S-Engineering to ważne ogniwo globalnego łańcucha dostaw, z którego usług korzystają klienci z Ukrainy, Polski, Austrii, Hiszpanii, Bułgarii, Rumunii, Czech, Kazachstanu, Algierii, Zjednoczonych Emiratów Arabskich, Arabii Saudyjskiej, a także krajów Ameryki Południowej i Afryki Południowej. Portfolio firmy obejmuje autorskie, zaawansowane technologicznie rozwiązania SENUMAC, SENUVOL i OBERON, a także zlokalizowane technologie światowych liderów branży, zintegrowane w kompleksowe rozwiązania dla klientów. Firma łączy nowoczesne oprogramowanie inżynieryjne (Wrike, EPLAN, AutoCAD, SolidWorks), systematyczną kontrolę jakości produktów oraz przemyślaną politykę cenową, co pozwala jej konsekwentnie spełniać światowe standardy techniczne.
Jednak sekret sukcesu S-Engineering nie tkwi wyłącznie w zaawansowanych technologiach. Firma pozycjonuje się jako odpowiedzialny społecznie pracodawca, doskonale rozumiejąc, że to właśnie ludzie są fundamentem stabilnego rozwoju. S-Engineering aktywnie inwestuje w wielopoziomowe szkolenia pracowników, programy stażowe i mentoringowe, współpracę z uczelniami oraz tworzenie laboratoriów edukacyjnych.
Aby technologicznie wesprzeć rozwój obszaru HR, S-Engineering zdecydowała się na wdrożenie rozwiązania SMART HCM & LMS. Jak przebiegała ta transformacja i jakie rezultaty udało się osiągnąć? O tym opowiadamy w nowej historii sukcesu S-Engineering i SMART business.
Ocena kompetencji: od jakiej potrzeby rozpoczęła się optymalizacja procesów HR w S-Engineering
Optymalizacja procesów HR w S-Engineering rozpoczęła się od konkretnej i praktycznej potrzeby — uporządkowania procesu oceny kompetencji w zespołach projektowych. Firmie zależało na narzędziu, które umożliwi pracownikom ocenę własnej pracy oraz udzielanie informacji zwrotnej współpracownikom w ramach wspólnych projektów. Chodziło o pełnoprawny model oceny 360°, w którym opinia przełożonego jest uzupełniana ocenami członków zespołu, na co dzień współpracujących ze sobą przy realizacji projektów.
Kolejnym istotnym wymaganiem było usprawnienie zarządzania geograficznie rozproszonymi zespołami. Firma potrzebowała narzędzia, które umożliwiałoby udział w procesie oceny niezależnie od lokalizacji i urządzenia — nie tylko z poziomu komputera, ale również smartfona. Miało to kluczowe znaczenie dla zespołów projektowych pracujących w różnych krajach i strefach czasowych.
Przed wdrożeniem SMART HCM & LMS proces oceny był realizowany ręcznie — za pomocą arkuszy kalkulacyjnych i ankiet. Takie podejście wiązało się z wieloma ograniczeniami:
- arkusze nie zapewniały odpowiedniego poziomu kontroli — trudno było śledzić, kto już wypełnił ankietę, a kto jeszcze nie, szczególnie w przypadku ankiet anonimowych;
- brak automatyzacji zwiększał ryzyko błędów i nieprawidłowego wypełniania formularzy;
- proces oceny wymagał stałego zaangażowania zespołu HR na każdym etapie, pochłaniając cenne zasoby administracyjne.
Dlatego S-Engineering postawiła sobie za cel zmianę dotychczasowego podejścia do badań ankietowych poprzez wdrożenie elastycznego, zautomatyzowanego i wygodnego systemu.
Dlaczego wybrano SMART HCM & LMS
Podczas wyboru platformy HR zespół S-Engineering analizował kilka alternatywnych rozwiązań. Kluczowym kryterium okazała się możliwość elastycznego dostosowania systemu do konkretnych potrzeb biznesowych firmy, w szczególności w zakresie prowadzenia ankiet. Ostatecznie wybrano SMART HCM & LMS jako platformę umożliwiającą etapowe wdrażanie funkcjonalności i rozwijanie procesów HR zgodnie z priorytetami organizacji.
Na pierwszym etapie S-Engineering świadomie skoncentrowała się nie na pełnym objęciu wszystkich procesów HR, lecz na tych rozwiązaniach, które przynosiły największą wartość „tu i teraz”. W ramach wdrożenia wybrano następujące moduły SMART HCM & LMS:
- Zarządzanie personelem — do stworzenia jednolitej przestrzeni kadrowej i uporządkowania danych pracowników.
- Statusy talentów — jako fundament dalszego rozwoju zarządzania kompetencjami i potencjałem pracowników.
- Baza wiedzy — do scentralizowanego przechowywania materiałów wewnętrznych oraz zapewnienia pracownikom łatwego dostępu do informacji.
- Zarządzanie celami — do powiązania indywidualnych celów pracowników z celami strategicznymi firmy.
- Ocena pracowników — jako narzędzie do zbierania informacji zwrotnej i prowadzenia ankiet.
