На певному етапі зростання бізнесу управління людьми стає не просто функціональним, а структурним викликом.
Зміни в командах відбуваються швидше, ніж їх встигають зафіксувати. Ролі стають непослідовними і відрізняються від одного підрозділу до іншого. Підбір персоналу сповільнюється ще на початковому етапі. І дедалі складніше відстежувати, хто за що відповідає та що саме потрібно зробити.
Саме в цей момент складність управління персоналом починає перетворюватися на реальний організаційний ризик.
Реліз SMART HCM & LMS Release 29 — Команди, ролі та виконання завдань розроблений саме для етапу зростання організації.
Він пропонує глибший рівень контролю в трьох ключових аспектах управління персоналом:
· Чітке та послідовне управління командами і ролями
· Швидше, автоматизоване перетворення резюме на структуровані профілі кандидатів
· Єдине подання завдань і обов’язків співробітників
Разом ці оновлення створюють систему, у якій структура команд завжди актуальна, ролі чітко визначені, а виконання завдань — повністю прозоре.
У міру масштабування організацій ефективне управління персоналом більше не зводиться до окремих процесів — воно полягає в безперервній координації команд, ролей і відповідальності в реальному часі.
Управління командами: єдина модель структурування команд та ролей
Що було зроблено?
Нова функціональність Управління командами дозволяє компаніям структурувати, керувати та розвивати свої команди з більшою чіткістю, послідовністю та гнучкістю.Вона підтримує повний життєвий цикл управління командами — від створення команд і призначення ролей до відстеження періодів участі. Модуль також запроваджує структуровані правила лідерства (лише один активний керівник команди за раз) та містить набір попередньо визначених системних ролей, таких як AdministrativeManager, Functional Manager, Mentor та HR Business Partner.
Це покращення створює єдиний центр в системі, де складом команд можна керувати прозоро та послідовно, відповідно до реальних моделей команд і рольових структур.
Як це працює?
• Централізоване управління ролями
Управління всіма доступними ролями відбувається централізовано в адміністративному інтерфейсі.Це забезпечує:
- послідовне використання назв ролей у всіх командах
- простіше управління з боку HR та центрів компетенцій
Це стає єдиним джерелом правди для всіх ролей, визначених в організації.
• Створення та управління командами
HR-адміністратори можуть легко створювати нові команди, редагувати наявні структури, архівувати команди та оновлювати склад учасників у будь-який час.
• Призначення ролей у командах
Кожному члену команди можна одночасно призначати одну або кілька ролей (наприклад, Team Lead, BackendDeveloper, Scrum Master, Architect, Coordinator).Ролі можуть бути повністю узгоджені з внутрішньою рольовою архітектурою компанії, що забезпечує послідовність і чіткість у всіх командах.
• Чітке лідерство
Система забезпечує однозначність щодо лідерства, дозволяючи призначити лише одного активного керівника команди. Це гарантує чіткість відповідальності в межах команди.
• Відстеження періодів участі
Модуль фіксує дати початку та завершення участі кожного члена команди.
Для кого це корисно?
• HR-відділи
Для структурованого управління персоналом, прозорого відстеження складу команд і ведення актуальних записів.
• Проєктні та delivery-менеджери
Для швидкого доступу до інформації про членів команди, їхні ролі, дати початку участі та еволюцію команди з часом.
Чому це зручно?
✓ Чітка видимість структури команд
Команди стають прозорими, а ролі та періоди участі завжди актуальні.
✓ Підтримка реальної динаміки команди
Співробітники можуть одночасно виконувати кілька ролей — як у реальних проєктних середовищах.
✓ Однаково визначені ролі в межах організації
Централізований довідник ролей забезпечує однакове розуміння ролей у всіх командах.
✓ Чітке лідерство
Лише один співробітник може бути призначений активним керівником команди.
Додаткові можливості функціоналу
- Підтримує необмежену кількість ролей для одного члена команди
- Дозволяє керувати кількома активними командами в межах організації
- Забезпечує гнучку структуру команд, придатну для Agile, матричних і кросфункціональних моделей
- Запобігає дублюванню назв ролей, забезпечуючи чисту, узгоджену та надійну рольову структуру
- Містить попередньо визначений набір ролей — таких як Administrative Manager, Administrative +1, Functional Manager, Mentor, and HR Business Partner — доступних “із коробки”
Чому це важливо?
