Великі оновлення: декомпозиція цілей, корпоративний магазин та планування навчання

По-перше, тепер користувачі системи зможуть виконувати розподіл будь-яких цілей від керівника до підлеглих.

Що було зроблено? 

• декомпозицію індивідуальних цілей керівника підлеглим, включаючи масовий розподіл;
• перевірку наявності цілі у співробітника для уникнення її дублювання, а також повідомлення про статуси розподілення;
• візуальну ідентифікацію для розподілених цілей.

По-друге, додали інструмент для більшого залучення персоналу – «Корпоративний магазин», в якому співробітники зможуть обмінювати свої бали успішності в рамках модуля «Гейміфікації».

Що було зроблено? 

• механізм нарахування балів співробітнику у разі призначення бейджів;
• функціонал управління товарами в системі та їх відображення на порталі;
• механізм замовлення співробітником товару на порталі та списання балів;
• механізм повернення балів у разі відмови від замовлення;
• сторінку для співробітника, де він може переглянути всі доступні йому товари, статус замовлень, ознайомитися з історією нарахування та списання балів з рахунку, переглянути баланс балів на поточну дату;
• систему автоматичних повідомлень співробітнику та відповідальному HR-менеджеру в рамках процесу замовлення та підтвердження замовлення.

По-третє, ми розробили функціонал коротко- та довгострокового планування навчання співробітників всередині компанії у розрізі місяця, кварталу та року. Такий функціонал буде особливо доречним для компаній з великим штатом співробітників.

Що було зроблено? 

• функціонал планування вхідного (адаптаційного) навчання для нового співробітника та у разі переведення з посади на посаду на рівні організації, підрозділу та профілю посади;
• функціонал планування періодичного навчання на рівні організації, підрозділу та профілю посади;
• механізм автоматичного призначення вхідного та періодичного навчання;
• механізм автоматичного оновлення планів навчання, призначених на рівні організації, підрозділу та профілю посади;
• сторінку для керівника, де він може переглянути всі плани навчання, призначити дату початку навчання, змінити список профілів посад в плані навчання, відхилити або затвердити план навчання.

Розглянемо кожне оновлення детальніше.

Декомпозиція цілей від керівника до виконавців

Кожен управлінець розуміє, наскільки важливо під час постановки цілей командам дотримуватися обраної стратегії та відповідати глобальній цілі компанії. Але коли йдеться, наприклад, про розподіл цілей між декількома проєктними командами, а потім на кожного учасника, виникають певні складнощі, в тому числі з відстежуванням та оцінкою виконання.

Ми реалізували функціонал, який дозволяє автоматично розподіляти цілі між виконавцями – від генерального директора до рядового співробітника.

Як це працює?

Припустимо, ви керівник компанії й ваша пріоритетна ціль – оптимізувати процеси з проведення навчання співробітників, адже за минулий період чисельність штату значно зросла.

Крок 1. На порталі ви обираєте індивідуальну ціль з власного переліку і клікаєте на кнопку Розподілити.

Система запропонує обрати одного або одразу декількох членів команди.

Крок 2. Ви обираєте відповідальних співробітників  і розподіляєте на них індивідуальну ціль. Тобто тепер ваша ціль додається до переліку цілей обраних співробітників. Система перевірить, чи не створюється дублікат.

Крок 3. Вашій індивідуальній цілі додається відповідна іконка, яка свідчить про те, що ціль була декомпозована. За необхідності ви можете перейти на сторінку співробітника і змінити параметри цілі.

Тепер вам залишається тільки моніторити прогрес виконання цілі.

Важливо. Співробітник може відкоригувати пріоритетність в залежності від обсягу наявних цілей, але не може видалити розподілений запис.

Корпоративний магазин для більшого залучення співробітників

Постійна взаємодія з клієнтами дає нам розуміння, яких інструментів вони потребують для вирішення того чи іншого HR-завдання.

Сьогодні в українських компаніях є запит на запровадження мотиваційних програм в рамках розвитку співробітників.

Тому наш модуль «Гейміфікація»  набув нового функціоналу: в рамках процесу отримання бейджів співробітнику нараховуються бали, а в корпоративному магазині співробітник обмінює накопичені бали на товари з магазину.

Як це працює?

Насамперед вам необхідно заповнити довідник товарів для вашого майбутнього магазину. Це можна зробити на порталі у розділі «Гейміфікація» – «Магазин».

