Ci wybranie jednego lub kilku członków zespołu jednocześnie.
Krok 2. Wybierasz odpowiedzialnych pracowników i przypisujesz im cel indywidualny. Oznacza to, że Twój cel jest teraz dodany do listy celów wybranych pracowników. System sprawdzi, czy nie został utworzony duplikat.
Krok 3. Do Twojego celu indywidualnego zostanie dodana ikonka, która wskazuje, że cel został zdekomponowany. W razie potrzeby możesz przejść na stronę pracownika i zmienić parametry celu.
Teraz wystarczy monitorować postępy w realizacji celu.
Ważne. Pracownik może dostosować priorytet w zależności od ilości dostępnych celów, ale nie może usunąć rozłożonego zapisu.
Sklep firmowy dla większego zaangażowania pracowników
Stała interakcja z naszymi klientami daje nam zrozumienie, jakich narzędzi potrzebują do rozwiązania konkretnego zadania HR.
Obecnie w ukraińskich firmach istnieje zapotrzebowanie na programy motywacyjne w ramach rozwoju pracowników.
Dlatego nasz moduł «Grywalizacja» zyskał nową funkcjonalność: w ramach procesu zdobywania odznak pracownicy otrzymują punkty, a w sklepie firmowym pracownicy wymieniają zgromadzone punkty na towary ze sklepu.
Jak to działa?
Przede wszystkim należy wypełnić katalog produktów dla przyszłego sklepu. Można to zrobić na portalu w sekcji HCM «Grywalizacja» – «Sklep».
Zaimplementowaliśmy możliwość dodania kilku zdjęć produktów, które można sortować, ustalając kolejność ich wyświetlania na portalu.
Na stronie sklepu znajdują się trzy sekcje: «Katalog», «Zamówienia » oraz «Operacje z punktami». Poniżej znajduje się szczegółowy opis każdej z nich.
W katalogu można filtrować produkt według kategorii lub znaleźć potrzebny po nazwie w polu «Szukaj», sortować produkt według ceny, złożyć zamówienie klikając na odpowiednią ikonkę lub przechodząc na stronę produktu.
Jak pracownik może zamówić coś ze sklepu?
Aby zamówić dowolny produkt ze sklepu, pracownik musi być aktywnym uczestnikiem programu grywalizacji i otrzymywać odznaki za swoje osiągnięcia, które służą do automatycznego naliczania punktów.
Aby ocenić swoje osiągnięcia i wybrać produkt zgodnie z ilością zdobytych punktów, przejdź na stronę sklepu.
Sprawdź liczbę dostępnych punktów znajdujących się w górnej części strony katalogu.
Teraz wybierz produkt do zamówienia, biorąc pod uwagę dostępną liczbę punktów.
Po otwarciu strony dowolnego produktu, przeczytaj jego opis, obejrzyj zdjęcie używając strzałek «dalej» i «wróć» na zdjęciu lub klikając na samo zdjęcie, aby je powiększyć.
Aby zamówić wybrany produkt wystarczy kliknąć na przycisk «Zamów», w razie potrzeby dodać informacje do pola «Komentarz» i kliknąć «Złóż zamówienie».
Dla Twojego komfortu dodaliśmy możliwość zapisywania zamówień w wersji roboczej. Punkty nie będą odejmowane z konta, gdy zamówienie jest w statusie «Draft».
Co się dzieje z zamówieniem po jego złożeniu?
Do obsługi zamówień sklepowych należy wyznaczyć odpowiedzialnego menedżera HR. Po złożeniu zamówienia przez pracownika, odpowiedzialny kierownik działu kadr otrzyma powiadomienie o utworzeniu nowego zamówienia z nazwą produktu, nazwą klienta, komentarzem klienta i statusem zamówienia. Listy wszystkich zamówień będą przechowywane w sekcji «Grywalizacja» – «Sklep» – «Zamówienia».
Ogólnie rzecz biorąc, podczas procesu przetwarzania każde zamówienie nabywa odpowiedni status: «Nowe», «Przyjęte», «Anulowane», «Wysłane», «Otrzymane», «Zrealizowane».