Obecnie firma aktywnie wykorzystuje funkcjonalności związane z ankietami i oceną pracowników. W momencie rozpoczęcia projektu w proces oceny było zaangażowanych około 300 specjalistów, z czego około 240 regularnie brało udział w badaniach ankietowych. Pozostałe moduły SMART HCM & LMS stanowią obecnie podstawę dalszego rozwoju jednolitego ekosystemu HR.
Takie etapowe podejście pozwoliło S-Engineering rozpocząć cyfryzację procesów HR w kontrolowany sposób, przetestować różne scenariusze wykorzystania systemu, zebrać opinie pracowników i stopniowo rozszerzać funkcjonalność zgodnie z rzeczywistymi potrzebami biznesu.
Prace trwają: jak przebiega adaptacja zespołu S-Engineering do nowego rozwiązania
Obecnie wszyscy kierownicy projektów w S-Engineering aktywnie korzystają z systemu SMART HCM & LMS, podczas gdy część pracowników wciąż znajduje się na etapie adaptacji. Wynika to między innymi z przejścia od dobrze znanych narzędzi do nowego modelu cyfrowego, w którym procesy stały się bardziej sformalizowane i uporządkowane. Firma od początku zdawała sobie sprawę, że przejście z rozwiązań wykorzystywanych przez lata do zupełnie nowego systemu będzie wiązało się z określonymi wyzwaniami. Dlatego zespół wdrożeniowy przywiązał dużą wagę do odpowiedniego wsparcia pracowników w procesie adaptacji.
Ludzie są zawsze na pierwszym miejscu. Jeśli mój współpracownik zwraca się do mnie z pytaniem dotyczącym nowego dla niego systemu, odkładam wszystko i skupiam się na tym, żeby mu pomóc — nawet jeśli w danym momencie pracuję nad złożonym zagadnieniem technicznym. Moją odpowiedzialnością jest budowanie zaufania pracowników nie tylko do nowych technologii — w tym przypadku SMART HCM & LMS — ale także do samej firmy.
Aby ułatwić pracownikom adaptację, w pierwszej kolejności uruchomiono moduł Baza wiedzy, który umożliwił specjalistom dostęp do uporządkowanych informacji wewnętrznych firmy. Jednocześnie zespół HR świadomie angażował pracowników w korzystanie z systemu — zachęcając ich do aktualizowania własnych danych, pracy z materiałami wewnętrznymi oraz zgłaszania własnych propozycji. Był to pierwszy krok do wyrobienia nawyku korzystania z platformy i uznania jej za naturalny element codziennej pracy. Dzięki temu już dziś system pełni ważną rolę jednolitej, cyfrowej przestrzeni pracy dla wszystkich pracowników.
Wyzwania wdrożenia i jak firma sobie z nimi radzi
Jak to często bywa w projektach transformacyjnych, dopiero praktyczne korzystanie z systemu pozwoliło lepiej zrozumieć jego możliwości funkcjonalne oraz potencjał zastosowania. W trakcie pracy zespół stopniowo dostosowywał sposób formułowania pytań i scenariuszy ocen, aby jak najlepiej odpowiadały one potrzebom biznesowym firmy. To właśnie ten etap umożliwił zebranie cennych informacji zwrotnych i stworzenie solidnych podstaw do dalszego rozwoju oraz personalizacji rozwiązania.
Na etapie wdrożenia istotną rolę odegrali kierownicy projektów oraz zespół najwyższego kierownictwa, którzy byli bezpośrednio zaangażowani w konfigurowanie scenariuszy wykorzystania systemu. W niektórych przypadkach wymagało to dodatkowego czasu i opracowania niestandardowych rozwiązań. Dzięki aktywnemu zaangażowaniu obu zespołów projekt został pomyślnie zrealizowany zgodnie z harmonogramem, bez zakłócania bieżącego funkcjonowania kluczowych procesów HR.
Jak podkreśla zespół S-Engineering, ważnym czynnikiem sukcesu projektu była również jakość współpracy z zespołem wdrożeniowym SMART business.
Wdrożenie przebiegło szybko i sprawnie. Wsparcie było dostępne praktycznie w trybie 24/7, a specjaliści SMART business okazali się doświadczonymi i empatycznymi partnerami biznesowymi. Ich wysoki poziom kompetencji pozwolił nam szybko poradzić sobie z nieoczekiwanymi wyzwaniami.
„To dopiero początek”: jak system działa dziś i w jakim kierunku zmierza transformacja HR w S-Engineering
Na obecnym etapie S-Engineering wykorzystuje jedynie część pełnej funkcjonalności SMART HCM & LMS — i jest to świadoma decyzja, mająca na celu podniesienie jakości pracy z systemem oraz jego skutecznej adaptacji wśród pracowników. Firma postrzega wdrożenie jako długofalowy proces zmian, w którym kluczowe znaczenie ma stopniowe budowanie nowej kultury korzystania z narzędzi HR. Dlatego kolejne moduły funkcjonalne będą uruchamiane etapami.
