Розмірковуючи над вступом до цієї статті, який би одразу цікаво і влучно пояснив, що таке методика OKR та яке значення вона має для побудови ефективної стратегії компанії, ми шукали вдалий приклад того, як модель «Цілей і ключових результатів» працює на ділі. Тому нам згадався перший сезон британського серіалу «Чудотворці», знятий за романом Саймона Річа «What in God’s Name», де розповідається про офісне життя «небесної канцелярії», яка представлена великою компанією Heaven Inc. Але ми не плануємо тут спойлерити сюжет, а хочемо лише звернути увагу на роботу одного важливого відділу цієї компанії, що відповідає за виконання земних прохань людства. У серіалі справи саме цього підрозділу йдуть не надто продуктивно. Обробкою запитів займається досвідчений ангел Крейг, який любить свою роботу і почувається на правильному місці. Тоді чому ж на Землі лишається стільки прохань без відповідей?
Річ у тім, що якщо ви запитаєте Крейга, в чому суть його роботи, то він відповість, що просто з 9:00 до 18:00 обробляє земні запити. У відділі Крейг працює один і він поняття не має, чим живуть і над якими проєктами працюють інші команди Heaven Inc. Але настає день, коли фахівець HR-відділу направляє на поміч до Крейга амбітну Елайзу, яка завжди мріяла робити щось дійсно значуще. Якщо ж запитати в Елайзи, чим саме вона займається, то дівчина відповість, що робить клієнтів Heaven Inc. щасливими. Далі виявляється, що від вчасного і якісного виконання одного особливого земного запиту залежить доля всієї планети, і вже навіть Крейг усвідомлює, що його робота – це значно більше, ніж виконання повсякденних задач. Виявляється, він робить величезний вклад у досягнення найважливішої стратегічної цілі компанії – збереження життя на Землі, про що навіть не підозрював.
Ситуація, описана вище, говорить про те, що навіть працюючи у великій компанії, яка змінює світ, чи впливає на багато важливих процесів, більшість працівників не бачать, які глобальні цілі стоять за рамками їхніх задач і який вагомий вклад вони вносять у їх досягнення. Тобто коли люди знають на досягнення якої мети йде їхній розумовий, фізичний і ментальний ресурс, вони відчувають свою важливість, а отже посилюється залученість, злагодженість і стимулюється особистий інтерес у досягненні спільної мети. Саме метод OKR, Objectives and Key Results, допомагає змінити і розширити уявлення працівників про їхню повсякденну роботу. Тож якби в Heaven Inc. застосували OKR до відділу обробки земних прохань, де працює Крейг, виглядало б це так:
Objective 1 – підняти рівень усвідомлення працівників щодо важливості їхнього внеску у щастя людей, аби підвищити залученість і результативність відділу обробки земних прохань.
Key Results: 100% працівників знають стратегічну ціль компанії і усвідомлюють свою роль у її досягненні.
Initiatives: провести мотиваційні сесії для персоналу щодо важливості їхньої ролі у виконанні прохань людства; запровадити систему щотижневих повідомлень про позитивні відгуки та рівень індивідуального внеску у здійснення бажань; провести опитування серед працівників для визначення показника усвідомлення власної значущості та мотивації.
Objective 2 – покращити ефективність обробки земних прохань та забезпечити якість виконання бажань людей.
Key Results: час обробки запиту зменшився на 20% в порівнянні з попереднім періодом; відсоток успішно виконаних прохань збільшився на 15% у порівнянні з минулим кварталом.
Initiatives: провести тренінги для підвищення навичок персоналу в роботі з найскладнішими та нетиповими запитами; систематизувати часті і типові запити для автоматизації їх обробки на основі успішних кейсів.
Objective 3 – підвищити рівень задоволення землян від виконання їхніх прохань.
Key Results: збільшити кількість позитивних відгуків на 25% у порівнянні з минулим періодом.
Initiatives: зібрати та проаналізувати фідбеки від клієнтів щодо виконання їхніх прохань; запровадити програму постійного зв’язку з клієнтами для вибіркового отримання додаткових фідбеків та врахування побажань.
Тепер, коли стало трохи зрозуміліше, давайте розберемо метод OKR детально.
Основні принципи OKR, або «Вимірюйте те, що має значення!»
OKR вміщає в себе просту, але ефективну концепцію побудови стратегічної мети, а також методи зосередження на ключових цілях і способах їх досягнення, які можна виміряти.