Bardzo wygodne jest to, że w przypadku zmiany statusu klient otrzymuje automatyczne powiadomienia i może śledzić postęp realizacji zamówienia.
Jak pracownik może przeglądać swoje zamówienia i transakcje z punktami?
Przejdź do sekcji «Zamówienia» na stronie sklepu – tutaj pracownik zobaczy listę wszystkich swoich zamówień.
Aby zobaczyć szczegóły zamówienia, wystarczy kliknąć na jego nazwę na liście.
Stworzyliśmy kalkulator do realizacji punktów, który można obejrzeć na stronie „Operacje punktowe”. Pokazuje on stan konta użytkownika: ile punktów zostało naliczonych, wykorzystanych i ile jest do wykorzystania. Aby ułatwić zarządzanie punktami, dodaliśmy listę wszystkich transakcji naliczania i realizacji punktów, a także filtry, które ułatwiają wyszukiwanie transakcji.
Planujemy dalej rozwijać funkcjonalność «Sklepu Firmowego», dlatego w kolejnych wydaniach pojawią się następujące usprawnienia:
- automatyzacja procesu potwierdzania przyjęcia zamówienia;
- opracowanie funkcjonalności anulowania zamówienia przez użytkownika na portalu;
- udoskonalenie systemu powiadomień dla uczestników procesu.
Ponadto podobna funkcjonalność zostanie zintegrowana z innymi modułami, co pozwoli klientom na wdrożenie własnej mechaniki gry.
Strategia planowania szkoleń na miesiąc, kwartał i rok
Stale komunikując się z naszymi klientami, rozumiemy, że nowoczesne firmy coraz częściej domagają się tworzenia własnych centrum kompetencji.
Coraz więcej uwagi poświęca się podejściu skill-based, kiedy firmy skupiają się na rozwijaniu umiejętności w organizacji. Dlatego firmy decydują się na budowanie systematycznych i ciągłych szkoleń pracowniczych, które spełniają ich zapotrzebowanie na umiejętności twarde i umiejętności miękkie pracowników na poziomie strategicznym.
W związku z tym moduł «e-learning» zyskał nową funkcjonalność – «Planowanie szkoleń», która pozwala na zautomatyzowane masowe przydzielanie szkoleń dla dużej liczby pracowników.
Funkcjonalność ta pomoże w pełni dostosować i zautomatyzować procesy przypisywania szkoleń adaptacyjnych i okresowych na poziomie organizacji, działu i profilu stanowiska. Znacznie zmniejszy również obciążenie L&D menedżera podczas wypełniania planów szkoleń i przypisywania ich do działów lub poszczególnych pracowników.
Jak to działa?
Wyobraźmy sobie sytuację, w której zatrudniasz jednocześnie kilku pracowników na różne profile stanowisk, na przykład w instytucji bankowej. Banki zawsze regulują kwestie bezpieczeństwa i poufności informacji, więc jako HR menedżer musisz najpierw zaplanować odpowiednie szkolenia dla wszystkich nowozatrudnionych. Do tego dochodzą plany szkoleń obowiązkowych dla każdego z profili stanowisk.
Logujesz się do systemu SMART HCM & LMS i tworzysz «Listę szkoleń», która należy do określonego typu szkoleń – w naszym przypadku «Wprowadzające», czyli szkolenia adaptacyjnego.
W karcie «Lista szkoleń» dodajesz obowiązkowe programy nauczania, kursy i moduły, które tworzą listę aktywności do wykonania przez pracowników. Dla każdej aktywności wybierasz z ogólnej listy pracowników, którzy potrzebują określonych działań w okresie adaptacyjnym.
W efekcie każdy nowy pracownik otrzymuje indywidualny plan szkolenia z ustaloną datą rozpoczęcia i listą aktywności.
Wyobraźmy sobie inną sytuację, w której musisz zaplanować masowe szkolenia na poziomie organizacji, działów i poszczególnych pracowników.