Jak moduły SMART HCM & LMS są już wykorzystywane w procesach S-Engineering:
- Baza wiedzy była pierwszym modułem SMART HCM & LMS, który został aktywnie wdrożony. Pozwoliła scentralizować informacje firmowe — regulaminy, instrukcje, materiały robocze oraz przydatne linki zostały zgromadzone w jednym miejscu dostępnym dla wszystkich pracowników. Moduł został dodatkowo zaprezentowany wewnątrz organizacji, aby wykształcić nawyk korzystania z portalu jako głównego źródła aktualnych informacji.
- Onboarding i adaptacja nowych pracowników uległy usprawnieniu dzięki temu, że portal stał się dla nich jednym, przejrzystym punktem wejścia do środowiska pracy. Nowi pracownicy mogą szybciej odnaleźć się w najważniejszych procesach, znaleźć odpowiedzi na typowe pytania i samodzielnie uzyskać dostęp do potrzebnych informacji. Dzięki temu firma ułatwia proces adaptacji, czyni go bardziej uporządkowanym, ogranicza zależność od rozproszonych źródeł informacji i pomaga nowym pracownikom szybciej wdrożyć się do pracy.
- Ocena pracowników w okresie próbnym jest już prowadzona w systemie, a jej wyniki są zapisywane w centralnej bazie danych. Dzięki temu proces staje się bardziej przejrzysty i tworzy podstawę do dalszych analiz.
- System ankiet jest obecnie uruchamiany i testowany. W przyszłości ma on stanowić podstawę procesu oceny kompetencji 360°. Docelowo funkcjonalność ta umożliwi zbieranie informacji zwrotnej nie tylko od przełożonego, lecz także od współpracowników i członków zespołu projektowego. Planowane jest, że ocena 360° pomoże budować pełniejszy obraz mocnych stron pracowników i obszarów wymagających rozwoju, a także stanie się podstawą indywidualnych planów rozwojowych.
Przed S-Engineering kolejne etapy rozwoju ekosystemu HR, w tym wdrożenie modułu Zarządzanie celami, które wymaga głębszej współpracy z zespołem oraz stopniowego wypracowania nowych metod zarządzania efektywnością. Jednocześnie firma podkreśla, że już dziś SMART HCM & LMS pomaga zwiększać przejrzystość, spójność i kontrolę nad procesami HR, tworząc solidne fundamenty pod dalszą transformację cyfrową.
Moją najważniejszą radą dla firm, które dopiero planują rozpocząć transformację cyfrową, jest to, aby nie oczekiwały, że wszystko da się zaplanować z góry. Nie da się przewidzieć wszystkich czynników — zbyt wiele zależy od ludzi, procesów i komunikacji. Warto potraktować to jako część całej drogi: dopiero w trakcie wdrożenia stopniowo buduje się jasne zrozumienie tego, jak sprawić, by system działał jak najlepiej dla organizacji. A moment, w którym wszystkie moduły zaczynają współpracować i przynoszą wymierne rezultaty, jest najlepszym dowodem na to, że włożony wysiłek był wart swojej ceny.
Od wielu lat zespół SMART business wspiera firmy z różnych branż w optymalizacji procesów HR — od produkcji i logistyki po handel detaliczny i lotnictwo. Wśród klientów firmy znajdują się SkyUp, Nemiroff, Nova Post, Darnytsia, CFG oraz wiele innych organizacji, w których HR jest postrzegany jako strategiczny partner biznesowy.
To doświadczenie pozwoliło zespołowi SMART wypracować podejście oparte na dogłębnym zrozumieniu procesów HR klienta. Dostawca nie ogranicza się wyłącznie do wdrożenia rozwiązania — pomaga również zbudować spójną logikę współpracy pomiędzy poszczególnymi obszarami funkcji HR, tworząc kompleksowy cyfrowy ekosystem HR.
Cieszymy się, że SMART HCM & LMS stał się częścią transformacji HR w S-Engineering — firmie o złożonej strukturze organizacyjnej, działającej w oparciu o zespoły projektowe i stawiającej wysokie wymagania w zakresie jakości procesów. Ten projekt jest dla nas szczególnie wartościowy, ponieważ pokazuje, że nawet wykorzystując jedynie kilka modułów z pełnego zakresu funkcjonalności platformy, zespół już dostrzega korzyści płynące z centralizacji informacji, zwiększenia przejrzystości procesów HR oraz stopniowego budowania wspólnej cyfrowej przestrzeni dla pracowników. To właśnie w takich projektach najlepiej widać wartość SMART HCM & LMS. Rozwiązanie nie tylko automatyzuje pojedyncze zadania, ale tworzy fundament pod dalszy rozwój całego ekosystemu HR — od onboardingu i oceny pracowników, przez zarządzanie celami, aż po rozwój kompetencji i bardziej dojrzałe zarządzanie talentami.
Jeśli chcesz zbudować efektywny ekosystem HR, skontaktuj się z nami, a eksperci SMART business pomogą Ci znaleźć rozwiązanie idealnie dopasowane do potrzeb Twojej firmy.
