Na pewnym etapie rozwoju zarządzanie ludźmi staje się wyzwaniem o charakterze strukturalnym — a nie jedynie funkcjonalnym.
Zespoły ewoluują szybciej niż są dokumentowane. Role stają się niespójne między działami. Rekrutacja spowalnia na etapie wejścia. Coraz trudniej jest też śledzić, kto za co odpowiada i co faktycznie należy zrobić.
To moment, w którym złożoność zarządzania ludźmi zaczyna przeradzać się w realne ryzyko organizacyjne.
SMART HCM & LMS Release 29 — Zespoły, role i realizacja — został zaprojektowany właśnie dla tego etapu rozwoju.
Wersja wprowadza większą kontrolę w trzech kluczowych obszarach zarządzania ludźmi:
· Spójne i usystematyzowane zarządzanie zespołami oraz rolami.
· Szybsza, zautomatyzowana konwersja CV na uporządkowane profile kandydatów.
· Ujednolicony widok zadań i zakresu obowiązków pracowników.
Wszystkie te funkcje tworzą system, w którym struktury organizacyjne są zawsze aktualne, role – jasno zdefiniowane, a realizacja zadań w pełni przejrzysta.
Wraz ze skalowaniem firmy, skuteczne zarządzanie zespołem przestaje opierać się na odizolowanych procesach. Kluczem staje się ciągłe, bieżące dopasowywanie zespołów, stanowisk i zakresu obowiązków.
Zarządzanie zespołami: ujednolicone ramy strukturyzowania zespołów i ról
Co zostało dostarczone?
Nowa funkcjonalność Zarządzanie zespołami pozwala firmom organizować, prowadzić i rozwijać zespoły w sposób bardziej przejrzysty, spójny i elastyczny.
Rozwiązanie wspiera cały cykl życia zespołu — od jego utworzenia i przypisania ról, aż po śledzenie historii członkostwa. Moduł wprowadza również uporządkowane zasady zarządzania — z gwarancją tylko jednego aktywnego lidera na zespół. Dodatkowo oferuje zestaw gotowych ról systemowych, takich jak: Administrative Manager, Functional Manager, Mentor oraz HR Business Partner.
To ulepszenie tworzy centralne miejsce w systemie, gdzie skład zespołów jest zarządzany zgodnie z rzeczywistą strukturą firmy i realnymi modelami pracy.
Jak to działa?
• Centralny obszar ról
Wszystkie role są zarządzane z poziomu jednego, centralnego interfejsu administracyjnego.
Zapewnia to:
- spójne stosowanie nazewnictwa ról we wszystkich zespołach
- łatwiejsze zarządzanie po stronie HR i centrów kompetencji
W efekcie system staje się jednym, wiarygodnym źródłem prawdy dla wszystkich definicji ról w organizacji.
• Tworzenie i zarządzanie zespołami
Administratorzy HR mogą łatwo tworzyć nowe zespoły, edytować istniejące struktury, archiwizować zespoły oraz aktualizować skład członków w dowolnym momencie.
• Przypisywanie ról w zespołach
Każdemu członkowi zespołu można przypisać jedną lub wiele ról jednocześnie (np. Team Lead, Backend Developer, Scrum Master, Architect, Coordinator).Definicje ról w systemie można idealnie dopasować do wewnętrznej struktury stanowisk. Gwarantuje to pełną spójność i przejrzystość w każdym zespole.
• Jasna struktura zarządzania
System dopuszcza przypisanie wyłącznie jednego aktywnego lidera do zespołu w danym czasie. Taki mechanizm gwarantuje pełną przejrzystość i jednoznaczną odpowiedzialność za realizację zadań.
• Śledzenie okresów uczestnictwa
Moduł rejestruje daty rozpoczęcia i zakończenia udziału każdego członka w zespole.
Kto skorzysta na zmianach?
• Działy HR
Otrzymują scentralizowane narzędzie do zarządzania kapitałem ludzkim. System automatyzuje prowadzenie rejestrów i zapewnia przejrzysty wgląd w aktualny skład poszczególnych zespołów.
