Все, що потрібно знати про HRIS, HRMS і HCM: гід для компаній, які прагнуть ефективного управління людським капіталом

Так, як почуваються ваші співробітники, так само почуватимуться й ваші клієнти.

Sybil F. Stershic, сертифікована фасилітаторка та засновниця Quality Service Marketing

Успішний інвестор ніколи не розглядає активи лише як цифри — він аналізує їхню ліквідність, потенціал росту, вплив на загальну стратегію та здатність приносити довгострокову вигоду. Аналогічний підхід й до управління людським капіталом, де замість облігацій та акцій у вас фахівці, команди та знання, які щодня створюють вартість. Адже співробітники — це не просто ресурс, а стратегічні активи, що формують операційну стабільність, інноваційність і репутацію бренду.

За результатами досліджень McKinsey & Company, компанії, які інвестують у продуктивність своїх фахівців, у 4,2 раза частіше перевершують своїх конкурентів. При цьому їхні доходи зростають у середньому на 30% більше, а рівень плинності персоналу є нижчим на цілих п’ять відсоткових пунктів. Інакше кажучи, коли ви вкладаєтесь у людей — це повертається прибутком і стабільністю.

Тому, щоб керувати таким цінним «портфелем інвестицій» ефективно, сучасний бізнес використовує спеціалізовані платформи, такі як HRIS, HRMS чи HCM. Розглянемо детальніше, чим вони відрізняються, які бізнес-завдання вирішують і як знайти «своє» рішення, що відповідає саме вашим цілям масштабування та розвитку людського капіталу в компанії.

Що таке HCM-платформа, основні рішення для управління людським капіталом та як вони працюють разом

HCM (Human Capital Management) — це стратегічний підхід до управління персоналом, який охоплює повний життєвий цикл співробітника в компанії — від найму до розвитку, мотивації та виходу з компанії.

У цьому циклі HCM-система — це програмна платформа, яка об’єднує всі процеси управління людським капіталом у єдиному цифровому середовищі. Вона автоматизує кадровий облік і нарахування заробітної плати, забезпечує глибоку аналітику, допомагає з управлінням талантами, розвитком навичок, плануванням зайнятості та підтримкою культури зростання в команді. HCM-система надає інструменти для мотивації працівників, проведення опитувань, оцінки їхніх компетенцій, оптимізації рекрутингу та ефективного онбордингу новачків.

Головне завдання HCM-платформи — допомогти компанії створити комфортне середовище, де кожен співробітник отримує підтримку і можливості, які відповідають його потребам і прагненням. Human Capital Management — це не моноліт, а гнучка система, що залежно від потреб компанії, може складатись з декількох ключових рішень.

HRIS: цифрова основа кадрового обліку

HRIS (Human Resource Information System) — це рішення, що відповідає в HCM-системі за централізоване зберігання та обробку кадрових даних.

Основні функції HRIS:

1. Централізоване зберігання кадрових даних.
2. Управління структурою компанії та штатним розкладом.
3. Ведення особових справ.
4. Контроль робочого часу: графіків, відпусток, лікарняних, відряджень тощо.
5. Управління HR-документацією.
6. Базова звітність і внутрішня аналітика компанії.

HRMS — розширення можливостей для залучення та розвитку талантів

HRMS (Human Resource Management System) — це HRIS, що доповнена модулями управління талантами, тобто HRMS = HRIS + Talent Management. У цьому поєднанні система охоплює більшу частину взаємодії з працівником: від рекрутингу до розвитку та оцінки.

Ключові функції:

1. Управління наймом: рекрутинг, підбір, адаптація.
2. Оцінка ефективності співробітників.
3. Планування кар’єрного зростання.
4. Навчання та розвиток навичок.
5. Управління компенсаціями тощо.

Talent Management — побудова сильної команди зсередини

Компонент Talent Management у HCM-системі — це інструменти, що забезпечують стратегічний підхід до людей. Вони фокусуються на виявленні, розвитку та утриманні талантів у команді, адже компанії, які працюють з талантами системно, не шукають людей на ринку — вони вирощують їх у себе.

