Як технології роблять дистанційну роботу більш ефективною та інноваційною?
Світова пандемія COVID-19 зумовила фундаментальні зміни у функціонуванні компаній. Передусім, йдеться про дистанційний режим роботи. Він вимагає не тільки адаптації до нових умов від працівників, але також цифрового управління командою від керівників. Бізнес-середовище змінюється, і для досягнення успіху в довгостроковій перспективі необхідний інноваційний цілісний підхід та інвестиції в цифрові технології для зручної та ефективної командної роботи.
Ера віртуального управління командою
Вагомість цифрових комунікацій виросла незалежно від сфери зайнятості окремої людини. Ще рік тому багато компаній передбачали, що дистанційна робота негативно вплине на результати команди, але тенденція виявилася протилежною. 82% керівників повідомили, що рівень продуктивності або залишається стабільним, або навіть зростає.
В той же час нове дослідження Microsoft демонструє, що дистанційна робота команди може заважати творчому мисленню, перешкоджати інноваційним ідеям. Без правильної організації управління талантами працівники почуваються все більше відірваними від своєї компанії, без роботи пліч-о-пліч мозковий штурм стає складнішим, рідше виникають нові потужні ідеї, а їхня реалізація відходить на другий план.
Коли ви втрачаєте зв’язок, ви перестаєте думати інноваційно. Ви не продукуєте нові ідеї і групове мислення стає серйозною проблемою
— вважає доктор Ненсі Байм,
старший головний науковий співробітник Microsoft
Тобто самої лише продуктивності працівників вже недостатньо для того, аби бізнес залишався інноваційним.
Дистанційна робота як частина культури компанії
Повна або часткова відмова від роботи в офісі – новий світовий тренд. Наступним еволюційним етапом в управлінні командою стане гібридний формат роботи. У звіті Work Trend Index пропонується п’ять стратегічних кроків для переходу в такий режим.
- Інвестувати у простір та технології для об’єднання можливостей фізичного та цифрового світу.
- Ініціювати проєкти, які запобігатимуть цифровому вигоранню співробітників.
- Створити план розширення можливостей команди для забезпечення більшої гнучкості.
- Визначити пріоритетом соціальний клімат і корпоративну культуру.
- Переосмислити підходи до взаємодії з командою для підвищення конкурентоздатності бізнесу та залучення кращих талантів до команди.
Пріоритетом стає пошук та впровадження цифрових рішень, які допоможуть реорганізувати роботу в компаніях, відповісти на виклики «нової нормальності» та створити найзручніші умови для командної співпраці та творчих проєктів.
Внутрішній корпоративний портал – єдина точка доступу до усіх інформаційних ресурсів компанії та простір для віртуальної командної взаємодії
Сьогодні люди рідко працюють над завданнями, які можна виконати абсолютно самостійно. Ми ділимося інформацією та документами, спільно ініціюємо проєкти, збираємо дані, робимо висновки та приймаємо рішення. В дистанційному режимі зберегти та підтримати традиційні та необхідні для ефективної роботи процеси допомагає внутрішній корпоративний портал.
Інтранет-мережа – це не ноу-хау, а добре знайомий канал комунікації. Сьогодні – найбільш вдалий момент трансформувати її у віртуальний офіс. Це допоможе спростити комунікацію між співробітниками, швидше вирішувати робочі питання, оперативно знайомитися з новинами і надати кожному доступ до робочих документів.
Ефективно інформувати, спілкуватись, виконувати робочі завдання – ось головне призначення корпоративного порталу.
- Інформація
Протягом дня працівник витрачає до 20% робочого часу на пошук інформації «в ручному режимі» – на серверах компанії, на робочому столі або запитуючи колег. Внутрішній портал дозволяє консолідувати всю корпоративну інформацію в одному місці, миттєво публікувати та розповсюджувати новини, звіти та документи для роботи. Політики безпеки та керований рольовий доступ забезпечують надійність зберігання інформації. Кожен підрозділ чи проєктна команда можуть мати власний сайт та бібліотеку документів, а доступ з будь-якого пристрою та в будь-який час дозволяє створити єдиний інформаційний простір для усієї команди, сприяє посиленню залученості працівників та активній участі у житті компанії.
- Комунікація
Раніше швидше і зручніше було отримати інформацію «із рук в руки» або неформально поспілкуватись з колегами в офісі. У remote-режимі це стало не лише складно, а й неефективно.
Корпоративний портал дозволяє швидко знайти контакти колег, які допомагають вирішити конкретні робочі питання та завдання. Можливість спільного використання та редагування документів в онлайн-режимі прискорює процес погоджень та прийняття рішень, нівелює необхідність довгих листів чи мітингів, зберігає час на пошук потрібних файлів. Робота в єдиній інтранет-мережі спрощує роботу підрозділів та проєктних команд, які мають миттєвий доступ до необхідних документів, можуть обмінюватись релевантною інформацією та спілкуватись наживо за допомогою захищених чатів, каналів та на платформах для відеозв’язку.
Впровадження порталу вирішує питання прозорого зворотного зв’язку та, завдяки анкетуванню, допомагає «тримати руку на пульсі» – проводити опитування співробітників, щоб вчасно реагувати на ідеї та коментарі, підтримувати культуру довіри та відкритості.
- Виконання завдань
Маючи особистий кабінет на Корпоративному порталі, працівник може відслідковувати статус своїх завдань та проєктів, а також ставити задачі чи надсилати запити колегам. В залежності від функціональних особливостей платформи, на якій побудований портал, працівник може формувати заяви, бачити залишок днів відпустки тощо.
Цифрове робоче місце як основа трансформації компаній
Диджиталізація звичного робочого простору сприяє підвищенню гнучкості робочих процесів.
Нові реалії роботи вимагають перегляду традиційних підходів до організації робочого місця. Розумні, продумані Digital Workplace сприяють інноваціям та підвищенню ефективності команди.
Концепція Digital Workplace дозволяє працівникам залишатися включеними у робочі комунікації з будь-якого пристрою в будь-якому місці і в будь-який час. Для цього необхідна єдина точка доступу в екосистему інформації та комунікацій компанії.
Що сьогодні об’єднує ця екосистема? Користувачі Microsoft (Office) 365 добре знайомі з її компонентами. Це пошта Outlook, зустрічі, чати і дзвінки в Teams, плани в Planner, програми для будь-якого робочого процесу в Power Apps, аналітика в Power BI, документи всіх форматів на SharePoint. Точкою входу у такий віртуальний офіс може стати рішення для економії часу, сек’юрності, об’єднання всіх комунікацій та інформації – Microsoft Teams.
Маючи захищений доступ до необхідних бізнес-додатків з однієї програми, працівники можуть редагувати документи, спілкуватися з колегами, проводити зустрічі та переглядати аналітику. Новини компанії, дні народження колег, оргструктура і все, що є на корпоративному порталі – теж тут, на відстані одного кліка.
Отже, організація цифрового робочого місця забезпечує один із головних факторів успіху компанії у «новій нормальності» – безперебійну командну співпрацю. Оптимізовані робочі процеси приходять на зміну рутині, сприяють створенню креативних ідей та підвищують ефективність кожного працівника та усієї команди в цілому.
