Cyfryzacja procesów pracy doprowadziła do wzrostu ilości danych o obecnych i potencjalnych pracownikach. Rolą nowoczesnych zespołów HR jest zorganizowanie systematycznego gromadzenia tych danych i wykorzystanie ich z maksymalną korzyścią. Krótko mówiąc, stworzenie w firmie narzędzia do analityki HR. O tym, jak to osiągnąć oraz jakie korzyści i dodatkowe możliwości biznesowe stwarza analityka HR, piszemy w niniejszym artykule.
Rola analityki w HR
Podobnie jak firmy wykorzystują dane konsumenckie do maksymalizacji sprzedaży, dział HR może poprawić produktywność i doświadczenie pracowników poprzez gromadzenie i analizowanie przydatnych danych. Praca z analityką w HR zaspokaja również zapotrzebowanie kierownictwa na dodatkowe informacje do podejmowania strategicznych decyzji.
Zadania, które analityka rozwiązuje w zarządzaniu zasobami ludzkimi:
Analityka pozwala wykrywać sygnały ostrzegawcze poprzedzające odejścia pracowników, porównywać rotację personelu między działami i określać, gdzie przekracza ona dopuszczalny poziom. Dzięki tym danym można podjąć środki zapobiegawcze i zwiększyć poziom zatrzymywania talentów w firmie.
Dzięki zebranym danym kierownicy zespołów i pracownicy działu HR mogą analizować i identyfikować, co motywuje pracowników, a co uniemożliwia im osiągnięcie pełnego potencjału. Jest to moment, w którym można pójść o krok dalej niż tylko rutynowa ocena wydajności. Analityka może pomóc zidentyfikować wzorce i opracować plan optymalizacji procesów.
Analityka HR może ujawnić, czy korzyści oferowane przez firmę przekładają się na lepszą produktywność lub wyższy wskaźnik utrzymania pracowników. Możliwe jest również określenie, czy podwyżki wynagrodzeń lub premie mają wpływ na określone grupy pracowników. Może to zaoszczędzić firmie sporo pieniędzy.
Z pomocą analityki HR można dowiedzieć się o stanie emocjonalnym ludzi w firmie lub konkretnym zespole. W razie potrzeby warto dostosować środowisko pracy, tworząc komfortowe warunki dla pracowników, którzy tego potrzebują.
Predykcyjna analiza zasobów ludzkich daje nam dość dokładne prognozy dotyczące zmian kadrowych. Wiedząc, kiedy kluczowi pracownicy planują opuścić firmę, możemy przygotować się z wyprzedzeniem i zorganizować proces planowania kolejnych działań. Jeśli chodzi o proces rekrutacji, analityka HR pomaga nam zrozumieć, jakie umiejętności i cechy powinien posiadać kandydat na określone stanowisko i jak uniknąć marnowania czasu na niewłaściwych specjalistów na określone stanowiska.
Obiektywne informacje pozwalają nam podejmować lepsze decyzje i praktyczne działania w zarządzaniu talentami. A to z kolei wpływa na koszty firmy.
Analityka HR jest niezawodnym narzędziem w sytuacjach kryzysowych, takich jak ta obecna w Ukrainie. Kluczowe dane i spostrzeżenia uzyskane z analityki pomagają zrozumieć, czy zespół może poradzić sobie z obciążeniem pracą w warunkach kryzysu i niepewności, czy istnieje potrzeba redukcji personelu lub odwrotnie, przyciągnięcia nowych pracowników. Często poszukiwanie osób na kluczowe stanowiska można zamknąć skuteczną rekrutacją wewnętrzną, uwalniając potencjał niektórych pracowników. Rolą analityki HR jest pomoc w znalezieniu tych talentów, oszczędzając zasoby firmy.
Kluczowe wskaźniki analityki HR
Istnieje wiele cennych wskaźników HR, ale kluczowym pytaniem przy ich pomiarze jest: „Czego potrzebuje Twoja firma?”. Najlepszym sposobem na znalezienie odpowiedzi na to pytanie jest współpraca z założycielami i kierownictwem najwyższego szczebla. Współpraca między kierownictwem a działem HR pomoże określić strategię analizy HR, dostosowując ją do ogólnych wskaźników KPI organizacji. Specjaliści HR będą musieli uzasadnić, dlaczego śledzenie określonych wskaźników jest ważne i istotne.
Przyjrzyjmy się głównym wskaźnikom, które są często wykorzystywane w analityce HR:
Wskaźnik odejść: jeden z głównych wskaźników, który można wykorzystać do określenia ogólnego klimatu w firmie lub w konkretnym zespole. Oblicza się go dzieląc liczbę pracowników, którzy odeszli przez średnią liczbę pracowników w danym okresie. Można go obliczyć oddzielnie dla osób, które odeszły dobrowolnie i dla tych, które zostały zmuszone do odejścia.
Czas do zatrudnienia: oblicza czas od pierwszego kontaktu z kandydatem do jego przyjęcia do pracy. Wskaźniki HR pozwalają również ocenić wydajność i szybkość zespołu rekrutacyjnego.
Wskaźnik akceptacji ofert: liczba oficjalnie zaakceptowanych ofert pracy podzielona przez całkowitą liczbę ofert złożonych w danym okresie. Wskaźnik powyżej 85% jest uważany za dobry wynik. Jeśli jest niższy, sugeruje się weryfikację obecnej strategii pozyskiwania talentów.