Сформував систему OKR, яку широко використовують сучасні компанії, Джон Доерр, зібравши її на основі перших концепцій цілепокладання Ендрю Гроува, які народились під час їхньої спільної праці в Intel. Згодом, у 1999 році, Доерр презентував метод OKR лідерам Google, де за столом для пінг-понгу, за яким у компанії паралельно збирали наради, Джон поділився своєю остаточно сформованою філософією нерозривного зв’язку цілей і ключових результатів. Власники Google позитивно відреагували на запропонований Доерром фреймворк OKR і впровадили його для реалізації нових успішних кейсів, користуючись ним і дотепер. З часом формулу OKR cтали використовувати все більше відомих компаній, серед яких: LinkedIn, Netflix, Facebook і Microsoft.
Основними складниками OKR є «ціль» і «ключові результати». Ціль у даному контексті – це амбітна, але реалістична мета, яку бажає досягти компанія, або команда, чи навіть окремий індивід. Ключові результати тут не представлені списком завдань – це зміни, які є вимірюваним показником досягнення стратегічної мети або наближення до неї. Сюди можна ще додати поняття ключової ініціативи – термін, який хоч і не входить в абревіатуру OKR, але є невіддільним чинником у реалізації методу, оскільки говорить про всі дії, які учасники OKR виконують для досягнення цілей і ключових результатів.
Впровадження регулярного використання OKR створює позитивну звичку в компанії виявляти і узгоджувати цілі проєктів, роблячи мету прозорою, спільною і зрозумілою для кожного. Такий патерн спрямує роботу на реалізацію чогось дійсно значущого, а не банального виконання задач, за рамками котрих зона інтересу і залученості зникає.
За часи еволюції OKR були створені різні варіанти шаблонів цього методу, але всі вони мають загальні орієнтири, про які важливо сказати:
- Тримайте фокус лише на найважливішому, в межах визначеного часового проміжку, або, як сказав Джон Доерр у своїй книзі: «Вимірюйте те, що має значення», — тобто ставте не більше 2-3 стратегічних цілей на квартал і зосереджуйте на їх досягненні зусилля всіх учасників.
- Завжди визначайте часові рамки досягнення OKR, не надто короткі та не дуже довгі – ідеальним варіантом буде встановлювати цілі та переглядати їх поквартально.
- OKR потребують контролю і звітності – сформуйте команду на чолі з лідером, де кожен буде відповідати за свою ключову ініціативу.
- Цілі мають бути трохи вище очікуваних. Тоді, коли ви досягнете навіть 60% успіху, насправді цей показник буде вищим, а ви здобудете більше знань і досвіду, які не отримали б, якби встановили нижчу планку.
Чому в сучасних реаліях метод OKR став невіддільною частиною процесів успішної бізнес-моделі?
Перед сучасним бізнесом постає багато викликів, пов’язаних з гуртуванням команд навколо спільних цілей, але головна складність полягає в тому, що співробітники однієї компанії часто працюють в різних офісах, містах і навіть країнах. Також став нормою гібридний формат роботи, коли фахівці віддають перевагу праці з дому і рідше зустрічаються в офісі за кавою чи на п’ятничних тимбілдингах. У наслідок цього суттєво зменшується комунікація, спрямована на обмін інформацією стосовно «живих» робочих подій: люди менш обізнані у тому, чим займаються їхні колеги, які проєктні проблеми вирішують у даний момент, і обмежуються питаннями суто свого відділу.
З метою оптимізації процесів, компанії наймають певну кількість аутсорсингових працівників, які частіше за все мотивовані суто винагородою за виконання щоденних задач, оскільки їм, як правило, не доступні бонусні привілеї колег з full-time, що впливає на мотивацію і щиру залученість таких кадрів.
Вищеперераховані фактори мають вплив не тільки на якість роботи, а і на утримання талантів, оскільки в гібридному форматі праці набагато менше чинників, які зміцнюють прив’язаність фахівця до компанії. Зрештою, спеціалісту простіше розірвати цей слабкий зв’язок, перейшовши туди, де йому запропонують міцнішу корпоративну взаємодію.
Як же метод OKR допомагає справлятись з цими виклики?
- Задачі організовують працівника в рамках своєї зони відповідальності, а цілі – узгоджують роботу всіх команд, де кожен розуміє, що його внесок – це сходинка, без якої досягти мети буде важче всім;
- OKR змінює мислення співробітників, перетворюючи з виконавців – на вірних партнерів бізнесу, які відносяться до справи, як до власної. Це означає, що люди концентруються не на KPI щоденної роботи, а на досягненнях, які є результатом досягнення цих показників. Такий кардинально інший погляд активізує тісну взаємодію з вашою стратегічною метою, зміщуючи у тінь непріоритетні орієнтири, що покращує зосередженість на якості, а не на «конвеєрності» дій;
- OKR чітко окреслює дотичні зони у взаємодії команд, які раніше навіть не підозрювали, що вони працюють над чимось одним. Метод зміцнює соціальні корпоративні зв’язки, де фахівці не окремі юніти, а справжня команда.