Ty, jako HR menedżer, zbierasz od top-menedżerów i szefów różnych działów dane dotyczące zajęć obowiązkowych i fakultatywnych w ciągu roku, które musisz wprowadzić do karty «Lista szkoleń». W tym przypadku wybierz typ szkolenia «Okresowe». A następnie wykonaj taką samą ścieżkę jak w pierwszym scenariuszu, dodając informacje do «Programu nauczania», «Kursów szkoleniowych» i «Modułów szkoleniowych».
Jeśli kurs jest ogólny i zalecany dla wszystkich pracowników firmy, wystarczy wybrać sekcję «Organizacje», a wydarzenie zostanie dodane do planów szkoleniowych każdego pracownika. Kurs taki jak «Skuteczne negocjacje» będzie istotny dla zespołu sprzedaży, a korzystając z sekcji «Działy» przypiszesz go tylko do odpowiedniego działu.
Za pomocą sekcji «Profile stanowisk» możesz zaplanować szkolenia rozwijające określone umiejętności i kompetencje, które odpowiadają profilom stanowisk.
Po zapisaniu wprowadzonych danych w karcie «Lista szkoleń», plany szkoleń są automatycznie generowane dla każdego profilu stanowiska osobno.
W ten sposób HR menedżer tworzy roczny plan szkoleń dla całej firmy.
Porozmawiajmy teraz o roli menedżera w planowaniu szkoleń okresowych.
Jak kierownik może zarządzać planami szkoleń?
Kierownicy działów samodzielnie zarządzają planami szkoleń swoich podwładnych, wybierają datę rozpoczęcia szkolenia, listę profili stanowisk do udziału w danym szkoleniu.
Na stronie «Szkolenia», w sekcji «Planowanie», kierownik może przeglądać listę planów szkoleniowych.
Kierownicy mogą również odrzucić proponowane szkolenie, jeśli zostało ono wprowadzone do bazy przez menadżera HR przez pomyłkę lub jest nieistotne dla ich działu i podwładnych.
Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat planu szkolenia, należy rozwinąć zapis.
Aby wprowadzić datę rozpoczęcia szkolenia, kierownik korzysta z kalendarza i wybiera wymaganą datę rozpoczęcia.
Ważne: Planowana data rozpoczęcia powinna być nie wcześniejsza niż następny miesiąc od bieżącego.
Kierownik ma swobodę edycji listy profili stanowisk do planowania szkoleń. Na przykład, jeśli kurs nie jest odpowiedni dla danego członka zespołu na określonym etapie jego rozwoju.
Po edycji działań szkoleniowych dla swojego zespołu, kierownik zatwierdza plan.
Zatwierdzone plany szkoleniowe przechodzą do statusu «Zaplanowane».
Gdy tylko nadejdzie zaplanowana data rozpoczęcia, plan nauki zostaje przeniesiony do statusu «Przypisany». Pracownik otrzyma powiadomienie o rozpoczęciu szkolenia.
Należy pamiętać, że podczas tworzenia planów szkoleniowych nie trzeba od razu wypełniać kursów i modułów treścią. Po zatwierdzeniu planów przez kierownika, HR-owiec planuje pracę nad programami kursów w wygodnym trybie.
Wszelkie zmiany na liście szkoleń lub w konkretnym planie szkoleń wprowadzane są za pomocą przycisku «Aktualizuj plany szkoleń».
W kolejnych wydaniach planujemy zautomatyzować proces cyklicznego szkolenia pracowników.
Przykładowo, posiadasz obowiązkowy kurs, który pracownicy są zobowiązani odbyć co trzy miesiące. Dzięki funkcji planowania cyklicznego, system automatycznie zaplanuje powtórzenie szkolenia w określonym przez Ciebie okresie.
Śledź nasze aktualizacje na naszej stronie internetowej i w mediach społecznościowych. Proponujemy również sprawdzić aktualizacje zawarte w poprzednim wydaniu.
Chcesz uzyskać więcej szczegółów na temat aktualizacji? Poproś o demo: sales@smart-it.com