• Menedżerowie projektów i delivery
Zyskują szybki dostęp do kluczowych danych: składu zespołu, przypisanych ról oraz dat dołączenia do projektu. Mogą również łatwo śledzić, jak struktura grupy zmieniała się i ewoluowała w czasie.
Dlaczego to jest wygodne?
✓ Jasna widoczność struktur zespołów
Zespoły stają się przejrzyste, a role i okresy uczestnictwa są zawsze aktualne.
✓ Wsparcie rzeczywistej dynamiki zespołów
Pracownicy mogą pełnić kilka ról jednocześnie — tak jak w realnych środowiskach delivery.
✓ Spójne definicje ról w całej organizacji
Centralny katalog ról zapewnia, że wszystkie zespoły posługują się tym samym „językiem ról”.
✓ Jeden zespół, jeden lider
System dba o jednoznaczny podział odpowiedzialności, dopuszczając obecność tylko jednego aktywnego lidera w danym czasie.
Dodatkowe możliwości funkcji
- Obsługa nieograniczonej liczby ról na jednego członka zespołu
- Możliwość zarządzania wieloma aktywnymi zespołami w organizacji
- Elastyczne tworzenie struktur zespołów odpowiednich dla modeli Agile, macierzowych i międzyfunkcyjnych
- Zapobieganie duplikowaniu nazw ról, co zapewnia przejrzystą, spójną i niezawodną strukturę ról
- Zawiera predefiniowany zestaw ról — takich jak Administrative Manager, Administrative +1, Functional Manager, Mentor oraz HR Business Patner — dostępnych w wersji standardowej
Dlaczego to jest ważne?
Nowy moduł Zarządzanie zespołami pozwala organizacjom utrzymywać dokładną, aktualną i przejrzystą strukturę zespołów. Wspiera nowoczesne modele delivery, umożliwia lepsze planowanie i eliminuje konieczność ręcznej administracji.Dla firm z dynamicznymi zespołami, zmieniającymi się potrzebami projektowymi lub wieloma strumieniami delivery moduł ten staje się podstawowym narzędziem, które zapewnia:
- bardziej uporządkowane zarządzanie
- lepszą widoczność ludzi i ról
Podsumowując: wprowadza strukturę, przejrzystość i operacyjną klarowność do jednego z najważniejszych zasobów organizacji — ludzi i zespołów, które tworzą.
AI-powered Smart CV Import: od przesłanego CV do profilu kandydata
Co zostało dostarczone?
Nowa funkcja AI-powered Smart CV Import to ogromna oszczędność czasu na wczesnym etapie rekrutacji. Narzędzie znacząco upraszcza i przyspiesza wprowadzanie kandydatów do bazy.
Zamiast ręcznie przepisywać dane, rekruterzy mogą teraz wgrać wiele dokumentów CV jednocześnie. System samodzielnie wyodrębni kluczowe informacje, wyłapie ewentualne duplikaty i wygeneruje gotowe profile oraz zgłoszenia rekrutacyjne. Co niezwykle istotne: sztuczna inteligencja służy tu wyłącznie do automatyzacji pracy administracyjnej (ekstrakcji danych), a nie do oceny i podejmowania decyzji.
To ulepszenie zmienia sposób pracy zespołów pozyskiwania talentów, ograniczając powtarzalne czynności manualne, zwiększając dokładność oraz zapewniając szybsze i bardziej spójne przetwarzanie danych kandydatów w całej organizacji.
Jak to działa?
• Uruchomienie importu
Rekruterzy mogą zainicjować import CV w następujących sekcjach:
- Wakaty
- Kandydaci
- Projekty rekrutacyjne
Akcja przesyłania jest dostępna poprzez dedykowaną komendę Załaduj CV w interfejsie administracyjnym.
• Wybór kanału rekrutacji
Przed przesłaniem plików użytkownik wybiera kanał rekrutacji z listy aktywnych kanałów.Wybrany kanał jest następnie automatycznie wykorzystywany podczas tworzenia profili kandydatów i aplikacji.