Основні можливості:

1. Формування програм розвитку для різних ролей і рівнів.
2. Визначення потенціалу співробітників (HiPo, succession planning).
3. Управління внутрішньою мобільністю (планування і координація переміщень співробітників всередині компанії).
4. Забезпечення прозорої системи зворотного зв’язку.

Payroll — автоматизація розрахунку зарплат і податків

Payroll — це рішення, які беруть на себе всі розрахунки, пов’язані з оплатою праці. Вони можуть інтегруватись з HRIS та обліковими системами, забезпечуючи:

1. Автоматизацію нарахування зарплати відповідно до законодавства та внутрішніх політик.
2. Оптимізацію обліку податків, внесків і пільг.
3. Формування звітів для ДПС та інших органів.
4. Інтеграцію з банками для зручних виплат.

WFM (Workforce Management) — ефективне планування робочого часу

WFM — це рішення, що допомагають грамотно розподіляти ресурси: час, навантаження та доступність співробітників. Особливо наявність такої системи критична для компаній із позмінною роботою, великими командами або сезонними навантаженнями.

Функціональні можливості WFM:

1. Автоматизація створення та узгодження графіків змін.
2. Облік фактично відпрацьованих годин.
3. Автоматичне балансування навантаження.
4. Прогнозування потреби в персоналі.
5. Розрахунок понаднормових тощо.

Аналітика та звітність — прозорий погляд на команду в HCM-системі

HR-аналітика — це один із найважливіших компонентів сучасної HCM-платформи. Це її очі. Саме аналітика допомагає побачити неочевидне та приймати рішення на основі фактів. Без аналітики — управління інтуїтивне, а з аналітикою навпаки — обґрунтоване і проактивне.

Що надають сучасні аналітичні інструменти:

1. Автоматизацію формування дашбордів з ключовими HR-показниками.
2. Різноманітні звіти про плинність кадрів, рівень залученості, ефективність тощо.
3. Порівняльний аналіз підрозділів компанії.
4. Виявлення ризиків: вигорання, недостатній потенціал, слабке лідерство.
5. Точні прогнози на основі даних.
6. Використання штучного інтелекту (AI) для виявлення патернів і рекомендацій щодо оптимізації управління персоналом, що допомагає своєчасно реагувати на виклики і приймати більш ефективні стратегічні рішення.

Отже, HCM-платформа — це частіше конструктор, який формується з окремих компонентів. Наприклад, базову HCM можна зібрати шляхом поєднання HRIS, рішення розрахунку зарплати (Payroll) та системи управління робочим часом (WFM). Така конфігурація закриває найнеобхідніші процеси: облік, виплати та контроль навантаження. Якщо ж до HRIS додати ще й модулі Talent Management (і таким чином отримати HRMS), а потім інтегрувати Payroll і WFM — отримаємо вже більш комплексну HCM-платформу, здатну охопити повний життєвий цикл співробітника. Таким чином, компанія може гнучко будувати свою HR-екосистему — від базового рівня до розширеного, поступово додаючи потрібну функціональність.

Також можна обрати вже готове комплексне рішення, яке об’єднує всі ключові модулі в єдину цифрову екосистему. Саме таким є SMART HCM & LMS від SMART business — сучасна HCM-платформа, що вже містить усе необхідне для повного управління людським капіталом підприємства. Вона охоплює рекрутинг, онбординг, оцінку ефективності, постановку цілей, розвиток навичок і компетенцій із персональними планами, організацію навчання, управління подіями, мотивацію через гейміфікацію, а також портали самообслуговування для співробітників і керівників. Усе це — з аналітикою в реальному часі, у єдиному інтерфейсі, без складного інтегрування і без розрізнених систем.

Як цифровізація трансформує управління персоналом: 10 відчутних переваг

Ефективне управління людським капіталом дає відчутні результати як на рівні команди, так і в бізнес-показниках. А цифрові рішення допомагають зробити цей процес не тільки прозорим і системним, а й гнучким, персоналізованим і масштабованим. Замість ручної рутини — автоматизація. Замість здогадок — дані. Замість реакцій на проблеми — проактивне планування.