Wskaźnik nieobecności: jeden ze wskaźników produktywności obliczany poprzez podzielenie liczby opuszczonych dni przez liczbę dni zaplanowanych. Ten wskaźnik HR może zapewnić wgląd w ogólny stan zdrowia danego pracownika i służyć jako wskaźnik jego szczęścia.
Przychód na pracownika: uzyskuje się poprzez podzielenie przychodów firmy przez całkowitą liczbę pracowników, określając średni przychód na pracownika w firmie. Wskaźnik ten jest miarą tego, jak skutecznie firma generuje zyski dzięki swoim pracownikom.
Koszty szkoleń pracowników: obliczane poprzez podzielenie całkowitych kosztów szkoleń przez całkowitą liczbę przeszkolonych pracowników. Wskaźnik pozwala określić efektywność kosztów szkoleń i w razie potrzeby dokonać ich ponownej oceny.
Ryzyko związane z kapitałem ludzkim: może obejmować ryzyko związane z pracownikami, takie jak brak niezbędnych umiejętności na nowym stanowisku, niskie kwalifikacje do awansu na stanowiska kierownicze, ryzyko rezygnacji z powodu złych relacji ze współpracownikami, niskie wynagrodzenie lub brak osobistego planu rozwoju. Analityka HR może być wykorzystywana do wszystkich tych wskaźników.
Jak skonfigurować proces analizy HR?
Aby zacząć wykorzystywać dane HR do poprawy wyników organizacji, sugerujemy rozważenie następujących kroków:
- Określ cele i plan działania
Zidentyfikuj wyzwania i cele biznesowe firmy oraz dostosuj je do funkcji HR. Aby osiągnąć pożądane wyniki, ważne jest, aby zidentyfikować tylko te wskaźniki, które mogą dostarczyć cennych informacji.
- Zaangażuj analityka
Analitycy danych mają niezbędną wiedzę, aby pomóc w skonfigurowaniu procesu analitycznego. Mogą ocenić jakość i dokładność danych oraz pomóc specjalistom HR w jak najlepszym ich wykorzystaniu. Mogą również zapewnić szkolenia dla kluczowych osób, aby pomóc im lepiej zrozumieć proces.
- Zadbaj o ochronę danych
Upewnij się, że gromadzone dane nie naruszają przepisów o ochronie danych i nie naruszają prywatności pracowników. Dotyczy to zarówno gromadzenia, jak i wykorzystywania informacji. W razie potrzeby skonsultuj się z radcą prawnym, aby zapewnić maksymalną przejrzystość.
- Korzystaj z oprogramowania
Najlepszym sposobem na usystematyzowanie analityki HR jest korzystanie z oprogramowania, które może uprościć, skonsolidować i zautomatyzować procesy, ponieważ zadania związane z gromadzeniem i przetwarzaniem danych nie powinny przeciążać zespołu HR. W tym celu wdrażane są systemy HR, które zawierają zautomatyzowane narzędzia do gromadzenia i przetwarzania danych, przekształcając je w zrozumiałe raporty w wygodnym formacie.
Korzyści ze stosowania systemów analizy danych HR
Oprócz automatyzacji gromadzenia i przetwarzania danych zgodnie z opisanymi powyżej miernikami, systemy HR umożliwiają również tworzenie raportów, które posłużą jako narzędzie dialogu z kadrą zarządzającą. Przykładowo, SMART HCM & LMS posiada wbudowaną analitykę opartą o Power BI Pro, która zapewnia pojedynczy widok danych:
Narzędzie umożliwia przeglądanie danych w czasie rzeczywistym i filtrowanie ich bezpośrednio na pulpicie nawigacyjnym. Dostępne są również rozbudowane opcje łączenia danych: Payroll (ERP), Excel, MS SQL, PostgreSQL, Oracle BD i innych baz danych.
Istotnym argumentem na korzyść wdrożenia systemów HR jest ciągła aktualizacja i unowocześnianie ich narzędzi do pracy z analityką. Ponadto użytkownicy naszego systemu SMART HCM & LMS mogą inicjować niezbędne zmiany. W SMART business korzystamy z doświadczeń naszych klientów i udoskonalamy nasze rozwiązania tak, aby spełniały ich potrzeby. Przykładowo, w najnowszych wersjach systemu na prośbę użytkowników dodano znaczną część możliwości analitycznych: narzędzia do analityki zatrudniania, usprawniające pomiar celów pracowników i inne.
Czy warto inwestować w rozwiązania do analityki HR?
Trendy na globalnym rynku pracy i komentarze wiodących specjalistów HR wskazują na pozytywną odpowiedź. Niedawno nasz zespół miał okazję uczestniczyć w jednym z głównych międzynarodowych wydarzeń HR – konferencji Unleash 2022 w Paryżu. Analityka HR była jednym z najgorętszych i najczęściej omawianych tematów podczas tego wydarzenia.
Ogólnie rzecz biorąc, analityka HR oferuje niewątpliwe korzyści biznesowe i przenosi funkcję HR na nowy poziom. Automatyzacja tego procesu zapewnia jego usystematyzowanie i elastyczność, podczas gdy podejście ręczne jest czasochłonne i wyczerpujące dla zespołu HR.
Chcesz skorzystać z konsultacji?
Wyślij zapytanie, a nasi specjaliści doradzą Ci bardziej szczegółowo na temat możliwości analityki HR w rozwiązaniu SMART HCM & LMS