• Przesyłanie plików CV
Użytkownicy mogą:
- przeciągać i upuszczać pliki w obszarze przesyłania, lub
- wybierać pliki za pomocą menedżera plików
Obsługiwane typy plików: PDF, DOCX, DOC, RTF, TXTMaksymalnie: 10 plików na jedną sesję importu
Jeśli format pliku nie jest obsługiwany lub limit zostanie przekroczony, system wyświetla czytelny, opisowy komunikat o błędzie.
• Rozpoznawanie dokumentów oparte na AI
Po przesłaniu plików system automatycznie rozpoczyna przetwarzanie każdego dokumentu.
Wyświetlane statusy:
- Rozpoznawanie — AI wyodrębnia informacje o kandydacie
- Rozpoznano — dane zostały pomyślnie zebrane
- Błąd — rozpoznanie nie powiodło się (użytkownik może ponowić próbę lub usunąć plik)
Jeśli system nie może zidentyfikować adresu e-mail lub numeru telefonu, wyświetlane jest ostrzeżenie; jednak nie blokuje to dalszego przetwarzania.
• Procent rozpoznanych atrybutów
Każdy rozpoznany plik pokazuje procent wyodrębnionych atrybutów.Pomaga to rekruterom natychmiast ocenić, czy CV jest kompletne, czy wymaga ręcznej weryfikacji.
• Tworzenie kandydatów i automatyczna deduplikacja
Po rozpoznaniu użytkownik potwierdza import.System następnie:
- tworzy rekordy Kandydata
- tworzy Aplikację, jeśli import został uruchomiony z Wakatów lub Projektów rekrutacyjnych
- uruchamia wykrywanie duplikatów, aby zapobiec tworzeniu powielonych profili i automatycznie łączy je z istniejącymi kandydatami w przypadku dopasowania
Automatyczne wypełnianie pól
Pola kandydata, które są wypełniane automatycznie:
- Pierwotny kanał rekrutacji
- dane osobowe rozpoznane z CV
Pola aplikacji, które są wypełniane automatycznie:
- Wakat / Projekt rekrutacyjny
- Kandydat
- Kanał rekrutacji
- Data otrzymania
Tworzony jest również rekord dokumentu typu CV.
• Powiadomienia
Po zakończeniu użytkownik otrzymuje szczegółową wiadomość, umożliwiającą rekruterom natychmiastową weryfikację błędów.
Kto skorzysta na zmianach?
• Rekruterzy
Zyskują możliwość szybkiego importu wielu CV, co znacząco ogranicza pracę manualną i poprawia jakość wprowadzanych danych.
• Menedżerowie ds. rekrutacji
Zyskują błyskawiczny wgląd w ustrukturyzowane profile kandydatów.
• Firmy o dużej skali rekrutacji
Otrzymują narzędzie, które eliminuje ręczne wprowadzanie danych i przyspiesza tworzenie lejka kandydatów.
Dlaczego to jest wygodne?
✓ Szybko i bez zbędnych działań — przesyłanie CV w kilka sekund, resztą zajmuje się AI
✓ Wsparcie wielu formatów, co ogranicza opóźnienia wynikające z niespójnych typów plików
✓ Automatyczna deduplikacja zapewnia czyste i poprawne dane kandydatów
✓ Tworzenie kandydatów i aplikacji jednym kliknięciem
✓ Przejrzyste statusy przetwarzania i wgląd w jakość danych
✓ Wbudowana obsługa błędów — nieprawidłowe pliki, brak kontaktów lub nieudane rozpoznanie są wyraźnie oznaczane
Funkcjonalność znacząco redukuje obciążenie pracą manualną i usprawnia cały proces wczesnej obsługi kandydatów.
Dodatkowe możliwości funkcji
• Możliwość importu do 10 CV jednocześnie
• Wsparcie wielu formatów dokumentów
• Ostrzeżenie o brakujących danych kontaktowych
• Możliwość anulowania lub ponowienia rozpoznania dla pojedynczych plików
• Automatyczne przypisanie kanału rekrutacji
• Spójne działanie w modułach Wakaty, Kandydaci i Projekty rekrutacyjne
Dlaczego to jest ważne?