Новий модуль Управління командами дозволяє організаціям підтримувати точну, актуальну та прозору структуру команд. Він підтримує сучасні проєктні моделі, покращує планування та усуває необхідність у ручному управлінні.Для компаній із динамічними командами, змінними потребами або кількома проєктними потоками, цей модуль стає базовим інструментом, який забезпечує:
- більш структуроване управління
- кращу видимість людей і ролей
Коротко: він приносить структуру, прозорість і операційну ясність в один із найважливіших активів організації — людей і команди, які вони формують.
AI-Powered Smart CV Import: створення профіля кандидата з резюме
Що було зроблено?
Новий функціонал AI–powered Smart CV Import пришвидшує роботу на ранніх етапах рекрутингу та суттєво спрощує процес додавання кандидатів у систему.Замість ручного створення профілів і внесення даних рекрутери тепер можуть завантажувати одразу кілька резюме. Система автоматично витягує ключову інформацію, розпізнає дані кандидатів, виявляє дублікати та створює профілі кандидатів і заявки. ШІ використовується лише для витягування даних, а не для прийняття рішень.
Це покращення трансформує роботу команд залучення талантів, зменшуючи кількість рутинних ручних операцій, підвищуючи точність і забезпечуючи швидшу та більш послідовну обробку даних кандидатів у межах організації.
Як це працює?
• Запуск імпорту
Рекрутери можуть ініціювати імпорт резюме з таких розділів:
- Вакансії
- Кандидати
- Проєкти найму
Завантаження здійснюється через окрему команду «Завантажити резюме» в адміністративному інтерфейсі.
• Вибір каналу рекрутингу
Перед завантаженням файлів користувач обирає канал рекрутингу зі списку активних каналів.Обраний канал автоматично застосовується під час створення профілів кандидатів і заявок.
• Завантаження файлів резюме
Користувачі можуть:
- перетягувати файли у зону завантаження (drag & drop), або
- обрати файли через файловий менеджер
Підтримуються такі типи файлів: PDF, DOCX, DOC, RTF, TXTОбмеження: 10 файлів на одну сесію імпорту
Якщо формат файлу не підтримується або перевищено ліміт, система відображає чітке та зрозуміле повідомлення про помилку.
• AI-розпізнавання документів
Одразу після завантаження файлів система автоматично починає обробку кожного документа.
Можливі статуси:
- Розпізнавання — ШІ витягує інформацію про кандидата
- Розпізнано — дані успішно отримано
- Помилка — розпізнавання не вдалося (користувач може повторити спробу або видалити файл)
Якщо система не може визначити email або номер телефону, відображається попередження. Подальша обробка при цьому не блокується.
• Відсоток розпізнаних атрибутів
Для кожного розпізнаного файлу відображається відсоток витягнутих атрибутів.Це допомагає рекрутерам одразу зрозуміти, чи є резюме повним, чи потребує ручної перевірки.
• Створення кандидатів і автоматичне виявлення дублікатів
Після розпізнавання користувач підтверджує імпорт.Після цього система:
- створює записи Кандидата
- створює Відгук (якщо імпорт ініційовано з «Вакансій» або «Проєктів найму»)
- виконує перевірку на дублікати, щоб запобігти створенню повторних профілів, і автоматично пов’язує їх із наявними кандидатами у разі збігу
• Автоматичне заповнення полів
Поля картки кандидата, які заповнюються автоматично:
- «Первинний канал рекрутингу»
- Персональні дані, розпізнані з резюме
Поля відгуку, які заповнюються автоматично:
- «Вакансія» / «Проєкт найму»
- «Кандидат»
- «Канал рекрутингу»
- «Отримано»
Створюється запис документа з типом «Резюме».
• Сповіщення
Після завершення користувач отримує детальне повідомлення, що дозволяє рекрутерам одразу переглянути помилки.
Для кого це корисно?