Ми реалізували можливість додавання декількох зображень товару, які можна сортувати, фіксуючи послідовність їх відображення на порталі.

Сторінка магазину має три розділи: «Каталог», «Замовлення» та «Операції з балами». Далі детальніше про кожний.

У каталозі можна відфільтрувати товар за категоріями або знайти необхідний за назвою у полі «Пошук», відсортувати товар за ціною, зробити замовлення, натиснувши на відповідну іконку або перейшовши на сторінку товару.

Як співробітнику замовити щось з магазину? 

Для замовлення будь-якого товару з магазину співробітник повинен бути активним учасником програми гейміфікації й отримувати бейджі за свої досягнення, на основі яких відбувається автоматичне нарахування балів.

Щоб оцінити свої здобутки й обрати товар у відповідності до кількості нарахованих балів, йдемо на сторінку магазину.

Перевіряємо кількість доступних балів у верхній частині сторінки каталогу.

Тепер обираємо товар до замовлення з урахуванням доступної кількості балів.

Відкривши сторінку будь-якого товару, ознайомлюємося з описом, переглядаємо зображення, використовуючи стрілки «вперед» та «назад» на зображенні або натиснувши на саме зображення для збільшення.

Щоб замовити обраний товар, достатньо клікнути на кнопку «Замовити», за потреби додати інформацію в поле «Коментар» і натиснути «Відправити».

Для зручності ми додали можливість зберігати замовлення у чернетці. Бали не будуть списані з рахунку, поки замовлення знаходиться у статусі «Чернетка».

Що відбувається з замовленням після його оформлення?

Вам необхідно призначити відповідального HR-менеджера для обробки замовлень магазину. Після того, як співробітник відправить замовлення, відповідальний HR-менеджер отримає повідомлення про створення нового замовлення з назвою товару, іменем замовника, його коментарем та статусом замовлення. Списки всіх  замовлень будуть зберігатися в розділі «Гейміфікація» – «Магазин» – «Замовлення».

Загалом, кожне замовлення набуває відповідного статусу в процесі його обробки:  «Нове», «Прийняте», «Скасоване», «Відправлене», «Отримане», «Завершене».

Дуже зручно, що в разі зміни статусу замовник отримує автоматичні повідомлення і може відстежувати прогрес його виконання.

Як співробітнику переглянути своє замовлення та операції з балами?

Переходимо на сторінці магазину в розділ «Замовлення» – тут співробітник побачить список всіх своїх замовлень.

Щоб побачити деталізацію замовлення, достатньо натиснути на його назву в списку.

Ми створили калькулятор списання балів, який можна переглянути на сторінці «Операції з балами». Тут відображається баланс користувача: яка кількість балів була  нарахована, списана та яка доступна до використання. Для зручного управління балами ми додали перелік усіх операцій з нарахування та списання, а також фільтри, які дуже спрощують пошук за операціями.

Ми плануємо подальший розвиток функціонала «Корпоративного магазину», тож в наступні релізи увійдуть такі доопрацювання:

• автоматизація процесу підтвердження отримання замовлення;
• розробка функціонала скасування замовлення користувачем на порталі;
• доробка системи повідомлень для учасників процесу.

Крім цього, подібний функціонал буде інтегровано в інші модулі, що дозволить клієнтам реалізовувати власні ігрові механіки.

Стратегія планування навчання у розрізі місяця, кварталу, року

Постійно спілкуючись з нашими клієнтами, розуміємо, що сучасні компанії все частіше транслюють запит на створення власних центрів компетенцій.

Наразі все більше акцентів на skill-based підхід, коли компанії фокусуються на розвитку навичок всередині організації. Тому компанії обирають шлях побудови системного та безперервного навчання співробітників, яке відповідає їхній потребі у hard skills та soft skills співробітників на стратегічному рівні.

Таким чином модуль «e‑learning» набув нового функціоналу – «Планування навчання», за допомогою якого відбувається автоматизоване масове призначення навчання для великої кількості співробітників.

Такий функціонал допоможе повністю налаштувати та автоматизувати процеси призначення адаптаційного та періодичного навчання на рівні організації, підрозділів та профілів посад. А також значно зменшити навантаження L&D-менеджера під час наповнення планів навчання та їх призначення для підрозділів чи окремих співробітників.

Як це працює?