Smart CV Import pozwala firmom przyspieszyć najwcześniejszy i najbardziej czasochłonny etap rekrutacji — przekształcanie surowych CV w uporządkowane profile kandydatów.
Daje to:
- znacznie szybsze przetwarzanie kandydatów
- spójne i wiarygodne dane
- eliminację ręcznego wprowadzania danych
- wyższą produktywność rekruterów
- większą dokładność profili kandydatów
- usprawnione procesy we wszystkich operacjach rekrutacyjnych
Podsumowując: system pozwala zamienić pliki CV w uporządkowane profile kandydatów w sekundy, a nie minuty — z najwyższą dokładnością i minimalnym wysiłkiem.
Task Manager: Centralny widok wszystkich zadań użytkownika w portalu
Co zostało dostarczone?
Nowa sekcja Zadania w Portalu samoobsługowym rozwiązuje jeden z największych problemów użytkowników — rozproszenie zadań w wielu modułach bez jednego, spójnego widoku.
Zamiast przechodzenia pomiędzy osobnymi modułami lub procesami biznesowymi, użytkownicy widzą teraz wszystkie swoje zadania w jednym miejscu, z jasno określonymi terminami, priorytetami i kontekstem.
Nowa funkcjonalność zmienia sposób pracy z portalem, zapewniając jeden punkt kontroli do zarządzania zadaniami, wnioskami, szkoleniami, wydarzeniami oraz innymi aktywnościami wymagającymi działania.Znacząco poprawia to przejrzystość, ogranicza ryzyko pominięcia terminów i wspiera bardziej efektywną realizację codziennych zadań.
Jak to działa?
• Centralne agregowanie zadań
System automatycznie zbiera wszystkie zadania przypisane do użytkownika — niezależnie od modułu lub procesu biznesowego, w którym zostały utworzone — i prezentuje je w jednym, spójnym widoku w portalu.
Zadania mogą obejmować:
- wnioski o zatwierdzenie
- wnioski oceny
- zadania związane z celami
- działania w indywidualnym planie rozwoju
- zadania szkoleniowe
- quizy i ankiety
- aktywności checklistowe
- inne elementy wymagające działania przypisane w ramach procesów HR lub biznesowych
W sekcji Zadania wyświetlane są wyłącznie zadania z określonym terminem realizacji, aby zapewnić przejrzystość i właściwą priorytetyzację.
• Jasna wizualna identyfikacja pochodzenia zadania
Każde zadanie zawiera wizualny znacznik modułu, z którego pochodzi (np. Edukacja, Cele, Zatwierdzenia).Użytkownicy poznają kontekst i cel zadania jeszcze przed jego otwarciem, co od razu rozwiewa ewentualne wątpliwości i przyspiesza pracę.
• Sortowanie i priorytetyzacja
Zadania są automatycznie sortowane według terminu realizacji — od najbliższego do najdalszego — co pozwala pracownikom skupić się na tym, co wymaga natychmiastowej uwagi.
Użytkownicy mogą również ręcznie sortować zadania zgodnie ze swoimi preferencjami.
• Zaawansowane wyszukiwanie i filtrowanie
Sekcja Zadania oferuje zaawansowane możliwości nawigacji w dużych listach zadań:
· Pasek wyszukiwania umożliwiający znalezienie konkretnego zadania po nazwie
· Sortowanie według terminu realizacji — od najbliższego lub od najdalszego
· Filtrowanie według kategorii (np. Cele, Oceny, Edukacja, Zatwierdzenia)
· Filtrowanie według terminu realizacji:
o przeterminowane
o jutro
o w ciągu najbliższych 7 dni
o w ciągu najbliższych 30 dni
• Szczegóły zadania w skrócie
Każde zadanie zawiera: nazwę, kategorię, termin realizacji, link do zadania oraz status.
Użytkownicy mogą uzyskać dostęp do zadań i realizować je bezpośrednio z poziomu centralnego interfejsu.
• Łatwa nawigacja z wielu punktów wejścia
Użytkownicy mogą uzyskać dostęp do swoich zadań zarówno z widżetu „Zadania do wykonania” na stronie głównej, jak i z dedykowanej sekcji Zadania w portalu.Po kliknięciu zadania system automatycznie przekierowuje użytkownika do odpowiedniego modułu lub procesu biznesowego, w którym można je zrealizować.