• Рекрутери
Для швидкого імпорту великої кількості резюме, зменшення ручної роботи та підвищення якості даних.
• Менеджери з найму
Для швидшого доступу до структурованих профілів кандидатів, створених без затримок.
• Компанії з великим обсягом найму
Для усунення ручного введення даних і пришвидшення формування воронки підбору.
Чому це зручно?
✓ Швидко та з мінімальною участю користувача — завантажуйте резюме за секунди, а решту виконує ШІ
✓ Підтримка різних форматів, що зменшує затримки через несумісні типи файлів
✓ Автоматичне виявлення дублікатів забезпечує чисті та коректні дані кандидатів
✓ Створення кандидатів і відгуків в один клік
✓ Прозорі статуси обробки та інсайти щодо якості даних
✓ Вбудована обробка помилок — некоректні файли, відсутні контакти або помилки розпізнавання чітко позначаються
Ця функціональність суттєво зменшує обсяг ручної роботи та оптимізує весь процес первинної обробки кандидатів.
Додаткові можливості функціоналу
• Можливість імпорту до 10 резюме одночасно• Підтримка різних форматів документів• Попередження про відсутність контактної інформації• Можливість скасувати або повторити розпізнавання для окремих файлів• Автоматичне призначення каналу рекрутингу• Синхронізована робота в розділах «Вакансії», «Кандидати» та «Проєкти найму»
Чому це важливо?
Smart CV Import дозволяє компаніям пришвидшити перший і найбільш трудомісткий етап рекрутингу — перетворення «сирих» резюме на структуровані профілі кандидатів.Це забезпечує:
- значно швидшу обробку кандидатів
- послідовні та надійні дані
- усунення ручного введення
- підвищення продуктивності рекрутерів
- вищу точність профілів кандидатів
- оптимізовані процеси в усіх рекрутингових операціях
Коротко: це допомагає командам переходити від резюме до структурованих даних про кандидатів за секунди, а не хвилини — з максимальною точністю та мінімальними зусиллями.
Task Manager: централізований перегляд усіх завдань користувача на порталі
Що було зроблено?
Новий розділ «Завдання» на Порталі самообслуговування розв’язує одну з ключових проблем порталу — завдання, розпорошені між різними модулями без єдиного подання.
Замість переходів між окремими модулями або бізнес-процесами користувачі тепер бачать усі завдання в одному місці з чіткими дедлайнами, пріоритетами та контекстом.
Ця нова функціональність трансформує взаємодію співробітників із порталом, надаючи єдину точку контролю для управління завданнями, запитами, навчанням, подіями та будь-якими іншими діями, що потребують виконання.Вона суттєво покращує видимість, зменшує кількість пропущених дедлайнів і підтримує більш ефективне щоденне виконання завдань.
Як це працює?
• Централізована агрегація завдань
Система автоматично збирає всі завдання, призначені користувачу — незалежно від того, в якому модулі або бізнес-процесі вони були створені, — і відображає їх в єдиному інтерфейсі порталу.
Завдання можуть включати:
- запити на погодження
- заявки на оцінювання
- завдання, пов’язані з цілями
- дії в рамках індивідуального плану розвитку
- призначення навчань
- тести та опитування
- елементи чек-листів
- інші дії, що потребують виконання, у межах HR- або бізнес-процесів
У розділі «Завдання» відображаються лише завдання з визначеним терміном виконання, що забезпечує чіткість і пріоритезацію.
• Чітка візуальна ідентифікація джерела завдання
Кожне завдання містить візуальний індикатор модуля, до якого воно належить (наприклад, «Навчання», «Цілі» або «Затвердження»).Користувачі одразу розуміють контекст і призначення завдання без необхідності його відкривати. Це зменшує плутанину та допомагає краще орієнтуватися ще до відкриття завдання.
• Сортування та пріоритезація
Завдання автоматично сортуються за терміном виконання — від найближчого до найдальшого, — що дозволяє співробітникам зосередитися на найважливішому.
Користувачі також можуть сортувати завдання вручну відповідно до власних уподобань.