Уявімо ситуацію, коли ви наймаєте декількох співробітників одночасно для різних профілів посад, наприклад, у банківську установу. Банки завжди регламентують інформаційну безпеку та конфіденційність, тому вам як HR-менеджеру першочергово необхідно запланувати відповідне навчання для всіх новачків. Крім цього, для кожного з профілів посад існують обов’язкові навчальні плани.

Ви заходите в систему SMART HCM & LMS і створюєте «Список навчання», що належить до певного типу навчання – в нашому випадку «Вхідного», тобто адаптаційного.

В картці «Список навчання» ви додаєте обов’язкові для проходження навчальні плани, курси та модулі, котрі формують перелік активностей для їх проходження співробітниками. Для кожної активності ви обираєте із загального переліку співробітників, які потребують певних заходів на адаптаційному періоді.

В результаті – кожен новий співробітник отримує індивідуальний план навчання з фіксованою датою старту та переліком активностей.

Уявімо іншу ситуацію, коли вам необхідно запланувати масове навчання на рівні організації, підрозділів і окремих співробітників.

Ви як HR-менеджер збираєте від ТОП-менеджерів та керівників різних підрозділів дані щодо обов’язкових та бажаних активностей протягом року, які вам необхідно внести у картку «Список навчання». В цьому випадку обираєте тип навчання «Періодичне». А далі проходите такий самий шлях, як і в першому сценарії, додаючи інформацію у «Навчальні плани», «Навчальні курси» та «Навчальні модулі».

Якщо курс загальний і рекомендований до проходження всім співробітникам компанії, ви просто обираєте секцію «Організації», і захід буде доданий до планів навчання кожного співробітника. Курс на кшталт «Ведення ефективних переговорів» буде актуальний для команди з продажу, і, скориставшись секцією «Підрозділи», ви призначите його тільки на релевантний департамент.

Планування навчання для розвитку певних навичок та компетенцій, що відповідають  профілям посад, відбувається, за допомогою секції «Профілі посад».

Після збереження внесених даних у картці «Список навчань» автоматично формуються плани навчання для кожного профілю посади окремо.

Таким чином HR-менеджер створює план навчання співробітників у розрізі року на всю компанію.

Тепер поговоримо про роль керівника у періодичному плануванні навчання.

Як керівник може управляти планами навчання?

Керівники підрозділів самостійно управляють навчальними планами своїх підлеглих, обирають дату початку навчання, перелік профілів посад для участі в тому чи іншому навчанні.

На сторінці «Навчання» у розділі «Планування» керівник переглядає список планів навчання.

Також для керівників реалізовано функціонал відмови від запропонованого навчання, якщо воно було помилково внесено в базу HR-менеджером або є нерелевантним для його підрозділу та підлеглих.

Щоб отримати деталізацію плану навчання, необхідно розгорнути запис.

Для внесення дати старту навчання керівник за допомогою календаря обирає необхідну дату старту.

Важливо: Запланована дата старту має бути не раніше наступного місяця від поточного місяця.

Керівник на свій розсуд може редагувати перелік профілів посад для планування навчання. Наприклад, якщо для окремого учасника команди цей курс не є актуальним на певному етапі його розвитку.

Після редагування навчальних заходів для своєї команди керівник затверджує план.

Затверджені плани навчання переходять в статус «Заплановано».

Щойно наступає запланована дата старту, план навчання переходить в статус «Призначено». Співробітник отримає сповіщення про початок навчання.

Важливо, що в процесі створення планів навчання вам не потрібно одразу наповнювати контентом курси та модулі. Після затвердження планів керівником, HR-менеджер планує роботу над програмами курсів у зручному режимі.

Всі зміни у списку навчання чи конкретному плані навчання виконуються за допомогою кнопки «Оновити плани навчання».

У наступних релізах заплановано доопрацювання з автоматизації процесу циклічного навчання співробітників.
Наприклад, ви маєте обов’язковий курс, який регламентовано до проходження співробітниками кожні три місяці. З функцією циклічного планування система автоматично призначить навчання, що буде повторюватися у рамках періоду, який ви вкажете.

Слідкуйте за нашими оновленнями на сайті та у соцмережах. Пропонуємо також ознайомитися з оновленнями, що увійшли у минулий реліз.

Бажаєте отримати більше деталей про оновлення? Залиште запит на демонстрацію  sales@smart-it.com