Компанії з автоматизованим процесом онбордингу у коротші терміни досягають більшої продуктивності та залучення нових працівників. У порівнянні з ручним керуванням процесами, адаптація ньюкамерів за допомогою сучасних HCM-систем підвищує ефективність їхньої роботи
Не секрет, що понад 50% працівників у всьому світі залишають нове місце роботи у перші 18 місяців. Тому очевидно, що вдалий онбординг дозволяє не тільки правильно організувати перші тижні роботи нового працівника, але і додати йому впевненості у виборі компанії.
Перехід в ремоут-режим роботи зумовлює пошук нових інструментів залучення та утримання фахівців. Автоматизований процес адаптації має надважливе значення для стабільної роботи компанії, адже підвищує шанси на тривалу співпрацю із новим членом команди.
Чому варто автоматизувати процес онбордингу?
Диджиталізований процес адаптації створює такі переваги для нового співробітника:
- Допомагає швидко «включитись» у робочі процеси та ефективно працювати з перших днів.
- Зменшує напругу та стрес, які пов’язані з новими умовами роботи.
- Посилює відчуття приналежності до компанії, підвищує рівень задоволеності та мотивації.
Як зробити процес адаптації нових працівників результативним?
Основою ефективного онбордингу є перетворення його на автоматизований, стандартизований процес.
Планування, підготовка, інформування, допомога, опитування та продуктивність – це 6 основних принципів трансформації онбордингу в автоматизований, стандартизований процес. Ретельно проведений підбір, адаптація та навчання нового працівника приносять дивіденди, як будь-яка вдала інвестиція. Тому важливо обрати відповідний ІТ-інструмент, який забезпечить збереження та оптимізацію налаштованих робочих процесів у майбутньому.
Процес онбордингу варто максимально спростити: зацікавити, передати необхідну інформацію, утримати ньюкамера та допомогти стати членом команди.
Автоматизовані системи управління талантами пропонують прості і зручні механізми організації онбордингу. Це конкретний план задач, який передбачає мінімальні трудові затрати з боку HCM-фахівців та зручність адаптаційних процесів для нового співробітника. Зокрема, йдеться про:
1. Призначення плану адаптації співробітника відповідно до посади і функцій.
Працівник отримує чіткий алгоритм дій на час адаптаційного періоду: що варто вивчити, з ким познайомитись, до яких зустрічей та проєктів приєднатися, тощо. А відповідність завдань, курсів та матеріалів до посади фахівця збереже його час та акцентує увагу на процедурах та інструкціях, необхідних для ефективного старту роботи. Скажімо, Front-end розробнику не знадобиться інструкція із написання брифів для контент-менеджера, а офіс-менеджеру не потрібен скрипт продавця.
2. Автоматичне створення профайлу ньюкамера.
Новий учасник команди поступово заповнює онлайн-анкети, опитувальники та створює базу особистих документів, які зберігаються в одному місці. Це зберігає його час, звільняє від необхідності блукання кабінетами та полегшує доступ різним підрозділам до інформації про працівника. Важливо і те, що він має постійний доступ до своїх документів та може їх оновлювати.
3. Інформація про організаційну структуру компанії, її продукти та сервіси.
Автоматизовані системи дозволяють зібрати всю необхідну новачку інформацію про компанію в одному місці. В зручному форматі ньюкамер може ознайомитися із організаційною структурою, продуктами та сервісами організації. Таким чином, традиційні інструктажі залишаються в минулому, HR-менеджери вивільняють свій час, а працівник швидше адаптується до нових умов роботи та починає ефективно взаємодіяти з колегами.
4. Дистанційне навчання та онлайн-тестування, для оцінки результативності.
Перехід в нову компанію, як правило, вимагає отримання додаткових знань і компетенцій. Завдяки, використанню цифрових платформ працедавець має змогу надати ньюкамеру спеціалізовані курси, літературу, розвивальні відео для максимально швидкого і ефективного залучення в роботу. Новачки отримують доступ до знань, можуть перевірити себе завдяки тестуванням та відстежувати свої результати.
5. Управління менторами.
Системи HCM-автоматизації дозволяють призначити ментора новому працівникові відповідно до його робочих завдань, щоб організувати передачу практичного досвіду «із рук в руки». Окрім того, єдина система дозволяє ментору відстежувати результати та успіхи нового колеги, коригувати план роботи та вчасно реагувати на запити новачка. Створення довірливої атмосфери та оперативна допомога з будь-якого питання роблять процес онбордингу ще більш інклюзивним та підвищують шанси на тривалу співпрацю.
6. Елементи гейміфікації на всіх етапах.
Як правило, сценарії гейміфікації передбачають тривалу участь у них, тому отримання бенефітів від участі в ігрових програмах нечасто доступно новачку на початку роботи. Автоматизація присвоєння бейджів та досягнень з перших днів, на кшталт звання Newcomer, чи миттєве залучення у спілкування з колегами через чат-бот для подяки за допомогу, або висловлення захвату від креативного вирішення завдання створює вау-ефект для нового співробітника та дає змогу швидше відчути себе повноцінним членом команди.
7. Розподілення періоду адаптації співробітника на етапи, оцінювання прогресу їхнього проходження,
а також можливість порівняти з попередніми результатами допомагають компанії прийняти неупереджене рішення про подальшу співпрацю та забезпечують працівнику зручні механізми для самоконтролю.
8. Регулярний зворотний зв’язок від нового працівника, від ментора та від команди.
Заздалегідь розроблені та автоматизовані форми зворотного зв’язку допомагають HR-менеджеру тримати «руку на пульсі», мати 360° рев’ю про роботу новачка та його емоційний стан протягом адаптаційного періоду, а також збирати інформацію для подальшої оптимізації процесів організації онбордингу.
Автоматизація HCM-процесів та, зокрема, онбордингу – вже не робота на перспективу, а сьогоднішня необхідність. Компанії у всьому світі стають на «цифрові рейки», автоматизують процес підбору, онбордингу, навчання та керування роботою персоналу. Інформаційні технології стать невід’ємним елементом в управлінні HCM-процесами, а часто – новою базою для їхньої реалізації. Інвестиції в інфраструктуру цифрових рішень для управління талантами є ключем до успіху у новому бізнес-середовищі.