• Розширений пошук і фільтрація
Розділ «Завдання» містить потужні інструменти для навігації у великих списках завдань:
- поле пошуку для знаходження конкретного завдання за назвою
- сортування за терміном виконання — від найближчого або від найдальшого
- фільтрація за категорією (наприклад, «Цілі», «Оцінки», «Навчання», «Затвердження»)
- фільтрація за терміном виконання:
- прострочені
- завтра
- наступні 7 днів
- наступні 30 днівпрострочені
- завтра
- наступні 7 днів
- наступні 30 днів
• Ключова інформація про завдання
Кожне завдання містить: назву, категорію, термін виконання, посилання на завдання та статус.
Користувачі можуть переглядати та виконувати завдання безпосередньо з централізованого інтерфейсу.
• Зручна навігація з кількох точок входу
Користувачі можуть отримувати доступ до своїх завдань як через віджет «Завдання для виконання» на головній сторінці, так і через окремий розділ «Завдання» на порталі.Після натискання на завдання система автоматично перенаправляє користувача до відповідного модуля або бізнес-процесу, де це завдання можна виконати.
• Завдання з чек-листа
Завдання з чек-листа, призначені користувачу, тепер також відображаються в розділі «Завдання».Користувачі можуть оновлювати статуси, додавати коментарі та позначати завдання як виконані безпосередньо на Порталі самообслуговування.
Для кого це корисно?
• Всі співробітники
Для миттєвого доступу до всіх завдань в одному місці без необхідності шукати їх у різних модулях.
• HR-команди
Для підвищення точності виконання завдань.
• Організації з великою кількістю HR-процесів
Для усунення фрагментації та забезпечення єдиного, узгодженого користувацького досвіду по всьому порталу.
Чому це зручно?
✓ Єдине місце для всіх завдань — більше не потрібно переходити між різними розділами порталу
✓ Чіткі дедлайни допомагають користувачам пріоритезувати та тримати фокус
✓ Візуальні індикатори показують, до якої категорії належить кожне завдання
✓ Сортування та фільтрація спрощують роботу навіть із великими списками завдань
✓ Пошук забезпечує миттєвий доступ до будь-якого завдання
✓ Узгоджений користувацький досвід у всіх процесах
✓ Зменшення кількості пропущених дедлайнів завдяки постійній видимості майбутніх завдань
✓ Прямий перехід до відповідного процесу — натискання на завдання одразу перенаправляє користувача до потрібного модуля для виконання
✓ Завдання з чек-листів можна виконувати безпосередньо на порталі — співробітники можуть оновлювати статуси та завершувати необхідні дії без виходу з розділу «Завдання»
Ця функціональність допомагає співробітникам ефективніше керувати щоденною роботою та зменшує незручності, пов’язані із розпорошеністю завдань.
Додаткові можливості функціоналу
• Автоматична агрегація всіх завдань із дедлайнами
• Підтримка завдань з усіх HR- та операційних бізнес-процесів
• Візуальні маркери категорій для визначення джерела завдання
• Можливості сортування, пошуку та фільтрації
• Перехід до будь-якого завдання з єдиного інтерфейсу
• Синхронізація з базовими модулями
Чому це важливо?
Новий розділ «Завдання» допомагає організаціям суттєво покращити управління завданнями та продуктивність співробітників, забезпечуючи:
- повну видимість усіх призначених завдань
- зменшення затримок і пропущених дедлайнів
- підвищення залученості в HR-, навчальні та операційні процеси
- єдиний досвід замість фрагментованої навігації між модулями
- краще планування та організацію робочих процесів для кожного співробітника
Коротко: це забезпечує ясність, структуру та простоту щоденного користувацького досвіду — гарантуючи, що співробітники завжди знають, що потрібно зробити, коли і де.
В 29-му релізі SMART HCM & LMS посилює свою роль системи, яка не лише підтримує HR-процеси, а й забезпечує структуру та контроль того, як організації масштабно управляють людьми.
Об’єднуючи команди, ролі та виконання завдань в одному середовищі, система дозволяє HR- та бізнес-лідерам працювати з ясністю, послідовністю та впевненістю.
Адже коли структура зрозуміла, ролі визначені, а виконання прозоре — управління персоналом стає передбачуваним, масштабованим і справді ефективним.