Ось десять ключових переваг, які бізнес отримує, цифровізуючи управління персоналом з сучасною HCM-системою SMART HCM & LMS:

1. Зростання продуктивності — HCM-рішення допомагають співробітникам краще розуміти свої цілі, отримувати релевантне навчання і прозоро бачити власну траєкторію розвитку, що підвищує ефективність і результативність роботи фахівців.
2. Менше плинності й більше лояльності — інструменти для зворотного зв’язку, розвитку, мотивації та зростання допомагають формувати відчуття цінності, завдяки чому люди залишаються в компанії надовго.
3. Оптимізація витрат на рекрутинг — HCM-рішення не лише дають змогу закривати частину вакансій шляхом внутрішнього кадрового резерву, а й значно знижують витрати на найм зовнішніх кандидатів. Інструменти автоматизації рекрутингу — від публікації вакансій до оцінювання кандидатів — пришвидшують процес і зменшують навантаження на HR-команду.
4. Прозорість і контроль у реальному часі — HCM-платформи забезпечують HR-фахівцям і керівникам аналітичні інструменти для моніторингу стану команди, виявлення ризиків і прийняття обґрунтованих рішень на основі актуальних даних.
5. Зростання залученості співробітників — цифрові інструменти для опитувань, зворотного зв’язку, визнання досягнень й управління мотивацією формують глибший зв’язок фахівця з компанією.
6. Адаптація без стресу — системний онбординг забезпечує комфортний старт у новій ролі, що знижує ймовірність звільнення в перші місяці.
7. Синергія між HR і бізнесом — коли всі HR-процеси працюють злагоджено в єдиній системі, HR перестає бути «сервісною функцією» і стає стратегічним партнером у досягненні цілей.
8. Масштабування без хаосу — HCM-системи дозволяють швидко адаптувати HR-процеси до змін у структурі, масштабах або цілях компанії, зберігаючи стабільність та якість.
9. Сильніший бренд роботодавця — цифрове середовище, де кожен відчуває підтримку і бачить розвиток, формує сильну репутацію компанії на ринку праці й приваблює саме тих, хто їй потрібен.
10. Культура безперервного розвитку — HCM-платформи допомагають зробити навчання й зростання частиною щоденної роботи, завдяки чому культура розвитку вкорінюється в ДНК компанії.

Переваги сучасних хмарних HCM-систем

Сьогодні компаніям важливо мати рішення, які легко адаптуються до змін, не вимагають складної інфраструктури та забезпечують стабільну роботу з будь-якої точки світу. Хмарні HCM-платформи саме такими і є. Вони забезпечують:

• Доступ звідусіль — хмарна HCM-система працює онлайн, а отже, HR-команда, керівники й співробітники мають постійний доступ до необхідних даних та інструментів незалежно від географії перебування. Це зручно, оскільки сучасні компанії часто не прив’язані до офісу. Саме хмарна архітектура підтримує нову реальність роботи «anytime, anywhere».
• Просте масштабування — нова філія, ріст штату чи вихід на новий ринок? Хмарна HCM-система легко адаптується до змін, без потреби в дорогих апгрейдах інфраструктури.
• Регулярні оновлення функціоналу — часто сучасні хмарні рішення підтримують автоматичні оновлення від розробника чи вендора. Така можливість означає, що компанія завжди користується актуальними інструментами без зайвих витрат.
• Економія на підтримці ІТ-інфраструктури — компанії не потрібно обслуговувати сервери чи налаштовувати резервне копіювання — усе це вже включено в сервіс.
• Безпека та відповідність стандартам — хмарні рішення сьогодні мають відповідати найвищим вимогам безпеки, адже зберігають й обробляють важливі персональні та корпоративні дані. Наприклад, SMART HCM & LMS, розроблене на базі технологій Microsoft, забезпечує захист інформації за міжнародними стандартами. HCM-система використовує сучасні протоколи шифрування, багатофакторну авторизацію та суворе управління доступом, що гарантує безпеку й конфіденційність даних.
• Кращий user experience для співробітників — інтуїтивний інтерфейс, self-service-функціональність і швидкий доступ до потрібної інформації — все це підвищує задоволеність користувачів системи.