• Zadania checklistowe
Zadania checklistowe przypisane do użytkownika są teraz widoczne w sekcji Zadania.Użytkownicy mogą aktualizować statusy, dodawać komentarze oraz oznaczać zadania jako wykonane bezpośrednio w Portalu samoobsługowym.
Kto skorzysta na zmianach?
• Wszyscy pracownicy
Zyskują natychmiastowy wgląd we wszystkie swoje zadania w jednym miejscu, bez tracenia czasu na przeszukiwanie różnych modułów.
• Zespoły HR
Otrzymują gwarancję większej dokładności i terminowości w realizacji zadań.
• Organizacje z wieloma procesami HR
Zyskują jedno, spójne środowisko pracy. System trwale eliminuje problem rozproszonych narzędzi, gwarantując pracownikom intuicyjną i ujednoliconą obsługę całego portalu.
Dlaczego to jest wygodne?
✓ Jedno miejsce dla wszystkich zadań — bez konieczności nawigowania po wielu sekcjach portalu.
✓ Jasne terminy pomagają użytkownikom ustalać priorytety i trzymać się harmonogramu.
✓ Wizualne oznaczenia jasno wskazują kategorię każdego zadania.
✓ Sortowanie i filtrowanie ułatwiają zarządzanie nawet dużymi listami zadań.
✓ Wyszukiwanie umożliwia natychmiastowy dostęp do dowolnego zadania.
✓ Spójne doświadczenie użytkownika w różnych procesach.
✓ Eliminacja pominiętych terminów dzięki stałej widoczności nadchodzących zadań.
✓ Bezpośrednia nawigacja do właściwego procesu — kliknięcie zadania przekierowuje użytkownika do odpowiedniego modułu, w którym można je zrealizować.
✓ Elementy checklisty można realizować bezpośrednio w portalu — pracownicy mogą aktualizować statusy i kończyć wymagane działania bez opuszczania sekcji Zadania.
Funkcjonalność wspiera pracowników w bardziej efektywnym zarządzaniu codzienną pracą oraz zmniejsza frustrację związaną z rozproszonymi zadaniami.
Dodatkowe opcje funkcjonalności
• Automatyczna agregacja wszystkich zadań z terminami realizacji
• Obsługa zadań ze wszystkich procesów HR i operacyjnych procesów biznesowych
• Wizualne znaczniki kategorii pochodzenia zadania
• Możliwości sortowania, wyszukiwania i filtrowania
• Dostęp do każdego zadania z poziomu jednego, spójnego interfejsu
• Synchronizacja z modułami źródłowymi
Dlaczego to ważne?
Nowa sekcja Zadania pomaga organizacjom znacząco poprawić zarządzanie zadaniami oraz produktywność pracowników poprzez zapewnienie:
- pełnej widoczności wszystkich przypisanych zadań
- redukcji opóźnień i ryzyka przeoczenia terminu
- większego zaangażowania w procesy HR, edukację i procesy operacyjne
- jednolitego doświadczenia zamiast fragmentarycznej nawigacji między modułami
- lepszego planowania i organizacji pracy każdego pracownika
Podsumowując: funkcjonalność wnosi pełną przejrzystość, porządek i prostotę do codziennej pracy. Dzięki temu każdy pracownik zawsze wie, co, gdzie i na kiedy musi zrobić.
Wraz z Release 29, SMART HCM & LMS wzmacnia swoją rolę jako system zaprojektowany nie tylko do wspierania procesów HR, ale również do wprowadzania struktury i kontroli w zarządzaniu organizacją na dużą skalę.
Łącząc zespoły, role i realizację zadań w jednym środowisku, umożliwia liderom HR i biznesu działanie z większą przejrzystością, spójnością i pewnością.
Bo gdy struktura jest jasna, role dobrze zdefiniowane, a realizacja widoczna — zarządzanie ludźmi staje się przewidywalne, skalowalne i efektywne.