Впровадження OKR і роль HR у реалізації цілей компанії
Інтеграція методу OKR в ДНК компанії потребує комплексного підходу, але повірте – це стане вашою «бузиновою паличкою» – чарівним ключем до стійкості вашого бізнесу.
Не поспішайте одразу розгортати OKR, не з’ясувавши істину причину, чому виникла потреба у впровадженні цієї системи. Лідерам варто запитати себе, чи всі проблемні сфери вони визначили, і сформулювати чітку відповідь на основі достовірних аналітичних даних. При цьому ви маєте бути чесними з собою, адже об’єктивна оцінка своїх недоліків дозволить точніше сформувати цілі і ключові результати.
Далі радимо провести кампанію зі збору даних, які б дозволили оцінити рівень розуміння співробітниками цілей ваших ключових проєктів. На цьому етапі було б добре залучити як експертів ваших HR-фахівців, котрі знають людей і мають інструменти для виявлення істинної картини того, як працівники бачать компанію у цей момент.
Почніть впровадження OKR не одразу для всієї організації, а поступово масштабуючи, оскільки навчитись працювати з методом у маленькому «полі» буде простіше, ніж одразу охоплювати всю площину ваших процесів. Для цього впровадьте спочатку OKR для окремої команди, а потім поступово доєднуйте нові проєкти. Саме такий підхід колись обрав Омар Шахін – корпоративний віцепрезидент Microsoft, коли в компанії тільки почали використовувати OKR, і це спрацювало, тоді чому б вам не перейняти цей успішний досвід поступової інженерії організації собі?
OKR має стати маяком, що постійно миготить, аби направляти вас щодня. Не можна сказати про OKR на початку кварталу і більше не згадувати. Буде навіть замало нагадувати про OKR щотижня – це має стати звичкою на кожен день, яка буде надихати і тримати в полі зору той самий маяк. Водночас не варто вимагати від всієї команди слідкувати за світлом маяка, адже коли за щось важливе відповідають всі – то по факту відповідальних немає. Оберіть доглядача маяка – лідера OKR, який сам буде скеровувати світло з башти, аби екіпажі кораблів – члени ваших команд – не збились з курсу на шляху до стратегічної мети.
Часто на роль таких лідерів обирають HR-фахівців. Воно й не дивно, бо люди, які транслюють цінності компанії і докладають багато зусиль для побудови HR-стратегії та справжньої dream team, не те що мають ключ до працівників, у їхньому арсеналі ціла зв’язка ключів, які відмикають двері до потаємних коридорів, що з’єднують відділи між собою. Тому HR-фахівцям вкрай важливо розбиратись в OKR, вивчати методики й опановувати спеціальні системи для впровадження цілей і ключових результатів, а головне, не боятись брати роль лідера на себе.
Ознайомтесь з сучасним рішенням для цілепокладання в компанії, що стане легким і дієвим інструментом в руках HR-фахівців.
Одна з найефективніших моделей і методологій постановки цілей
Також при впровадженні OKR на постійній основі, вкрай важливо буде визначити загальну модель постановки ключових цілей, від моменту формування мети до її потрапляння у робочий фреймворк. Ми виокремили дві основні моделі постановки цілей і спробуємо пояснити, чим відрізняються їхні методології.
Перша модель «зверху вниз» характерна для компаній, де цілепокладання – це ініціатива топменеджменту, саме вони формують ключову мету і транслюють її керівникам відділів, а ті просувають ціль далі по всій структурі компанії. Перевага цієї моделі полягає в тому, що основна відповідальність за ризик знімається з плечей виконавців і вони можуть спокійно зосередитися на досягненні мети, довіряючи обраному вектору. При цьому метод ефективно працює, коли топменеджмент спочатку обговорює свої рішення зі всією командою і виявляє цілі, враховуючи думки працівників, адже без дотичних персональних точок, фахівці будуть відокремлювати себе від OKR, вважаючи, що вони виконують чиюсь чужу мету, а не роблять свій вклад у загальну та прийняту всіма мету.
Для порівняння, розгляньмо кардинально протилежну модель «знизу вверх», де цілепокладання являється ініціативою людей, котрі працюють безпосередньо «в полях». Методологія полягає в тому, що мету формують співробітники, на яких і будуть покладатись відповідні ключові ініціативи, оскільки саме ці фахівці, як ніхто інший обізнані у тому, як працювати зі щоденними процесами. Далі запропоновані цілі йдуть на узгодження по ієрархічній структурі вище, презентуються топменеджменту і затверджуються всіма учасниками OKR. Саме такій моделі віддають перевагу в Microsoft, адже вона не обмежує творчу складову в реалізації цілей, а створює додаткову значимість працівників, посилює їхню залученість і «розв’язує руки» для креативності та інноваційних рішень.