Перспективи AI в Human Capital Management

Штучний інтелект уже став частиною повсякденного життя фахівців у багатьох галузях: від фінансів і маркетингу до медицини та виробництва. AI в HR допомагає автоматизувати рутинні завдання, аналізувати великі обсяги даних і приймати зважені рішення. Не оминає ця технологія і сферу управління людським капіталом — сьогодні AI активно впроваджується в HCM-системи, трансформуючи спосіб роботи HR-команд та взаємодії зі співробітниками через чат-боти та інтелектуальних агентів.

Що вже зараз дає AI в HCM:

• Автоматичні рекомендації щодо підвищення залученості або утримання талантів.
• Прогнозування плинності на рівні команди або підрозділу.
• Генерація контенту для вакансій, навчальних матеріалів чи персоналізованих планів розвитку.
• Оптимізація графіків і навантаження завдяки прогнозному аналізу.

Куди рухається тенденція HCM + AI-агенти?

AI-агенти в HR — це не далеке майбутнє, а тенденція, котра активно впроваджується і надає компаніям реальні переваги, серед котрих:

• Рекрутингові агенти, що самостійно проводять перший етап скринінгу кандидатів і формують shortlist.
• Лідерський коуч, який аналізує динаміку командної взаємодії та допомагає сформувати індивідуальні плани розвитку для співробітників, зокрема у сфері лідерських компетенцій.
• Віртуальні HR-консультанти, до яких співробітники можуть звертатися з будь-якими питаннями — від відпустки до розвитку.

AI в HCM — це новий рівень персоналізації, ефективності та гнучкості, що відкриває бізнесу двері до HR-майбутнього. Важливо зазначити, що інтелектуальні агенти не замінюють людей, а підсилюють їх. Вони забирають на себе зайву рутину, пришвидшують процеси й дають HR-спеціалістам більше часу на стратегічну роботу з людьми.

Висновок: SMART HCM & LMS — цифровізація не замість людей, а для них

У виборі HR-рішення головне — не лише перелік функцій, а те, як вони злагоджено працюють разом й інтегруються в реальні потреби компанії. Бо що складніші процеси — то простішими мають бути інструменти для управління ними. SMART HCM & LMS від SMART business — саме з цієї категорії.

Платформа є цілісною HR-екосистемою, яка інтегрується з job-порталами й прискорює публікацію вакансій, автоматизує опрацювання відгуків кандидатів й суттєво скорочує час на закриття позицій. Уже після найму система допомагає адаптувати фахівця, зменшуючи навантаження на HR-команду завдяки різним сценаріям онбордингу, опитуванням, нагадуванням тощо.

У платформі можна створити власну навчальну академію з інтерактивними курсами, відстежувати динаміку розвитку навичок, будувати індивідуальні траєкторії зростання й підтримувати системний підхід до кар’єрного планування.

Аналітичний складник SMART HCM & LMS працює на базі Power BI. Це означає, що у вашому розпорядженні завжди актуальні дані у зручному форматі: від показників плинності персоналу до аналітики залученості, ефективності, закриття вакансій чи проходження навчання. Power BI дозволяє візуалізувати великі масиви HR-даних у зрозумілих дашбордах, які легко кастомізуються — від загальної картини по компанії до деталізації по конкретному співробітнику.

У SMART HCM & LMS передбачені елементи гейміфікації: накопичення балів, внутрішній магазин, визнання, бейджі, події, інтерактиви тощо. Бо мотивація — це не завжди про премію, а й про визнання й залученість.

SMART HCM & LMS — це рішення, яке доростає до компанії, а не компанія до нього. І саме в цьому полягає головна сила сучасної HCM-платформи.

Хочете дізнатись, як SMART HCM & LMS може допомогти саме вашій компанії? Залиште запит — і представники SMART business проконсультують вас щодо оптимальної конфігурації під ваші завдання, команду й темп розвитку!