Для тих, хто шукає компромісний варіант, радять збалансувати дві моделі, де 50% OKR формуються «зверху вниз», а інші 50% – «знизу вверх», щоб віднайти рівновагу, яка б була комфортна для всіх.
Дієві інструменти для побудови OKR і гнучкого керування стратегічними цілями
Довірити побудову ієрархії ролей у вашій системі OKR краще фахівцям, які першочергово займаються формуванням команд і побудовою відносин з компанією – тобто HR-спеціалістам. Якщо процеси у вашому відділі HR працюють на людей, то проблем з комунікацією не виникне. Тим паче, у HR-фахівців, як правило, вже є дієві практики, що допоможуть впровадити метод OKR ефективніше. Сюди можна віднести напрацьовану систему опитувань, анкетування, навчання і розвитку співробітників.
Вдалим рішенням, яке містить вже готові патерни і зручні інструменти для роботи з учасниками OKR, може стати SMART HCM & LMS – система, розроблена компанією SMART business на основі технологій Microsoft. Плюси системи в тому, що вона покриває багато задач HR-відділу які пов’язані з командоутворенням, оскільки має автоматизовані рішення для рекрутингу, онбордингу, навчання та аналітики. Ви зможете просто та швидко створити базу з учасниками OKR і визначити їхні ролі у цій системі, а потім легко вносити необхідні зміни.
Отже, якщо ваш зайнятий HR-фахівець також виконує роль лідера OKR, то SMART HCM & LMS візьме рутинні задачі на себе, а спеціалісту дозволить зосередитись на головному – людях. Крім того, готові навчальні модулі можна легко адаптувати для швидкого ознайомлення працівників з деталями впровадження і тонкощами роботи з OKR. Ви зможете оцінювати рівень прийняття інновацій в командах, проаналізувати ставлення до обраної стратегічної мети або зібрати думки, що допоможуть визначити ключові цілі.
OKR любить системність, тому потребує постійного контролю, а SMART HCM & LMS візьме частину цих обов’язків на себе. Скажімо, у дні, коли ви маєте менше часу на спілкування з командами, використайте широкий функціонал інструментів і налаштуйте автоматичні нагадування про ключові цілі учасників.
Нарощуйте додаткову мотивацію для учасників OKR, створивши власну інтерактивну систему нагород завдяки цікавим ігровим механікам. Це сприятиме здоровій конкуренції, посилить залученість і бажання учасників дійти до ключових цілей без прив’язки до грошових винагород – що є також важливим принципом OKR Джона Доерра.
У системі SMART HCM & LMS простий та інтуїтивний інтерфейс, який дозволяє з легкістю виконувати надскладні задачі, скажімо, такі як формування і вивантаження аналітичних даних, що стосуються ключових результатів співробітників. І оскільки ми вже зачепили тему аналізу результатів OKR, хотілося б зазначити, що цей метод також зручно використовувати для оцінки та підбиття підсумків. Один з основоположників методу, Ендрю Гроув, радить простий підхід «так або ні», де ми просто навпроти кожного свого KR1, KR2, KR3 даємо відповіді «так» або «ні», залежно від того, чи вдалось досягнути поставленої мети. І цей аналіз, або будь-який інший, альтернативний, можна легко реалізувати у SMART HCM & LMS.
Не витрачайте сили на сухе виконання задач – вкладайте свій ресурс у досягнення цілей
Підбиваючи підсумки, ми б хотіли донести, що OKR – це в першу чергу про пошук правильної точки зору на те, що ви робите, не тільки у професійній сфері, а і в особистому житті. Скажімо, останнім часом ви відчуваєте стрес або підозрюєте, що близькі до вигорання. Уявіть, що ваша нервова система – це велика корпорація, яка відповідає за емоції, спробуйте розібратись з виниклою ситуацією, застосувавши формулу OKR:
Objective – покращити своє емоційне здоров’я.
Key Results: час, витрачений на засинання, зменшився на 20%. Вдалось виявити одну з причин частих тривог і почати працювати над її вирішенням, розробивши з психологом індивідуальний план.
Initiatives: відвідувати психолога 1 раз на тиждень протягом 3 місяців; практикувати дзен-медитацію перед сном о 21:30 протягом 3 місяців; завести журнал «Почуттів та подяк» і щодня записувати туди позитивні моменти і слова вдячності за них.
Звісно, цілі і бажані ключові результати у вас можуть бути будь-які, головне, пропрацюйте їх за цією системою і переконайтесь, що вона працює.
Почніть вже зараз будувати свою «Heaven Inc.» – компанію мрії, впровадивши стратегію постановки цілей за методом OKR, а платформа SMART HCM & LMS стане корисним інструментом, який допоможе реалізувати задумане швидше і простіше.
